职场中的礼仪都体现在邮件里面啦！

在职场，你肯定有收到以下类似的邮件并且当时的想法是这样的：1.标注了红色感叹号的重要邮件，提醒需要高度注意，实则就是个小事——粗鲁的狠。2.天天抄送老板，动不动扯上老板——方法有点low。3.没什么大事，邮件中全是？？或者整个一封邮件全是！！，感叹号！可是自带画面感的催命鬼——什么鬼，心累。

写得好的邮件都是相似的,写得不好的邮件各有各的讨厌.

以前我们写信,常常说字如其人.在互联网时代,职场人士每天都要处理电子邮件,邮件如同写信,现今是见电子邮件如见面.你发送的每封电子邮件都会增加或损害你的声誉.如果电子邮件是杂乱无章,不恰当或充满错误的,那么收件人会倾向于认为发件人就是一个粗心的,混乱的,不专业的职场人.因此,电子邮件礼仪如同餐桌、着装礼仪一样,得懂.

2既然邮件如人,不追求貌美如花,至少要保证干干净净,简洁商务范,怎么做?

一、邮件的书写

格式

1.有署名,并且是真名全名.如必要,署名需包含联系方式和公司名称.留下联系方式是为了保证在必要的情况下,收件人可以以最快的速度联系到你.

2.有主题,简明扼要.概括邮件的核心内容,字数不超过20字.比如:"请审阅:X月X报表";"来自XX公司,关于XX的报告"等等.

-您的主题必须与邮件内容相符.切勿打开旧电子邮件,按回复,并发送与上一个无关的消息.只要电子邮件里讨论的内容发生变化或有更新,请记得改变主题,记得要去掉"RE:原来的主题".

-避免使用全部大小写的主题,并且包含URL和感叹号. 这样会看起来像垃圾邮件,很容易被收件人错过.

3.格式保持简单大方干净.所有字一个颜色,一样大小,一种字体.分段负责逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点,这三个方式解决一切,不需要其他复杂花哨的排版.避免不同颜色、大小、字体.不要有背景图,背景音乐.

正文

4.了解收件人.问候语和签名应该与对收件人的尊重和正式程度保持一致.如果收件人倾向于有礼貌和正式,那就用正式的方式.比如:"尊敬的张总Dear Mr. Zhang, 见信好I hope this Email finds you well.".结尾强调跟进的事情.比如:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激.然后,"祝:顺利";署名"XXX".如果和收件人很熟悉,那就采用非正式和轻松的方式.

如果电子邮件收件人不知道你是谁,开篇请介绍自己.内容有姓名,部门,写邮件的目的.比如,我是来自XX公司XX部门的XX,今天致信给您是为了......

5.正文逻辑清晰.每一段讲一件事情.多用小段,少用大段;多用短句,少用长句;多用简单的词,少用复杂的词;保持简短,切中要害.

6.避免使用快捷键、表情符号,行话或俚语来替代规范化的文字.日常可以使用诸如"u""F2F"(" you你""face to face面对面"),"Gr"(伟大),在商业信函、电子邮件中,应该避免这样的快捷方式、放一个笑脸或表情.这些会使你看起来不够专业.

7.慎用感叹号.商务电子邮件中感叹号会你看起来幼稚和不专业.

附件

8.发送大型附件之前最好进行压缩.发送的邮件正文中进行说明:因文件太大,进行了压缩,如果收件人解压缩出现任何问题,可以回邮件你共同找解决办法,例如合适的压缩软件.压缩还可以保证邮件不会堵塞你的发件箱,收件人的收件箱.

9.如果附件超过两个,请有逻辑地命名所有附件和选择合适的主题.以便收件人一眼就知道主题和该从哪个附件开始看.例如:01 XX年度报表,02 XX季度汇总,03 各区域XX明晰.

收件人

10.检查收件人.第一收件人和抄送的收件人CC或密件的收件人BCC,在发送之前,花点时间检查收件人有没有漏掉的或多余的,确定全部收件人恰当.

11.如果在外企,检查英文名后面的姓.避免因同名不同姓,造成收件人选择错误.

12.保护隐私.如果你要向一群人发送消息,并且相互之间不认识,最好采用保护隐私的办法,收件人填上自己的邮件,其他人全部放在"密件抄送".并在邮件中明确说明,此举是为了保护收件人的隐私.

注意事项

13.评估电子邮件的重要性,不要过度使用高优先级选项,标注红色感叹号.如果过度使用这个功能,最后就是很少有人会认真对待它.一个更好的办法是使用描述性的主题行来解释你的希望或者在邮件最后表达期望并表达提前的谢意.

14.小心保密信息.如何涉及到保密信息,可以对文件设置密码,密码并通过另外一封电子邮件发送.

15.如果您不预期回应,请随时在电子邮件的顶部添加"无需回复".

二、邮件的回复

16.及时回应.除非你在某种类型的紧急情况下工作,否则在电子邮件收到的当天全部回复处理完.针对跟踪事件进展的邮件,如果没有设置最后期限deadline,根据电子邮件和寄件人的性质,在24到48小时内回复是可以接受的.邮件回复的速度,代表你的能力、效率和对他的重视程度.

17.必要时,使用自动回复.当你长时间外出或者不能像在办公室一样频繁查收邮件时.比如自动回复:"谢谢你的电子邮件,我会尽快回复你".虽然,这样做对于垃圾邮件发送者是件好事,确认了你的电子邮件是真实的,他们可以将您添加到垃圾邮件列表中.

18.更改主题.如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是出现RE:RE:RE:RE:文不对题的盖楼.

19.慎用"全部回复".除非电子邮件收件人上的每个成员都需要知道了解,否则不要点击"全部回复",不然一堆莫名的吃瓜群众.当然你要确保需要被告知的每个人的邮箱地址都在收件人栏.可以把一些人移到抄送或者密送,在邮件正文注明:"为了不打扰大家,把谁谁移到了密送".从下一封开始,他就不参与讨论了.

20.最后.按下"发送"键之前,再次检查标题、称呼、有没有错别字、有没有忘了附件.

干净,简约大方商务范的邮件礼仪,你get到了吧.

 

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