高校教学秘书的工作

高校教学秘书的工作

教学秘书工作

教学活动是各级各类学校工作的核心，高等学校系级人员各司其职，尽最大力量发挥自己的作用，完成上级部门布置的各项任务，提高教学质量，满足社会对人才标准的要求。一个学校整体的教学水平和社会声誉来自学校各级学院、系等基层单位的工作业绩，以及培养出来的学生在社会上的声誉。系级教学单位的一切工作是学校兴旺发展的前提。在系级组织中，教学秘书从组织、落实教学计划到协调配置教学资源都起着桥梁的作用。这项平凡而艰巨的工作对教学秘书的能力结构要求甚高，明白这些能力要求并在工作实践中有意识地培养这些能力，是教学秘书从新手到专家转变的必经环节。在社会转向市场经济的今天，竞争已渗入高校的各个环节，作为教学秘书，认识一个合格教学秘书的能力结构，对增强高校的竞争力和生存力具有重要的意义。

高校教学秘书的工作主要是协助系主任处理日常系里的具体事务，执行系领导指派的工作，是系领导的助手。从这个意义上讲，教学秘书的工作既有制定教学计划，任课申报、申请专业、对教师教学效果的考评等活动，又有参加校内各机关的会议，与上下级沟通的交往活动。工作性质决定了教学秘书应具有不同于教师、资料员的能力。

1、高校教学秘书的工作性质（1）辅助性

教学秘书主要是从属于领导，根据系领导每个阶段的工作中心和要求，安排系里教学工作的具体事宜，保证各项工作的落实。在实际执行决策过程中，由于系领导工作忙，不可能面面俱到对各种情况分清类别是，亲自处理，在这种情况下必须依靠教学秘书去适时建议和协助处理。然后，对布置的工作教学秘书要做好跟踪，督促各有关人员完成。同时，收集实施工作时的各种反馈信息，及时客观地向系领导汇报，为进一步推进工作的进程，为系级领导的决策提供依据。教学秘书的辅助性要求克服无视教学实际的情况，消极地被动地执行任务，事事迎合领导的思想和做法，应客观、适时地反映教学活动中存在的问题。此外，不能把自己等价于领导，言谈举止要和蔼，有意见要摆在桌面，切忌背后议论。一切工作从团结出发，以提高教学质量为己任。（2）参谋性

教学秘书的职责不仅是发挥执行功能，而且还应当协助领导起参谋的作用。教学秘书是连结系领导、教务处及各系部的桥梁，他们非常熟悉与教师教学科研工作

相关的各项政策和要求。不仅如此，他们还熟悉教学资源的实际配置情况，各教学人员的秉性及实际从事的各种活动。教学秘书的这种先天优势为充当领导的参谋准备了物质条件，教学秘书应多提供一些建议和新方案，供领导作决策时参考。决策做出后，教学秘书一方面应及时收集决策执行过程中各个环节的反馈信息，及时向系领导汇报，另一方面教学秘书应积极调查教学过程中出现的新情况，各兄弟院校校的改革信息，并做好分类整理存档工作。总之，这些信息为领导修改和重新决策提供了宝贵的依据，为推进教学改革发挥着重要作用。

2、教学秘书的能力结构

能力是影响个体顺利完成活动所必备的心理条件的综合。从教学秘书的工作性质出发，教学秘书的能力是影响顺利完成教学秘书工作的必备心理条件综合。具体包括以下几种：

（1）处理信息资料的能力

教学秘书的工作是具体的，每天要面对大量的文件、电话、会议、资料，这些材料都是从不同环节和角度，保证教学工作的顺利进行。这些信息材料的时效性、指导性和收藏价值各不相同，它涉及到目前乃至今后教学的评估，教师的考核以及新专业的设置等教学工作，教学秘书必须具有迅速、准确地处理这些材料的能力，也就是对材料分门别类，收藏存档，并向系领导及时汇报，向有关教师及时通知。同时，教学秘书还要客观、全面、及时地采集基层的反馈信息，及时整理、报告有关领导，以进一步执行决策或调整补充，完善决策，使之更加符合教学实际的需求。

