第九届院学生会秘书处华珊11至12学年工作总结报告
第九届院学生会秘书处华珊11至12学年工作总结报告
时间稍纵即逝，转眼我们的大一生活即将结束。我从来去年九月进去院秘书处以来，已经有八个多月了。那时抱着憧憬的心参加了院学生会秘书处的面试，很幸运通过了层层筛选，最终进入到院学生会这个大家庭。那时，我对部门的工作并不是很了解，甚至基本都是不知道的。但通过这一年的工作月学习，我对学生会和本部门的工作及只能都有了充分的了解，现作以下总结：
首先，秘书处和其他兄弟部门一样，作为学生会的一个常务机构，负责处理档案、文件、日常会议、各种申请、办公室的物品管理等工作；其次，秘书处应该是一个监督管理机构，通过各项制度的制定、实施、监督三个环节，协助主席团对学生会工作进行监督管理；最后，秘书处还应该是服务机构，是主席团和各部门的情报机构，咨询机构，各项活动的全程参与者，协助者。
重要的工作即为完成主席团与各部门的上传下达工作，及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作，同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务，以备主席团及时做出工作调整。秘书处的枢纽工作关系到整个学生会的运转，极为重要，本年度已认真完成此项工作，使学生会的工作顺利进行。
学生会的管理秘书处负责很大一部分，在学生会的领导班子确立后，要做部门职能细化，分工明确，并对各部门进行干部培养，使学生会成为具有战斗力的整体。
从总体上说，秘书处的事务比较细、杂，也很繁琐，需要一定的细心和耐心，"要沉得住气"。但较之其他部门，秘书处的工作应该还是很轻松的。如果没有重要活动，整理会议记录就是主要的活了。这很简单，但也有值得考虑的地方，比如哪些内容应该详细，哪些内容应该摘要，哪些内容不应纳入等等。
在重大活动期间，秘书处的工作也紧张起来。整理资料、搞好后勤，很细碎，但也很重要。
良好的工作成效来源于团队的凝聚力、协作精神和有效的运行体制，因而本学期秘书处把工作的首要任务定位在建立健全完善的工作制度以及管理制度。
围绕每项主题活动，以主席和相关的某个或某几个部长牵头，成立相应的工作负责小组，进行整体筹划、内部分工等工作；其他部门作为各年级的学生干部或成员负责在各班进行活动宣传、信息收集和意见反馈等协助工作。
学生会的管理工作为秘书处的很重要的一部分，作为学生会内的组织、协调中心，组织、筹划、协调各部开展活动是其基本职能，在各部门领导确定后，做好了部门职能细化工作，并协助各部门进行了解，参加了学生干部培训，凝聚并加强了了整个学生会的战斗力。学生会每次召开例会，对以前的工作进行总结并对后期工作进行部署，秘书处负责整理档案。并对目前活动进行协作调整及后期工作计划。
秘书处的一个基本职能是文字、档案材料的管理。本学期初，学生会刚换届结束，我们就整理了上届学生会遗留下的一些文字材料，又根据我系学生会在发展过程中遇到的一些实际问题，制定了一些相关的文件。秘书处成员严格分工、各尽其责任，内部建设已初步完善。各部举办活动秘书处均参加筹划及具体实施，以便进行调解帮助，同时，了解活动的具体情况及干事表现。做好备案工作秘书处的工作有突出的地方，但也有其不足的地方，我们将总结经验，及时弥补不足，使秘书处的工作完成得更好。
自上学期九月份以来，我的第一项工作就是收集院学生会各部门成员的课表及联系方式，最后做出联系表和空余时间表。看起来是一件非常简单的事情，但是一点也不简单。前前后后，差不多花了近半个月的时间才弄好的。一件小事，让我知道了把事情做好其实不简单。我们需要耐心，需要细心。
