员工如何做好工作计划及总结

员工如何做好工作计划及总结

员工如何做好工作计划及总结

一、工作计划

（一）工作计划的概念

工作计划是对即将开展工作的设想和安排，如提出任务、指标、完成时间和步骤等；工作计划是我们走向积极式工作的起点，同时也是提高工作效率的有效手段。作为一个管理者，必须知道你的部门的工作任务与目标，明确方向，知道自己的工作内容，如何来干好这些工作，什么人来干这些工作，工作进度怎么安排，掌握哪些可以使用的资源?作为管理者，通过工作计划，利用可以使用的资源，统筹规划，按照事先设定策略、方法、完成时间与要求，完成各项工作目标。这就体现了你的管理水平与能力。（二）工作计划的两种形式

1、消极式工作（救火式工作，在错误已经发生后再去处理错误）2、积极式工作（防火式工作，能够预见问题，提高计划，消除错误）（三）制定计划的步骤

1、根据上级的指示精神和市场的现实情况，确定工作方针、工作任务、工作要求，再据此确定工作的具体方法和措施，确定工作具体步骤，付诸实现；

2、根据工作中可能出现的偏差、缺点、障碍、困难，确定预定克服的办法和措施，以免发生问题时，工作陷于被动；

3、根据工作任务的需要，组织并分配力量、资源，明确分工；4、计划草案制定后，应交相关的人员进行讨论；5、在实践中进一步修订、补充和完善计划。（四）工作计划的表现形式

1、条文形式：一般详细的计划多采用条文形式；2、表格形式：相对简单的计划多采用表格形式；3、文件形式：时限较长的计划多采用文件形式。（五）工作计划的四大要素

1、工作内容：做什么（what）--工作目标、任务（要举例：活动方案）计划应规定出在一定时间内所守完成的目标、任务和应达到要求。任务和要求应该具体明确，有的还要定出数量、质量和时间要求。

2、工作方法：怎么做(how)采取措施、策略（要举例：）

要明确何时实现目标和完成任务，就必须制定出相应的措施和办法，这是实现计划的保证。措施和方法主要指达到既定目标需要采取什么手段，动员哪些力量与资源，创造什么条件，排除哪些困难等。总之，要根据客观条件，统筹安排，

将“怎么做”明确具体，切实可行。特别是针对工作总结中存在问题的分析，拟定解决问题的方法。

3、工作分工：谁来做（who）--工作负责（要举例：执行计划、部门工作计划、公司活活动工作安排）

这是指执行计划的工作程序和时间安排。每项任务，在完成过程中都有阶段性，而每个阶段又有许多环节，它们之间常常是互相交错的。因此，订计划必需胸有全局，妥善安排，哪些先干，哪里后干，应该合理安排。而在实施当中，又有轻重缓急之分，哪是重点，哪是一般，也应该明确。在时间安排上，要有总的量才录用，又要有每个阶段的时间要求，以及人力、物力的安排。这样，使有关部门和人员知道在一定的时间内，一定的条件下，把工作做到什么程度，以便争取主动，有条不紊地协调进行。

4、工作进度：何时做（when）--完成时限（要举例：执行方案）（六）写好工作计划的五大原则（根据部门实际情况举例说明）

1、对上负责的原则。要坚决执行上级的指示精神，服从全局利益，反对本位主义。

2、切实可行的原则。要从实际情况出发定目标、定任务、定标准。3、集思广益的原则。广泛听取意见、博采众长，反对主观臆断。4、突出重点的原则。分清轻重缓急，突出重点为，以点带面，不能眉毛胡子一把抓。

5、防患未然的原则。写明相关保护或防备的措施。（七）怎样保证工作计划得到有效的执行：

工作计划的要求：工作计划不是写出来的，是做出来的。工作计划写出来，目的就是执行。执行不是人们通常所认为的“我的方案已经拿出来了，执行是执行人员的事情。出了问题也是执行人员自身的水平问题”，计划能不能真正得到贯彻执行，不仅仅是执行人员的问题，也是出计划人的问题。

另外，工作计划应该是可以调整的。当工作计划的执行偏离或违背了我们的目的时，需要对其做出调整，不能为了计划面计划。还有，在工作计划的执行过程中，要经常跟踪检查执行情况和进度。发现问题时，就地解决并继续前进。

阐述有效执行的作用。（结合案例说明）二、工作总结（一）工作总结的意义

总结是指导和推动各项工作的一个步骤。有总结才会有提高，才会有进步。同时，总也是不断提高思想、业务水平的一项切实的事情。有总结，我们才能认识到自己的不足，总结对于我们策划部在日常工作中是非常重要的一项功课，不仅是月总结，大家针对自己的各块工作只要认真总结，就能不断提升。（二）工作总结的特征

1、工作总结也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，取得什么样的经验和教训。

2、针对存在的问题与不足，充分进行分析，采取相应的应对策略与改进措施，提高今后的工作效率和质量。

3、最重要的举出相应的事例，特别是举出的事例要有说服力。（三）工作总结的作用

1、总结是寻找工作规律的重要手段。2、总结是培养、提高工作能力的重要途径。3、总结是团结员工争取领导支持的好渠道。（四）写工作总结需要注意的事项

1、总结前要充分搜集占有材料。一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。这是正确分析、得出经验与教训的基础。

