高校系部教学秘书的主要职责及素质
高校系部教学秘书的主要职责及素质
随着高校改革的日益深化，教学管理体制和教学管理方法、手段的改革就显得尤为重要。只有管理跟上了，教学各环节才能更好地发挥作用。而教学秘书在教学管理中起着很重要的作用，每一个教学环节都离不开教学秘书的参与，而其中任何一个环节出现问题都会影响教学秩序。要成为一名合格的教学秘书，不仅能为日常教学管理工作提供良好的环境，使教学工作顺利进行，更应为教学环节提出合理化建议。因此，必须要明确教学秘书的主要职责和提高教学秘书的素质。
一、教学秘书的主要职责
教学秘书工作是一个服务性质的工作，它贯穿于教学运行过程的始终。其工作对象包括系（部）的广大师生、领导、校教务处人员以至外系部分教师和学生家长等，其工作性质与工作对象就决定了它的特点：工作内容繁杂而琐碎，工作强度高，责任性大。教学秘书是系（部）正常教学秩序运行的保证实施者。其在系（部）教学管理中的工作职责一般包括以下几个方面。
1、协助领导对各种教学文件的组织制订和贯彻执行。教学秘书要协助系（部）领导组织制订和修订专业教学大纲和教学计划，核查教学计划的执行，办理教学计划的调整手续；在领导制订学期（学年）教学工作计划中提出合理建议，并严格遵照执行；在教学日历、实验教学日历、课程设计及毕业设计等其他教学文件的格式制定方面要严格把关，以保证教学文件的规范化实施，为教学评价做准备。
2、严格执行学籍管理规定，做好学籍管理工作。它要求教学秘书具有高度的责任心，实事求是，严肃认真，不徇私情。学籍管理工作的主要内容包括：（1）负责建立、保管全系学生的学籍档案；（2）办理学生升、休、复、退、转和留（降）级等各种手续，并及时记载学生学籍变动情况；（3）办理学生的报到、注册手续。
3、严格贯彻执行教学管理各项规章制度，做好本部门教务工作。此项工作主要涵盖以下几方面：（1）根据教学计划上报开课计划；（2）根据教务处下达的教学任务协助系分管领导落实授课教师的安排及课表，并将选课结果通知相关教师和学生；（3）经系领导同意后，受理本系教师的课程变动及调课，并统一到教务处办理相关手续，并第一时间将课程的变动情况通知相关部门及人员，并做好记载，以免造成教学秩序的混乱；（4）经常检查了解授课教师执行教学情况，协助有关领导组织好各项教学检查工作并上报教务处；（5）落实教务处下达的各种考试安排。同时做好与考试相关的所有材料的组织、保管、发放等工作，做到无一差错；（6）负责登记本系学生的考试成绩，按时汇总报送本系教师开课班级的成绩单；（7）负责本系所任课程的试卷保管工作。试卷保管周期为四年；（8）分类收集、整理各种材料并保存归档：教师教学原始材料、考务材料、教务处下发各种文件及通知、各种考评材料、毕业设计、课程设计资料等等；（9）协助领导组织安排教学工作会议及试讲、评选等各种教学活动。各种材料的规范化管理要始终伴随教学管理工作之中。
4、协助教材科做好本系的教材管理工作。协助院（系）主管领导和有关教师做好每年春秋两季及零购教材（含讲义）的征订工作，及时、规范将有关材料整理、统计并上报教务处；协助主管领导做好本系教师用书经费的结算工作等；及时反馈教师、学生对使用教材的有关信息。
5、毕业生工作。负责毕业生的成绩整理核查工作，及时报送最后一学期各科成绩及毕业论文成绩；编报毕（结）业和授予学士学位的学生名单，经系审核后填写《毕业生资格审核表》送教务科核对后留存；根据系审核通过的名单组织填写毕业证书和学位证书，并负责发放；协助办理毕业生离校手续。
6、认真及时做好教务处与系之间的信息沟通。负责教学文件的收、发、保管，及时填报有关报表。完成系领导交办的其它工作。
教学秘书的作用是通过其在高校教育管理中的工作内容体现的。主要包括参谋作用、调度作用和服务作用。
二、教学秘书应具备的综合素质
随着现代科技的飞速发展，社会对人才的需求也由原来的单一型向复合型转变，使高等院校面临更大的机遇与挑战。为适应新时代的发展，高校不断深化教育教学改革。面对新形势，教学秘书不能把自己局限于抄抄写写、收收发发、跑腿学舌，应尽快适应高校教育教学改革发展的需要，适应21世纪人才培养的需求，提高自身的综合素质。
1、热爱本职工作，树立全心全意为教学服务的思想。从教学秘书在教学管理工作的内容可见，教学秘书的工作是繁重而辛苦的，也是一个系（部）保证正常有序的教学秩序所必不可少的要素之一，因此一定要看重自己的工作，纠正无为思想，爱岗敬业，具有坚持原则、遵章守纪、任劳任怨、严谨求实的工作指导思想及工作作风，做到热心、细心、诚心、耐心，全身心地投入工作，做到“学为人师，行为世范”，才能尽到自己在教育工作中的职责，才能做到“服务育人”。这也是职业道德的基本要求。
2、做好领导的参谋和助手。不能只当听众，不做参谋。对自己所负责的工作，在权限内的应照章去做，自己决定不了的，应提出意见、方案，由领导拿主意；感到领导处理得不恰当，应勇于阐明自己的意见，供领导考虑，以免失误。
3、通过不断的学习提高自身素质，努力做到：
（1）努力学习教学管理的有关规章制度，做到运用自如。教学管理规章制度是教学工作的指挥棒，离开了这些，教学工作将寸步难行，因此，要熟练掌握教学管理的有关规章制度，如：学籍处理规定，休、复、停学规定，选课的规定，关于考试管理的规定、教学计划等，这是做好教学管理工作的前提。（2）提高分析问题与解决问题的能力。有些教学秘书长期以来形成了工作中不动脑筋想问题的习惯，遇事找领导拿主意，这种习惯势必使教学管理不活跃，缺乏创造性。因此，应培养教学秘书动脑筋想问题的能力，不仅能敏锐地发现教学管理领域的问题，还要分析是什么原因引起的，通过分析，提出自己的建议或处理问题的方法。对会动脑筋想问题的具体要求：一是帮助领导想问题，遇事能提出自己的建议，供领导决策，当好领导的参谋；二是能独立思考问题，能独挡一面，遇事必须能够自己动脑筋想问题，对所遇之事做出正确评价，不事事依赖领导拿主意；三是要能创造性地研究新情况，解决新问题，对教学管理出现的新问题，要能潜心研究，总结经验，想出创造性开展工作的点子来。