后期的工作就是院运动会、校运会、迎新晚会、艺彩飞扬、主持人选拔大赛、健美操比赛等等。我们部门的主要工作就是做辅助工作。一般就是做做统计算分的事情。虽然不难，但是要及时准确，要在最短的时间内做出结果并上交。其中，还有定期参加院学生会的全体例会及工作培训。
在学生会工作的这段时间，我有自己的体会与提升。以下，我也说说自己对以后学生会的建议：
1、每周固定两到三个时间段，由固定的几个干事值班，并且固定尽量在此时间段整理出借和办公室物品，并严格按照制度规定执行；
2、有学生会统一各种资料，文件格式，包括签到表、策划书等等。
3、在保证安全的情况下，办公室钥匙和仓库应该多配发几把钥匙，保证任何紧急情况下，能及时打开门；
4、在安排各种事项前（紧急情况除外）计划、安排好，并提前告知秘书处，以保证能有充分时间通知各部。
内部建设：1、干事发展：也许是巧合，秘书处的干事都有个共同特点：内敛，但思维活跃。从一开始纳新时，一个个紧张的表情和稚嫩的想法，到现在的成熟和稳重，大家都有了很大转变。交代的任务也能按时，按质完成。
设想：1、在各部长纳新前就应该进行纳新培训，并写出部门纳新计划，保证能找到最适合的同学当干事；2、应该由院学生会定期组织各方面培训讲堂（电脑应用技能、文案写作技能、日常礼仪等），也可以不定期播放电影，组织集体郊游或运动比赛（拔河、篮球、足球等），在安排干事学到一些实用的知识的同时，让干事树立学生会整体观念和集体荣誉感，也保证了干事的兴趣和积极性；3、提升学生会干部的领导技能和素质，同时部长应该和干事之间建立私人友谊，多联络，多沟通，经常集会或活动，用个人感情和魅力凝聚干事。
院学生会秘书处华珊二一二年五月二十一日
扩展阅读：201*年学生会迎新生方案
201*年学生会迎新生工作方案为了配合学校做好迎新工作，帮助刚踏进大学校园的学子尽快熟悉校园环境、适应大学生活，同时展示大学校园文化；9月10日也是教师节，为营造嘉园尊师重道之风，激发新生的感恩之心，校团委、学生会、社联联合举行迎新生系列活动。具体方案如下：
一、迎新生工作机构
总统筹：刘思林组长：高华珊
副组长：张莺莺钟娜君陈志钊负责干部：曾展宏彭彬冯志勇
成员：团委委员、学生会委员、社团联合会委员二、时间：201*年9月三、地点：校本部江北校区四、活动1：新生服务咨询点
(一)时间：9月10日（星期六）上午8：00下午5:30(二)地点：世纪广场
(三)参与人员：校团委、学生会、社联全体委员
(四)工作内容：为新生提供咨询、帮助，介绍三家情况，分发招新通知等。(五)前期宣传：
微博和新生QQ群：宣传本次三家机构迎新的时间、地点、招新通知以及能为新生提供的各项服务（提前一个星期实施，网络部）(六)前期准备：
1、申请书：场地使用；
2、迎新咨询点工作安排（具体人员安排待定）3、广宣品：
（1）展板的设计（4块）：
A.校团委、学生会、社联简介和图片展示；B.教师节展板（由学生会设计）；C.负责部门：网络部、宣传部。
（2）横幅（一条）:A.内容：迎新生服务咨询点（负责部门：宣传部）；B.挂于当天服务咨询台前；
4、材料准备：大学生活指南、三家联合招新通知、遮阳篷（3顶，有学生
会提供）、学生会直属机构招新通知（1000份）、饮用水（桶装水一桶）、吸水器（一套）、若干一次性杯、桌子（3张）、红凳（20只）、手提电脑（2～3台）、低音炮音响（2～3套）、图钉、红布（一条）、排插电线若干、迎新宣传视频、音乐（体现青春活力）、值班人员通讯录一份、大头笔（5条）；
（初步估计：搬运物资需20人次）
5、开动员大会：动员三大组织参与迎新所有委员做好准备工作，安排具体
