关于提高高校教学秘书工作效率的思考

关于提高高校教学秘书工作效率的思考

关于提高高校教学秘书工作效率的思考

摘?要：教学秘书作为高校管理队伍中的重要组成部分，是学校老师和学生之间联系的桥梁和纽带，对保障教学工作有序进行，提高教学质量，促进学校发展起着至关重要的作用。本文通过对高校教学秘书工作的现状调研与分析，就如何提高高校教学秘书的工作效率进行思考。

关键词：高校；教学秘书；工作效率

教学工作是高校工作的中心环节，而教学管理是教学工作的重要组成部分，它有力地支撑和保障教学工作有序开展和正常运行。在从事教学管理的队伍中，教学秘书作为最基层的管理者，协助领导管理教学各方面的常规事务。他们对保障教学工作有序进行，提高教学质量，促进学校发展起着至关重要的作用。一、高校教学秘书工作现状分析

随着高校办学规模的不断扩大和调整，教学改革的实施与进行，教学秘书的工作量越来越大，工作要求越来越高，工作难度越来越大，落后的工作方法和现有的工作思路已经不能适应教学改革后的工作有效开展，教学秘书岗位中存在的各种矛盾和问题逐步凸显和暴露出来，严重制约了教学工作的高效运行。1.队伍结构复杂，层次参差不齐

目前，我国的教学秘书岗位是隶属行政编制，教学秘书队伍的建设缺乏有效管理，队伍人员良莠不齐：有刚从学校毕业的大学生，

有从其他岗位转岗分流的人员，有为照顾亲属从其他行业调入的其他人员。由于人员来源复杂，高校对其学历没有硬性要求，教学秘书队伍的整体学历职称偏低，他们难以较好地履行自己的工作职责。另外，由于大部分教学秘书没有经过专业的培训和相关教学管理工作方面理论的学习，教学秘书队伍的整体、业务素质也参差不齐。部分人员缺乏一定的教学经历或教学管理经验，在进行教学管理研究时也存在一定的困难。

2.工作难以被认可，个人发展空间狭小

一直以来，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识和评价，不少人认为秘书工作简单，只是琐碎的日常事务，不需要太多专业知识和技能，技术含量低，什么人都能干，轻视教学秘书在教学工作中发挥的重要作用。因为地位得不到重视，工作难以被认可，从而导致教学秘书无论是在职称、职务、学习、培训等方面都受限制，个人发展空间狭小，使得教学秘书产生工作倦怠心理，丧失工作的积极性。

除了日常事务的处理，教学秘书鲜有参加业务培训和进行深造的机会。随着工作时间的推移，他们逐渐失去工作的热情；由于工作中几乎没有升职的机会，个人发展空间狭小，个人能力不能得到很好的发挥，自我价值无法得以实现。3.教学秘书职称晋升难

按照职称晋升要求，教学秘书是管理岗位，属于科学研究系列。

而在高校对科学研究系列人员晋升职称，最起码需要完成相应的教学工作量，教学研究和科学研究或者科技开发工作等。教学秘书若想在职称方面有所发展，必须具有相当强的实力和突出的教学科研成果，这往往需要花费相当多的时间和精力去从事课题研究。事实上，作为教学工作的最基层管理者，教学秘书每天处理的工作大部分都是反复、繁杂的事务，无法量化，职称晋升难，在一定程度上挫伤了教学秘书工作的积极性。二、提高教学秘书工作效率的思考1.采取有效措施，加强教学秘书队伍建设

（1）引进高水平、高素质人才，充实教学秘书队伍。提高教学质量是教育的永恒主题，教学管理是教学工作有序进行的有力支撑和重要保障。近年来，我国高校中普遍存在着重教学轻管理的现象，在这种背景下，教学秘书的选拔和培养很难受到重视。随着教学改革的开展，教学秘书的工作量显著增大，对教学秘书高素质高水平的要求日益凸显。因此，具有高素质高水平的教学秘书，将是教学工作顺利高效开展的重要保障。

（2）有计划地组织培训和学习。为提高教学秘书的教学管理能力，各高校应该有计划地组织其参加各种不同形式的培训和学习，从而提高其工作能力，主要可从以下几个方面进行：一是进行岗前培训。通过岗前培训不仅明确了教学科研秘书的工作职责，而且让其系统掌握工作的流程和具体工作的基本技能，提高业务水平；二是鼓励

岗位进修。在岗位进修学习中，通过理论知识，管理学等知识的学习，进一步提高教学秘书的表达能力、组织能力；三是提供交流平台。通过组织教学秘书参与其他高校的座谈，开阔视野，吸取先进的教学管理经验，提升综合素质。2.重视教学秘书，提升幸福指数

