如何提高企业电子档案的利用率

企业电子档案随着大数据的发展运用的越来越广泛，那么如何才能够提高利用率呢？下面小编就为大家带来了如何提高企业电子档案的利用率，感兴趣的朋友可以看一看哦！

档案利用是档案管理过程的最终环节，也是档案参考、凭证价值得以实现的关键环节。档案利用率是指“被提供利用档案的数量与馆藏档案总量的比较关系”。面对大数据时代对企业档案工作提出的更高层次的要求，提高电子档案利用率，推动企业档案管理工作的开展，成为企业档案工作者无法忽视的命题。

一、企业档案利用工作现状

广东省水电集团有限公司（以下简称“集团公司”），是经广东省人民政府批准成立，由广东省人民政府国有资产监督管理委员会监管的大型国有企业。集团公司的档案工作历来受到领导重视，管理规范、功能健全，特别是近年来，随着档案信息化工作的逐步推进，逐渐实现了新时期档案工作的新发展、新跨越。根据统计数据显示，按照国家档案局企业数字档案馆建设的相关要求，集团公司档案的馆藏结构已初步完成了“存量数字化，增量电子化”，由传统纸质档案向电子档案转化。虽然电子档案在企业档案资源的比重不断提升，数字档案馆建设愈加成熟，但集团公司的电子档案利用率并未与电子档案的数量成正比，受“信息孤岛”、档案编研利用水平较低等因素的影响，电子档案资源的利用率尚未达到预期水平。

二、影响电子档案利用率的因素

（一）档案编研利用水平不高

长期以来，集团公司企业档案工作处于一种“无目标、无压力”的管理状态，造成企业档案基础管理业务欠缺的情况。虽然馆藏数量逐年增加，但是大多处于一种无序状态。面对松散、无序的管理状况，企业档案的编研利用更是无从抓起。而信息时代对档案编研利用提出了更高层次的要求，结合2017年档案利用满意度问卷调查可知，集团公司内部超过半数的档案用户认为：利用现有的现代检索工具找到某条档案资源并不难，但检索到的档案资源在多数时候并未经过妥善的整理加工，其中所包含的信息资源没有得到有效提炼，信息质量无法满足企业各项工作及经营发展的利用需求。松散单一的档案编研利用现实显然已同全方位多元化的利用需求产生了矛盾。

（二）电子档案资源未得到有效整合

集团公司档案管理系统未同其他业务平台以及办公自动化系统建立有效的信息互联，使得电子档案资源处于一种独立封闭的状态。电子档案资源未得到充分有效的整合，一方面导致了现有档案资源的加工层次不高，档案知识的更新、整合和增值无法实现等问题的出现；另一方面也造成了电子档案资源较低的利用率与集团公司“检索便捷、利用高效”的档案利用工作目标之间的信息鸿沟。

（三）档案工作者的本领有待增强

经过多年的人才队伍建设，集团公司档案工作者具有本科和大专学历的占80%以上，初步形成了高、中、初级专业技术职务梯次衔接，管理型和技能型、专家型和骨干型互补搭配的档案人才队伍。然而随着企业档案资源数字化、服务网络化程度的日益加深，对档案工作者的信息技术和综合能力提出了更高的要求，这种要求主要体现在信息能力的提升方面。在现代企业管理格局下，集团档案工作仍是“重管轻用”的手工管理模式，档案工作者囿于传统的档案收集、整理、保管，对现代信息技术知识储备不足，懂业务、会管理的新型档案人才匮乏，档案信息化建设过程中所需的专业技术水平不够高，主动服务的能力和意识难以同信息时代的新要求相匹配。

三、提高企业电子档案利用率的对策

为了让提高电子档案资源利用率的思路方法和实施对策更加条理化、系统化和科学化，使企业档案管理工作能够得以持续推进，集团公司从优化档案编研工作、整合资源搭建平台、注重培养档案人才、建立健全企业档案工作相关制度的维度出发，提高电子档案资源利用率。

（一）优化档案编研工作

集团公司面向不同的现实利用需求，进行了有针对性的档案分类，并在此基础上形成具有本企业特色的优势资源。档案经过数据梳理及深入编研之后，为企业的生产经营及日常管理提供了翔实的档案资源保障。对照集团公司档案建设规划，在下一阶段的档案信息化建设工作中，集团公司将力求实现对企业档案用户的借阅利用信息进行集中筛选分析，将利用需求细化，根据各部门及用户的实际利用热点分析，将编研完成的档案资源成品借助互联网工具进行靶向性的信息推送，在档案资源和用户之间建立具有个性化、系统化的交流沟通渠道。

（二）整合资源搭建平台

国家档案局关于企业档案信息化建设的安排与部署为集团公司企业档案信息资源的整合以及平台的搭建提供了有利契机。一方面，在档案存储介质由纸质向电子过渡的情形下，通过信息技术的运用改变传统档案管理模式下档案资源分散、杂乱和无序的管理状态，将历年来在企业发展历程中积累的档案资源进行充分的整合梳理，为其高效利用奠定坚实基础；另一方面，在数字档案馆的建设过程中，在保障档案信息资源安全可靠的前提下，尽可能地采用开放式设计的理念，实现电子档案信息资源的高效利用、集中共享。

（三）注重培养档案人才

企业档案工作者在企业档案管理过程中扮演了践行者和推动者的双重角色。面对新形势下企业档案工作出现的新变化，集团公司可从以下几方面加强对档案人才的培养：其一，加强专业知识和业务技能方面的培训，以集中办班、业务讲座等形式，自上而下分层施训；其二，开展“国际档案日”宣传活动，牢固树立“大档案、大服务”意识；其三，提高信息加工处理能力和转变服务意识，从着力强化档案信息资源的整合效率、利用质量入手，全面提升企业档案工作者理解、获取、利用信息的能力。在此基础上，增强主动服务意识，由被动服务向主动服务转变，由浅层服务向深层服务转变，由单向服务向多向服务转变，由传统型服务向创新型服务转变，坚持将认真高效、有序协调的档案服务工作主动融入集团公司生产经营中心工作中。

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