公文管理

第一篇：公文管理

公文管理

（一）总则

1、为使公司公文管理工作规范化、制度化、特制定本制度。

2、本制度所指公文包括：沈阳交通工程有限公司起草上报或下发公文；各专业公司（厂）及各部门上报的公文等。

3、公文处理必须做到准确、及时、简便。公文由综合办公室统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。

4、公文管理工作必须严格执行保密制度，确保公司机密安全。

（二）公文种类

1、请示、报告---向上级请求指示、批准，用“请示“；各上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，用“报告”。

2、批复、批示---答复请示事项，用“批复”或“批示”。

3、会议纪要---记载会议议定事项和主要精神，要求各有关部门和人员遵照执行，用“会议纪要”。

（三）发放公文一律加盖印章

1、附件---公文如有附件，应在正文之后注明附件名称和顺序。

2、发文时间---在正文结束后，标注发文的日期及时间。

3、紧急程度---如为紧急公文，需根据不同的要求分别标明“特急”、“急”等，位置在首页右上角。

（四）公文处理

1、公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、拟稿、审核、签收、缮印、用印、传递、催办、归档、销毁等程序。

2、收到上级机关下发或交办的公文，由综合办公室提出拟办意见，送董事长或总经理批示后办理。

3、凡需审定的公文，综合办公室根据内容和性质送公司领导或专业公司（厂）或有关部门办理，并提出办理时限。

4、送公司领导批示的公文，一般应在两日内批复。紧急公文应当日批复。交专业公司（厂）或有关部门办理的公文，综合办公室根据时限催办，防止漏办和延误。凡逾期、延误或漏办者，部门负责人负相关责任。

5、以公司名义向政府领导部门等报送的文件须呈董事长或公司总经理签发。

6、公司下发或转发带有文头之文件均必须归档，归档文件必须附有公司领导签发的原稿和所发文件，一式两份。

第二篇：公文管理制度

公文管理制度

一、公文是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，总局、分局两级社保机构根据需要，可使用决定、公告、通告、通知、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要和明传电报等体式的公文种类。农场社保局根据需要可使用公告、通告、通知、报告、请示、意见、函等体式的公文。

二、总局、分局社保局办公室是公文处理的管理机构。

（一）总局、分局社保局应设或指定专人负责公文处理工作。

（二）农场社保局亦应设兼职人员处理公文、管理印信和档案工作。

（三）总局社保局办公室有权对垦区社保系统的公文管理、印信管理、档案管理等项工作进行监督、检查和指导。

三、公文处理应当坚持实事求量是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

四、公文处理严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全，同时也要遵守全单位、本系统的保密制度和保密事项。

五、发文办理

（一）发文办理是指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印登记、分发等程序。

（二）草拟公文应做到：

1、符合国家的法律、法规及其它有关规定。

2、情况确定，观点明确，表述清晰准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，符合实际，便于操作，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

3、根据行文目的确定文种。

4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号。

（三）草拟公文的程序：

1、各科室草拟的公文在送局领导签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需引文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的要求，公文格式是否符合规定，相关业务内容是否有相关科室会签，是否有错别字、标点符号，语法是否有错误、层次是否清晰等。

2、办公室审核后由审核人签署意见，交草拟部门填写《发文审批表》送主管领导签发或由主管领导授权的分管领导签发，未经签发的一律不予复核和负责制。

3、公文正式印制前，办公室应当进行复核，重点是：拟稿部门负责人、拟稿人是否签字，审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

4、经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审，对复核无误的由办公室对其编号、印制和分发。

5、办公室应对草拟的文稿、附件和印制好的正式公文一并整理立卷，定期归档。

6、需要暂时保密的公文在拟稿、印制过程中和正式分发前相关人员应做好保密工作。

7、分局社保局行文涉及到另行制定有关政策和办法的应请示总局社保局方可行文。分局社保局行文一律送总局社保局备案。

六、收文办理

（一）收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

（二）办公室应对签收的来文进行登记，《收文登记薄》应登记收文日期、发文机关、公文名称、文号、发文时间、签收时处理意见和签收人姓名。所在来文均应附《来文处理单》送主管领导批阅。主管领导不在送分管领导批阅，涉及重要事项，分管领导应征求主管领导意见后再行批阅。然后按领导批示意见送交有关科室传阅承办，公文禁止横向传阅。对有具体请示事项的，主批人（主管领导或主管领导授权的分管领导）应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅视为已阅知。

