公司管理工作汇报思路及程序

公司管理工作汇报思路及程序

公司管理工作汇报思路及程序

在公司管理工作中，工作汇报会起到承上启下的协调作用，便于公司内部运作的沟通，便于工作的顺利开展，便于提高工作效率，那么如何进行工作汇报，这是公司各级管理人员的必备知识，工作汇报主要涉及汇报的思路和汇报的一般程序二个方面。

一、工作汇报的作用。

工作汇报在公司管理中，有什么作用？为什么要进行工作汇报？如何发挥工作汇报的效果等？是公司各级管理人员在管理过程中必然遇到的问题，有些问题是可以独自解决，有些则是需要部门协调和上级给予支持，公司各级管理人员进行工作汇报的作用是有二个方面：一是让上面了解目前运行管理的状况和自己的主要工作思路(方法、措施等)，便于上下级进行沟通，便于得到公司在工作方面的支持；二是利于解决目前车间运行管理中存在的问题，包括生产技术方面和人员管理方面以及设施更新方面等。

1、解决工作实际中存在的问题。各级管理人员在日常运行管理过程中，会遇到生产技术方面、现场管理方面等诸多问题，而有些问题却是管理人员力所不及，需要上级主管的支持，只有及时解决这些问题，才能更好地开展工作，当然并不是所有的问题都推给上级主管，而是对出现的问题进行具体分析，对那些确实解决不了的问题向上级主管进行汇报。

2、提升自己的管理能力。在生产管理过程中，如何提高自己的管理能力或水平，就在于不断进行总结，而工作汇报是最好的工作总结。通过总结汇报，及时让主管上级了解自己的工作情况和工作思路，便于上级主管加以修正和完善，同时也是与上级主管进行管理上的交流最佳机会。工作汇报是总结工作的过程，各级管理人员必然会对自己的管理进行分析，工作情况汇报可以讲是工作计划安排的基础，从提高自身管理能力来讲，工作汇报应该引起各级管理人员的调度重视。

二、工作汇报的一般思路。

工作汇报就是汇报自己工作情况和反映问题，既然是汇报，就要便于沟通、交流，如何便于交流和沟通，就涉及到汇报的思路，那么工作汇报的一般思路主要有：一是汇报前的准备构思，就是对自己要汇报的内容进行酝酿，选出要汇报的重点，而不是眉毛胡子一把抓，分不出重点，容易使上级主管感到困惑，在反映问题方面，不知需要解决什么问题，在工作情况方面，感觉所开展的工作同样没有特点和起色。二是汇报要系统，对于这个问题，往往是各级管理人员容易忽视，尤其对在生产管理过程中出现的问题，只是列出问题，没有对问题产生的分析，或者只是分析诸多的客观因素，而对主观方面存在的问题，刻意回避，更多的汇报，缺少解决问题的方法或建议，就象老师给学生出考卷一样；因此说在问题汇报时，作为各级管理人员一定要有三个方面的内容：问题、原因、建议，一样都不能少。对于工作汇报时，需要引起注意的是：对取得成绩的工作，应列出详细的工作方法，就是自己通过怎样的手段或方式和开展怎样的活动达到的。三是汇报要简单言简意赅，做到实事求实，尤其在反映问题时，说了许多客观原因，故意缩小问题的严重性，这样会让主管认为自己不敢面对问题，多次以后，就会让上级主管产生对自己的信任危机。

1、汇报的目的明确。各级管理人员在汇报前，一定需要考虑，为什么要汇报，汇报目标必须明确无误，任何一个汇报可以有若干个内容，但只有一个主题，同时在汇报也要区分轻重缓急，在工作思路汇报和情况反映时，最好围绕反映和解决问题这个主题展开；如在部门管理存在问题的专题汇报时，如生产过程出现产品质量问题时，应围绕需要上级给予怎样的支持而展开，只有明确的汇报目标，才会便于交流沟通，有利于问题得到快速解决。

2、掌握汇报时机。一是要求各级管理人员对自己需要汇报工作方面进行进行必要的分析，那些是可以在公开场合进行汇报，一般情况下，对在生产过程出现的产品质量或技术问题应在公开场合进行汇报；那些应该在私下场合交流，通常不成熟的建议最好在私下进行汇报，涉及人员非正常变动的建议应在私下场合进行汇报；那些可以通过公司会议提出，如需要部门协作的工作，公司规定的列会时，可以

