浅谈新时期下的高校教学秘书工作

浅谈新时期下的高校教学秘书工作

摘要：在新时期下，如何提高教学秘书的工作能力，调动教学秘书的工作积极性，规范管理教学秘书队伍，是高等教育改革工作中的重要问题。关键词：教学秘书;积极性;规范管理

随着以“提高教学质量”为中心的高等教育改革工作的不断推进，给教学管理工作带来了新的机遇与挑战。教学秘书作为高等教育管理工作环节中的基层岗位，担负着提高教学质量、保障教学秩序、落实教学管理措施等重任。教学秘书工作质量的好坏，将直接影响到学校的教学工作和教学质量。因此，在新时期下，如何提高教学秘书的工作能力，调动教学秘书的工作积极性，规范管理教学秘书队伍，是高等教育改革工作中的重要问题。

一、教学秘书能力结构分析

《高等学校教学管理要点》指出：“系(院)可设教学秘书和教务员，在教学系主任(院长)领导下，处理日常教学行政工作并从事教学状态、质量信息的经常性调查了解工作”。它明确界定了教学秘书的行政关系和岗位职责范围，高校教学秘书不是决策者，而是决策者的参谋、助手和执行者[1]。教学秘书作为一个信息传达者，需要将学校政策、领导意图、教学信息等准确而及时的传达到各环节。作为一个管理者，需要将管理政策层层落实到各环节，并督促执行。作为一个协调者，需要在学校与学院之间、学院与教师之间、教师与学生之间，作好各类具体事务的协调沟通工作。管理角色的多面性，决定了教学秘书需要具备多方面的工作能力。

(一)公文处理能力。教学秘书作为一个信息传达者。在日常教学管理工作中，教学秘书需要传达和协助执行学校的规章制度;落实教学计划、教学任务;传递教学信息等。这就要求教学秘书熟悉公文写作知识、能熟练使用教学软件、有一定的计算机操作能力。以保证能够及时、准确地传递信息，层层落实管理政策。(二)教学管理能力。教学秘书作为一个管理者，需要协助主管领导制定教学计划、管理规定;定期安排教学检查、进行教学总结;落实授课计划;组织期末考试安排;协助主管领导处理各类突发教学实践。这就要求教学秘书应当熟知当前时期高校教学工作的指导思想、学校各项规章制度;学习高等教育管理理论知识，弥补专业不足的劣势，更好地掌握教育管理的运行规律。

(三)协调沟通能力。教学秘书作为一个协调者，需要加强和学校多个部门的沟通联系，在必要的时候给主管领导提供合适的建议，快速、准确、有效的协调解决教师教学中、学生学习中出现的各类问题，从而起到服务教学、服务教师、服务学生的作用。比如：教学秘书在长期的教学工作中，注意了解课程使用多媒体课件教学的情况，教师课程教学的习惯等，在主管领导审核分配资源的时候，给予适当的建议。在排课时，做到最大化满足教师需求。在学生每次选课期间，会出现各种特殊的问题，欠费、模块学分修读不足、教学班人数上限不足、课程性质学分变动等。面对这些情况，就需要教学秘书熟悉每个版本教学指导书的变化，熟悉学校的相关制度，向教务处相关部门反馈问题、协调解决办法，及时帮助学生解决问题。二、调动教学秘书工作积极性

教学秘书在基层教学管理中不可或缺的位置，其工作积极性的高低，直接影响着学校教学管理水平和教学秩序运行是否通畅。因此如何调动教学秘书的工作积极性，也是学校教学管理建设的一个重要问题。(一)充分给予教学秘书支持和信任。教学秘书工作繁杂琐碎，不易产生明显的成果，长久从事重复性的事务劳动，容易滋生消极怠工情绪。这就需要各级领导给予教学秘书充分的关心和信任，在必要时候给予支持和鼓励。

(二)创造良好的外部环境。教学秘书在处理日常事务时候，通常要花费大量精力，无法专心于教学管理理论研究，甚至难于加强自身业务学习。要激发教学秘书工作的积极性，促使教学秘书改变事务型的工作观念，应当适时开展业务再教育的研讨交流活动，启发思维、取长补短。同时，应当在职称评定给予教学秘书支持和肯定;在工资待遇上，应当等同于其他同等学历、资力的教职员工;关心广大教学秘书的切身利益，消除后顾之忧。三、规范教学秘书队伍管理

