牌口村创建规范化档案室工作总结

牌口村创建规范化档案室工作总结

牌口村创建规范化档案室工作总结

牌口村位于皋埠镇南部，毗邻绍兴县茶场，县级公路（皋拈公路）横旦境内，属半山区行政村，全村有总户462户，人口1328人、党员47人；现有耕地809亩，山林5741亩，自然环境优美，旅游资源丰富。201*年村级集体收入达70余万元，农民人均纯收入近1201*元。

近年来，我村在上级部门的帮助指导下，紧紧围绕农村工作大局，不断增强服务意识和提高管理水平，在努力实现档案工作“五有一实现”的基础上（有领导分管、有专职档案人员、有档案管理制度、有相关档案、有档案框架、实现各门类档案集中统一管理），大力加强村级档案室的规范化建设步伐，使档案工作在服务农村、服务农业、服务农民中发挥了应有作用。现将我村规范化档案室建设工作简要介绍如下:

一、领导重视，组织健全，确保创建工作有效推进

村级档案是行政村历史和发展的真实记录，反映了农民生产生活和村务活动的基本面貌。建立和规范档案工作，对于保障村民合法权益、维护农村社会稳定、推动村务公开和民主管理、促进社会主义新农村各项建设都具有十分重要的意义。本着对当前工作负责、对历史负责、对人民负责的态度，村委主任亲自抓档案规范化工作，并专门安排文书和大学生村官担任档案员，同时制定了档案管理档案员，及档案管理相关制度，做到档案规范化工作的有序推进。

二、软硬件两手抓，档案管理向规范化迈进

一是从硬件上进一步完善。从我村开展社会主义新农村建设工作以来，由于设施陈旧、年代久远加之人员变动等原因，之前的档案工作相对落后，已无法满足新形势下农村建设工作对档案管理的基本需求。为此我村克服困难，专门落实资金，加大对村档案室和配套设施的建设力度，专门设立了档案室，配有计算机、打印机、复印机等设备，为档案现代化管理提供了必要的物质基础。配备了足够的档案柜，在档案室安装遮光窗帘，灭火器等设备，形成了设施齐全、便于查阅的保管条件和工作环境。档案设备的添置，为档案管理的高标准，高质量提供了物质保障。

二是从软件上进一步强化。我村档案室配有专职档案员，建立了档案管理人员岗位责任制，村级档案借阅登记制度，档案保管、保密、统计、利用制度，文件材料分类方案、归档范围、保管期限表等一整套档案管理制度，使村级档案管理制度化、规范化、科学化。同时我村着力抓好档案员培训，积极参加上级部门组织的业务人员到村进行具体的业务指导培训，不断提高档案管理人员的业务水平和素质。在档案的存档范围上，我们从单一的文书，扩展到了包括文字资料、各类荣誉、声像资料等更多类型、更广范围的较齐全的档案门类。

三、注重资料收集，加强档案室基础业务工作

1.做好档案整理工作。为档案资料的完整性，我们注重收集农村历史沿革、人文风俗、村务公开、财务公开、民主管理、村庄规划、新型合作医疗、工作总结、计划、汇报；工作中签订的协议、合同书；

典型经验材料、领导讲话、声像档案、荣誉档案等各种资料，及时归档，确保资料的完整性和真实性；针对历史原因造成的档案缺失，我们组织人手，通过各种有效手段，对解放后特别是改革开放以来的档案进行补充整理，并录入电脑；特别重视村民档案工作，通过对全村村民各项资料的梳理、核实，初步实现了一户一档。

2.做好档案安全保管工作

档案的保密、安全工作是档案工作的重中之重，平时基础工作做得再好，一旦发生失、泄密和丢失等情况，损失不可估量。为加强档案保密，提高安全管理意识，档案室加装了防盗窗，基本符合“八防”要求，档案保管安全。在日常工作中时刻牢记“档案安全，责任重于泰山”，从未发生过档案被损毁、丢失、涂改和泄密等违法违纪行为。

四、积极开发利用和对外宣传

档案工作人员熟悉室藏档案，能及时准确地调阅案卷，做到档案室随时向村民提供查阅档案服务，充分利用村档案室的档案信息资源，为发展村级经济，新农村建设，村务管理，调解纠纷等发挥了积极作用。

