会计档案

会计档案

会计档案

会计档案：是指各机关、团体和企业、事业单位的财会部门在经济管理和会计

核算的活动中形成的作为历史记录保存起来的会计核算材料。它主要包括：会计凭证、会计账簿和账务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。其形式主要表现有：

1、会计凭证类：原始凭证，记帐凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3、账务报告类：会计报表、附表、附注及文字说明，其他账务报告。

4、其他类：指的是银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

二、会计档案的来源

主要来自于立档单位的财务会计部门或财务会计人员。三、会计档案特点：1、产生与使用的普遍性2、内容与程序的连续性3、所含成分的稳定性三、会计档案作用

1、为经济管理提供数据

2、打击经济领域的犯罪活动和反对不正之风的有力工具3、是研究经济和财政历史的可靠史料

第二部分：会计档案的整理

一、会计档案的收集

1、会计材料的归档：主要包括会计凭证、会计账簿和账务报告(会计报表)等会计核算专业材料，至于财会部门经办的有关财会工作的方针、政策、制度、预算、工作计划、总结、报告以及来往文书都不属于会计材料的归档范围，应按照一般档案管理办法执行。

2、向历任会计人员收集会计档案

二、选择会计档案整理的分类方法：会计档案的分类主要有四种：

1、形式（名称）----年度----保管期限分类法；

首先将本单位的会计文件材料按凭证(包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证)；账簿(包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿)；财务报告(包括报表、附表、附注及文字说明、其他财务报告)；其他(包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计专业资料，会计档案移交册、会计档案销毁册)四类分开。其次将同一类别内的会计核算专业材料分成

各年度。第三是划分保管期限。

2、年度----形式（名称）----保管期限分类法；

首先将本单位的会计文件材料按年度分开。其次将同一年度内的会计核算专业材料分为凭证、账簿、财务报告、其他四大类。第三是划分保管期限。3、年度----组织机构----形式----保管期限分类法；

首先将本单位的会计文件材料按年度分开。其次把一个年度内的会计核算专业材料按组织机构分开，然后在组织机构内再分凭证、账簿、财务报告、其他四类分开。第三是划分保管期限。

4、年度----会计类型----形式----保管期限分类法；

首先将本单位的会计文件材料按年度分开。其次把一个年度内形成的会计核算专业材料按会计类型（如：税务机关的税收计划、税收会计、经费会计、税收统计等分开）；然后将同类型的会计核算专业材料分成凭证、账簿、财务报告、其他四类。第三是划分保管期限。

三、会计档案立卷

整理会计档案“原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封整理的应当会同原财会部门和经办人共同拆封整理。”

1、会计凭证的组卷：按记帐凭证（后附原始凭证）顺序（即时间顺序），根据凭证数量的多少分为若干本，每本为一卷（2厘米左右为宜），按照多则分、少则合的基本整理方法，按日、旬、月整理装订成卷。装订时要去掉金属物，编上页号，加上封面和封底。装订后，填写封面和脊背。

2、会计账簿的组卷：按同一个会计年度内账簿种类组卷，一本账为一卷，原则上保持原基础，一本账作为一个保管单位即组为一卷。其中整本为“死页账”的不必拆去空页；将已记账的账页依次编号，填写卷内目录和备考表，贴上封面签，装订成册。

3、财务报告组卷：财务报告按针对的时间组卷，如果有下级机关财务报告的，首先将本机关财务报告与下级机关财务报告的分开。然后将年报、季报、月报分开；如果季报、月报数量少，可将其合并组卷。的会计报表在年度决算后整理装订。一般应将本单位与下属单位的报表分开组卷，组卷时，将年报、季报、月报分开，如果数量少时，可将季报、月报合并组卷。组卷时应注意财务报告的文字材料，这些材料是对会计报表的分析和说明，必须与会计报表在一起组卷，以保持内容的密切联系。财务报告用卷盒装。卷内应填好卷内目录和备考表，并按规定拟写案卷题名，填写封面栏目。

