主要介绍公司常用的公文写作方法及格式
(一)一般公文格式规定
1.公文外观概况
(1)公文用纸:公文用纸为A4型白纸:210mm×297mm。
(2)公文排版
a.文字从左至右横排,每页22行,每行28字,与天头(上白边)为:37mm±1mm b.下行文首页公文头与天头(上白边)为:65mm±1mm;上行文首页公文头与天头(上白边)为:120mm±1mm。
c.发文字号、“签发人”:3号仿宋;签发人姓名:3号楷体。
d .标题:2号华文中宋宋体加粗。
e.主送机关、正文、附件、成文日期、附注:3号仿宋。
f.正文中各级标题:
一级标题:3号黑体。例:一、二、三、。
二级标题:3号仿宋。例:(一)(二)(三)。
三级标题:3号仿宋。例:1.2.3.
四级标题:3号仿宋。例:(1)(2)(3)。
g.公文结构层次数,第一层为“一”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。第五层为“(a)”。
h.“主题词”:3号黑体;词目:3号宋体。
i.抄报、抄送、印发机关、印发日期、共印份数:3号仿宋。
j.页码:4号半角白体阿拉伯数码。
k.附件正文:其标题及内容的字体字号同正文部分。
(3)公文印刷与装订
双面印刷,页码套正,两面误差不超过2 mm。墨色均匀,字面整洁。左侧装订,骑马订或平订。
2.公文中各要素标识规则
(1)公文份数序号
如需标识公文份数序号,用3号阿拉伯数码顶格标识在首页版心左上角第1行。
(2)秘密等级和保密期限
如需标识秘密等级,顶格标识在首页版心右上角第1行,两字之间空1字。 如需同时标识秘密等级和保密期限,顶格标识在首页版心右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
(3)紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
紧急程度顶格标识在首页版心右上角第1行,两字之间空1字。
如需同时标识秘密等级和紧急程度,秘密等级顶格标识在首页版心右上角第1行,紧急程度位于其下第2行。(四)发文机关标识
发文机关标识=发文机关全称(或规范化简称)+“文件”。
(4)发文字号
由发文机关代字、年份和序号组成。
发文机关代字后不加“字”。年份、序号用阿拉伯数字。年份标全称,用“〔〕”括入。序号前不加“第”,序号不虚位。
发文字号距发文机关标识下空2行,在红线上方4mm处。发文字号在上报公文中居左侧空1字,在其它文种中居中。
(5)签发人:凡上报公文需标识签发人姓名,签发人应为本单位的主要负责人或主持工作的负责人。
签发人平行排列于发文字号右侧,距右侧空1字。签发人与签发人姓名之间用全角冒号分隔。
如是联合上报文件,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排,使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红线与之距离为4mm。
(6)标题
标题=作者“关于”+公文的主要内容+文种。
转发文件标题=“关于转发”+被转发机关名称+原文件名称+“的通知”。 如被转发文件仍是转发文件,则被转发机关名称标识最高级机关。
如被转发文件是联合发文或被转发机关名称过长,则被转发机关名称可省略。 标题位于红线之下空2行,主送机关之上空1行,居中排版。标题为多行时,各行词意完整,排列对称,间距恰当。
文种有13种。经常使用的文种有通知、通报、决定、通告、报告、请示、批复、函、会议纪要等。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(7)主送机关
位于标题下空1行,左侧顶格,回行时仍顶格。各主送单位之间用逗号,最后一个主送机关后用全角冒号。上行文只能有一个主送机关。
(8)正文
在主送机关下1行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。 如是转发文件,应在正文中写明被转发文件的原文号。
(9)附件
公文如有附件,应标识附件和名称。
本机关印发或转发文件不标识附件。
附件距正文之下空1行,成文日期之上空2行,左空2字。
附件与附件名称之间用全角冒号。附件名称后不加标点。如附件名称需回行,顶格标识。如有多个附件用阿拉伯数字标识(如“附件:1. ×××)。
附件正文在左上角标识“附件:”(有序号的标识序号),附件的序号和名称前后标识应一致。附件与正文一起装订。
(10)成文日期
成文日期用大写数字标注。
标识方法:插入-日期和时间-语言“中文”-选择大写数字的年月日。 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期,成文日期为领导人最后签字的日期,在正文(有附件的在附件)之下2行,距右空4字。
联合下发的公文在落款处标识发文机关名称,成文日期为最后签发机关负责人的签发日期,在最后一排印章之下标识。
(11)印章
a.单一发文的印章
印章上弧距正文1行之内,端正、居中下压成文日期。
b.特殊情况说明
当公文排版后所剩空白处不能容下成文日期及印章位置时,应采取调整行距、字距、删除空行或增加、减少公文内容的方法,务必使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
会议纪要不加盖印章。
(12)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题,后引发文字号。公文中的数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的字必须使用汉字外,其它应当使用阿拉伯数字。
(13)附注
公文如有需要说明的其它事项可标识附注,在成文日期下空1行,居左空2字,加全角括号标识。
凡上报的公文,应标识联系人和联系电话,标识格式如下:
(联系人:×××□联系电话:办电;手机)。
(14)版记
版记应置于公文的最后一页(含印发文件转发文件附件),版记的最后一个要素置于公文最后一页的末行(见图4)。版记中各要素之下均加一条横线,横线宽度同版心。
a.主题词
“主题词”居左顶格书写,后标全角冒号。词目按照《交通部公文主题词表》标注(见附件:2),不受类别限制,根据词目涵义由小到大,从公文内容到文种,一般标注3到5个词目,词目之间空1字。当主题词表中找不到准确反映文件内容的词目时,可根据内容添加词目,并在该词目后标识“△”。
b.抄报、抄送
公文中如有抄报、抄送,位于主题词之下,印发机关及印发日期之上,距左右各空1字。抄报机关应为上级机关。抄报机关之间用逗号分隔,回行时与冒号后的抄报机关对齐,最后一个抄报机关后标注句号。
抄送机关应为下级机关、平级机关或不相隶属的机关。抄送机关之间用逗号分隔,回行时与冒号后的抄送机关对齐,最后一个抄送机关后标注句号。
上行文无抄报、抄送。
c.印发机关及印发日期
位于主题词之下,有抄报、抄送机关的在抄报、抄送机关之下。印发机关左空1字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字标识。
d.共印份数
版记的最后一个要素,位于公文末页的末行,用全角括号标识,距右空1字(不标注拟稿人)。
(15)页码
Word文档中在“视图-页眉和页角”里设置页码,置于版心下边缘之下1行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。页码奇偶页不同,单页码居右空1字,双页码居左空1字,空白页不标识页码
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