做好企业外事接待工作
做好企业外事接待工作
外事接待工作是企业联系内外的纽带和桥梁。通过外事接待工作,企业可以展示实力,树立形象,吸引投资,扩大合作,推动企业快速发展。因此,做好外事接待工作已成为企业管理中一个重要的组成部分。
坚持原则是做好企业外事接待工作的前提
1.维护企业外事接待工作的统一性和有序性。企业外事接待工作需要在统一、有序的状态下运行。必须做到政出一门，令行禁止，不允许各行其是，擅自作主。要从国家利益、企业利益的高度认识遵守外事接待工作纪律的重要性，严把纪律关。一是严格遵守外事接待纪律；二是在对外交往中严守企业秘密；三是在对外交往中遇到重大问题要及时报告，不能乱许诺，乱表态；四是按规定的程序和要求申办外事接待事项。不该超越的程序不能超越，不该减少的环节不允许减少。参与人员在实践工作中要遵守有关保密规定,正确区分内事活动与外事活动,认真做到内外有别,尽量减少或杜绝外事接待工作中不符合外事礼仪规范的做法。对外事接待的违规违纪现象,要坚持原则,从严要求,不敷衍,不护短,及时、严肃查处,防止再犯。实践表明,只有坚持原则,加强管理,才能维护外事接待工作的统一性、有序性、严肃性和权威性。
2.严格规程,加强管理,切实提高外事接待职能部门的管理水平与服务质量。作为企业管理的重要组成部分，企业外事接待工作具有较强的专业性，有其特定的程序和规则。要确保企业在对外交往中不丧失机遇，不贻误重点，很大程度上取决于各级外事职能部门的管理水平和服务水平。首先要制定好具有可行性和可操作性的外事接待规程。其次，要开展规程作业培训，树立服务质量意识，把接待规程真正作为外事接待工作的依据。外事接待工作人员不仅要具备良好的语言能力、政治素养、组织管理能力，还要具备较强的外事交往能力。企业应配备思想素质好，年轻而富有朝气的同志充实外事接待岗位，并保持这部分人员的相对稳定。
3.加强制度管理和调研。完善规章制度是外事接待工作软件建设的一个核心问题。要努力做到三个“严格”：一是严格执行接待范围。切实做到保证重点，对外接待各负其责，相互配合，分别承担，共同搞好；二是严格接待程序。做到先请示、批准后再安排，每次任务都要按照外事接待工作规定等制度严格把关，对不属于接待范围的客人，及时向有关单位做好说明解释工作，不超范围接待，从源头上杜绝非接待范围的费用开支；三是严格接待标准。遵循艰苦奋斗、勤俭节约的优良传统，按照有利公务、节俭实在、杜绝浪费的原则，按不同层次相应安排住宿、用餐、用车等标准，做到热情、大方、细致、周到，尽量压缩不必要的礼仪性活动，达到领导满意、宾客满意。狠抓调研工作，发挥好企业外事接待的参谋作用。目前企业外事接待工作中存在“重接待，轻调研”的现象,应引起高度重视。企业外事接待职能部门应充分利用外事交往渠道,收集对企业有用的信息与资料。对调研选题要认真进行筛选和分析,加强其针对性。通过日常调研，对企业对外交流等外事工作的方向、策略、经验、教训进行总结，及时反馈企业外事工作的新走向，提出对企业决策有益的建议。
灵活性是做好企业外事接待工作的重要环节
外事接待工作是一个有机的整体,不仅仅是外事接待部门的事情，更需要企业有关部门和单位的大力支持和配合。接待工作要发挥“整体大于各孤立部分之和”的最大效能，必须克服办事过程中的拖沓作风，理顺外事接待和有关业务部门的纵向与横向关系，形成上下一盘棋、协调有序的外事管理格局。要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量的完成每一次外事接待任务。有些外商可能一生只到本企业造访一次，如果这一次的接待工作热情周到，精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的美好印象。