（三）承办部门收到交办的公文后应及时处理办理，不得延误、推诿、紧急公文由办公至负责催办和督办。

（四）科室对政策性和操作指导性较强且须复印的来文，由办公室复印后送局领导和有关业务科室，如确需借阅原件的，应履行借阅手续，由借阅人在《文件借阅登记薄》上签字，借阅人应签名。

七、公文管理

（一）公文由办公室所设的专（兼）职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（二）公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）归档。个人不得保存应当归档的公文。

（三）归档的公文，应根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

（四）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求，所有公文用纸张全部采用a4型。

（五）总局、分局两级社保机构应每两年清理一次不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人和主管行政的局领导批准后可以销毁。

（六）本单位已不符合国家、省和总局政策的发文应予撤销；台和发布新规定新办法后，原已不再使用的公文应同时废止。

八、为加强行政管理，提高公文处理水平，各级社保机构应认真组织学习国务院《国家行政机关公文处理办法》和《黑龙江省＜国家行政机关公文处理办法＞实旆细则及黑垦局发［201*］2号、黑垦局办文［201*］1号文件精神，对本管理办法中的未尽事宜，均按上述文件规定执行。

第三篇：公文管理办法

公文管理办法

根据国家行政机关及铝业公司公文处理办法，为确保我厂公文收发工作能准确、及时、安全、规范地进行，促进我厂各项工作顺利开展，提高工作效率，特制定本制度。 1职责

1.1厂公文的撰写、校印、用印、收发、立卷、归档等工作，按行政系统和政工系统归类管理，分别由综合工作部和党群工作部负责办理。

1.2对厂影响较大，涉及两个以上分管领导分管范围的文件，须经厂长和党总支书记批准签发。

1.3对厂影响重大的事项，可采取党、政联合行文的办法发布安排。

1.4厂各单位都必须严格执行厂的公文处理程序，做好职权范围内的公文管理工作。 2原则

2.1公文是厂在管理过程中形成的具有约束力、教育功能、交流效用、行业规范体式的公务文书。

2.2行文前要深入调查研究，行文要少而精，注重效用，做到及时、准确、安全。

2.3公文管理要达到规范化、制度化、科学化。

3公文种类

3.1.正式文件包括：

3.1.1决定、决议

对厂重要事项做出安排用“决定”。

经厂会议讨论通过要求贯彻执行的重要决策事项用“决议”。

3.1.2公告、通告

厂决定的重要事项，需向外宣布用“公告”。

厂决定在一定范围内公布应遵守或周知的事项用“通告”。

3.1.3通知、通报

要求各车间（部室）办理和需要周知或共同执行的事项用“通知”。

表扬先进、批评错误，传达重要精神、交流重要情况用“通报”。

3.1.4报告、请示

向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议、答复上级单位的询问用“报告”。 向上级单位请求指示、批准，并需要批复的用“请示”。

3.1.5批复、函

下级单位提出请示后，答复请示事项用“批复”。

各单位或与不相隶属外单位之间联系业务、商洽工作、询问或答复问题用“函”。

3.1.6纪要、简报

传达重要会议事项和精神，要求各单位共同遵守执行的用“纪要”。

就某项工作或某一事项向外反映的用“简报”。

3.1.7安排、规定

就某一阶段或某项工作，要求下级执行的用“安排”。

就某一系统或某项工作，要求各单位或员工共同遵守执行的用“规定”。

3.1.8意见、议案

对重要问题提出意见和处理办法用“意见”。

厂行政向厂职工代表大会或主席团提请审议事项用“议案”。

3.2一般文件：即非红头文件

3.2.1机关事物公文，包括计划、总结、调查报告、研究方案和可行性研究报告等。

3.2.2经济工作公文，包括调查报告、审计报告、招投标书、合同、协议、广告、说明书等。

3.2.3技术工作公文，包括作业规程、技术措施、产品试验报告等。

3.2.4礼仪类公文，包括贺电、贺信、表扬信、感谢信、请柬、祝词等。

3.3简报类公文，主要是传递信息、报道新闻、交流经验、摘编资料等。

4公文格式

4.1公文一般由文件头、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文时间、印章、主题词、抄报单位、抄送单位、打印份数、公文管理机关或主办单位、印发时间、校对和打印人等。

4.2公文标题：一般包括发文单位、事由和文种三要素。发文单位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。标题中除法规、规章制度和加书名号外，一般不用标点符号。

