外贸跟单的工作总结

外贸跟单的工作总结

外贸跟单的工作总结/船务

作为担当来讲，日常需要处理的工作包括：订单的最终确认，生产指令的下达及生产进度的跟进，出货的确认和安排，文件的制作和确认，收款跟进和确认。总之，和客人相关的所有事情都应该了解或掌握。在此重点给你总结船务方面的工作。1.订单确认

最基本的订单确认包括：订购物，价格条件，付款方式，交货日期（以上假设不存在品质风险，赔偿风险，交货风险等各种可能存在的风险）。

确认订单依据公司/工厂实际情况有简单有复杂。

要注意的是付款方式的确定对自身的工作非常重要，不良的付款方式会增加不必要的工作和难度。2.下达生产指令和跟进生产进度

依据工厂/公司的差异，下达生产指令的操作方法存在很大的差别。定单跟进一般是针对生管，跟进生管是核心。需要了解生产中碰到的问题，必要时需要你作出决定或者求助于上司或反映给客人请求答案。3.出货的确认和安排

出货实际上应该属于船务的工作范畴。但业务必须非常清楚其操作。基础知识最常用的柜型：

材积单位：cuft立方尺（英制）cbm立方米以一个长78cm，宽56cm，高63cm的外箱为例来计算材积。材积=0.78*0.56*0.63=0.275CBM=78*56*63/28316=9.7cuft1cbm=100*100*100/28316=35.32cuft（这是很常用的参数）1*20=1000cuft就是一个20feet货柜，常称小柜。1*40GP=201*cuft就是一个40feet货柜，常称平柜。1*40HQ=2400cuft就是一个40feet加长/高货柜，常称高柜。另外还有1*45等不常用柜型。你可以订2*40GP+1*40HQ。通常可以和货代协商1*40GP和1*40HQ的运输费用是一样的。如果采用货柜出货，一般称为柜货。

散货：一般货量在500cuft以下常采用。500cuft以上一般出1*20。因为考虑到运输费用的承担，运输安全等问题1000cuft以下如何出货一般需要事先跟客人确认。如果是类似C&F的价格条件,可以自己决定是否出散货。

散货不利于货物的安全，容易损坏。柜货相对安全许多，但要注意如果柜子不满，就尽量让货堆太高，否则也可能损坏货物。BILLOFLADING：简称B/L，提单，就是客人用来从船公司提取货柜/散货的单证。

SHIPPINGORDER：简称S/O，订舱单，其作用和飞机票或火车票同。BOOKING：就是获取S/O的申请书，常用空白的B/L。CERTIFICATEOFORIGIN：简称C/O，就是产地证明。出货流程A：商检（商品检验检疫）

一般在确认好待出货的前提下，一般根据报关员的要求，至少应该提前3天提供一份完整的PACKINGLIST给报关员安排商检。PACKINGLIST的内容可以参见之前给你的资料（PACKINGLIST的格式/内容随用途变化，但基本内容对货物的描述是一致的）。做商检的货物数量可以多于实际出货数量，但一定不可以少于实际出货数量（出货后告诉报关员实际出货数量）。B：确认S/O（SHIPPINGORDER）

C&F价格条件：工厂/公司自己安排/确认S/O。FOB价格条件：联络客人安排/确认S/O。

一般至少提前一个星期（旺季两个星期）联络工厂的货代（或

提前联络客人获取货代资料及联络方式，总之你必须提前一个礼拜联络上客人货代）申请S/O。申请S/O通常需要填写BOOKING（一般使用空白的B/L）传真给货代（一般是和货代联络，除非固定有大量的柜子可以直接和船公司协商以取得优惠的价格）。BOOKING应填写的基本内容：CONSIGNEE，DESTINATION，FREIGHTPREPAID/FREIGHTCOLLECT，PORTOFLOADING，柜型柜量，预计出货日，货物描述。其他内容可以在后续的提单补料中提供（如果L/C对B/L有特殊要求也一定要在BOOKING时确认好）。一般在发出BOOKING之前询问具体的船期，以免后面取消S/O，造成不良影响。C：转单安排拖车

在出货日的前一天下午3：00前必须将S/O（在上面注明需要的柜型柜量，拖车到达装货地点的时间，封关地点，转关还是一般贸易）传真到拖车公司。

以上三项工作OK后，就可以准备出货了。

但在转单安排拖车前必须反复和生管/PMC确认并追踪生产进度，如果一旦确认无法按时出货，就必须在规定的时间内提前通知取消S/O，否则会在船公司/货代留下不良记录（因为由于你未在规定时间内取消S/O，可能造成空舱），影响日后作业。

