跟单员职责
青岛北苑英徽家具有限公司跟单员岗位职责（生产跟单）
一、跟单员的定义：
跟单员是指在公司运作过程中，以生产订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员，是围绕着订单去工作，对出货交期负责的人。
二、跟单员的工作界定：
（1）业务跟单：对产品进行跟进。尤其是对外协厂加工的产品；（2）生产跟单：对已下达生产的订单进行总结，对生产进度进行跟踪，及时反馈信息。
三、跟单员的工作定位：
（1）寻找重点：通过生产和库存，寻找工作重点，杜绝出现不及时交货。
（2）设定目标：每天总结，把工作着重点及分配的工作在当天完成，不拖延。
（3）传播信息：将公司的信息，传达到每个厂子。
（4）收集信息：收集各厂生产进程，并及时将所收集信息反馈到部门经理。
（5）分配产品：计划表的定制和执行，辅料采购及协调工作。四、跟单员的主导意识：
跟单员要对公司所处的环境，分厂担负的生产任务及产生的结果有深刻的了解，作为跟单员要及时跟进生产任务，了解分厂如何生产，何时完成，出来的产品怎样。要求有主导意识：有责：全局意识，责任感，对一切负起责任。有方：有办法，有主意，遇到问题有解决的能力有效：有效率，有结果。
总之，要有目标，要有全局观念，在跟单工作中目标很明确：就是对最终生产结果负责。
五、跟单员的工作内容及知识，技能要求：
跟单员的工作内容主要有：白茬生产跟单，物料采购跟单，成品生产过程跟单及外协厂联络跟踪。
(1)白茬生产跟单：了解白茬生产流程及质量标准知识。(2)物料采购跟单：了解生产成品所有所需材料及采购周期。(3)生产过程跟单（生产进度跟进）:懂生产，懂管理，懂沟通。(4)外协联络跟踪:了解外协工厂的生产进程和生产现状。六、生产跟踪：（生产过程跟单）要掌握生产过程跟单的基本要求生产过程跟单的流程：
生产过程跟单主要是了解企业的生产进度能否满足定单的交货期，产品是否按订单生产，因此跟单员要深入企业的生产车间查验产品的质量与生产进度，发现问题要及时处理。因为生产过程跟单的基本要求是使企业能按订单即时交货及按订单约定的质量交货。所以我们要深入到生产线，查看进度，查看质量。
1、生产过程跟单的基本要求：
（1）按时交货：要使生产进度与订单交货期相吻合，做到不提前也不推迟。按时交货跟单的要点：
（2）按质交货：生产出来的产品符合订单的质量要求。2、生产过程跟单的流程：（1）下达生产通知书。跟单员接到生产计划后，应将其记录在生产登记表上。要明确客户所订产品的名称，规格型号，数量，包装要求，交货期等。（2）分析生产能力
生产通知单下达后，要分析企业的生产能力。能否按期，按质地交货。如不能应采取什么措施？（3）分析生产计划：
生产计划的制定及实施关系着生产管理及交货的成败。跟单员要根据实际生产能力分析生产计划表。
（4）跟踪生产进度4.1生产进度控制流程：4.2生产进度控制作业程序4.3生产进度控制重点：
4.4实际进度与计划进度发生差异，要找原因。通常有下列原因：4.4.1原计划错误4.4.2机器设备有故障4.4.3材料没跟上。4.4.4不良率和报废率过高4.4.5临时工作或特急订单的影响。4.4.6前制程延误的累积
4.4.7员工工作情绪低落，缺勤或流动率高4.5跟踪生产进度的表单：生产日报表，生产线进度跟踪表。
青岛北苑英徽家具有限公司
201*-8-
扩展阅读：销售跟单员的工作职责(参考)
销售跟单工作职责
一、跟单员基本工作及要求
（1）销售订单处理
客户到厂下单有：电传下单、邮寄下单、电话口头下单等，每张订单的下法不同，跟单员都应将它们转成书面订单并录入订单跟踪表，以便进行跟踪。并在确认交期后回复订单，订单处理与回复不得超过24小时。
下单时，我们要注意在各方面存在的问题。举例如：颜色、数量、交期的沟通等。客户的订单原件按照订单完成状态分类整理成：待处理订单、已完成订单以便分类检索。书面或口头回复每张订单并记录，跟踪每张单订单的生产并将货品顺利的交给客户，收回应收回的款项。
（2）销售送货安排
根据客户订单要求交货时间、订单的紧急程度以及客户的信誉度结合库存情况及在途物料等情况安排销售发货。
为提高发货效率，销售跟单员务必在当天上午下班前做好下午的发货订单并打印出来，当天下午下班前与仓库及生产和外协跟单沟通安排好次日的发货计划并做好初步的发货单以及至少一张可以确定的发货单（即确保次日一上班就可以装车的发货单）。如因销售发货安排有误，造成发货推迟或延误的，跟单人员承担相应责任。
涉及回款或其它不确定事项的，必要时跟单员安排发货需要与销售主管和财务做相应的沟通。产品短缺时先分配给主要客户。
（3）生产库存跟踪
将客户订单结合库存情况转化成定额发料单交付生产或外协：一定要把客户要求在生产单上写清楚。交生产部门生产之前，应向仓库了解生产原材料是否足够本单的生产。并且，不同客户下达的相同的产品订单在前部生产订单未完成时要尽快合并生产，以便提高生产效率。
交付生产之后务必跟踪生产进度，并得到生产明确的排场回复，据此回复客户的交货期，原则上交货期误差控制在1-2天。