所谓强调外事接待工作的灵活性，不是说外事接待工作可以随意，而是指其工作涉及面广、随机性强，不可能按照一个模式套下来。而应根据环境、条件的变化以及来宾的需求变化，在原则的范围内对政策灵活把握。在接待过程中，根据时间、空间、形势的发展变化，审时度势，随机处理，寻求最佳适度。随机制宜是在大的原则和方针下的灵活处理，不是根本改变大的原则和方针。坚持随机制宜的原则，一定要把一般原则与具体情况结合起来。在复杂的外事接待工作中，对于常规的接待，可以按照一定的程序化、模式化的方法来运作，但是对许多非常规性的随机事件，很难按照一定的程序、模式去工作，需要外事接待人员具有广博的知识、丰富的经验和创造性的思维。因此，在具体工作中,既要严格按外事接待工作的规定和程序办事，又要从实际出发,对外事接待中遇到的特殊情况敢于打破常规，简化程序，提高工作效率。随机制宜是在原则许可的范围内，因时而异、因地而异、因事而异，为来宾提供个性化的服务。外事接待工作的随机制宜要做好两个服务：一是跟踪服务。对每批(次)外事接待从任务呈报、安排入住和用餐、用车、会场布置、考察点联系、参观游览、意见收集、返程联络、费用结算到建立来客档案等各方面的工作都跟踪到位；二是个性服务。比如在接待外商时，可建立档案，了解其基本情况。通过客史档案和相关询问，了解不同来宾不同的习惯、爱好、口味,以人为本，有针对性地开展亲情化服务。在考察线路上也要创新，要突出地方特色，让来宾有所看、有所玩、有所学、有所思，让他们牢记山铝，用感情留住他们，让来客有宾至如归的感觉。以人为本决不是看人打卦，而是宾主融洽的一种必需。
外事接待人员要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化，用每一次接待机会增强企业的凝聚力和向心力，提升企业的知名度和影响力。同时，外事接待人员还要对接待结果进行科学的评估与监测，及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作，不断优化接待流程，力求外事接待活动效益的最大化。
原则性与灵活性的有机结合，这是做好企业外事接待工作的重要保证。从某种意义上说，接待就是一种“度”的平衡术，是结合实际的适度管理。只有正确地认识“度”和把握“度”，才可能提出指导实践活动的正确准则，防止“过”与“不及”。接待工作唯有做到适度，力争做到“服务热情、接待精细、开明开放”，达到最佳效果，才能真正成为一个企业的窗口和联系各方的纽带和桥梁，从而推动企业的发展。
外事接待工作不仅是一个企业的形象展现，而且是一项政治性强的工作。外事接待活动的任何一点纰漏和失误，都有可能造成无法挽回的政治影响和经济损失。由此可见，外事接待工作是一个企业的“第一形象”、“第一窗口”、“第一环境”。要牢固树立“外事接待工作也出生产力,出效益”的观点,按照有利公务、文明节俭、杜绝浪费、标准适当、平等对待、热情大方的原则，牢牢把握好外事接待工作中的“度”，做好原则性与灵活性的有机结合。外事接待工作要与其它管理工作紧密结合起来，围绕企业的中心任务，充分发挥桥梁纽带作用，从而促进企业各项工作的顺利开展。
扩展阅读：浅谈如何做好企业外事工作
浅谈如何做好企业外事工作
近年来，我国国际化进程不断加快，企业生产经营规模持续扩大，仅着眼于国内市场已无法满足企业发展需求，立足国内，放眼全球已成为目前企业发展的大趋势。生产经营活动逐渐走出国门，对外交流与合作日益增多，又加之国际政治经济形势纷繁复杂，更对当前外事工作提出了新的更高要求，下面我就如何做好企业外事工作谈一谈自己的看法。
一、高度重视，围绕中心开展工作
外事工作无小事，企业要高度重视外事工作，明确外事工作责任，加强外事工作的组织领导，进一步建立健全外事工作管理机构和相关管理制度，逐步完善管理机制，构建运行有效的外事工作体系。企业的任何工作都要紧紧围绕生产经营这个中心来开展，外事工作更要进一步融入公司大局，找准工作着力点，充分结合本单位实际，将外事工作与保密、安全等各项工作有机结合，使外事工作更好地服务于企业的各项对外生产经营活动，进一步促进企业持续健康快速发展。
二、做好服务，把握外事工作核心
服务是贯穿外事工作的主线，是外事工作的核心和根本。做好外事服务工作要有“三心”：首先，外事服务要用心,要掌握和了解外事工作的相关政策法规，熟悉外事工作