总之，教学秘书惧整理的信息是校（系）级领导做决策的依据，信息的及时，客观全面，直接关系到校（系）级管理工作的效率，信息处理的不好，就会影响到有关领导的科学决策。因此，处理信息不仅是教学秘书的重要工作也是他们必须具备的能力。

（2）具有良好沟通的能力

秘书的工作是辅助系主任处理的日常事务，确保教学的工作有条不紊地展开。这种工作避免不了时刻与人打交道，既有联系学校各部门机关和广大教职工，又有来自基层的汇报和请示的问题。这需要教学秘书是有较强的沟通能力。这是因为教学秘书参加校内各机关的会议，经常和上下左右部门的人员传递消息，加之他们的个性不同，而且由于工作不同所形成文化氛围也不同，为达到沟

通畅通，需要教学秘书在坚持原则的前提下，要有灵活性和应变性，适时地进行印象整饬，热情而又机智、幽默地传递信息。

在进行口头语言沟通时，秘书常常即席而发，没有时间在表达思想时字斟句酌，这需要教学秘书在熟悉工作业务的同时，应加强逻辑学、社会心理学、修辞学、教育学、专业知识等知识的学习，提高讲演艺术和精确陈述思想的能力，提高沟通效果。

（3）协调合作的能力

协调是指多个部门，多个成员间的互相配合，它既有数量的配合，又有各项工作的时间配合以及行动的配合。与其它教师相比，教学秘书的许多工作需要与他人协同合作方能完成任务。

教学秘书作为系领导的助手和参谋在协助系领导部署、安排教学活动时，要积极主动，同时对事物的发展要有预见性。

要充分考虑各个教师特点和需要的前提下对各项事情的轻重缓急，所需时间极易出现问题的环节做到心中有数。综合这些方面的情况，有理有据地安排系里有关的教学活动。教学秘书在协助领导做好协调各相关领导人员的工作时，应有发展的观点，对要协调领导安排、检查、调研工作的各环节事先应认真思考一番，对可能出现的情况应有准备，以防意外。教学秘书应有这种能力，帮助系里领导协调处理各种事务，以推动系里工作顺利进行。教学秘书还应有合作的观念和能力。教学秘书在协助系领导下达和督促其他人员完成任务的同时，要有明确的角色定位，不能把自己等价于领导，言行举止要和蔼，不应高人一等，实际工作要任劳任怨，只有这样，才能与办公室其他人员处理好协同合作的问题。此外，教学秘书还要与上级业务部门，如教务处、科研处等部门进行联系合作。

总之，协同合作才能完成各项任务，教学秘书要有这种合作的精神，更要有这种能力。教学工作虽然大家各有分工，但它是在合作、互助的基础上的分工，许多事情要互相理解、体谅。（4）文字写作的能力

写作能力是教学秘书完成工作的基本功，无论是学校内部沟通信息或者是对外进行交流，都离不开信函和文稿的撰写。及时、准确、简洁地使用书面语言写作，完整地表达思想，都将直接影响到教学秘书工作的质量。文字写作能力对于教学秘书来说是必不可少的，是一个合格教学秘书的基本要求。

要提高写作能力，必须不断增加写作的修养、强化写作训练，日常工作中各种教

学文稿写好后，要反复读几遍，删除含混的字词和不符合语法的句子。值得一提的是，教学秘书的写作应从公文写作的特点出发，掌握好教学公文的格式和术语，写出的报告要结构层次分明语言准确、鲜明生动，这是对教学公文写作的基本要求。总之，多读多写是提高写作的基本和唯一手段，教学秘书应注意平时的积累和提高。

（5）计算机管理操作的能力

计算机的使用已广泛地进入高校机关的各个部门，熟练掌握和使用计算机是教学秘书的基本技能。计算机显著特点是功能多、效率高、速度快。教学秘书的许多日常事务工作，如学籍管理、档案管理、教学计划修订等工作都利用计算机完成。计算机在现代社会中的影响越来越广泛，随着加入世贸，高校与国外的交流和联系也日益频繁，外语的听说能力也日益显得重要，计算机和外语作现代社会的重要沟通工具，与人们的工作联系不断密切。教学秘书要不断加强使用这些工具的水平，以适应未来工作的各种要求，教学秘书要有这种预见和紧迫感。（6）创新和开创能力

