知识管理的档案价值探究

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【摘要】在知识经济时代背景下，知识管理逐渐成为管理发展的主要趋势。档案作为知识资产的主要组成部分，具有知识价值。在知识管理中，档案价值得以凸显。现针对知识管理中的档案价值，展开论述分析，意在加深人们对档案价值的认识。

现阶段，人们处于知识时代背景下，知识作为一种具有无限挖掘潜在价值的宝贵资源，对于各行各业的发展都起着决定性的作用，而档案管理同样具有重要地位。从实际情况来说，部分管理者对于档案价值的认识程度不够，在管理工作中，注重对人的管理，忽略了档案的价值，难以有效提升管理水平。在强调知识流转的环境下，档案价值有了新的特质，在知识管理中，发挥着重要的作用。

1、知识管理背景下档案价值特性和体现

传统意义上的档案价值特性，依托档案业务流转，体现了档案的记录性特性。经过相关部门筛选后，用作资料使用，档案的实用性价值才得以体现。在知识管理背景下，档案价值发生了变化，如图1所示，具有以下特性：①集成性和灵活性。档案价值主要体现实用性方面，当主体利用档案来解决相应的问题时，档案才具备了使用价值。知识管理背景下，强调全过程管理，为循环往复的管理过程。不仅转变了档案使用价值实现的模式，也改变了档案价值呈现的模式，使得档案价值贯穿于知识流转的全过程，具有集成化和灵活性特点。②多元化和共享性。在知识资源共享的背景下，档案知识也具有开放性和共享性特点。对于档案的利用，不再是单一的模式，多元化模式，能够为不同的利用主体，提供相应的服务。利用主体按照自身的实际需求，来获取相应知识，实现知识共享。依托知识共享，档案价值的实现摆脱了时间和空间的限制，便利了使用者，实现了资源共享。③显性化和增值性。知识具有显性和隐性区分，档案是显性知识，能够促进档案增值，档案价值的增值性可以加速档案价值的显性化。④知识化和永久性。知识管理背景下，档案价值是以知识为着眼点，注重知识属性，促使档案价值体现。基于价值链分析，通过知识管理，实现价值链和知识链的无缝对接。如图2所示，组织内外部知识均为知识获取的主要来源和保障，通过获取和处理利用等，形成知识链体系。档案作为组织内外部知识固化的信息记录，是隐性知识经过价值链的循环运动转化为显性知识的表现，所以说，组织内外部知识的流转运动与档案价值的实现密不可分，档案参与知识管理，其价值体现在知识循环体系的各个环节。

2、知识管理中档案价值的形成机理

2.1档案的社会需求

档案价值遵循“没有使用价值的事物是没有价值的”规律，从知识价值角度来说，持有档案价值二元论的研究学者认为，知识价值的实现是基于使用价值的实现，知识价值的实现载体为档案价值。基于此，若想实现档案价值，需要符合社会需求。当实物档案被应用时，才能够具备档案价值，在此之前仅具备知识自身的价值，属于非需求性价值。知识管理背景下，此规律被无限放大。随着社会需求的变化，推动着档案电子化和管理系统化发展。基于此，为了实现档案价值，要从社会需求出发，满足社会应用要求。

2.2档案价值构成因素的相互作用

档案主体、档案以及档案实践活动为档案价值实现的主要因素，处于档案实践环境下，各种因素的相互作用，实现了档案价值。档案实践环境因素作用于档案要素，若社会环境变化，档案管理理论发生变化，则上述三要素也会发生改变，此类变化具有系统性，属于全面塑造，对档案价值理论，有着极大的冲击影响。知识管理兴起后，为了更好适应环境变化，档案保管理论发生了变化，出现了电子化档案保管模式。电子化档案保管模式包括新来源观、知识服务以及宏观鉴定部分构成，通过优化档案保管以及管理流程，更好的发挥知识价值。

2.3档案主体的技术和技能

在档案实践活动中，检验档案主体技术以及技能为档案价值形成的检验性因素。从某种角度来说，档案实践活动相当于档案使用和服务民众的过程。在具体实践的过程中，检验档案主体技术技能，要以便捷和有效为基准。档案价值的实现和具体体现，贯穿于档案实践活动，是否可以满足档案使用主体的需求，达到其使用期望，是档案价值的核心部分。基于二元论观点，可以将档案价值分为信息价值、工具价值。档案价值的体现在于其使用以及使用价值[1]。