进行必要的汇报；那些应采取书面形式进行汇报等，如重大问题的解决汇报，重大情况反映汇报，每月的部门工作情况汇报必须以书面形式进行汇报；尤其在工作总结汇报时，提出的工作思路与目前公司重点工作是否一致，也必须加以认真考虑。这样的汇报会达到更好地效果。二是要求掌握汇报的轻重缓急，重大问题必须立即以书面形式汇报；公司规定的每月或每周汇报以及公司临时交待的工作完成情况的汇报必须按时完成，不能延误。三是汇报过程控制，主要是注意顺序，重点内容必须放在首要位置；在口头汇报时，严格控制汇报的时限，不要泛泛而谈；在书面汇报时，尽可能做到简单明了，切忌下笔千言，离题万里。

3、汇报内容的真实性。汇报内容一定要真实可信，一是在问题汇报时，要实事求是，敢于承担责任，不要一味地寻找客观原因，好象问题的产生与自己没有什么关系，示例：生产折率出现问题，就会产生原料问题、设备问题、员工技术问题，殊不讲自己在管理方面，如生产前的准备和生产过程的控制方面的问题，仿佛问题都是应该产生的。二是不要脱离实际，特别在工作建议汇报时，应结合公司目前运营状况而进行；在解决问题的汇报时，不要提出不切实际的想法，如对生产过程中出现的设备问题，就不能提出全面更新设备设想。三是汇报内容条理清楚，论证充分，尤其在工作设想汇报时，不要引用过多的可能或假设，这样会让上级管理者，感到模棱两可，也许好的工作思路就被自己的汇报所夭折；在问题解决方案的汇报，一定要提出一条以上的解决建议。

三、工作汇报程序及要求。

工作汇报程序分为一般程序和特殊程序。一般程序也是公司所规定的常规程序，比如通过各种会议进行专题汇报和每月的工作汇报等；特殊程序汇报就是针对生产车间在运行管理中存在急需解决的问题，临时性向主管上级或公司进行汇报，对于公司高层管理临时交待工作，也属于特殊汇报程序，特殊汇报程序最显著的特点就在于汇报的及时性。

1、注意汇报对象和场所。不同的汇报和对象应注意运用不同的

汇报方式，一般汇报程序，如例会汇报时，汇报的场合和对象都是公开公众型，此时的汇报应严格按会议汇报的要求进行，控制汇报的有效性(主题明确、时限控制)；在每月的书面工作时，汇报的对象是公司最高管理者，重点就是自己工作思路问题和工作建议，成绩和问题都要实事求是地谈到，不可只谈自己的工作业绩，而回避工作中存在的问题，向最高管理者提出自己的建议时，应有充分的论据和解决问题思路。特殊程序汇报时，在面对只有最高管理者一人进行交流汇报时，可以尽谈自己个人的看法，不要刻意回避问题；尤其在汇报自己不同的工作思路时，不要抵毁别人的意见或想法。

2、注意汇报的主次。重点问题重点汇报，次要问题次要汇报，无关问题不要涉及，对主要问题可以着重进行阐述，尽可能使汇报对象了解原由；在书面工作建议汇报时，如提出新的工作方案，必须要有工作目标、完整计划和实施方法，不能只谈问题，不谈结果；

3、注意汇报过程的自我控制。一是情绪上的控制，尤其在问题汇报时，保持平静的心理状态，便于汇报交流的沟通；二是内容的控制，突出重点，条理清楚；三是时限控制，这是汇报非常关键的一个问题，过长的时间汇报，会让人产生疲劳感，要注意汇报对象的反映，如果比较感兴趣，可以面广一些，如果对象精力不集中，尽量缩短汇报时限。也许在汇报过程中，汇报对象要求改变汇报方式，如口头汇报改变成书面汇报，必须立即执行。

4、注意听取汇报效果的反馈和上级主管的意见。在汇报过程中，汇报对象可能会提出一些意见和看法，这个时候，作为各级管理人员应认真听取，而不要过多的辩解和打断汇报对象的话语。在汇报结束时，一般情况下，汇报对象就相关问题进行讲评，各级管理人员要认真思考，进行必要分析。有疑问的可以及时提出，进行交流。

