商务助理年终总结docx

商务助理年终总结docx

尊敬的领导:您好！

今年是公司成立10周年，作为公司的一员感到我由衷的自豪与高兴，亲身感受

到公司的不断发展和变化，我对工作更加充满了信心！自201*年8月24日进入公司到现在已经有1年多了，在公司同事和领导的支持帮助下，我成长了许多。通过这一年的工作及学习，我个人的工作模式和工作方法都有了较大的进步，现将这一年多来的工作情况分类总结如下：一、日常工作的完成情况及心得

自10年8月至现在，我的工作主要分为2部分：201*.3.14至今调岗到公司的商务部，作为商务助理开始接手一些商务上的工作，主要是做好商务订货信息的建立、报价跟踪、安排物流发货、技术项目表的整理同时协助公司商务和技术做好相应的工作。201*.8.24201*.3.14作为公司的内勤助理主要负责前台接待和一些行政方面的工作。

1、商务助理期间的工作心得

在此期间我的工作主要是以下内容：

1)处理日常的商务发货：跟客户联系发货方式、核对收货信息和收发票信息，通知物流发货、财务开发票。同时对于新客户要跟对方联系索要开票信息和一般纳税人证明。

2)跟踪商务的报价：对于每个报价单子，做到报价一周内有跟踪，建立了报价单跟踪回访记录表。跟踪结果及时反馈小史和衣总。

3)管理客户订货信息：整合了发货记录、库存记录、在途订单建立了客户订货参考表。根据此表随时协助商务领导统计各型号的订货需求，并协助安排客户货物的订单分布。

4)做会议记录、协助技术整理项目表：做会议记录发送想关人员，改进了技术项目表的布局、协助技术整理完善项目表。

5)协助小史处理日常工作：主要包括给客户发送报价、合同传真、电话催款、管理好技术协议、随时处理小史安排的工作任务等。

6)承担了技术交流会的部分筹备工作：联系客户、确认参会人员、准备会议用品、协助会议召开等。通过这项工作，使自己对公司客户有了一个进一步的熟悉和了解；同时也借此机会锻炼了自己的组织协调能力。该阶段形成的工作流程及正常情况下的案例分享：

1)建立了商务订货参考表，使得各型号的货物状态便于查询和管理。通过这个表格的使用，一方面使得订货查询和货物订单分布变得直观、另一方面也在一定程度上加快了工作效率。通过这个表格的建立，加深了对产品型号的掌握，了解了部分常规产品的客户群，但是这个表格目前刚步入正轨运行阶段，难免会出现一些的错误，今后的工作重点就是，进一步熟悉常规产品的用户，在接到供应商反馈的发运单和backorderreport的时候认真的核对每一个型号，及时和商务领导沟通货物状态，力求准确。

2)建立了商务报价跟踪表、并定期分析报价跟踪结果。通过对这201*年4月201*年7月这4个月来的报价跟踪结果分析，发现报价转成合同的客户类型中oem厂家是主力，占客户类型的半数以上，配套、维修和贸易类公司的询价转成合同的数量较少，且比例不稳定。根据近几个月的报价跟踪，得出以下经验：对于配套、维修和贸易类公司的报价跟踪，一般来讲具有：周期较长、不确定性强的特点。由于客户公司的性质，决定了需要我们及时跟踪、并根据客户的意见即时做出反馈响应，一方面能够体现我们的真诚、专业，增加合同签订的可能性，另一方面也能够尽可能多的掌握客户信息、尽早做出判断并调整跟踪计划、同时也能发掘一些潜在的商机。对于OEM厂家的报价跟踪，重点在于确认对方收到报价的同时尽可能多的获得对方的机型、用量、期望交货期等信息，以此判断是否需要提前准备货物事宜等（尽量通过海运保证供货）；相对于配套、维修和贸易类厂家的报价跟踪流程，OEM厂家的报价跟踪较为系统和规范，跟踪周期比较规律（一般来讲是一单报价跟踪1-3次即可确认是否能够形成合同订单），并且由于和客户的良好合作关系，我们能够很快的确认此单报价是否成功。

3)处理商务发货的工作，此项工作我的原则是：响应领导提出的运费成本控制，基本在客户中形成了中小货物自提、大货物物流送货的模式。经过这段时间的工作，基本上总结出这样一个工作流程：

