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如何写邮件

网站:公文素材库 | 时间:2019-05-22 06:56:28 | 移动端:如何写邮件

确保你的邮件被人阅读并被认真对待

你是否觉得你的收件人并没有如你所愿回答你的问题?或者他们经常漠视你的邮件,漏掉你要表达的重要内容?你确定你发出的邮件都能让收件人留下印象么?

写邮件的时候,只要遵循以下一些简单的原则,你就可以给收件人留下良好的印象,得到你想要的答复。

1.主题栏和标题栏

一般新闻的标题具有两个功能:抓住你的视线;简述大意,这样读者就可以决定是否要继续阅读。而Email的主题栏也必须满足上述两点。仔细选择几个关键词,这样让你的收件人一眼就看到重点。

如果你要写的Email是一长串定期汇报中的一篇,比如每周项目简报,请在标题栏中标注日期。如果你需要收件人答复或立即应对,请加上“请于11月7日前回复”等字样。每个人都不想收到垃圾邮件。如果你的标题栏写的明确清晰,你的邮件被阅读的机会也会大大增加,否则只能错误地沦落到垃圾邮件箱里。

当让,就如同没有标题的新闻是荒唐的,请你也千万不要不设邮件标题。没有标题栏的邮件通常被作为垃圾邮件对待。

糟糕的例子

主题:开会

吉姆你好,

我想提醒你下星期我们有个会。请告诉我你有没有其他问题!

祝好!

马克

这封电子邮件之所以糟糕有以下几个原因。首先,让我们来看标题。正如你所见,标题是“开会”。

为什么这是一个糟糕的标题呢?

这是因为没有提到任何会议的信息。如果你的日程表上排满了会议,你可能会猜想马克说的会到底是哪一个。并且这封邮件没有任何关于会议主题的信息,比如何时何地开会。并且,没有说明任何时间地点的开会邮件,让别人觉得这是垃圾邮件。所以它很可能会被删掉。

这封邮件的语气看起来像是一个友好的提醒,这倒没有错,但是没有说出关键信息。如果吉姆没有听说过任何要开会的事情,或者完全忘记了这事,他还要回复邮件来确认信息。推荐的例子

主题:提醒10月5日10am按期举行例会,讨论PASS方案

吉姆,

你好。

我想通知你我们10月5日,周一,10:00am的会议按期召开。地点在A会议室,我们会讨论新PASS方案。

如果你有任何问题,请致电3024

祝好,

马克

这就可以看出标题栏具体的好处了,收件人甚至都无需打开邮件就可以得到大部分信息。而且这样的标题还可以起到提示的作用,只要收件人打开邮箱就可以看到会议时间和地点。

2.每封邮件一个议题

电子邮件的一个好处就是你不需要支付费用。所以,如果你要交代一堆事务,不如每个内容写一封邮件。

这样,你的收件人就可以依照自己的时间安排回复邮件。有些内容可能只需要一个简短的回复,这样他可以立即回复。而其他的议题可能需要更多和时间和考量。分开写邮件,你会得到更加清晰的回复,也帮助收件人更好地管理他们的邮件。

如果你确实需要将内容都放进一封邮件,因为有可能这些问题彼此相关,请考虑用数字标注你的要点,并且分行,分段落。这样可以让你的观点更加明显,并且让收件人更加愿意逐条回答问题。

对于传统的商业信函,每一封邮件都必须清晰简练,在第一段中表述重点。语句要简短和精炼。文中得涵盖恰当的信息,文字直白,言之有物。

糟糕的例子

主题:销售报告修改

杰姬你好,

谢谢你上周发来的报告。我昨天仔细阅读了报告,我觉得你需要在第二章的销售数据中添加更多具体信息。报告的文笔应该更加正式,因为执行官会阅读你的报告,报告必须显示我们的职业素养和专业素质。

还有,我想告诉你我周五与公关部有一个会议,讨论新的广告活动。11点开始,我会在小会议室召开会议。

请告知你是否能来。

谢谢!