4.3发文字号应包括厂代字、年份、顺序号

党总支文件：兆丰铝业电厂党发[xxxx]xx号。

行政文件：兆丰铝业电厂发[xxxx]xx号。

工会文件：兆丰铝业电厂工发[xxxx]xx号。

团总支文件：兆丰铝业电厂团发[xxxx]xx号。

综治文件：兆丰铝业电厂综治[xxxx]xx号。

4.4秘密文件还应标明“秘密、机密、绝密”字样保密等级。

4.5签发以厂领导的签发日期为准。

4.6主送单位：主送单位一般顶格写在正文之前。上行文为被请示、报告的上级单位，一般只标明一个单位，如需其它单位周知的可采用抄报和抄送的形式。下行文为执行文件的下级单位，主要有决定、指示、公告、通知、通报、安排、意见、批复、会议纪要等。平行文为有工作联系的不相隶属的单位，主要有议案、函。

4.7正文是文件的主体，要表明文件的具体目的、内容和所要落实的事项，如有附件，在正文后标明附件名称和顺序。

4.8发文单位，也称落款，应写单位全称或规范的简称。

4.9盖印表明文件生效，盖印时要用力均匀，做到“骑年盖月”。会议通过的文件，还应在标题后注明会议名称和通过日期。

4.10在发文日期下方还应标明主题词、抄报、抄送单位、印刷份数、存档份数、校对和打印者等。

4.11公文用纸、用字、序号

4.11.1公文用纸

公文用纸一般统一采用gb/t148中规定的a4型纸（如有表格需要可采用a3纸）。

4.11.2公文用字

文件标题一般用黑体二号，正文标题用黑体小二号，正文副标题用黑体三号，正文用仿宋三号，正文小标题用仿宋三号、加粗，公文行距为1.5倍行距，主题词用黑体小二号。

4.11.3公文序号

公文一般除制度、办法的结构层次序号用章、条、码外，其他结构层次序号第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层用“1”，第四层用“（1）”。

页码统一用阿拉伯数码，放在页面中下方。

5厂发文主要内容

5.1公布重要规章制度。

5.2转发上级文件或根据上级文件精神制定的本单位文件。

5.3公布本单位体制机构变动或干部任免（聘免）事项。

5.4公布、安排本单位的重大生产、技术、管理、政治工作、生活福利等决定。

5.5发布有关奖惩决定和通报。

5.6其它有关本单位的重大事项。

5.7对上级机关呈报工作计划、请示、报告、处理决定。

5.8对兄弟单位联系有关厂重大生产、技术、人力资源、物资供应、科研、基建、经营管理、党群工作等事宜。

5.9除上述发文内容外。其它一般的日常生产、工作安排等事项应按有关制度办理，经厂分管领导批准后，由业务主管部门书面或口头通知执行，一般不用文件发布。

6发文程序

6.1各部室需要发文，应依据党的方针、政策和国家法令、上级指示和我厂工作实际需要草拟文件初稿。

6.2草拟文稿必须从本单位角度出发，做到实事求是、观点鲜明、条理清楚、层次分明、语言精炼、标点准确、篇幅力求简短,积极推行用电子版。如果是书写，要求工整干净，严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写。

6.3文稿拟定后，部室拟稿人在发文流程里需填写发文卡，详细写明文件标题、发送范围、印发份数、审稿人，标定日期和密级。递交部门领导审核文稿（对文稿内容、质量负责）。

6.4部门领导审核后的文稿，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。

6.5需经会签的文稿，应在单位领导签发前送有关会签部室进行会签。文稿会签后，按批准权限和分管部门由撰稿部室分别呈送党政领导审定批准签发。需要会议研究的文稿，由撰稿部室征求分管领导意见提前以邮件形式发给副总以上领导和相关部室负责人，经厂会议集体研究后，按照会议研究的结果有撰稿部室修改文件，经厂主要领导审定批准签发。会议研究的文稿，不再走会签程序。

6.6经单位领导批准签发后的文稿递交综合工作部机要员，机要员应根据有关文件规定对文稿的字体、格式、错漏等进行修改审核，修改无误后以厂oa形式对文件进行打印下发至厂属各单位。

7文件的接收及传阅

7.1凡外来本单位的一般性文件（除厂领导亲启的外）均分系统由厂机要员登记签收拆封，机要文件和机密邮件只能签收不能拆封，需交部门领导妥善处理。在签收和拆封时，收发员需注意检查封口和邮戳。对开口和邮票撕毁的函件要查明原因，如是机要文件、密件开口和国外信函邮票被撕等情况，收发秘书应拒绝签收。