目前，高等教育已经由精英化教育向大众化教育发展，招生人数成倍数的扩张，二级院系的规模急剧膨胀，教务工作量成倍增长。因此，建议一支规范的教学秘书队伍，是保障教学管理正常运行的关键因素。(一)规范教学秘书任用选拔制度。长期以来，教学秘书在任用选拔上存在随意性。大部分教学秘书，专业不对口，上岗前没有专门的教育管理培训;大部分从业人员处于兼职状态，在主要从事教学工作的同时，兼职教学秘书事务。在教学秘书的选拔任用上，学校和学院领导应充分重视教学秘书的重要性和工作的复杂性，严格把好教学秘书“入口”关，选择专业相关、能力、素质、学历层次等较高的人员充实到这支队伍中来[2]。(免费看电影tang)

(二)合理设置教学秘书岗位。针对目前高校招生人数急剧扩张，新专业增加的情况，高校应当就院系规模变化的情况相应地增减教学秘书岗位的人员配备。根据面向学生的学历层次高低、师生人数多少、专业多寡，配置1-3名教学秘书处理教学事务。其次，应当配置专职教学秘书。许多学校由于行政岗位编制的限制，教学秘书往往采取兼职的方式设置。教学秘书往往还兼职科研秘书、行政秘书等多种职务。诸多繁杂混合的工作，不利于教学秘书专注于教学管理工作，容易起到事半功倍的效果。

综上所述，在高等教育事业不断改革发展的今天，教学秘书工作面临新的机遇和挑战，在新时期下，不断提高教学秘书的工作能力，充分调动教学秘书的工作积极性，进一步规范管理教学秘书队伍，建立快速、高效、专业的管理体系，才能在“提高教学质量”的高等教育改革中起到积极作用。

扩展阅读：论新时期高校教学秘书岗位的重要性及素质要求

论新时期高校教学秘书的重要性及教学秘书的素质要求

苗苗，宋淑贞

（大连工业大学艺术设计学院，辽宁，大连，116034）

摘要：社会不断进步，要求高校输送更多优秀人才。高校教学秘书在高校教学管理中占有很重要的地位，要求教学秘书认清职责，加强学习，勇于创新，不断提高自身素质，为高等院校的发展做出更大的贡献。

关键词：教学秘书；素质要求；高校管理

随着高校教学改革的进一步深化，近年来高校规模日益壮大，专业设置及招生规模不断扩大，学生人数急剧增加，专业教师队伍迅速膨胀，教学管理职能面临着巨大的考验。为了保障向社会输送高素质的弹性人才，高校在建设高质量的师资队伍的同时，必须建设一支优良的教学管理队伍。在教学管理工作中，教学秘书占有很重要的位置，是高校教务系统与二级学院之间、教师与学生之间的枢纽。教学秘书的素质与能力，直接影响到教学管理水平，对于稳定教学秩序、提高教学质量起着重要的作用。

一、教学秘书的岗位职责及工作性质

1、教学日常管理与改革研究

协助院（系）领导组织制定各专业的培养方案、教学大纲等教学基本文件；组织与协助各教研室完成教学执行计划、教学任务安排工作；协助院领导做好本院的期初、期中、期末的教学检查工作及各项教学质量监控工作，加强教学质量管理；各种实习、毕业设计、实验室管理、基地建设等实践环节工作安排；协助院(系)领导组织教研室、骨干教师编写新增专业申报材料，网络课程建设材料，教改立项及各项教学成果申报材料；2、学生课程考核、学籍管理

对于学生而言，大学四年对于综合素质的培养之外，最重要的是成绩情况。教学秘书必须认真、细心、耐心地做好学籍管理及进修委培工作，学生课程考核材料审查、成绩一览表的录入、输出、存档工作，组织好学生进行网上选课工作，还有学生的学位审核及毕业证书、学位证书发放工作。