工作以及注意事项，并发放相关材料进行学习，以备更好地做好设点迎新的相关工作；(七)活动实施流程
1、将迎新当天所有物资于前一天备齐后置于团委多功能厅；2、9月10号当天早上7：00所有工作人员在黄桂清五楼集合；3、物资搬运到指定位置，摆篷，挂横幅，摆桌椅铺红布，调试电脑音响，
平均合理置放资料，驻点人员到位（具体人员安排待定）；4、将两套电脑音响分置于迎新咨询桌左右两边，播放宣传视频与音乐（并分派两名委员分别负责设备的看管以及操作）；
5、将各种迎新资料置于迎新桌的中间，集中团委、学生会、社联以及教学信息中心、礼仪队各组织的成员，以便咨询（每个时间段需7人驻点，每组织各派一人，另外加上两名精通计算机技术的委员）；6、将4块展板放在迎新咨询点的两侧（一侧两块），教师节感恩的展板由学生会值班委员负责，新生可在展板留言处写下自己对未来大学老师的期待感恩之语；
7、抓拍学校当天迎新盛况（网络部）；
8、简讯报道（联系广播台）；(八)注意事项：
(1)全体委员在11日上午7:00准时在办公室集中，开始准备工作；(2)值班时间：上午：8:00－下午5:30；
(3)换班时，各组织委员须等到所在组织接班人员到场后方可离开；(4)着装得体大方，佩戴工作证，会徽，会服，体现校级干部的形象。(5)工作人员定要充分做好准备，备好功课，尽量做到有答必问，答合
所问，在新生心目中树立校级学生组织的地位，以便招新工作；
(6)值班人员须保管好自身及咨询点的所有物资，如有丢失，后果自负；(7)迎新前各工作人员说负责的项目必须与相关负责人联系，完成任务
或发现问题及时向所在组织负责人汇报；(8)待人时要有礼貌，耐心解答，语言婉转;
(9)如实回答新生提出的问题，不得乱造谣言。当提出的问题不能答复
时，就说明原因。
五、活动2：嘉应学院201*级新生心理辅导讲座一、讲座目的：
为了帮助11级新生尽快完成从高中生到大学生的角色过渡，适应全新的嘉园生活环境、人生角色、生活内容与方式上的巨大变化，使其最大程度地减少对陌生环境的迷茫与疑惑，给自己的大学生活有一个初步的认识与定位；也为了帮助新生调适和排解心理上的困扰，使其拥有积极健康的心态。二、主办单位：嘉应学院学生会三、讲座举行时间、地点：（初定）
201*年9月14日（周三晚）金利来204多媒体演讲厅（校本部）四、主讲老师：待定
五、讲座对象:嘉应学院201*级新生六、具体安排：（一）前期工作
1、邀请嘉宾，申请会场，邀请主讲老师（生活部）2、①制作宣传横幅和海报（宣传部、网络部）；②发放讲座通知（学习部、秘书处）；
③入学新生心理问卷调查（大学感想、学校印象、专业评价、困惑疑
难、大学理解、未来计划、自身培养等心理调查、诚信价值观、其它）和统计(调研部)；
④制作嘉宾牌、制作PPT（网络部）；座位安排表（学习部）；
⑤会场音乐（文娱部、网络部）设备调试（网络部、文娱部）；⑥饮用水（生活部）；
⑦有奖问答纪念品（文娱部）现场主持人写主持稿（秘书处、文娱部）（二）现场工作
1、会场布置、座位安排；现场秩序维持、后勤服务；结束清场2、总负责人：陈璇
3、后勤人员：调研部、维权部、体育部4、女生部（负责礼仪接待、后勤茶水）（三）后期工作
1、通讯报道（学习部）2、活动总结（秘书处）（四）讲座流程
新生进场介绍嘉宾讲座开始老师解疑（有奖问答）讲座结束退场清洁（全体校学生会干部干事）七、活动4：新生杯篮球赛
1、主办单位：嘉应学院学生会2、时间：十月中下旬
3、地点：嘉应学院校本部篮球场。（具体方案如有需要另附）
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