拖车公司接到S/O后，会先去打单（打单就是到码头的电脑里提前排队提柜，可以保证提到柜），在出货前拖车公司再去码头实际提柜。

如果因紧急情况需要取消S/O或暂不提柜，就必须在“实际提柜”前通知拖车公司。否则工厂要承担相应的费用了。打单也有打单费。

如果货柜已经出了码头的匣口而没有到达装货地点，此时取消S/O或暂不提柜，就会再产生放空费。

如果因为货物没有办法装好或在海关压夜，导致拖车没有正常离开海关，将产生压夜费。D：装柜

如果是一般贸易，不需要司机提供资料。

如果是转关，在柜子到达装货地点后，要求司机提供：还柜纸，海关编号，运输公司公章，司机的联络手机，出口海关/出口码头，柜号，车牌号码，IC卡号（依据封关地点的差异，所需资料有增删。必须核对还柜纸的S/O号码和工厂的S/O号码是否一致，以保证不装错柜子，不然后果不堪设想）。如果S/O号码有问题，请立即联络拖车公司确认。

柜子装好后，应该参照拖车抵达封关地点的时间，提前将实际出货数量和司机资料告诉报关员。

至此，出货过程结束。具体操作根据各工厂或海关不同会有区别。4.出货文件的制作和签核确认

出货文件是出货方收款和客人提货，清关的单证。

出货文件的要求一般会受到付款方式，客人要求的约束，通常同一地区的客人如果付款方式相同，文件的要求也差不多一致。其基本的文件有PACKINGLIST，COMMERCIALINVOICE，B/L。有的地区/客人要求提供C/O或FORMA（C/O的一种，一般在欧盟使用）；中东客人一般要求有船证（CERTIFICATE，B/L的附属文件），SASO证书；澳洲客人要求提供包装证明（好象是PACKINGDECLARATION，不太记得）；东南亚客人一般只要基本文件。B/L有多种分类：

船东单：由船的持有公司签署的提单。货代单：由货代签署的提单。全程正本提单一般适用于海陆联运。

文件的内容/格式可以参照之前给你的资料，你就知道什么是基本内容，哪些是会随付款方式，客人要求变化的。同一地区的客人文件要求有共同点。

5.收款的跟进和确认（不作描述，有的资料可以在我之前给你的资料里找到）

另外需要补充的一点是材重的计算。还是以上面的箱子为例：

材重=78*56*63/6000=45.87公斤（常用KGS表示）一般在快递（如样品）或者空运（如紧急情况）时用到。材重和实重比较，取大者。如果上面的箱子称量重量是56KGS，那么应该取56KGS；如果上面的箱子的称量重量是15KGS，那么应该取45.87KGS，实际操作取整数，即46KGS。

扩展阅读：外贸跟单员工作总结及心得体会范文

经验分享：外贸跟单员工作总结及心得体会

摘要：进入公司实习已经有两个多月的时间，在这段短短的时间里，有过喜悦，有过兴奋，有过苦恼，有过忧郁，有过怀疑，苦辣酸甜都经历了和在经历着，使得我从一个初出茅庐的学生，逐渐的熟悉了公司的组织结构、业务范围、人事关系、企业文化，在不同的岗位上锻炼，跟着不同的经理学习，极大的开拓了我的眼光，积累了更多的业务知识，提高了工作能力。本文从具体的跟单岗位着手，主要总结自己对跟单岗位的理解和认识，以及一些在具体岗位上的心得体会。关键词：跟单，沟通，学习一、跟单和跟单员1、什么是跟单：

跟单是英文walkthrough的直译,意思是从业务的起始一直到业务的结束一般都是到财务做帐结束一整套业务流程。跟单就是跟着这些已经发生的业务所留下的证据各种证据、单据、报表等对业务流程进行重复模拟。2、跟单员的定义(DocumentaryHandler)：

跟单员是指在国际贸易过程中，根据已签署的商务合约中有关出口商品的相关要求，代表公司选择生产加工企业，指导、监督其完成生产进度以确保合同如期完成的专职人员。(不能兼职，替代)所有围绕着订单去工作，对出货交期负责的人，都是跟单员。3、跟单员的工作内容

跟单员的主要工作是在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品(服务)运作流向并督促定单落实的专业人员，是各企业开展各项业务，特别是外贸业务的基础性人才之一。

4、跟单员工作的重要性

面对客户、面对订单开展工作的跟单员，在当今社会竞争日益激烈的市场经济环境下，重要性不断突显出来，在很多公司，跟单员成了老板们的“特别助理”。跟单员是企业与市场、业务员与客户之间联系的纽带，随着商品市场的多样化、小批量化以及节奏的加快，跟单员工作质量的好坏直接影响公司的服务品质和企业形象。