创新是时代的要求，是社会主义市场经济对社会各行各业提出的要求。有创新才有发展，可持续发展是我们一切事业的灵魂。在日益竞争的社会中，只有不断创新，高校以及所属院系才能在竞争的环境是生存和发展。

作为系领导助手和参谋的教学秘书，应该具有创新和开拓的能力，经常关注并收集各兄弟院校，甚至国外高校相关专业、系专业设置的改革信息，社会对人才需求规格的信息，以及教学、管理的新措施等。除了对有关信息材料分类整理，向系领导汇报外，还应综合分析，形成自己的思想和见解，为领导提供教学、管理的新建议。从而有效地获取最新的发展信息，给领导的决策提供科学的依据。总之，高等教育的发展，要求高校各教学单位及教学管理人员之间协调配合，做好这项工作，对于高校系、处所领导顺利开展工作有积极的促进作用。在这个过程中，教学秘书的桥梁和中介作用非常重要，高校教学秘书应不断学习，更新自己的管理科学和专业知识以及应用技能，更好地为教学服务，为推进我国高等学校改革发挥重大的作用。

扩展阅读：做好高校教学秘书工作的几点认识和建议

做好高校教学秘书工作的几点认识和建议

摘要：教学秘书工作是高校教学管理工作中的一个重要环节，教学秘书作为一线管理者，其地位独特，在教学管理系统中发挥着参谋助手、组织协调、服务保障的重要作用。并对如何做好教学秘书工作提出了创新理念，提高认识和服务意识，增强使命感和责任感；加强学习，提高管理水平和综合能力；创新工作方法等建议。

关键词：教学秘书；教学管理；高校一、高校教学秘书在教学管理中的作用教学工作是高校的中心工作，教学管理在高校管理中占有特别重要的地位。教学质量管理是教学管理的核心，是人才培养质量的重要保证。教学秘书是系级教务管理工作的具体执行者、实施者，各项教学活动的组织者、安排者，作为联系教师和学生、教师和教师，系与系教学工作的桥梁和纽带，渗透教学计划管理、运行管理、质量管理的各个方面和环节，因此其地位独特，作用不容忽视。

1.助手参谋作用教学秘书直接管理教学事务，获取信息快捷而可靠，可以尽快纠正教学过程中执行任务的偏差，不仅协助系主任处理系里的具体事务，如教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题，研究新方案、采取新措施，主动为领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为系领导的决策创造条件，起到参谋的作用。

2.组织协调作用教学管理涉及方方面面，在这个蓬大而又相互牵连的网络中，教学秘书处于枢纽位置。在教务管理工作中，教学秘书负责组织、落实各项教学工作，教学主管领导的工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体的工作却由教学秘书直接管理和落实。如排课、调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、毕业生毕业资格审查、毕业证书和学位证书管理、核算教师工作量及教学津贴等等，都要由教学秘书组织完成。同时，由于教学管理的许多活动呈现纵横交错的网络关系，教学任务的完成是由许多部门共同完成的，教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、协调左右、互通情况、沟通信息、改善关系、合理统筹的作用，其协调职能发挥得好坏将对系（院）的教学活动产生直接影响。如果协调不好，就会造成混乱，或者导致矛盾，从而影响教学质量。

3.服务保障作用管理也是一种服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，是提高教学质量的重要前提和基础，是系（院）级教学秘书的一项日常性的工作，也是教学秘书工作的重点所在，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色，应该加强与教师、学生的沟通，主动为广大师生着想，及时反馈教论文发表学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利进行提供保障。如：教师的教学工作进度、课堂教学的考勤和质量监控、教学工作量的核算、教研活动的开展、学生的学习情况、考试成绩的及时记录；学期中和学期末做的教学工作总结，考试后的教学质量分析等，教学秘书都必须熟悉掌握，并组织力量，合理安排，切实实施。

二、关于做好教学秘书工作的几点建议综上所述，教学秘书不只是“收发员”、“通信员”、“勤杂工”，必须认识到其在教学质量管理中的重要性。有人说：“教学秘书是半个系主任”，此话不无道理。因而，作为教学秘书不应存在自卑感，要充分发挥工作的积极性，主动性和创造性，充分发挥教学秘书在教学质量管理中的作用。