3、师资队伍建设及档案材料整理

教师日常教学文件检查及收缴、教学工作量计算、拟聘教师试讲工作安排、客座教授讲课安排；各类归档材料收集整理。

以上是笔者根据多年的教学秘书工作经验，对教学秘书的岗位职责所作的总结。从上述总结中，我们不难看出教学秘书工作的平凡性及重要性。学科建设、师资建设、教材建设等主要由主管教学院长领导主持，教学秘书需要围绕教学决策方案、教学计划等展开日常工作，目的在于完成规定的教学任务、实现既定的教学目标，对领导起到辅助协同的作用。

二、教学秘书的素质要求

在高校教学管理体系中，教学秘书是纽带和桥梁，工作是平凡而重要的，具有辅助性、主动性、繁杂性、专业性、服务性。教学秘书的素质修养、工作效率、协调能力关系着高校教学管理水平的高低。因此加强高校教学秘书队伍建设、提高教学秘书素质修养，是教学管理工作的重中之重。

1、具有较高的政治觉悟，对自己准确定位

首先教学秘书要有较高的政治觉悟，优良的思想品质，热爱祖国，政治立场坚定，能够坚定不移地贯彻执行党的方针、路线和政策，并且时刻记住自己的角色任务教学管理中任务的传递者和执行者，能够时刻秉承“全心全意为全体教师和学生服务”这一原则，具有较强的服务意识和责任意识。

2、具有较高的文化素质和业务素质

高校教学秘书的服务对象是有思想、有活力的知识分子群体，他们文化层次相对较高、而又个性迥异，教学秘书要协调工作于教学主管部门、教师、学生三者之间，这就要求教学秘书必须具备较高的文化素质、具备良好的协同合作能力和沟通能力，还要具有良好的心理素质和和谐的人际关系。3、勤于思考、勇于创新

教学事务工作繁杂、琐碎，而且很多方面涉及到教师和学生的切身利益，例如教师工作量计算、学生成绩统计保存等等。教学秘书整天忙于各种日常的事务性工作，同时又要应对教学管理部门下达的各项任务。人的精力是有限的，在有限的时间内如何高效的完成工作，是教学秘书必须解决的问题，这就要求教学秘书在有细心、有耐心、有责任心的同时，还要勤于思考，勇于创新，科学地统筹安排工作任务。4、增强学习意识，科学运用现代化办公条件

教学管理是一门很重要的学科，教学秘书要有意识的参加岗位培训，学习现代化、科学化的管理模式。密切注意在新形势下高等教育发展的动态和理念，完善知识结构，对于培养目标、专业设置等等方面，进行理性分析与思考，积极的提出自己的建议，供领导决策和参考，起到真的的辅助协同的作用。在日趋庞大、精细的数据化管理面前，教学秘书还要学会利用网络资源和现代化办公软件，实现办公自动化，以最快的方式准确的完成各种任务。

三、总结

随着我国加入世贸组织，各行各业竞争异常激烈，急需高校输送大量综合素质很强、适应社会发展需要的弹性人才。高校深入改革迫在眉睫，高等学校的教学管理队伍必须完善，教学秘书是高校教学管理队伍的重要岗位。教学秘书必须不断加强自身素质修养，爱岗敬业，为高等学校的改革发挥更大的作用，促使高校管理实现规范化、现代化，为社会建设培养出更多优秀的人才做出更大的贡献。

参考文献

[1]毛小庆.高等学校教学秘书应具有的素质修养与工作艺术[J].中国科学教育，201*，5：50-51

[2]李文斌.高校教学秘书在教学管理中的定位与功能[J].陕西铁路工程职业技术学院学报，201*，5：25-27[3]张晓梅，赖剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教育与职业，201*，6：191-192[4]胡辑.论高校教学秘书的特点及能力修养[J].时代经贸，201*，5：169-172[5]杨淑琴.教学秘书工作之我见[J].引进与咨询，201*，7：86-87

[6]颜金玲.论高校教学管理与教学秘书自身素质的培养[J]，201*，13，190-192[7]陈贤华.秘书工作论[M].成都：四川大学出版社，19

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