浅议企业公文写作

浅议企业公文写作

在公司提起写东西，不少同事就感到压力很大，写的人认为不好写没写头，读的人认为呆板僵化没看头。如何写好企业公文？怎样的企业公文才算是文采斐然的好文章？我们写出来的企业公文是否就象1942年毛泽东同志在延安干部会上所作的《反对党八股》的讲演中列举的党八股的罪状那样，是"空话连篇，言之无物"、"语言无味，象个瘪三"、"甲乙丙丁，开中药铺"？

2003年至今，公司先后下发过三篇关于企业公文格式的文件，就企业公文格式做过明确规定，今年公司还举办了公文写作的专题培训，但上述文件和培训讲述和强调的都是公文格式。以下，结合几年来的一点心得，就如何写好企业公文谈谈自己的一些粗浅认识。

企业公文必须文体得当、行文规范。

广义的企业公文不仅仅指行政公文，还包括工作计划、工作总结、简报、调查报告、典型经验、讲话稿以及新闻稿等。本文论述的是广义上的企业公文。目前公司的行政公文种类而言，包括通知、通报、报告、请示、规定、批复、意见、函、会议纪要、专题会议纪要、周报、日报等等；就公文形式而言，包括片区发文、部门发文、传真文件、便笺、其它等等。如何在实际写作中选择相应的文种和形式，对于正确传达文件精神、理解文件意图显得尤其重要。

公文的文体，是指其特定的公文的结构和格式。每种公文只能适用于一定的范围，表达一定的内容，不能任意混用，也不能别出心裁，自搞一套。如，请示和报告，很多人在运用时经常弄不清该用哪种，其实我们只要了解一下两种文体的含义就知道了。"请示"是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文；"报告"是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。一个是呈请性需要答复的公文，一个却是反馈情况答复询问的公文。只有了解和理解了文体的含义和彼此之间的区别，才能正确使用相应的文体，在文体中运用正确的语言和格式。

大家都知道，"通知"是下行文，是要求下级机关办理、执行或服从安排的文种，通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。但是，如果我们深入研究，我们可以发现该文种一般又分为印发、批转、转发性通知，指示性通知，知照性通知，事务性通知和任免、聘用通知五种类型。要正确使用"通知"这一文体，我们就得了解各种通知类型的区别，进而采用相应的格式及表述。如，印发、批转、转发性通知，它的写法是：标题由发文机关、被印发、批转、转发的公文标题和文种组成，也可省去发文机关名称。正文须把握三点：对印发、批转、转发的文件提出意见，表明态度，如"同意"、"原则同意"、"要认真贯彻执行"、"望遵照执行"、"参照执行"等；写明所印发、批转、转发文件的目的和意义；提出希望和要求。最后写明发文日期。批示性通知的写法是：标题由发文机关、事由和文种组成，也可省去发文机关名称。正文由缘由、内容包括要求等部分组成。缘由要简洁明了，说理充分。内容要具体明确、条理清楚、详略得当，充分体现指示性通知的政策性、权威性、原则性。而事务性通知的写法通常由发文缘由、具体任务、执行要求等组成。会议通知虽然也属事务性通知的一种，但写法又与一般事务性通知有所不同，会议通知的内容一般应写明召开会议的原因、目的、名称，通知对象，会议的时间、地点，需准确的材料等，要求要切实可行，便于受文单位具体操作。虽然都是"通知"，但是在不同的情况下，格式条款、语言、

用词又有区别，写法也不尽相同，大家只有在实际工作中加以琢磨，细心体会方能做到"文体得当、行文规范"。

企业公文必须语言精确、内涵明晓。

公文的语言是一种非常讲究精确性的语言，因为公文的使用目的就是要使对方接受作者的影响，而且是对对方行为有强制性影响。要使这种影响有效，一个重要的前提条件就是使意思的表达高度精确，每一个词，特别是每一个句子必须保持意思的唯一性，以避免对方"见仁见智"，造成歧义，按各自的理解而不是作者的意图去行事。

公文语言不精确，就容易造成歧义，形成两种或多种可能解释的现象。可以说歧义是造成公文语言不精确的首要因素。比如，"我们要学习文件"这句话，就有三种理解：一是我们打算学习一下文件；一是我们索要供学习的文件；一是我们应当学习一下文件。可见正确使用语言的重要性。