（1）重视教学秘书的地位和作用。教学秘书与教师一样，都是为高校培育人才而工作的，没有高低贵贱之分，只是分工和岗位的区别。高校的教学质量与办学水平的高低与教学秘书有着千丝万缕的关系。因此，高校领导及师生应该正确对待教学秘书，尊重、认可并配合其开展工作。同时，在教学秘书的职称系列考核指标上，应该结合教学秘书工作的自身特点，设立相应的评定指标，建立激励机制，开展系列活动，增强教学秘书与师生之间的凝聚力和战斗力，强调教学秘书的归属感和责任感，激发教学秘书的工作热情。通过这些环节促使教学秘书发挥工作的主观能动性和自创性，提高教学秘书工作的幸福指数。

（2）提高教学秘书薪酬待遇。与其他教师不同，教学秘书的工作常常面临大量、繁琐且时效性强的任务，有时涉及的部门多，时效性要求强，任务急重，不得不加班加点。工作的琐碎难以体现出其苦难程度，难以量化，因此很难被他人认可，工作的难度和业绩也不易体现出来，从而导致教学秘书在工作中缺乏足够的主观能动性和积极性，无法提高工作效率。因此，高校各部门应该充分认可教

学秘书在教学管理工作中不可或缺的地位和螺丝钉作用，并依据其工作的特点，寻找工作量化手段，建立竞争和评比机制，对他们在整个教学管理环节所作出的贡献进行物质上的奖励，在物质条件、工资待遇等方面都给予相应提高和激励，从而调动他们的工作热情和积极性，更好地为教育教学工作服务。

（3）建立匹配的职称评审体系。通过调研教学秘书的工作性质，结合其工作特点，对其工作制定行至有效的评价和评估方法，改革职称评价机制，建立匹配的职称评审体系，促进教学秘书不断追求上进，不断完善专业知识，从而推动教学管理工作的科学化和规范化发展。

（4）提供发展空间，给予深造机会。在不影响工作的前提下，积极支持、鼓励教学秘书在职攻读硕士学位或者博士学位，提高他们的学历，改善其知识结构。通过学习，教学秘书的知识水平和综合素质可进一步提高,从而提高其工作质量,提高人才培养的质量，促进学校的发展。参考文献：

[1]易秋芳.高校教学秘书工作存在的问题与对策[j].重庆科技学院学报，201*（5）.

[2]赵雪琛.对高校教学秘书队伍建设的思考[j].教学理论，201*（6）.

[3]张?铃.高校教学秘书专业化建设初探[j].中国西部科技，20

（6）.

扩展阅读：如何提高高校教学秘书工作效率

浅谈如何提高高校教学秘书工作效率

摘要：根据教学秘书在教务管理工作中的作用，提出提高教学秘书工作的几点思路和路径，对实践中具有一定的借鉴和启发。关键词：教学秘书；服务；创新中图分类号：g642文献标识码：a

文章编号：10090118（201*）10015602

教学秘书是高等学校教学管理工作中一个极其重要的岗位，是行政上受所在系（院）领导，业务上由教务处指导的教学管理人员，在整个教学运行管理中起着举足轻重的作用，也是教学领导的得力助手；是教学管理信息上传下达的桥梁；是联系师生、教务处以及各部门的纽带。

一、明确工作职责，树立服务意识

教学秘书在教学管理工作中具有服务性和辅助性。只有树立牢固的服务意识才能使之明确职责，摆正位置，心态平和，工作上才能做到周到细致，才能更好地提高工作效率，才能在教学管理活动中提供良好的服务。

（一）为领导服务，做好参谋和助手

院系领导除了处理日常工作之外，更多的精力要投入到日常教学、教学改革、专业建设等工作中去，更多的实质性工作需要教学秘书去落实、督促和完成。教学秘书工作的有效开展会减轻领导的工作压力，使其有更多的时间和精力来处理更重要的事情，如就一些学科热点问题提出自己的观点与看法给领导出谋划策，还可以通过组织学生座谈会、听课、问卷等多种形式，广泛征求学生意见，对教师的信息进行搜集整理，形成一定的总结性材料提供给领导，便于领导在第一时间了解情况，把握教学发展动态，掌握日常教学工作进展情况。

（二）为教师服务，做到紧密配合

教学秘书要有为教师服务意识，密切配合教师的教学工作，及时准确地将学校的有关要求和精神传达给教师，将学生的意见和建议反馈给教师。例如征订教材，发放教学任务书，督促教师上交教学大纲和成绩单等，核对教师工作量，调课、补课、监考人员的落实，期中教学质量检查，期末考试日程安排等，教师与教学秘书作为教学工作的实现者和管理者，教学秘书要尽一切可能为教师教学提供方便，以达到提高教学质量的目的。服务教师而不是管理教师，端正态度是与教师建立良好沟通的第一步，只有取得教师的理解与支持，教学秘书的工作才能持续有效地开展。（三）为学生服务，做到管理育人

教学秘书的大部分工作都是面对学生如组织各类考试，调课、补课、补考和重修的安排，学籍管理，成绩管理等每一项工作都与学生的切身利益息息相关，不可马虎大意，必须具有高度的责任感，做到万无一失，尽可能地深入了解学生的学习情况，帮助他们解决学习上的困难，并将学生的有关想法反映给有关部门，为学生解决实际问题，做到服务育人。二、建立和谐关系，保证渠道畅通

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