通过广播、会议等形式告知村民，村级档案室的建设及室藏情况，有效的服务全体村民。同时，利用各种宣传手段，广泛的征集收集各类有室藏价值的资料，进一步丰富村级档案室室藏的内容，以达到更好服务于三农的效果。

经过几年的努力，我村规范化档案室建设工作取得了一定的成绩，但是随着社会的发展，时代的进步，档案工作的重要必将更加显

现，我们的任务也将更加繁重，我们会继续努力，不断提高档案管理工作水平，使档案管理逐步走向现代化、实用化，为农村社会经济发展提供坚强的保障。

皋埠镇牌口村

201*年10月10日

扩展阅读：江阴市村、居民委员会创建市合格档案室参考资料

江阴市村、居民委员会创建市

合格档案室参考资料

江阴市档案局监督指导科

二OO一年三月编制说明

为进一步贯彻执行《档案法》和《江苏省档案管理条例》，将我市村、居（以下略）民委员会档案管理纳入规范化的轨道，促进档案工作更好地为农业、农村和农民服务。江阴市档案局依据档案业务建设规范，结合我市农村建设的实际，编制了《江阴市村、居民委员创建市合格档案室参考资料》，供参考。

一、本资料在业务方面仅编制了文书档案、会计档案、照相档案的整理方法。科技档案因有《科技档案管理基础知识讲课提纲》可供参考；特殊载体档案中的其他类目前在村级中存在很少，故也未编入。如需了解指导，可与市档案局监督指导科联系。

二、为主便档案人员掌握业务，简化档案整理方法，本资料将村级档案的保管期限只划为“长期”和“短期”两种。以前已建成江阴市合格档案室的村，今后立卷归档可参照现行方法掌握。

三、本参考资料中所用的各种卷皮、目录、标签、表式等，均由江阴市档案局提供。

本资料中存有不足处，恳请大家提出修正意见。目录

1、江阴市村、居民委员会创建江阴市合格档案室基本要求12、档案室职责23、档案员职责24、归档制度35、档案利用制度46、档案保密制度47、库房管理制度58、文件材料归档范围及保管期限表（试行）69、档案分类方案1110、文书档案整理方法1211、会计档案整理方法1712、照片档案整理方法2113、档案工作台帐":null,"page":{"ph":1263.375,"pw":893.25,"v":6,"t":"1","pptlike":null,"cx":0,"cy":0,"cw":893.25,"ch":1263.375}})江阴市村、居民委员会创建江阴市合格档案室的基本要求

为贯彻全国农业和农村档案工作会议精神，切实加强村、居民委员会创建合格档案室工作的力度。各村、居委会要继续按1994年3月14日江阴市档案局下发的《关于新建合格档案室的通知》的标准执行，为便于宣传、掌握，现将江阴市合格档案室的基本要求归纳为有“六个一”，即有：

