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如何写一份优秀的年度总结报告

网站:公文素材库 | 时间:2019-05-14 12:32:37 | 移动端:如何写一份优秀的年度总结报告

很多的企业都会要求员工进行年度工作总结,它可以帮助我们对工作进行整理和总结,归纳出这一年来工作中出现的问题,让自己更好的改善。下面是小编带来的如何写一份优秀的年度总结报告,有兴趣的可以看一看吧,希望能够帮助到你们。

    每到年底,公司通常都会要求员工做年度工作总结。为什么要做工作总结?是形式主义,还是确有价值?

    从管理的角度看,工作总结是一个组织对工作的整理、记录和归档,也是制订下一阶段工作计划的基础和依据。组织和个人可以在总结的过程中,总结经验和教训,对工作进行迭代、进化。

    对我们每个人来说,时间都是公平的,但是同样长度的时间里,每个人的收获却是不同的。随着时间流淌,那些个人能力和价值不断增值的人,是时间的朋友。想做时间的朋友,从觉察和总结自己对时间的运用效率开始,做总结就是很好的方法。

    总结第一步:进行全年工作的整理

    这时通常我会拿出这些资料翻阅回顾:

    1)年初制订的年度工作计划

    2)每个月的工作计划和总结

    3)重点项目的总结材料

    这些都放在电脑中分门别类的文件夹中,查阅时不需东翻西找,工作文件和档案的分类存档也是应该养成的工作习惯。

    在这些资料的帮助下,应该能够完整的回忆起,在过去的一年自己完成了什么工作。

    这时,无论是在电脑中,还是在我们的大脑中,这些工作应该都是按照发生的时间先后顺序列举的,我们需要将它们重新归纳为结果导向的分类方法。

    第二步:归纳,按逻辑重新排序

    采取一种方法将各项工作归纳为几大类,可以按照工作类型分,比如将所有的培训归为一类,会议归为一类,分析报告撰写归为一类;也可以按照工作目的分类,比如为提升客户满意度的归为一类,为节约成本的归为一类。

    通常我自己更喜欢按照工作目的进行分类,这会让工作的目标性更突出,可以帮助自己检视工作是否有价值,发现那些占用了时间和精力却目标不清晰的工作。

    归类后,工作总结的脉络就更清晰了,工作大类和小项会出现像树枝一样的结构。

    接下来将大类工作,按照对公司的重要性进行重新排序。这时,有时候会发现排在第一、二的工作大类中,列举的工作项目很少,而重要性排在最后的工作大类,却排布了很多工作。这就说明我们的工作安排出了问题,资源没有放在最重要的工作上。

    第三步:提炼结论

    工作总结最终的成稿,需要用金字塔写作的方式呈现,给读者看到的第一层次的信息,是结论,具体工作是跟随其后的。提取结论是最容易被忽略的一步。

    我在学习瑜伽时,发现有一位瑜伽教练和别人不太一样,她总是在教授动作要领时,说一说练习这个动作的益处和作用,比如”经常练习这个动作,可以柔韧我们的脊椎,优美我们的体态,避免久坐导致的脊柱变形”,听完她这样介绍,学员们就会更认真和专注了。

    我们的大脑很懂得节约能量,去繁化简,对于认为没有价值和用处的信息,简单过一下脑子就会忽略,对自己认为“用处”的信息才会认真加工处理。先看到结论,总结就会更有力量,读者在阅读时思路也会更清晰。

    如何写出有力的结论呢?

    结论三段式:工作项目总体目标(思路)+具体工作概括+效果概括。常见的句式为“以……为目标(思路),完成了……工作,取得了……成效”。

    比较一下以下两种汇报形式,哪个更有力量?

    第一种:全年开展了坐席技能培训10次,组织业务竞赛1次。

    第二种:以提升坐席服务能力为目标,开展技能培训、业务竞赛活动,人均接受培训24小时,客户呼入问题解决率提高5个百分点。

    第四步:规划工作衔接

    通过前面几个步骤,通常我们会对自己一年的工作情况有了完整的梳理,但是工作到这里,并没有结束。

    总结是为了更好的出发。

    如果在总结过程中,发现自己的工作有重点不突出、时间分配不合理、工作效果不明显等等问题,就需要规划出优化的思路和举措。

    没有发现可优化的工作?这样的情况非常少见。如果你有这样的想法,建议你与用户、主管、同事多做一些真诚的沟通,有利于发现自己的成长空间。

    四个步骤完成后,就可以将整理后的内容,按照“结论——具体工作概况——下一步优化思路或举措”的顺序呈现成文字了。

    最后,再补充几点总结时的注意事项:

    1、安排一个完整的、不会被打扰的时间段做总结,它是对自己真正有价值的事情

    2、避免罗列琐事,记流水账

    3、结果导向,从目标出发,对工作效果做评估

    4、诚实运用数据

    5、分清主次,抓重点,整理逻辑

    6、客观面对不足,不避重就轻

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