四、工作汇报的内容及主要方式。

工作汇报的内容就是汇报目标的具体化，根据汇报的目的不同，汇报的内容也有所不同，一般情况下包括：汇报主题、问题分析或工作思路、建议或改进方法、需要上级主管支持或部门协调等。汇报方式包括：口头汇报、提纲汇报和详细书面汇报三种方式。

1、汇报内容。首先是汇报主题，也是汇报的核心问题，必须切合汇报所要达到的目的。其次是汇报内容的问题分析或工作思路方面，应注意内容的层次性和衔接问题，引用数据是必不可少，可以通过图示的方法，一目了然明白汇报的具体情况，同时在问题分析时，主客观原因都要分析到位。三是建议或改进方法方面，必须系统化，通过怎样的计划和实施步骤，在什么时限完成都要非常明确，包括解决问题时涉及到一些材料的更换、设备的维护、人员的调配等也必须明确。四是需要上级主管或公司支持以及部门协调方面，一定要阐明原由，明确量化，如果无法立即确定的事项，可以事后与相关部门进行协商，再次向主管上级或公司进行汇报。

2、汇报方式。一是口头汇报，主要是对急需解决的问题进行汇报，或者不成熟的想法(工作思路构思)也可以口头汇报，口头汇报时，要做到简单扼要，只要反映主题就行，在出现重大问题进行口头汇报后，应在24小时内形成书面情况汇报。二是提纲汇报，主要在一般常规的会议汇报时采用，对所汇报的内容列出汇报纲目，对一些数据和例子可以旁注加以说明。三是详细的书面汇报，主要是对重大问题处理时或月度工作汇报时或所负责的专题汇报时所采用，书面汇报的要求涉及文书写作方面的技巧，但是需要注意的是主题一定要明确，多采取数据论证的方法，在工作方案建议时，应考虑方案的整体性，包括实施计划、步骤以及需要相互配合的问题等。

作者：周建华

扩展阅读：201*年公司行政管理工作整体思路汇报

yxz（集团）有限公司

办公室职能情况说明及管理建议

（部门工作白皮书初稿）

主要内容：

一、部门简介二、部门重点职能三、部门文化精神

（一）工作理念（二）工作要求（三）注意事项四、部门组织架构

（一）部门组织结构（二）部门岗位设置五、级别设置及管理方式六、部门制度（待完善）

办公室核心文化

主动及时简约到位

201*-9-13

一、部门简介

yxz（集团）有限公司办公室是集团行政管理与提升职能管理的核心机构，于1993年6月成立，期间，多次由其他职能部门兼管，201*年办公室与人力资源部合署办公，统一由人力资源部领导负责管理，201*年8月，从人力资源部门正式剥离，由专人负责管理，独立开展各项行政管理工作。

办公室的职能独立运转体现了集团对于办公室高定位的管理要求，不仅要求在职能上要满足日常行政管理要求，涵盖企业文化建设及信息化建设，同时要体现行政（运营）的核心管理价值，从有限分工型行政功能向全能普化型过度，真正做到办公室的行政管理涵盖部分运营、战略、文化建设的“大办公室”的管理格局，真正地为集团管理核心层提供高效的行政服务及支持。二、部门重点职能

依据集团赋予的责任和权利，现将部门职责进行阐述：（一）办公室职能层次划分（共13项）

1、政务型职能（4项）：督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建设、行政体系建设（标准化建设）；

2、事务型职能（5项）：会务管理、档案管理、印鉴管理、资质管理、通信管理；

3、服务型职能（4项）：后勤管理、接待管理、外联管理、车辆管理。

（二）办公室重点职能说明（KPI）1、政务型职能（管理核心）

（1）督办管理：负责督办并推进集团重点工作，组织制定并分解目标计划，阶段评估反馈下级单位进展情况并指出修正方案，确保工作目标完成，同时合理评估各单位的绩效；

（2）计划管理：对行政过程中的重要数据进行整理分析，为集团决策层提供重要参考支撑，确保管理留有痕迹；

（3）文书管理：完善集团行政工具的规范并实施，如公文管理、会务管理、协同办公管理（OA），确保各类公文的及时高效处理;（4）行政体系建设：集团行政体系的建设，建立、完善、推行行政规章制度及流程，确保行政管理有章可循;