1、一个人员：负责管理档案的专（兼）职人员。

2、一套制度：文件材料的立卷归档和档案的收集、整理、鉴定、统计、保管、利用等制度。

3、一个库房：专门存放档案的场所。4、一组柜子：二套以上铁（木）质档案柜。

5、一套台帐：各类档案案卷目录，统计台帐，利用登记和移交登记簿等。

6、统一管理：按文书、科技、会计、特殊载体档案等分类整理、归档，并符合质量要求，实行集中统一管理。

档案室职责

1、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。

2、集中统一管理村委的全部档案。3、维护和确保村委档案的完整与安全。

4、开展档案编研工作，编制档案检索工具，积极热情主动为村委工作和村民提供服务。

5、负责对村委各部门和村属单位的档案工作进行监督指导。6、对需要移交的档案，按照有关规定向指定的档案馆（室）移交。

档案员职责

1、认真学习、宣传、贯彻执行党和国家有关档案工作的法律、法规和方针、政策。

2、认真制订并严格执行档案工作的各项规章制度。3、学习，掌握档案管理的基本业务知识和技能。

4、及时做好应归档材料的收集、整理工作和档案的接收、移交、整理、保管、统计等工作，确保档案完整与安全。

5、积极开展档案开展工作，主动热情地提供档案为村领导、村民服务，并做好利用登记工作。

6、及时、准确地向村委会和上级档案管理部门汇报工作情况，

提供档案利用典型事例。

7、在工作调动时，认真办理档案移交手续。

归档制度

一、文件材料归档范围

见P4《文件材料归档范围及保管期限表》二、归档时间：

1、文书档案：应在第二年六月底前归档。

2、会计档案：在会计年度终了后，由本村财务部门保管一年至二年后向档案室移交。

3、照片、录音带、录像带等应随时归档三、归档要求：

1、归档的文件材料力求齐全、完整、准确地反映各项活动真实面貌和历史过程。

2、归档的文件材料力求字迹端正，线条清楚，图样清晰，签署完备。

3、本村产生的文件材料必须是原件归档。

4、各类文件材料归档一式一份，比较重要的和利用频繁的文件材料要适当增加份数。

5、凡是归档的文件材料、案卷要列出清单，交接双方在清单上签字，存档备查。

6、归档的文件材料应按照档案形式的特点和规律，加以系统整理。

档案利用制度

1、凡本村人员因工作需要均可利用本室档案，外村人员须经分管领导批准方可利用档案。

2、凡利用档案，限在档案室内查阅；需外借者，必须经分管领导批准，借阅时间不得超过一星期。

3、复制档案须经档案员或有关领导同意。

4、利用者不得在卷内文件材料上涂改、划杠、污损、撕页或私自拆卷，一经发现视情节轻重给予处分。

5、档案室人员要热爱本职工作。钻研业务，熟悉档案，积极主动地开发，提供档案信息资源。

档案保密制度

1、保守机密是关系到党和国家的一件大事，做好保密工作是每一个公民的职责。

2、保密工作要贯彻预防为主的原则，要提高警惕，杜绝各种泄密、窃密现象。

3、凡涉及到本村各类计划（长远规划），各类需要保密的会议，有关经济问题的调查，重大事故调查情况以及不宜公开的检举揭发信，职工处分材料等属保密内容。

4、档案室工作人员严格执行保密条例，未经领导同意，不得擅自向外单位提供档案、情报、资料。

5、档案工作人员不在公共场所谈论保密文件的内容。6、对违反保密规定，泄露秘密的要酌情给予行政处分或依法追究刑事责任。

库房管理制度

1、非档案室人员未经许可不得进入库房。2、库内严禁带入火种和易燃易爆物品。3、库内保持整洁，严禁将虫蛀材料带入库房。

4、定期检查七防（防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和污染物）措施，如有问题及时处理，并报有关领导。

文件材料归档范围及保管期限（试行）

一、文书档案

（1）本村党员大会、支部（总支、党委）会议文件、记录；干部任免、奖惩报告及上级批复、决定；党组织统计年报；接收、调出党员组织关系介绍信、存根、预备党员转正通知；党组织建设、党员教育管理工作文件。

长期

（2）共青团团员文件、团支部（总支、团委）会议文件、记录；团组织建设、干部任免、奖惩报告及上级批复、决定；发展、调动团员的通知、组织关系介绍信、存根；共青团教育、宣传工作文件材料；团组织统计年报等。

长期

（3）本村妇女代表会议文件、记录；妇女工作表彰材料，妇女权益申诉、调查处理材料，妇女卫生普查材料等。长期

（4）本村民兵组织建设、训练工作材料；征兵工作文件等

长期

（5）本村精神文明建设活动材料。长期2、村民委员会工作

（1）本村村民大会、村委会等会议材料。长期（2）本村发展规划、年度工作计划、总结、汇报、大事记、反映本村重要活动的剪报等。

长期

（3）本村干部在上级会议上的交流、发言材料。长期（4）本村内部机构设置、撤并、更名、印章启用的报告及上级批复、决定、通知。长期

（5）本村制订的村规民约、章程、规定、制度等。长期（6）上级和本村表彰的本村劳动模范、五好家庭等先进材料。

长期

（7）本村民事、经济纠纷调解处理协议书、裁定书、判决书。

长期

（8）本村优抚救灾、扶贫帮困工作规定及实施材料。长期（9）本村关于计划生育工作的计划、总结、措施、宣传教育材料、统计表，独生子女、照顾生育二胎的申请、批复及违反计生条例的调查处理材料。