流程，及时掌握外事手续办理过程中往访国家的外事规定变化，用心做好服务工作；其次，外事服务要贴心，要将不断提高业务水平做为外事工作的落脚点，外事工作人员能够根据出行团组的实际情况，为出行团组提出经济合理的出行建议和注意事项，提供贴心服务；再次，外事服务要细心，要将“顺利出行、安全出行、文明出行”作为外事工作的着力点，加强与出行团组和上级外事主管部门的沟通与交流，让执行任务的团组按期出行，确保出国（境）任务顺利完成。
三、精细管理，提升外事管理水平
“天下大事必做于细，天下难事必做于易”。要将外事管理做的出色，就要关注每一个细节，进一步深化、细化外事管理工作。
1.外事工作要强化创新
外事工作要在创新上下功夫，一是要创新工作思路，不断用新思路统领外事工作，用新举措推动外事工作；二是要创新管理模式，用科学的态度对待工作，用科学的方法处理工作，用科学的制度管理工作，推动外事工作专业化、规范化进程，进一步提升综合管理水平；三是要创新管理机制，严格工作过程控制，形成有监督、有检查、有考核、有反馈的闭环管理。
2.外事工作要“因地制宜”
每个企业都有其各自的生产经营模式和特点，在外事工
2作中遇到的情况也各不相同，这就需要外事管理部门在保持管理方针不变的前提下针对具体情况制定相应的管理措施，尤其是对于承担军工任务的企业，必须按照因公出国(境)严格审批、因私出国(境)全面掌控的管理原则加强外事管理工作。针对因公出国(境)任务要严格审查，明确执行任务的必要性，对出国执行任务的人数严格控制，实行分管领导、保密委主任、总经理三层审批的原则；对因私出国(境)旅游、探亲的，要在临行前履行登记手续，确保外事管理部门知悉外出人员去向，并对出行人员进行出行教育，以确保国家秘密等信息的安全。
3.外事工作要抓住细节
细节往往是决定外事工作效率的关键，一点疏漏就可能导致团组无法按原计划出行。在日常外事管理工作中要抓住容易疏忽的工作细节和关键点，从工作环节衔接、表格填写规范、手续齐全与否、预定酒店机票等细节入手，精益求精，推动外事工作精细化。
4.外事工作要注重行前教育
一些企业往往忽视对出行团组进行临行前的教育，临行前教育对出行团组来说非常重要，这可以让出行人员了解往访国家的政治经济形势和人文习俗特点，并对其进行保密和安全教育，使出行风险降到最低，因此将行前教育工作做细、做实是提高外事工作水平的重要标准。
5.外事工作要加强协调配合
外事工作仅靠企业的外事管理部门是无法做到精益求精的，外事工作往往要涉及到生产、销售、人事、保密、安全等各个部门，因此，企业各部门间加强协调配合，注重工作环节衔接，避免工作疏漏，才能推动外事工作更好地开展。
6.进一步加强外事宣传工作
因工作的特殊性，外事宣传一直是企业外事工作的薄弱环节。要找准突破口和宣传点，利用企业报刊、宣传栏、广播等媒介，加大外事宣传工作宣传力度，进一步提高外事工作的影响力，为外事工作开展起到良好的促进作用。
四、提升素质，加强外事队伍建设
外事工作重要又特殊，必须不断加强队伍建设，提高外事队伍整体素质。一是充分发挥老同志的“传、帮、带”作用和年轻同志知识层次新、外语水平好的优势，互学互补，锻炼出一支素质过硬、业务精通的队伍；二是持续强化外语学习，外语是外事工作人员平时下功夫的重点，外语熟练的优势不仅体现在外事手续办理上，更体现在外来文件翻译、外事接待、对外交流等各个方面；三是多组织参加专业性、高水平的外事人才培训班，使外事工作人员不断提升自身素质，进一步推动外事工作的专业化、规范化进程；四是在外事人才队伍稳固基础上，重点培养高级外事翻译人才，与企业国际贸易部门配合，着力培养专业熟练、英语或其他多语
4种精通的高级翻译人才，为企业外事工作上水平、上档次起到良好的促进作用。
外事工作无小事，外事工作靠
淄博火炬能源有限责任公司徐斐二一二年六月二十五日
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