7.2对上级机要部门发来的文件，要对信封、文件、文号、机要编号进行“四对口”核定。如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

7.3综合工作部机要员对上级来文拆封后要及时进行登记，并扫描传阅。单位领导亲启的公函文件启封后，也应分别交综合工作部办理正常登记、传阅等其它手续。

7.4厂外出人员开会带回文件及资料应及时交综合工作部机要员登记编号归档或传阅等，不得个人保存。

7.5为加速文件运转，避免文件积压误事，一般应在当天或第二天阅签完毕，紧急文件必须即阅即办。如关系到两个以上业务部门，应按批示次序传阅，最迟不得超过两天（特殊情况例外）。

7.6传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带往公共场所或家中，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

7.7机要员应催促有关领导等人员抓紧时间阅读文件，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签字以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”等指示，应责成有关部门部室和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

7.8文件阅完后，综合工作部机要员应及时进行归档保存。

7.9综合工作部机要员对文件负有催办督办责任，承办部门接到文件函电应立即指定专人办理。不得将文件积压，如需查阅，应按照有关保密规定，并征得综合工作部部长同意后，予以复印或摘抄，原件及时归档。

8文件的借阅和清退

8.1各部室因工作需要借阅一般性文件，需经本部门负责人签写借条后，到综合工作部或党群工作部进行借阅，对有密级的文件须经综合工作部（党群工作部）负责人同意后方可借阅。

8.2借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不允许拆卷和在文件上批注。

8.3综合工作部机要员对承办的公文应抓紧催办，并定期对己经办妥的文件和上级要求限期清退的文件进行收缴清退工作，一般为月底一小清，季末一中清，年终一总清。如发现文件丢失，必须及时查明原因和责任者，并如实向领导报告。

9文件的保密

9.1文件的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级

9.1.1绝密是最重要的秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受特别严重的损害；机密是重要的秘密，泄露会使本单位权益和利益遭到严重的损害；秘密是一般性秘密，泄露会使本单位的权力和利益遭受损害。

9.2保密措施

9.2.1各单位要指定一名责任心强的同志负责本部门文件的保管和保密等工作。

9.2.2严守秘密，不得以任何方式向本单位内外无关人员散布、泄漏本单位机密或涉及本单位机密。

9.2.3严格遵守文件（包括传真、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令。不准带秘密文件到与工作无关的场所，不得在公共场所谈论秘密事项和交接秘密文件。

9.2.4 严格遵守秘密文件、资料、档案的借用管理制度。如需借用秘密文件、资料、档案，须经厂领导批准，并按规定办理秘密文件借用登记手续。

9.2.5 秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经厂领导批准后办理。复制秘密文件应按照文(转载请注明来源www.bsmz.netm×297mm。

2.公文页边与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）。

（二）公文中图文的颜色

未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。

（三）排版规格与印制装订要求

1.排版规格

正文用3号仿宋字，一般每面排22行，每行排28个字。

2.制版要求

版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

3.印刷要求

双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标bl100%，红色油墨应达到色谱所标y80%，m80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

4.装订要求

公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

（四）公文中各要素标识规则

组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。臵于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素统称眉首；臵于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；臵于主题词以下的各要素统称版记。

1.眉首

（1）公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

（2）秘密等级和保密期限

如需标识秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

（3）紧急程度

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

（4）发文机关标识

由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“广东金晶能源股份有限公司文件”或“广东金晶公司文件”；对一些特定的公文可只标识公司全称或规范化简称。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

（5）发文字号

发文字号由公司代字、年份和序号组成。发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“??”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

公司对第三章提及的常用公文发文字号统一规定如下： 决定、决议、意见、通知、通报、报告、规定等下行文以及对外发送的文件一律用粤金晶??xx号，请示、函等上行文以及平行文一律用粤金晶函??号，会议纪要一律用粤金晶纪??号。

发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

（6）签发人

公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

如有多个签发人，主办单位签发人姓名臵于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

2.主体

（1）公文标题

红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

（2）主送部门

标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送部门名称后标全角冒号。如主送部门名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送部门名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。（3）公文正文

主送部门名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。

（4）附件

公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1.×××××”）；附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件（或带序号）。

（5）成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”；成文时间的标识位臵见下文。

（6）公文生效标识

a.单一发文印章

单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2mm-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。b.联合行文印章

