集团公司会计档案管理办法
市政集团公司会计档案管理办法
根据市城投《管理办法》的规定要求，结合我集团公司具体实际情况，为了规范、统一会计档案管理制度，特制定本办法。
第一条公司的财务档案包括会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，具体内容包括：
（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证；
（二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿；
（三）财务报告类：月报、季报、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；
（四）其他类：银行存款余额调节表、银行对帐单、其他应当存档的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
第二条财务档案的保管期限为永久保存和定期保存两类，具体保管年限如下：
（一）永久保管：年度财务报告（决算）、会计档案保管清册、各类拷贝磁盘；
（二）保管15年期限：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、总帐、明细帐、日记帐、辅助帐簿，其中现金和银行存款日记帐保管25年；（三）保管5年期限：固定资产卡片（固定资产报废清理后保管5年）；
（四）保管3年期限：月度和季度财务报告。
第三条计划财务部应有专人负责保存财务档案，定期将计划财务部归档的会计资料，按顺序立卷登记保管。财务档案应妥善保管、存放有序、查找方便，严格执行安全和保密制度，不得随意堆放，严防毁损、散失和泄密。
第四条财务档案保管期满需要销毁时，应按规定程序审批后执行。对尚未了结的债权、债务和法律纠纷涉及的原始资料，应单独抽出、另行立卷，直至案件结束为止。
第五条财务档案的借用按照以下规定办理：
（一）财务人员因工作需要查阅财务档案，须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
（二）公司下属各单位若因公需要查阅财务档案，须经本单位领导批准，经计划财务部负责人同意，方能由档案管理人员接待查阅。
（三）外单位人员因公需要查阅财务档案时，应持有单位介绍信，经计划财务部负责人同意后，方能由档案管理人员接待查阅，并由档案管理人员详细登记查阅财务档案人的工作单位、查阅日期、财务档案名称及查阅理由。
（四）财务档案一般不得带出室外，如有特殊情况，需带出室外复制的，须经计划财务部负责人批准，并限期归还。第六条由于会计人员的变动或会计机构的改变等原因，财务档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。
第七条电子会计档案管理须由专人负责，并做好防消磁、防火、防潮和防尘等工作。对于采用磁性介质保存的会计档案，应当定期检查，定期备份，防止由于磁性介质损坏而使会计档案丢失。
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****公司会计档案管理办法
第一条为进一步加强会计档案管理,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，根据《公司法》、《企业财务管制度》及《会计档案管理办法》等法律、法规的要求，结合我司实际情况，特制定本管理办法。
第二条公司各级财务部门应严格履行财务职责，负责本公司的会计档案管理办法的具体实施。
第三条本办法适用范围：集团所属公司应遵照本管理办法执行。
第四条财务主管必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。
第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材料和证据，具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。
（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。
（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
（四）其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政策、管理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。
第六条会计档案的装订和保管
1、每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，凭证用绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。
2、会计档案的装订。会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。
3、会计档案的保管。会计档案由财务主管指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案由财务会计部门保管1年，期满后应由财务部门编造清册移交本公司档案部门保管。
第七条档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。
第八条会计档案的借阅
1/1、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出。如有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计机构负责人（会计主管人员）批准。
2、公司外部单位借阅会计档案时，应持有该单位正式介绍信，经被借阅单位会计主管人员和单位领导人批准后，方可办理借阅手续。本单位内部人员借阅会计档案时，应经本人所在单位财务主管或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。公司总部部门因工作需要须借阅各分子公司会计档案时，应经公司财务总监和被借阅单位财务主管批准后，方可办理借阅手续。以上所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。格式如下：
查阅会计档案登记备查本
借出日借阅部借阅/复制期门人核准凭证本数编人号凭证起讫号归还日备期注3、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。如有特殊情况，须经本单位领导和财务主管批准后方能携带外出或复制原件。
4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。5、所有内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理员全程陪同，借阅地点仅限本单位档案室或财务部门。
第九条会计档案的保管期限严格按照《会计档案管理办法》执行。相关会计档案保管期限如下：序号一.1.2.3.二.4.5.档案名称会计凭证类原始凭证记账凭证汇总凭证会计账簿类总账明细账保管期限15年15年15年15年15年备注涉及外事的会计凭证为永久保存包括日记账2/6.7.8.三.9.10.四.11.12.13.14.15.1617日记账固定资产卡片辅助账簿财务报告类月、季度财务报告年度财务报告(决算)其他类会计移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册银行余额调节表银行对账单会计政策管理制度15年15年3年永久15年永久永久15年15年10年10年现金和银行存款日记账保管25年固定资产报废清理后保管5年包括各级主管部门汇总财务报告包括文字分析包括文字分析第十条会计档案的销毁
1、会计档案保管期限满，需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册，经本单位领导审查，报请集团总裁、董事长批准后销毁。但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。
2、销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案管理部门和财会部门共同派员监销，上级主管部门派员监销。
3、会计档案销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。
第十一条奖惩办法
对会计档案保管较好，有突出贡献者，予以奖励。对违反会计档案管理者，视情轻重，予以行政处罚，情节较严重者由司法机关追究刑事责任。
第十二条本管理办法未涉及到的其他事项按有关规定执行，本办法解释权归公司财务部门。
第十三条本办法自发布之日起执行。
*****公司日期：年月日
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