在接到发货通知时，首先，根据货物重量和物流部沟通，确认最节省的运输方式。然后，结合客户的交货期限与客户沟通确认发货信息，最终达到客户能够高兴的认同我们的货物运输方式这个结果（对于多是老客户来讲，合作关系融洽，沟通方便，基本是按惯例模式进行；对于新客户，经常遇到不接受中小货物自提的情况，多数是通过一些语言上的沟通技巧使客户最终能够自然接受。）；最后，对于一些突发的紧急提货的客户，发货方式是按领导的要求处理。

4)协助整理技术部项目表。从新设计了技术部的项目表版面，逐步完善补充了客户和产品信息，但是项目表还是存在一些错误（例如：产品型号更改没有及时更新、项目信息不完整等），已经写了一个项目表使用说明的程序性文件，领导正在审批中。今后需要和技术人员共同完善维护好项目表，形成准备完整的项目信息。2、内勤助理期间的工作心得

在此期间我的工作主要是以下的内容：

1)协助发货、邮寄发票、样本，并全程跟踪货物，定期将发货照片刻录存档；2)接听、转接电话，接待来访客户；

3)收发公司邮件、货物，同时做好记录以备查询，按月结算邮费；4)每天做好考勤、监控及员工外出登记，定期上报；5)根据领导要求查询、预订机票、车票、酒店等；

6)做好公司会议通知及会前准备工作，协调员工保障会议顺利进行；

7)按月采购办公用品、定期清点库存并上报，做好办公用品的管理、发放。8)公司电器及各类设备的供给、保养、维修。9)及时有效的完成领导安排的各项任务。

该阶段形成的工作流程及正常情况下的案例分享：1)我们的专业精神是树立公司形象的第一张名片。

在协助发货的工作上，结合实际和客户需求设计了新版的物流部送货单并

投入使用，版面整齐、信息丰富。满足了客户要体现物料号、货物包装描述等的需求；对于客户货物的全程跟踪及时回访，发现异常情况立刻反馈并积极做出响应，以及积极的协助为客户提供货物签收信息等，都体现出了我们的专注和专业精神，努力满足客户要求，给客户留下好印象。2)做个工作中的有心人，做好每件小事。

认真的对待每一项工作任务，用心对待日常工作。例如：设计了物流商务

的工作日报表并投入使用；将原来零散的办公用品采购，更改为每月按计划采购，并建立了采购成本记录，方便今后的查询参考；收集客户信息，分类整理成客户通讯录，方便公司同事的快速查询；认真做好领导交办的其他工作等。二、工作中出现的异常案例分析及解决方案

1、在技术交流会的筹备工作中，采购会议礼品优盘。收到的样品质量低劣与询价产品不符，导致采购工作无法按预想正常进行，当时的处理是：拿出备选方案、即时上报领导，签订了样品合同，积极联系相关厂家保证货期和供货质量。通过这个事情得到经验和教训就是：对于接收到工作任务，在按照计划进行的同时，要充分考虑各方面的因素，准备一套完整的备选方案，以防万一。对于采购的事宜，要根据实际情况先签订样品合同，得到实体的样品确认无误后再行采购，不能盲目的下订单，以免造成不必要的损失。遇到异常情况，不能退缩，要及时汇报领导，勇敢面对事实、敢于承担责任，凡事把解决问题放在首位，确保工作的顺利进行。

2、对于电子版的工作资料，定期的整理备份到光盘存储，防止由于电脑异常而丢失。已经写了一个公司资料存档的流程文件，暂时在商务部试行中。

3、刚开始在报价的跟踪的过程中，由于在致电客户前没有详细掌握报价信息，以至于客户在询问相关事项时不能及时完整的解答出来，让客户感觉不是很专业。通过此事，形成了一个习惯：在致电客户跟踪之前，首先温习报价单内容，结合报价查询商务订货参考表落实货物情况，再联系客户，确保能够流利的为客户解答报价单上的相关内容，给客户留下专业的好印象。三、工作中的紧急情况预案

将自己所负责的工作分类整理写成书面文档，电子版的工作资料系统完整的存档，当由于请假或其它事宜不能及时到岗时，可以转接给相关人员代为处理，并确保整理出来的工作信息能够被除本人之外的其他任何一个同事看懂。