当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3mm。

当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

c.特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

（7）附注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行。

3.版记

（1）主题词

主题词用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

（2）抄送

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送部门对齐；在最后一个抄送部门后标句号。如主送部门移至主题词之下，标识方法同抄送部门。

（3）印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位臵；用3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文复印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（4）版记中的反线

版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

（5）版记的位臵

版记应臵于公文最后一页，版记的最后一个要素臵于最后一行。

4.页码

用4号阿拉伯数字在页面底部居中标注页码，空白页和空白页以后的页不标识页码。

第五章行文规则

第八条行文应当确有必要，注重效用。

第九条行文应根据隶属关系、职权范围和工作需要确定。

第十条各部门除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向控（参）股企业正式行文。除行政部外，其他部门不得对外正式行文。

第十一条“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。

第十二条“报告”或其他文种不得夹带请示事项。

第六章发文办理

第十三条发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

第十四条草拟公文应当做到：

（一）符合法律、法规及市集团有关规定。如提出新的规定、办法、制度等，要切实可行并加以说明。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、公司的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

（五）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当称引标题，后引发文字号。引用外文应当注明文中含义。日期应当写明具体的年、月、日。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。

（七）应当使用国家法定计量单位。

（八）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

（九）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用词、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第十五条公文送公司总经理签发前，应当由行政部进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本办法的规定等。

第十六条以公司名义制发的公文，由总经理审批后签发。

第十七条公文正式印发前，行政部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

第七章收文办理

第十八条收文办理指对公司收到的公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十九条收到需要办理的公文，行政部应进行审核。审核的重点是：属何部门办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或企业职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

第二十条经审核，对符合本办法规定的公文，行政部应及时提出拟办意见送总经理批示后，交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十一条承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回行政部并说明理由。

第二十二条收到集团下发或交办的公文，由行政部提出拟办意见，送总经理批示后办理。

第二十三条公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请公司领导决定。

第二十四条审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。

第二十五条交有关部门办理的公文，由行政部负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重要催办，一般公文定期催办。

第八章公文归档

第二十六条公文办理完毕后，应当根据档案管理规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

第二十七条归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映公司的主要工作情况，便于保管和利用。

第二十八条归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向行政部

移交。

第二十九条拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料应符合存档要求。

第九章公文管理

第三十条公文由行政部专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第三十一条行政部应当建立健全公司的公文处理的有关制度。

第三十二条集团或上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外， 经公司领导批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

第三十三条公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 第三十四条公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十五条不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经集团公司领导批准，可以销毁。

第三十六条销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第三十七条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交行政部。

工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第十章附则

第三十八条本制度由行政部制定，本制度的解释、修改、废止权归行政部。 第三十九条本制度自签发之日起生效。

第四十条本制度未规定事项，按公司相关管理制度规定执行。

第五篇：行政公文管理办法

行政公文管理办法v1.0

第一条 目的：为了加强内部信息传递，督促管理动作。以确保各相关单位及时并有效的

获得最新公文指导工作，特制定此管理办法。

第二条 适用范围：需跨部门从上到下多层传达到普通职员的分享类或执行类的行政公文，

需通过此管理办法进行公文处理。

第三条 职责：由公文发文单位负责公文拟定，总经理负责审批，各相关单位负责人负责

在单位内部执行公文的处理动作。人事行政部负责公文派发、回收以及传递过程的统一协调与管理，保证公文处理工作有效运行。

第四条 处理原则

1. 所有公文需经总经理签字审批后方可发文。

2. 相关单位需对公文处理要求开展管理动作，不允许走形式，以确保公文处理效果。

第五条 处理程序：

1. 发文申请：由发文单位负责公文的起草和拟定，由发文单位负责人填写《发文申请单》，提交总经理签字审批，交由人事行政部进行公文编号并签收。

2. 公文分发：由人事行政部根据收文单位复印相应份数的公文，每份公文附上《收文处理单》，向各收文单位进行分发。由收文单位负责人或指定人员签收。

3. 公文处理：收文单位根据公文处理要求在单位内部执行相应的管理动作，并把处理结果在《收文处理单》上进行反馈，单位负责人审核签字后在规定时间内把《收文处理单》交回人事行政部。

4. 收文管理：由人事行政部负责督促催办，并回收各收文单位的《收文处理单》，全部汇总后递交到发文单位负责人处。

5. 归档：由人事行政部负责将公文原稿一份和《发文申请表》进行归档保存，以备查阅。

第六条 本管理办法自颁布之日起实行，最终解释权归人事行政部。

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