四、划分会计档案保管期限：会计档案的保管期限分永久和定期两类。对

工作总结、查考和研究经济活动具有长远价值的属于永久保管；只在一定时期内具有利用价值属于定期保管。定期保管的期限分为25年、15年、10年、5年、3年。

第一类单位是行政、事业单位，永久：（财务报告类）决算报告、会计档案保管清册，会计档案销毁清册。25年：现金出纳账、银行存款账（会计做账）

15年：各种会计凭证（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、日记账、总账、明细账、分户账或登记帐簿、会计移交册5年：月、季度报表（下属单位报送保管2年）、固定资产报废清理后保管5年。第二类单位：财政总预算单位（财政局）

永久：财政总预算财务报告、会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

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15年：财政总预算拨款凭证及其他会计凭证、总账、明细分类、分户账或登记簿、会计移交册。

10年：国家金编送的各种报表及缴退凭证、各收入机关编送的报表、行政、事业单位决算报告、税收年报（决算）、国家金年度（决算）5年：财政总预算会计月、季度报表（下属单位报送保管2年）、3年：财政总预算会计旬报（下属单位报送保管2年）。第三类单位：税收部门

永久：税收年报决算、会计档案保管清册，会计档案销毁清册。25年：现金出纳账、银行存款账（会计做账）

15年：各种完税凭证和缴、退凭证、农业税结算凭证、日记账、总账、明细分类、分户账或登记簿、会计移交册。10年：国家金编送的各种报表及缴退凭证、税收会计报表（包括票证报表）。第四类：企业和其他组织永久：（财务报告类）决算报告、会计档案保管清册，会计档案销毁清册。25年：现金出纳账、银行存款账（会计做账）

15年：各种会计凭证（原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证）、日记账、总账、明细账、分户账或登记帐簿、会计移交册。

5年：固定资产报废清理后保管5年、银行余额调节表、银行对账账单。

（一）案卷排列方法

1、按照类别----年度排列。即案卷按凭证、账簿、财会报告三类分开，再按年度内时间先后进行排列。

2、年度----类别排列。即将一年的会计档案按账务报告----账簿---凭证----其他顺序统一排列，然后再按年度的先后排列。

3、会计类型单一，会计档案数量较多的单位，应单独排列。可采用先按保管期限，再按年度，然后再按形式（名称）的方法排列。

4、银行、税务等单位的会计档案类型较多，先按保管期限，再按年度，然后按会计类型，最后按形式（名称）排列。

（二）编号

行政、事业单位：

1、编大流水号。即会计凭证、账簿、账务报告分别编不分年度的大流水号。2、编小流水号。即同一年度同一类型的会计档案案卷都从1开始编卷号。企业事业单位：

1、按属类——年度流水编制

例：8.01.01.201*----26(8会计档案大类；01二级类类目的核算单位；01三级类目凭证；201*年度；26案卷顺序号)

2、不区分年度，按属类编号。小型企业事业单位可采用这种方法编制

例：8.01、201*----26(8会计档案大类；01三级类目凭证；26案卷顺序号)六、会计档案的移交与销毁

（一）移交：根据《会计档案管理办法》的规定，每年形成的会计档案，应由财会会计部门在会计年度终了后，再保管一年。期满后，由财会会计部门编造清册，移交本单位的档案部门保管。

(二）销毁：根据《会计档案管理办法》的规定，会计档案保管期满需要销毁时，由单位

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档案部门提出销毁意见，会同账会部门共同鉴定，严格审查，编造会计档案销毁清册，报领导批准并报同级档案部门备查。

扩展阅读：某某公司会计档案管理办法

****公司会计档案管理办法

第一条为进一步加强会计档案管理,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密，根据《公司法》、《企业财务管制度》及《会计档案管理办法》等法律、法规的要求，结合我司实际情况，特制定本管理办法。