创新理念，提高认识和服务意识，增强使命感和责任感理念创新就是指从事教学秘书工作的人员要冲破长期以来部分人的偏见，热爱本职工作。在实际工作中，一些系教学秘书放弃了所学的专业，把主要精力放在教学管理工作上，与同期从事专业的教师相比，他们要付出更多的努力，但部分高校的领导缺乏对教学秘书工作正确的认识和评价，轻视教学秘书在基层教学管理中发挥的作用，学校在教学秘书人员配备、业务学习、岗前培训、工作待遇、职称评定等方面不够重视，在客观上造成从事教学秘书工作的人员有自卑心理，不热爱自己的工作，也不安心自己的工作，寻找机会离开原工作岗位去谋求自身的发展。这种境况要求在学校解决其自身存在问题的同时，高校教学秘书必须具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操，还必须有高度的责任感和强烈的事业心，认清自己从事的工作在高校生存和发展中所处的地位和作用，提高全心全意为教学服务，为教师服务，为学生服务的意识，忠于职守，在教学秘书岗位上不计较个人得失，乐于奉献，全心全意为党的教育事业服务，真正担负起管理育人、服务育人的重担，通过出色的工作实现自己的人生目标。

2.加强学习，提高管理水平和综合能力教学管理既是行政管理，又是学术管理。教学秘书首先要熟悉本单位各门学科的基本知识、结构体系，了解各科教学大纲的要求和各门课程之间的联系，熟悉教学过程和教学规律，才能及时协助系领导解决教学中出现的问题，当好领导的助手、参谋。其次，要学习管理科学知识，尤其是教育行政管理和教学管理的专门知识，只有具备了这方面的知识，才能建立紧跟时代脉搏的教育思想和教育观念，实现“内行”管理。最后，教学秘书要协助领导管好教学工作，除具备相应的业务知识以外，还要具备较强的综合、协调能力、组织能力和信息技术处理能力，必须不断地提高计算机应用能力，熟练掌握网络信息、数据库操作、文字处理技术等，以适应时代的飞速发展。

3.创新工作方法科学的工作方法是教学秘书顺利完成教学管理工作的重要条件，也是教学秘书工作能力强弱的重要体现，有了科学的工作方法，教学秘书工作才能收到事半功倍的效果。从教学秘书工作的特点看，配合新时期高校教学管理改革和发展的需要，其工作方法必须实现创新。第一，教学秘书要有开拓创新的精神，在做好服务性、辅助性、协调性工作的基础上，充分发挥自己的主观能动性，积极思考，敢于突破条条框框，努力旅游论文发表探索教学管理的新途径、新方法和新思路，做到与俱进，不断提高。第二，在掌握教学管理规律的基础上，实现教学管理的科学化、制度化、规范化。第三，理清头绪，分清主次，集中汇报，重点处理。第四，必须有严谨求实的工作作风，任何时候都不可有丝毫的疏漏和懈怠，做到静心、耐心、细心。第五，要深入教师和学生中，一方面了解他们的工作和学习情况，帮助他们排忧解难；另一方面有些常规性的工作可以交给他们去做，这样既可以充分调动师生工作的积极性，又减轻教学秘书的工作压力；第六，在教学管理各环节上要充分利用计算机和网络技术，实行“电子教务”，即一些临时性的事务通知，及一些教学管理文件，完全可以通过网络发布出去，师生都养成从校园网上查看教学管理信息的习惯，使教学管理工作更快捷、更高效。

此外，学校要充分肯定教学秘书的地位和作用，高度重视教学秘书工作，从政策上、思想上和工作上关心、支持教学秘书的工作。无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定、表彰先进方面，还是在开展教学管理、科学研究等问题上，都要建立相应的激励机制，并不定期地组织教学秘书参加培训，把他们送到同类院校参观学习，定期组织开展经验交流等等，通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。使教学秘书充分发挥其在教学质量管理中的重要作用，共同为提高教学质量，培养高素质人才作贡献。

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