（5）企业文化建设：集团视觉识别系统的完善、企业门户网站的建设和维护、及其他企业文化相关工作。

2、事务型职能（管理保障）

（1）会务管理：根据集团统一安排，完善会议管理制度（含流程），复核会务服务支持方案、全程监控，为各类会议成功召开提供支持，并确保费用控制在预算范围内。

（2）档案管理：根据集团战略发展要求及部门日常工作需求，完善档案管理制度，研究档案形成的必要和必需条件，运用现代信息化技术进行档案管理，合理规划集团档案管理阶段性目标，以国家档案管理等级为努力方向及标准，全面提升集团档案管理水平。（3）印鉴管理：按照公司印鉴管理规定，谨慎、规范并按规定程

序经申请报批后使用，对于不符合手续的用印，有权提出异议或拒用。如遇特殊情况，印鉴管理员应经请示批准后方可加盖印章。对于重大经济合同、担保、立项、人事任免等重大事项，须经公司法定代表人或其授权代表人审批签字后，方可加盖印章。对于擅自使用印章或以欺骗手段使用印章，应根据情节轻重给予行政处分、经济处罚，直至追究刑事责任。

（4）资质管理（标准化管理）：负责集团各种标准化管理体系及企业相关证照的建立、维护、监控、文件管理和更新、体系的持续改进、各类审核以及其他相关工作。

（5）通信管理：负责整个集团的电话、网络等通信设备的布置及维护，保障日常办公需求,对突发性事件有紧急处理预案。

3、服务型职能（管理基础）

（1）后勤管理：负责对集团公务车辆管理、办公环境维护、办公资产配置及更新、安全环境建设等工作，保障集团日常办公设施运转正常。

（2）接待管理：负责集团领导的出差餐旅的全程安排，制定集团接待管理相关制度，进一步明确接待工作的原则、规格、礼仪、内容、程序。

（3）外联管理：负责集团的对外联系，定期对关系单位进行联络及回访，建立并健全外联管理的相关制度，维护好与各单位的友好往来关系。

（4）车辆管理：车辆管理是对车辆及驾驶员的技术监督和安

全管理，通过一些列的标准及制度规范，进一步增加车辆安全行驶，提高车辆使用效率。三、部门文化精神

（一）工作理念

主动及时简约到位

主动（行为态度）：对集团忠诚，对部门服从，对工作敬业。职责内的业务主动思考并不断完善、优化、提高；对上级的安排和要求不推诿，积极贯彻落实。主动提出工作设想，遇到问题主动承担职能责任，主动寻找解决方案，及时向领导汇报问题解决方案及进展情况。

及时（工作效率）：在具体执行的过程中要保证计划的时间节点，对于上级领导交办的工作要及时完成，如需分阶段完成的要及时汇报进度，将工作进展情况及时迅速的上下传递，从而使得一项工作的一系列主要人员在过程中信息沟通及时，缩短组织的行政弧度、提高决策效率，及时完成各项工作。

简约（工作效果）：要注重工作效果，不能将自身的工作价值及工作成果，强加或建立于其他部门复杂的办公体系之上，使简单的事情变得异常的繁琐复杂，这是办公（行政）管理的大忌。管理是一项并联的工作，用最短的时间，最便捷的方式，最少耗费人力、物力，既能将行政运转畅通，又有能力去保证行政的简约，才能体现出集团行政管理的核心工作效果。

到位（工作效能）：在执行每一项具体工作的时候，要全面、系统地考虑问题的关联性，一次性将事情处理到位，杜绝二次工作和返

工的情况发生。系统地解决或完成一项工作，不再重复的浪费时间、人力和物力，倡导“绿色”办公，从而真正地提升部门的整体管理能力和外部管理形象。

（二）工作要求

团结进取坚持原则提升视角思考创新

团结进取：部门要团结，体现大家庭的管理模式，对部门员工的工作、生活要关心，在员工或者部门遇到困难和问题的时侯，部门要主动了解，及时寻找解决方案，体现应有的部门凝聚性与人文关怀；对外要保持部门的权威性，对内要开诚布公的进行反思，积极寻找提升部门管理的方式、方法；对内进行有效及时的沟通，对外口径保持一致；严禁出现任何形式的有损于部门管理形象和破坏部门整理管理水平的行为，也不可出现对员工之间冷漠、推诿、诋毁等情况发生，一经发现严肃处理，重者清除团队。