我们在日常写作中，当公文中出现选词不当，词序失当，滥用省略，错用数量词，语句中有词性不明的成份，语句成份间的语法关系不明，语调附加的语义不能被准确读出，忽略对含义不确定的词、词组的有效限定修饰，错用标点符号，滥用修辞格等现象时，都会形成歧义。如"XX科室革新了工作方法，在公司推广后，许多人纷纷效尤"一句，"革新"与"效尤"一褒一贬，阅文者对作者的态度的理解，就既可以看作肯定，也可以看作是否定。而作者的真实态度很可能是肯定，或者是否定，甚至是目前不必、不置可否的中性态度。该句由于错误地选用了褒义词或贬义词造成了歧义。公文中使用带褒贬色彩的词语本意是为了更鲜明、简洁地表达作者的立场，但如果出现误用，将使读者难以准确理解作者的真正立场。又如："出席会议的有三个公司的经理。"这里，定语"三个"既可以理解为开会的有来自三个公司的经理，也可以理解成一个公司的三个经理。该句的错误在于语序不当，造成被限定说明的对象不明，引起歧义。再如： "参加工作两年以上的职工一年可享受四天以内的带薪旅游假"。对这一表述，至少两处不正确，执行过程中很可能会因此有纠纷：两年以上是否包括两年？四天以内是否把四天也包含在内？了解了上述现象我们就可以理解为什么《中华人民共和国刑法》会有第九十九条的规定："本法所称以上、以下、以内，包括本数。"我们在写作中一定要仔细推敲，避免给生产经营带来麻烦和不必要的影响。

企业公文必须文采生动、文风鲜明。

文从字顺是公文的起码要求，然而，适当追求一些文采，将公文写得更有思想性、艺术性，将使公文更具感染力、说服力和表现力、说服力。孔子说；"言之无文，行而不远"，这是十分中肯的意见。

一些人认为公文语言需要"庄重、朴实"，庄重就不能抒发情感，朴实就不能使用华丽的词句，造成公文语言在运用上越来越枯燥乏味，在表情达意上越来越平淡肤浅，好似患了"贫血"病和营养不良症。还有不少人认为公文属于应用文，又不是文学作品，只要通俗、明白、易懂就行了，不需要文采。于是不少公文便只有抽象的道理，缺少具体的形象；便只有一二三四的叙述，没有生动鲜明的论证。然而这样写出的公文虽然是合规范，又有章法，却是没了生气，没了个性，形式呆板，语言枯燥，读起来味同嚼蜡，正如毛泽东同志所说的 "不生动，不形象，使人看了头痛"。

公文的文采，可以增强公文的生动性。公司揽货能手吴宝惠在其演讲稿中的最后一段写道："公司成长了，客户成长了，我也成长了；我付出，我收获，我跨越；正如中海司歌所写，中海的舞台使我"人生无悔青春闪光"；我深爱着这个

充满拼搏、团结、进取精神的团队，中海成为"我的一叶神舟"。在共同成长的明天，作为中海人，我执着依旧，决心为中海的持续腾飞添砖加瓦，再创佳绩！"。将个人经历感受结合司歌的歌词，既高度概括，又非常形象；既意味深长，又恰到好处；既洗练，又准确；就很有文采。

公文的文采，可以增强公文的逻辑性。泉州公司2003年的一篇总结曾经这么表述"中海的货运体制改革是历史的必然，这次改革势必革除过去中海机构中的冗余部分，摈除弊端，提高效率。这次改革有意识地建立并维护一套符合中海实际情况的现代公司制度，为此，我司将坚定不移地贯彻货运体制改革的精神实质，配合总部建立并维护现代公司制度,完善公司组织构架，做到"命令层层下达、汇报层层上传、分工个个明确、任务件件落实"。这段话观点明确，排比应用对仗工整，分析论证顺理成章、辩证统一、逻辑性强。

公文的文采，可以增强公文的可读性。毛泽《星星之火，可以燎原》中是这样解释中国革命高潮到来的："它是站在海岸遥望海中已经看得见桅头了的一只航船，它是立于高山之巅远看东方引芒四射喷薄欲出的一轮红日，它是躁动于母腹中要成熟了的一个婴儿。"这段话不仅表现了作者高瞩的政治眼光，也因其精彩生动的比喻受到广泛赞赏。

公文的文采还是机关文风的折射。毛泽东同志在《工作方法六十条》中说："文章和文件都应当具有这样三种性质：准确性、鲜明性、生动性。"他在批评一些"不讲究词章"的文件时说，"看这种文件是一场大灾难，耗费精力又少有所得，一定要改变这种不良风气。"而且把"不生动、不形象"的文章的作者批评为"好象他们是立志要让读者受苦似的"。所以种没有文采的公文，确实折射了机关的某种不良文风；比如敷衍了事，应付上级，搪塞下级；比如懒得学习，懒得动手，懒得推敲；比如缺乏感情，缺少信念，麻木不仁等等，不一而足。相反，有文采的公文则反映了一个企业生气勃勃、充满激情、勤于学习、富有创见的文风。综上所述，当我们在撰写公文时能做到文体得当、行文规范、语言精确、内涵明晓、文采生动、文风鲜明，便能够写出一篇言之有物、文采斐然的好公文。

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