莫妮卡

莫妮卡的标题写得非常清楚,而且她也清晰地表达了她希望杰姬改进的地方。但是她哪里做的欠妥呢?

其实第二段关于会议的内容相当重要,但是她却把它加在一个要求修改报告的邮件里。如果杰姬不立即将会议安排记录在日程表里,她必须要记得在一封题名为“销售报告修改”的邮件里有会议信息,而这多么不符合逻辑。

把这两个信息放在一封邮件里,结果可能是这两件事都被忘记。让我们看一个优秀的例子:

优秀的案例:

主题:销售报告修改

杰姬你好,

谢谢你上周发来的报告。我昨天仔细阅读了报告,我觉得你需要在第二章的销售数据中添加更多具体信息。报告的文笔应该更加正式,因为执行官会阅读你的报告,报告必须显示我们的职业素养和专业素质。

谢谢你的努力

莫妮卡

主题:周五10/9, 11am 公关部门会议

还有,我想告诉你我周五与公关部有一个会议,讨论新的广告活动。11点开始,我会在小会议室召开会议。请告知你是否能来。

谢谢!

莫妮卡

把两个邮件分开,杰姬可以更加快速地找到她要处理的邮件。

同时,杰姬还可以更好地管理她的邮件,只要她修改好了报告,她就可以删除这封邮件,但是留着提醒本周末开会的那封邮件。

3.明确你想要的回复

确保一定要在邮件中告知你想要的答复,比如电话,或者开会。然后,附上你的联系方式,包括你的姓名、职务和电话号码。就算是公司内部邮件也要附上相关信息。如果你给收件人提供方便的联系方式,他们回复的可能性就更大。

糟糕的例子

主题:企划

林,

你收到我上周发出的企划书了么?我没有收到你的回复。

你能打电话来,我们讨论以下么?

谢谢!

彼得

这封邮件漏掉了许多重要信息。

首先邮件里没有提到企划的具体内容。如果林收到了好几封企划呢?或者彼得使用邮寄,还不是电子邮件呢?

还有,作者并没有告诉林如何跟他联系。他的办公室电话号码,手机号码,商业联系信息,这些林都必须自己查找。

并且,他并没有在邮件署名时给出自己的全名和职位。

优秀的案例:

主题:核查是否收到景观建设的企划

亲爱的林,

我想问你上周收到我们关于景观建设的企划书了么,我附在邮件附件里。我没有收到你的回复。

你能在周四前给我电话,我们可以讨论以下么?周四我们的促销活动就要结束,我想确保你不错过机会。

最好打我的移动电话。

谢谢!

彼得舒尔 欧文

佳美景观设计公司

555.135.4598 (office)

555.135.2929 (cell)

彼得现在给了林所有她必须知道的信息。她知道彼得上周用电子邮件方式发出了企划书,并且希望她在周四前回复,并且联系他的移动电话。

更重要的是彼得附上了他的职务,这样林就知道她要打交道的人是谁,联系方式是什么。标题使用内容缩写EOM

如果你只要发出一个简短的讯息,你可以使用缩写方式EOM (End Of Message)技巧。

你可以把所有信息放在标题栏里,用EOM结尾。看到EOM字样,收件人就知道不需要打开邮件看具体内容,所有信息都在标题栏里了。

例子:

主题:10/5 开会, 10am, A会议室, 关于Pass,EOM

4.做个好的回信者

经常检查邮箱并且回复邮件。这虽然是个礼节性问题,但是也会让他人更加迅速地回复你的邮件。如果你收到一封细节繁复的邮件,暂时没有时间回复,请简短回复发信人你收到邮件,但是需要时间更好地答复他。

若要离开公司出差,请提前设定外出邮件自动回复,通知发件人。

内部邮件

内部邮件与其他邮件类似,不能特别随意。记住这些邮件也有可能被打印出来给其他人阅读,所以请注意拼写,并且少用俗语和俚语。</P< p>

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