坚持原则：工作中要“一切为公”、“对事不对人”，一切要按照集团授予的权责及标准来执行，任何人不得以任何形式利用自身职权为私人提供便利和谋得利益，保持办公室的公正、公平、公开的行政形象；一切工作有章可循，有具体的标准和权责。

提升视角：考虑工作的时候，要提升一个级别来思考自身工作，善于换位思考。专员要站在主管的角度思考问题，主管要站在部门领导的角度思考问题，部门领导要站在集团主管领导的角度来思考问题，这样，工作的角度才会提高，工作的质量才会完善；同时，在完成其他职能工作的时候，要主动站在对方的角度思考工作的方式、方

法、效率、结果，有效提升部门的管理高度。

思考创新：勤于思考，善于总结和分析，勇于创新工作思路和工作方法，善于规划自己的工作目标，当问题发生时，能及时提出自己的解决方案。

（三）注意事项

1、首问责任制。部门内各项管理职能要对部门全体员工进行宣贯，让每位员工都了解部门的业务范围、归属、基本处事流程等。在工作期间，办公室在岗被询问的工作人员即为首问责任人。要求首问责任人对提出的问题或要求，无论是否是自己职责（权）范围内的事，都要给一个满意的答复。对职责（权）范围内的事，若手续完备，首问责任人要在规定的时限内予以办结；若手续不完备，应一次性告之其办事机关的全部办理要求和所需的文书材料，不要让问题反复处理或浪费时间。对非自己职责（权）范围内的事，首问责任人也要热情接待，并根据来访事由，负责引导至相应人员处，让来访各项工作方便、快捷地找到经办人员并及时办事。对不遵守首问责任制，造成不良影响的，要给予相应处理。

2、团结互助融为一体。部门上下要具有团结意识，各司其责但要相互补位，在工作中要互相帮助，彰显集体的智慧和力量。

3、决策不执行，执行不决策。各项职能逐步授权下移，责任逐步上调，保持清晰的方向感和管控意识，即决策不执行；办公室作为一个具备执行权的部门，要深刻领会这一管理理念，在领导没有授权

的前提下严禁擅自做主决策相关事项，即执行不决策。

4、可以越级汇报，绝不越级处理。广纳良谏，但要遵循管理层级，非特殊情况办公室主任不插手具体业务，办公室员工不跨级、越级汇报工作，如遇此类情况须从问题本身角度出发，按照公司管理层级及授权程序执行。

5、办公（行政）无小事。办公室的基础性工作就是要保障办公正常运转，避免影响办公所需制度、环境等事情发生，为了动态管理办公，需要“抓反复、反复抓”，以多种形式与手段管控办公体系，保障其正常运转。四、部门组织架构

（一）部门组织结构1、目前的组织架构：略2、优化后的组织架构：略（二）部门岗位设置

1、办公室主任：全面负责部门管理，重点以政务型职能为准，即督办（计划）管理、文书（公文）管理、企业文化建设、行政体系建设。

2、后勤主管兼部门助理：全面负责部门后勤管理工作，主要包括办公资产管理、办公环境维护、车辆管理、门卫保安、会务组织及服务等后勤工作；同时，兼任部门助理，配合办公室主任开展部门其他相关工作。

3、档案管理专员：以负责集团档案管理为主，同时负责集团的

证照年检等相关工作。

4、信息管理专员：主要配合集团资质升级方面相关信息化建设工作，例如企业协同办公系统的维护、项目管理软件等，同时，对集团内部的通讯、网络等实施进行维护，合理配置并及时进行更新。

5、前台文员：主要负责前台接待及文书相关工作。五、层级设置及管理方式

1、办公室主任：由集团总经理聘用，受总经理委托负责集团行政办公管理事宜，全面负责开展行政管理及日常办公室管理工作。

2、办公室副主任：由办公室提名，经公司总经理批准聘用，对办公室主任负责，协助办公室主任开展工作。

3、部门业务主管（酌情设置）：由办公室提名，协助办公室主任、副主任开展专项业务工作。

4、专员：从事办公室行政管理的专项业务工作，根据工作年限、学历、素质及业绩考核聘用。六、部门制度（待完善）

整体评价：相对健全但不完善，专业程度有待提高，部分制度已不具备可操作性，须重新探讨商定、修改完善。

大节点：201*年1月1日前，将所有办公室制度12余项全部升级完善并出台。

yxz（集团）办公室

201*年9月14日

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