以上就是我的工作总结汇报。今后的工作中我会重点克服上面提到的不足之处，继续以饱满的热情和积极的态度全心投入到工作中！2)快速判断对方的身份，很难第一时间就分清身份的“同等对待”也很重要。

3)当遇到开会或者同事暂时不方便接听时，针对事情的缓急作出合理处理，留下对方信息（公司、姓名、电话、事情）并及时转交相关人员。

4)了解行业知识和公司各部门的工作内容，有一定的知识储备，能准确地转接电话。另外当某部门无人应答时在我力所能及范围内，能简要回答好客户的问题，同时也能抓住适当机会为公司做宣传。做好公司和客户沟通的桥梁。

客户来访接待工作，我认为最重要的是对客户的尊重和热情周

到的礼仪。从细节处着手，让对方由衷的感觉到在我们这里受到了足够的重视，给对方留下好印象。在这方面我还有很多要学习的地方，需要今后继续加强。

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商务助理岗年终总结

自201*年11月6日进入公司，这2个月的短暂时光让我意识到自己当初选择进入凯立信商务助理的岗位是对的，虽然说公司不大业务也不太繁忙，但对于毕业不久的新人来说也刚好能驾驭能更多获取一些工作机会，也能时常面对面接受领导们的工作指导。在公司领导和同事们的支持帮助下，我成长了许多。

通过这2个月来的工作及学习，我个人的工作模式和工作方法都有了较大的进步，现将工作情况分类总结如下：一、日常工作的完成情况及心得我的工作主要分为对内和对外2部分：

对内工作：①与项目相关的施工合同及商务性文件资料的建立归档整理；②协助部门经理处理一些部门零碎事务，文件打印，文件的寄送等；

对外工作：①完成招投标相关工作，包括购买标书、提交开标协议、缴纳投标款项、整理制作标书和参加开标会议等工作。②项目部类似采集器设备订货信息的建立，合同的传递、货款及发票的跟进。

工程类相关的工作内容以前没有涉猎过，也正因为存留这种新鲜感而让自己愿意主动去快速的学习然后操作。对内工作基本能达到领导要求，对外工作主要是标书制作这一块，作为新人一方面不熟悉标书制作上的专业要求，另一方面没有合理安排好招投标时间，结果是前两次的标书完成效率和质量都不高。从这几次投标工作的参与中，我已能掌握整个投标工作流程，重点在标书制作方面逐渐有了自己的思路和总结的经验技巧。在部门领导的一次次悉心指导让我在工作中得到有效的方法，还有各同事的通力合作帮助下让我的本职顺利开展。当然在工作中也出现一些差错和问题，总结如下：1、在面对很多紧急事项时，表现的还不够具有条理性和逻辑性2、还欠缺在标书制作方面的专业技能，一些常识问题仍需继续积累。

方法在摸索总结中，在一件件工作的完成中和领导的指导下自己做事的思路和条理性也在开始形成，也许这就是所谓的工作之道，如果自身能很好的领悟和形成会对以后的工作带来很大的提升。二、企业业绩总结

201*年我司已签订项目合同13项，还有3项合同正在与甲方拟定中，预计1月中旬会完成签订。

201*年11月以来我司共参加招投标项目共12项，中标项目共6项，已取得中标通知书。三、今后工作的预期计划

根据部门的发展需要，未来销售部的工作会更加细化，商务助理的岗位会根据个人能力情况定岗，我个人的选择更倾向于从事对内相关工作。因为自己在面对多项紧急事务时还不能很好的来应对和合理完成，这个弱点会影响工作的进展。所以我想暂时做一些内勤相关，工作内容不是特别紧急，但需要细心、耐心和求精的态度。

现阶段个人一直保持学习的欲望，想学习一些工程项目相关的东西，比如工程造价、项目运作管理。目前这方面自身是很大的空白，但目前有这方面的学习兴趣和未来希望的发展方向，年轻人应该抓住学习的机遇，以后才能有更大的发挥空间。所以未来的工作中如果有类似方面的工作内容，希望领导可以适当性的交予我来完成。

四、对公司的合理化建议

1、公司建立一个书库，可大可小，包括行业发展、职业技能、生活服务等方面的。

2、公司还是比较偏向年轻化队伍，平时工作之余可以适当性的开展一些娱乐活动。

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