3、知识管理中档案价值的发挥

3.1加强档案管理部门建设

（1）做好人才队伍建设。在知识管理中档案价值的充分发挥，首要任务是做好档案管理工作。基于此，需要加强档案管理部门建设。在具体工作中，要做好档案管理人员把关。档案管理工作人员要具有较强的责任意识，能够高效的完成档案管理工作，认识到档案的价值，充分发挥档案的价值。（2）做好人员培训。随着档案价值实现环境的改变，使得档案价值的体现和实现，有了新的变化，这需要档案管理人员能够不断更新档案管理知识体系，树立终身学习的意识，积极学习新技术和新知识，更好的适应档案管理以及服务工作。在具体工作中，要注重组织档案管理人员进行业务培训，使其能够掌握电子化档案管理以及应用相关知识，进而充分发挥档案价值[2]。（3）要建立奖惩机制。档案价值的实现，在于其使用价值的实现。基于此，为了发挥出档案价值，要从档案采集和处理等全过程入手，做好严格的把控。这需要档案管理人员具有责任心，能够积极投入，参与档案管理工作。因此，发挥奖惩机制的作用，对于工作表现较好的人员给予相应的奖励，反之给予一定的惩罚，进而调动其工作积极性。（4）要加大资金投入力度。知识共享时代下，若想提高档案资源的利用率，提升其利用价值，实施电子化管理模式，已经成为发展的必然。基于此，需要加大信息化建设，购置档案管理必须的自动化设备以及用品，提高档案管理工作的效率以及质量，进而提高服务质量。

3.2实施全过程管理

知识管理背景下，强调全过程管理，因此为了实现档案价值，发挥其最大价值，实施全过程管理，有着必要性。以电子化档案制作为例，要做好加工全过程的管理，保证加工的效果[3]。开展数字化加工，其具体工作包括档案分类管理以及图像处理等工作，在具体落实方面，要明确工作责任和内容，分工协作，保障档案数字化加工得以有效开展。参与数字化档案加工的全体人员，要严格按照技术标准以及工作规则，保证操作方法的规范性，进而保障档案数字化加工的质量。当完成档案数字化加工后，要从档案接收、登记和扫描等环节入手，进行质量检查。在检查的过程中，要认真核对数据的录入和关联等，做好档案质量的把关。只有保证了档案资料的真实性，及时做好档案收集和整理，实现即时调阅，才能够提升档案的使用价值，进而实现档案价值。基于此，要做好档案的全过程管理，保证其价值的实现。

3.3做好安全管理

知识管理中，档案价值的实现，要保证信息的安全。若档案管理出现安全问题，会降低档案的价值，甚至会造成巨大的损失。基于此，做好安全管理，有着必要性[4]。在具体工作中，要完善档案管理措施，健全数字化档案审批制度，合理运用数字化技术，严格执行质量控制程序，按照规范要求，移交档案成果，保证档案原件以及数字化档案资料信息的安全性。从档案管理的全过程出发，做好严格的把控。落实安全措施，保证档案资料的安全性。依托计算机技术，采取网络监测以及锁定控制等措施，保证信息服务的安全性。档案管理人员要及时备份信息，做好数据加密。需要注意的是，要做好档案分类标识，便于档案资料的使用以及管理。只有档案被使用了，其使用价值才能够实现，进而实现其价值。

3.4营造良好的实践环境

档案价值的实现，需要良好的环境，通过档案价值实现三要素的相互作用最终达到价值目标。基于此，在档案实践活动中，要注重营造良好的环境。档案实践环境的不同，对档案使用者的要求也不同，档案使用活动也不同，实现的价值自然差异。档案主体的档案技术应用水平，直接影响着档案使用的效果，而档案客体的具体形态以及状态会影响主体档案使用，因此为了提升档案价值，档案主体和客体均需要不断地完善，同时还需要做好档案自身的管理，提升档案自身的价值[5]。

4、结束语

综上所述，知识管理背景下，档案价值具有灵活性和共享性等特性。档案价值的实现，是基于社会需求，依靠档案使用的技能和技术，挖掘档案自身的价值，开展档案实践活动最终实现。为了实现档案价值，需要营造良好的档案实践环境，做好档案管理工作。

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