跟单员工作是一项非常“综合性”和“边缘性”的“学科”：对外要有业务员的素质，对内要有生产管理的能力。作为一个企业的接单、跟单、出货的窗口，跟单员不了解工厂生产环节的运作情况，那是难以想象的。在订单的生产来说，执行者是生产部门，跟单员对客户负责而追求的交期达成率就几乎“掌握在”生产部门的手里了。于是，沟通、跟催等能力就特别致命。这是跟单员工作的挑战性所在。有些时候，跟单员是业务经理的助理;有些时候，跟单员是业务部门所有业务人员的助理;有些时候，跟单员是老板的助理;更多的时候，跟单员是客户的助理。二、对公司跟单岗位的认识1、跟单岗位的工作内容

我公司的跟单岗位的工作内容包括：合同的制作、指令的制作下发、装船通知的制作、箱单和发票的制作、单证(植检证、产地证、提单等)的核对、单证的寄出、货款的回收;与客户及时的联系，通过邮件、电话或者传真的方式向客户提供有效的信息(装船通知、DHL号码、货物运输状况等)，根据贸易方式及时的催款;与销售经理及时沟通，每天更新工作序列表格和电子表格，向销售经理提供有效的信息(生产进度、客户提货和付款、客户要求)，按照销售经理的思路制作合同和指令;与同事及时的协调，和单证方面确认植检证和产地证，和海运方面确认船期，和货代方面确认提单。2.如何更好的做好跟单工作

在做跟单的工作中对每一个环节都必须保持仔细，仔细，再仔细的的工作态度，因为如果我们在工作中出现的每一个失误都会带来非常多的麻烦和损失，例如我们在确认产地证，质检证，提单的时候出现失误，就会给公司带来一些不必要的损失，如果我们在做发票时出现数字上的错误，那么带来的损失将是不可估量的。所以在我们今后的工作中一定要做到认真，细致。

为更好的做好跟单工作我认为要从以下几个方面入手：

1)熟悉客户。熟悉我们客户的要货情况及其规律，如某个客户喜欢要什么样的货，什么规格的，有什么特殊的要求等等，这都是我们跟单必须了解并熟悉的。

2)深入了解产品知识。只有我们更好的了解我们的产品才能更有效的工作，减少一些低级的失误，如多少公斤的苹果装什么规格的，在一个集装箱里可以装多少箱，以及这个集装箱内的温度和通风，这也是我们必须要了解的基本常识。

3)合同与指令。当我们在做合同的时候一定要与销售经理多沟通，如客户所要货物的规格，重量，金额和船期。确保无误后再给客户发过去。在做指令的时候也是尤为重要的，指令上的每一项都要认真仔细的填写，因为公司的全体员工都是围绕我们所做的指令来工作的所以更不能有丝毫的失误。

4)在确认单证方面。我们一定要了解到单证对客户的重要性，可能在我们看来一个不起眼的错误到了我们客户那里将是一个非常的麻烦，甚至直接影响到客户的正常提货，所以也必须做到准确无误。

5)在做箱单，发票方面。在我们得到产地证的时候我们就可以做箱单发票，做好以后先放好，在给客户寄单证以前每天检查几遍，这样可以非常有效的减免失误率。

6)在给客户寄单证方面。当我们准备好客户所需的单证后，在确认可以给客户发件时更要慎重，根据我们客户的付款条件，有的客户我们可以直接发件(如DHL/TNT)有的客户则需要我们通过银行发件，在做银行发件时我们需要做一张《出口托收委托书》交与银行，其间一定要将代收行和付款人以及托收金额准确无误的填清楚再交与银行。7)对货款及单证，货物的跟踪。我们每发走一批货，寄走一套单证都要及时的跟踪直到收到客户的货款，才算是完成了这一票的跟踪。三、心得体会

1、记得刚来公司的时候，主任说我的工作将是“销售跟单”，听到“销售”两个字心里不由得一乐，我的专业可是学的销售呢，对于销售的理论说不出一锅也得说出来一碗吧，典型的头重脚轻、眼高手低，等到真正的接触到了工作岗位才恍然大悟，原来此“销售”非彼“销售”，销售和跟单是紧密的联系在一起的，通过团结协作也完成具体的业务。销售也不仅仅是把产品卖给客户就完事，还需要做好“售后服务”，站在客户的角度上考虑生意怎么做，时时刻刻考虑的客户的利益，通过强烈的服务意识让客户免除后顾之忧，最终建立较高的知名度、美誉度，获得客户忠诚。