生产过程中，如有意外情况不能满足客户的要求时，一定要及时将情况反映到公司最高层，最终找到解决的办法。
小样：打小样的目地是看本公司的做货能否达到和满足客户的要求，同样也是大货和产的依据。一般情况是按正常的手续，小样全部是由客户自己批板后再下单做货的。修改定单一般情况是要求跟客户重新下单，跟单员重新开单交生产部生产或者取消生产订单。
（4）销售回款跟踪
填写销售对账单并与财务对账确认后汇总，给销售人员提供准确及时的收款信息。客户未及时回款的要向销售主管提醒并报知财务注意。
到期应收款的，提前一天与财务核对好并整理好收款单据交付业务员去收款。每月度结束后，销售跟单必须与3天内将销售汇总表做好并提交财务审核归档。
（5）客户档案的管理
新客户及时登记客户登记表：务必将客户的准确的名称，地址、联系人、电话、传真、结算方式等数据完整无误输入登记表，以便销售开单时自动查询相关数据；
客户产品价格信息及时填写或者更新进客户登记表，以便保持数据的准确性，减少对账送货工作的复杂性。
客户资料有变更的必须及时变更。
（6）计算报价单
客户产品有变动或特殊要求而致使价格有变动或者是新客户，需要填写报价单报财务和总
经理审核之后给客户确认，并按双方确认报价执行。客户产品是使用新材料的，接到客户订单时必须请示总经理客户报价是否需要做变更，如
需变更则填写报价单获批，否则按原报价执行。（7）客户服务
客户来访接待：客户来访应该做到热情周到，如果因故不能接待的，务必请其它员工代为
接待，并跟踪记录客户来访情况。样品的寄送与登记：客户需要样品时与客户沟通清楚后送样给客户，并跟踪回访样品情况。客户投诉或是退货时：对客户的投诉，我们要了解问题出现的原因，并要采取措施，找到
对策，避免下次出现。客户要求退货，首先是尽量的使客户接受我们所出现的问题。若能返修，则再对成品进行
返修好后再出货。很严重的就重新生产，补单生产再送货。还有采用相互让步的折扣法。有时只能按客户的要求来处理。最重要的是如何想法让公司同客户达到双赢。（8）与各部门的沟通及完成主管交办事项的处理
跟单最重要的个人素质是什么？沟通！！跟单的本质是就是一个内外沟通的过程！同本厂内的各部门沟通：
面对生产部门我们就是客户，所做的一切在对老板负责的同时也要对客户负责。多同各生产部门沟通协调，让他们能更明确的了解到在生产各单时，客户的意图，使生产更顺利，能更好的满足客户的要求。同客户的沟通：
先要了解客户的心态，他们是希望你在最快的时间里，给他最好的货，价钱也希望是最低的。如果你能体会到这点的话，同客户的沟通也就不难了。同时，我们若能将手上的每张单子当作是自己的事至始至终的做好，客户那当然也就不难交差的。其实，只要我们能对客户真诚的付出，他们也会在有些问题上会理解你的，不会令你难做。配合销售主管并完成其交付的其它工作。
二、销售跟单的特点
1．
责任大
跟单员的工作是建立在订单与客户上的，因为订单是企业的生命，客户是企业的上帝，失去订单与客户将危及到企业的生存。做好订单与客户的工作责任重大。2．
沟通，协调：
跟单员工作涉及各部门。跟单员与客户，与计划部门，生产部门等许多部门的工作是一种沟通与协调。都是在完成订单的前提下而进行的与人沟通的工作。沟通，协调能力特别重要。3．
做好客户的参谋：
跟单员掌握着大量的客户资料，对他们的需求比较熟悉。同时也了解工厂的生产情况，因此对客户的订单可以提出意见，以利于客户的订货。4．
工作节奏多变，快速：
面对的客户来自五湖四海，他们的工作方式，作息时间，工作节奏各不相同，因此，跟单员的工作节奏应是多变的。另外，客户的需求是多样的。有时客户的订单是小批量的，但却要及时出货。这就要求外面跟单员的工作效率是快速的。5．
工作是综合性的：
跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性。对外执行的是销售人员的职责。对内执行的是生产管理协调。所以跟单员必须熟悉生产运作流程。
三、跟单员的素质要求：
跟单员的工作性质与特点决定了其从业的素质要求：
1.分析能力。分析出客户的特点及产品的价格构成，以利于报价。
2.预测能力。能预测出客户的需求，企业的生产能力及物料的供应情况，便于接单，生
产及交货的安排。3.表达能力。善于用文字和语言与客户沟通。
4.专业知识。对所跟单的产品要熟悉。了解产品的原材料特点，来源及成分。知道产品
的特点，款式，质量。便于和客户及生产人员的沟通。5.与人共事的能力。与各部门的人员打成一片，使其自觉完成客户订单。
6.人际关系处理的能力。处理好与客户，与上级，与同事，与外单位人员的关系。通过
他们来完成自己想要做的事。7.法律知识。了解合同法，票据法，经济法等与跟单工作有关的法律知识。做到知法，
守法，懂法，用法。8.谈判能力。有口才，有技巧。
9.物流知识。了解运输，装卸搬运，保管，配送，报关等知识。
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