第二条公司各级财务部门应严格履行财务职责，负责本公司的会计档案管理办法的具体实施。

第三条本办法适用范围：集团所属公司应遵照本管理办法执行。

第四条财务主管必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

第五条会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、财务分析、财务政策、管理制度等专业材料，是记录和反映公司经济业务的重要材料和证据，具体包括：（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他类：财务预算及分析材料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计政策、管理制度、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。

第六条会计档案的装订和保管

1、每年形成的会计档案，应当按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，凭证用绵纸封口并盖章，编制会计档案保管清册。

2、会计档案的装订。会计档案的装订包括会计凭证、会计账簿、会计报表及其他资料的装订，装订要符合国家会计档案要求，内容齐全，便于查阅。

3、会计档案的保管。会计档案由财务主管指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。会计档案由财务会计部门保管1年，期满后应由财务部门编造清册移交本公司档案部门保管。

第七条档案部门接收保管的会计档案，应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的应会同财务部门和经办人共同拆封整理，以分清责任。

第八条会计档案的借阅

1/1、会计档案为本单位提供利用，原则上不得借出。如有特殊需要须经上级主管单位或单位领导、会计机构负责人（会计主管人员）批准。

2、公司外部单位借阅会计档案时，应持有该单位正式介绍信，经被借阅单位会计主管人员和单位领导人批准后，方可办理借阅手续。本单位内部人员借阅会计档案时，应经本人所在单位财务主管或单位领导人批准后，方可办理借阅手续。公司总部部门因工作需要须借阅各分子公司会计档案时，应经公司财务总监和被借阅单位财务主管批准后，方可办理借阅手续。以上所有借阅人应认真填写档案借阅登记簿，将借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归期等情况登记清楚。格式如下：

查阅会计档案登记备查本

借出日借阅部借阅/复制期门人核准凭证本数编人号凭证起讫号归还日备期注3、借阅会计档案人员不得在案卷中乱画、标记，不得拆散原卷册，也不得涂改抽换、携带外出或复制原件。如有特殊情况，须经本单位领导和财务主管批准后方能携带外出或复制原件。

4、借出的会计档案，会计档案管理人员要按期如数收回，并办理注销借阅手续。5、所有内外部会计档案借阅，一律须被借阅单位财务部档案管理员全程陪同，借阅地点仅限本单位档案室或财务部门。

第九条会计档案的保管期限严格按照《会计档案管理办法》执行。相关会计档案保管期限如下：序号一.1.2.3.二.4.5.档案名称会计凭证类原始凭证记账凭证汇总凭证会计账簿类总账明细账保管期限15年15年15年15年15年备注涉及外事的会计凭证为永久保存包括日记账2/6.7.8.三.9.10.四.11.12.13.14.15.1617日记账固定资产卡片辅助账簿财务报告类月、季度财务报告年度财务报告(决算)其他类会计移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册银行余额调节表银行对账单会计政策管理制度15年15年3年永久15年永久永久15年15年10年10年现金和银行存款日记账保管25年固定资产报废清理后保管5年包括各级主管部门汇总财务报告包括文字分析包括文字分析第十条会计档案的销毁

1、会计档案保管期限满，需要销毁时，应由本单位档案部门提出销毁意见，会同财务部门共同鉴定、严格审查，编造会计档案销毁清册，经本单位领导审查，报请集团总裁、董事长批准后销毁。但其中未了结的债权债务的原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止。

2、销毁档案前，应按会计档案销毁清册所列的项目逐一清查核对；各单位销毁会计档案时应由档案管理部门和财会部门共同派员监销，上级主管部门派员监销。

3、会计档案销毁后，经办人在“销毁清册”上签章，注明“已销毁”字样和销毁日期，以示负责，同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归入档案备查。

第十一条奖惩办法

对会计档案保管较好，有突出贡献者，予以奖励。对违反会计档案管理者，视情轻重，予以行政处罚，情节较严重者由司法机关追究刑事责任。

第十二条本管理办法未涉及到的其他事项按有关规定执行，本办法解释权归公司财务部门。

第十三条本办法自发布之日起执行。

*****公司日期：年月日

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