2、跟单这个岗位是一份繁琐和辛苦的工作，工作量大，并且重复性工作多，对跟单人员的要求也很高，需要掌握产品知识、生产加工知识、单证知识、国际贸易实务，还需具备较强的综合分析能力、应变能力、协调能力、沟通能力，对英语的水平要求更高，不仅要会写，而且口语要过关，否则与客户的沟通就存在问题。

在刚刚进入跟单这个岗位的时候，我抱着纯粹的学习心态，因为没有接触过这个行业，没有相关的知识积累，甚至连国际贸易常识都不了解，就像一张白纸，写什么就是什么。于是，我进入公司的第一件事就是恶补基础知识，在蜜柚部跟经理学习期间，柚子的销售正处于淡季，所以我有很充足的学习时间，经理非常关心我的学习进展，除了指导我业务方面的知识，他还多次主动与我沟通，解决我学习中和工作中遇到的问题，在他的悉心指导之下，我很快的学习完了《国际贸易实务》，掌握了国际贸易的基本知识，同时业务能力和英语水平都得到了很大提高。

由于5月份蜜柚正式进入淡季，我被调到苹果部门继续学习，跟经理学习跟单，初一接触苹果业务我就遇到了比较大的困难，主要是单证和交易方式和蜜柚有所区别，客户的交易习惯和联系方式不了解，客户数量和工作量增加了很多，一时让我有些手足无措。当我几乎被压的透不过气来、充满焦虑的时候，经理适时的给我解压，让我耐住性子慢慢来，经理不仅销售工作干的出色，而且沟通的技巧也相当高超，他先是告诉我苹果的业务和单证与蜜柚非常接近，使我从心理上缓解对刚一接触新业务的陌生感;然后协助我的一些比较复杂工作，减轻我的工作量;最后，适时的鼓励和理解，让我渐渐的树立起了对工作的自信，逐步的进入状态。通过在苹果部的工作，使我加深了对跟单岗位的理解，真正体会到了跟单的工作内容和职责，跟单不仅要认真，而且要有责任心，只有这样才能真正的融入工作当中。3、跟单是一份细致的工作，由不得半点马虎，一点点的差错可能就会给公司带来较大的损失，在具体的工作过程中，作为一个新的销售跟单，我也曾犯过低级的错误，有些失误完全是可以避免的。记得在做一票胡萝卜的时候，我对单证还不是十分熟悉，刘经理也正好出差了，在处理单证的时候没有考虑到植物学名的问题，在核对单证的时候当我在核对提单时，才发现植检证上的植物学名和提单上的不一致，由于植检证正本已出而且不能更改，所以就改提单，产生了费用。事后我发现和同事保持及时的沟通是多么的重要，当单证那边的同事在确认单证时，一定要和她核对一下，确准了再出正本。在苹果部门我经受了很大的考验，五一刚过，赶上了好几个单子，经理还没有回来，我们的沟通是通过电话和短信，为了避免出现错误，我小心翼翼的做指令，由于我还需要查钱、核对单证、更新表格，没有做好具体规划、分清主次，忙中出错，把一个箱数弄错了。事后才发现手机虽然打开着那条李经理跟我发的短信，可是由于忙的一塌糊涂，竟然忘了看里面的数字了，幸亏李经理发现的及时，才没有造成短重。

4、跟单的工作需要细心，还需要稳重，要做到这些，一是要从基本功上多下工夫，对业务熟练掌握;二是要主动培养自己严谨细致的习惯，无论面对什么样的事情，先要做到平心静气，不急不躁;三是要主动的与销售经理，与各个部门的同事沟通，做到不耻下问，不懂就问，有疑问就问;四是要有锲而不舍的精神，跟单在一开始可能是一件新奇的工作，时间长了可能会产生厌烦的情绪，这是需要避免的，无论从事什么性质的工作，都是在发挥自己的作用，只有坚持不懈才能不断进步。我想只有这样，才能把跟单这份工作做好，才能不断的提高自己的能力，从而为更进一步的发展打下良好的基础。

5、在工作中，每一位经理和同事都会耐心的跟我讲解业务知识，无私分享他(她)们的工作经验，在出现错误的时候，领导和同事都是本着体谅和教育的原则，避免伤害我的自尊心。鉴于优异的内部环境和外部环境，我在逐渐的进步，已经融入了这个团队，融入了佳农的企业文化，虽然无论在工作上和自身能力上还有很多需要改进的地方，但是我相信假以时日，我一定能够超越自我，为公司贡献更大的力量。

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