2、总结中要有数字，更有说服力。

3、工作总结切忌回避问题。要体现实事求是、一分为二的原则。总结的目的在于应用、发展和提高；在总结成绩的同时，要客观的查找工作中存在的不足和问题，正视缺点，以警示今后的工作，少走弯路，避免在将来的工作中犯同样的错误。

4、避免简单罗列，体现依事说理的原则。工作总结不仅仅是工作量的罗列汇总，而是要通过总结上升到理性的高度来认识所做的工作。要通过对工作总结得出一般性规律，形成有益的经验，使其对今后的工作具有指导作用，对他人具有借鉴作用。

5、切忌事无俱细，体现突出重点的原则。无需事无俱细地对所有工作进行总结，芝麻西瓜一起抓。重点应该是承担的任务指标完成情况、队伍建设情况以及完成指标克服困难所采取的措施等。

6、建议必须写清楚，不能含糊不清，否则公司也不好回复。

可以说，总结是对已经做了的工作的归纳总结，也是对下一步如何合理制定计划的思考。员工要学会对自己无法实现的计划进行总结分析，分析不能如期开展或完成的真正原因，然后在分析的基础上吸取经验教训并加以改进。

扩展阅读：如何用工作计划软件,做好企业管理

本人参加工作将近10年，在大大小小的企业都呆过。201*年开始创业，带一个20人的团队，两年下来，发现小微企业能做好计划真的不是一件容易的事情。一是企业自身的管理，员工执行问题；二是找一个好的工作计划软件，也不容易！直到去年，我们使用了一个日事清工作软件，再加上不断的培训，才算真正彻底解决了这个问题。

中间遇到的问题，且听我慢慢说道。第一个问题：为什么员工计划写的不堪入目？

自己下海创业之前，本人在某知名电商企业。虽然那时部门不要求写周计划周报，但是每周的周计划总结会是雷打不动的。会议内容就一个：每个人讲讲自己上周的工作总结，下周的工作计划。基本上每周的工作，都会根据部门整体的工作目标来进行，从来没有觉得写周计划、周报会是个严重的问题。

自己创业之后，为了加强工作管理，也要求员工每天用excel表格写工作计划，但下面员工写的内容，简直不堪入目！往往都是极其精简的几句话，比总理的批示还要言简意赅。根本看不出来，这个人到底下周要做什么事情。工作总结，也是毫无逻辑可言。不管你对下面的这帮人说多少次，基本上效果不大。为什么同样一件事，在大企业和小企业里面，差别就这么大？了解了下面的原因，以后就不会动肝火。

1）大企业和小企业的员工素质不一样。不管你承不承认，大企业里面员工的基本素质就是比小企业的普遍要高。别看平常就是写个工作计划、总结报告，重点大学毕业的学生和专科毕业的学生差距很大，所以，如果你的员工大部分都是专科毕业生，建议你对写工作计划这件事，不要报太高的期望。2）小企业的老板自己也有问题。开展一下自我批评：作为一个团队的leader，你是不是清晰的给团队传达了本周、本月的工作目标？相信大部分人都没做到，所以你也不要怪员工，因为你自己都不知道该把团队往哪带。我们找到的解决办法：

使用日事清工作计划软件，采用固定的格式写，如下图所示：

让员工写计划的时候，明明白白把要实现的目标定出来！以及如何完成这个目标。

第二个问题：写完了计划怎么执行？

你永远都会发现员工写的工作计划，到周五开总结会的时候，他会告诉你：由于这事那事，导致他没有完成既定的计划。总之：千错万错，不是我不努力，确实是客观条件导致的，最常见的就是时间不够用。

我公司之前有个做销售的员工，他为了给一个客户送发票，仅仅就是为了送发票，亲自从城南跑到城北，从下午1点出去，到6点多回来，周五我们开总结会还迟到了。你问他为什么做好的周计划没完成，他还振振有词，时间太紧。今天光给客户送发票，都占去了半天的时间！能把人气死！一个快递，8块钱就能搞定的事情，他能花费一下午的时间去做，根本没脑子！对公司来说，每天支付他两百块的薪水，就是下午送了个快递！我们找到的解决办法：

使用日事清工作计划软件，让员工学会区分事情的重要紧急程度。

第三个问题：员工动力怎么来？

让员工养成做计划，写总结的习惯，是一个长期的过程。作为领导，如果员工写的周计划、总结，好坏情况得不到及时的反馈，那么慢慢的他们就会丧失写计划总结的热情！更严重的是，长此以往：员工将丧失思考工作的热情！

其次，由于工作计划是公司推行的一套制度，如果不能严格的落实下来，会给员工传递一种信号：公司很多事情就只是说说而已，当不得真。针对这种情况，我们团队的解决办法是：

每周开周会的时候，严格检核员工本周的工作计划完成情况，下周的工作计划情况。对于完成任务较好的，公司当场奖励100元，对于完成不好的，罚做俯卧撑20个（女的话是蹲起20个），以示惩罚。并且将周计划总结的考核结果列入年终优秀员工评选的终极指标。

以上是我公司使用工作计划软件，做公司管理的分享，谢谢！

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