（3）提高口头和文字表达能力。动笔和动口是教学秘书开展工作的主要途径和必备的基本素质，要能动嘴把所表达的东西说清楚，以便于领导采纳和支持你的建议，当然，并不是言之无物的夸夸其谈，而是能够准确、生动、简明地讲清问题；除此之外要求教学秘书能起草一般的公文，能写报告、总结，能写出具有理论性、探讨性的文章，特别是教学管理方面的文章。
（4）提高组织协调能力。教学秘书担负着校、系的教学管理工作，涉及的部门很多，这就要求教学秘书要有一定的组织协调能力。一方面，要根据自己所管工作，联系校、系的教学，组织发动你所管辖的人完成你的工作，把大家的积极性调动起来，用整体的力量创造性地完成任务；另一方面，要协调好各方面的关系，便于开展工作。
（5）提高计算机应用能力。必须采用计算机管理以提高工作和准确度，减少实施学分制后教学管理所增加的工作量和难度，为保证教学管理的实施和改进，提高教学管理人员的计算机应用能力是至关重要的，使教学管理规范化、科学化。
（6）自我控制与管理能力。教学秘书要树立教学管理人员的形象，能自己管好自己，不说超出原则的话，不做超出原则的事，严于律已，遵守纪律，提高自己的服务质量，调节自己的情绪，改进自己的思想、行为、作风等方面的不足。
提高教学秘书分析与处理问题的能力，要不断实践，多做工作，才能提高其能力。要熟练地处理某一问题，就必须平时多接触，经常处理此类问题才可能达到较高的熟练程度。要有不努力提高素质就会落伍，就有被淘汰的紧迫感。
因此，教学秘书必须明确自身的主要职责，努力提高自身的素质，以适应教学管理体制改革的需要。
参考文献：
[1]刘云峰，高校系部办公室管理之我见[J],河南科技大学教育研究,201*,(2)[2]丁福兴，高校教学秘书应掌握基本的数据库技术[J].秘书,201*,(9)[3]余厚洪，新时期高校系科教学秘书工作特点及要求，丽水学院学报，201*(6)
扩展阅读：高职院校系部教学秘书能力结构论文
浅谈高职院校系部教学秘书的能力结构
摘要:随着高职院校的迅速发展,提高教学管理水平已成为必然要求,而教学秘书在提高教学管理水平活动中扮演着不可替代的重要角色。本文从教学秘书工作性质出发,结合实际工作及存在的问题,阐述了教学秘书履行职责必备的基本能力处理信息资料的能力、沟通的能力、文字处理的能力、办公自动化能力和创新的能力。这些基本能力对保证教学工作的完成起着重要的作用。关键词:高职院校教学秘书能力结构
教学活动是各级各类学校工作的核心,一个学校整体的教学水平和社会声誉来自学校各系部等基层单位的工作业绩,以及培养出来的学生在社会上的声誉。系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中,教学秘书从组织、落实教学计划到协调配置教学资源都起着桥梁的作用。这项平凡而艰巨的工作对教学秘书的能力结构要求甚高,明白这些能力要求并在工作实践中有意识地培养这些能力,是教学秘书从新手到专家转变的必经环节。在社会竞争日益激烈的今天,作为教学秘书,认识一个合格教学秘书的能力结构,对增强高职院校的竞争力和生存力具有重要的意义。高职院校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务,执行系领导指派的工作,是系领导的助手。教学秘书的工作既有制定教学计划,任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动,又有参加校内各机关的会议,与上下级沟通的交往活动。工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。
1高职院校教学秘书的工作性质1.1辅助性
教学秘书主要是从属于领导,根据系领导每个阶段的工作中心和要求,安排系里教学工作的具体事宜,保证各项工作的落实,对布置的工作教学秘书要做好跟踪,督促各有关人员完成。同时,收集实施工作时的各种反馈信息,及时客观地向系领导汇报,为进一步推进工作的进程,为系级领导的决策提供依据。
教学秘书的辅助性要求克服无视教学实际的情况,消极地被动地执行任务,事事迎合领导的思想和做法,应客观、适时地反映教学活动中存在的问题。此外,不能把自己等价于领导,言谈举止要和蔼,一切工作从团结出发,以提高教学质量为己任。1.2参谋性
教学秘书的职责不仅是发挥执行功能,而且还应当协助领导起参谋的作用。教学秘书是连结系领导、教务处及各系部的桥梁,他们非常熟悉与教师教学科研工作相关的各项政策和要求。不仅如此,他们还熟悉教学资源的实际配置情况,各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。
教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件,教学秘书应多提供一些建议和新方案,供领导作决策时参考。决策做出后,教学秘书一方面应及时收集决策执行过程中各个环节的反馈信息,及时向系领导汇报,总之,这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据,为推进教学改革发挥着重要作用。
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