长期

（10）本村关于环保、卫生工作的规划、计划、专题汇报、总结、考评材料以及卫生专项治理工作材料。

长期

（11）本村财产登记表、统计表、普查资料及权属证明文件材料。

长期

（12）集体资产管理的规章制度、实施细则；集体资产营运方案和投资计划；资产运作机构的预决算方案和收益分配方案。

长期

（13）本村关于各业生产经营的规划、规定、年度计划、总结、统计年报。

长期

（14）本村与企业、农户、有关单位、个人签定的承包、租赁、投资、联营合同（协议）、公证书等材料。

长期长期

（15）本村专业户，典型户情况调查材料。

（16）本村关于村办企业改革、转制方案、企业资产评估文件。

-7-

长期（17）本村财务管理材料，包括：本村财务管理制度、规定、办法。本村及村办企业审计工作材料。

长期长期长期

本村干部、职工收益分配方案材料。

本村涉及农民负担的规定、办法及实施情况的材料。长期本村农业税征收汇总表、粮食计划征购报表、社会灾情减免统计表。

长期

本村村民养老保险、医疗保险、村民福利、五保户工作的规定、办法及实施材料。

长期

（18）本村建设规划、方案、报告、批复等文件。长期（19）本村土地征用、租用、调拨的报告、批复、协议、合同、征土工安排、农转非等文件。

长期长期长期

（20）本村村民建房申请及批准材料。

（21）本村关于宅基地丈量登记登记、统计表。

（22）本村向上级所作的一般性或上级未批量的请示、申请报告。

短期

（23）本村选举市、镇人民代表候选人名单、选民登记表。

短期

（24）本村的各种季度、月度统计报表。（25）一般的人民来信来访材料。

短期

短期

短期

（26）上级印发的政策性、法规性文件。

（27）本村关于农植物、花果、林、桑栽培技术文件、原始记录、总结。

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长期（28）本村关于植物保护、病虫害防治技术文件、原始记录、总结。

长期

（29）本村关于水产养殖、家禽家畜饲养技术文件及原始记录、总结、统计表。

长期

（30）农机管理、农田水利建设规划、方案、报批文件、工程设计、施工文件及图表。

二、会计档案1、会计凭证类2、会计帐薄类

（1）现金和银行日记帐（2）总帐及各种明细帐3、财务报告类（1）会计年报表（2）月、季报表4、其它类

（1）会计移交清册

短期长期长期长期

长期短期

长期短期

短期

长期

（2）会计档案保管清册（3）会计档案销毁清册

注：涉及外事和对私改造的会计凭证、帐簿三、照片档案

1、本村党支部活动、村委换届选举、社员代表大会等会议照片。

长期

2、本村历年来获得的各类荣誉证书、奖状、奖杯、奖旗等拍

摄的照片。长期长期长期

3、上级领导来村视察、检查工作形成的照片。4、本村同有关单位举行会谈、签约等照片。

5、本村重大的验收、评比、评审活动过程中形成的照片。

6、本村有关重大工程建设、村容村貌等照片。

-10-

长期

长期档案分类方案

一、分类说明

村民委员会是农村基层群众性自治组织，根据其工作性质、特点，档案分类参照《机关档案业务建设规范》实施。

文书档案：按年度问题分类科技档案：按性质分类

会计档案：按核算单位年度形式分类特殊载体档案：按载体形式年度内容分类二、档案分类表一级类目文书档案科技档案二级类目(按年度问题分类)基建档案设备档案会计凭证会计档案会计账簿会计报告其他类照片特殊载体档案录音带录像带光盘

文书档案整理方法

一、组卷

（一）组卷的一般要求

按文件的自然形式规律，保持文件的历史联系，以问题为主，兼顾时间、名称、作者等特征，将其中具有共同特征和联系密切的文件材料组合在一起。同时考虑文件的不同价值和数量，便于保管和利用。

（二）组卷方法

1、村级初次建档时，对一九九九年（含一九九九年度）前形成的文件材料，采用问题一一年度分类后，内容相近的文件材料可以跨年度组卷。

2、对一九九九年以后形成的文件材料，采用年度问题分类后，应将反映同一件事或同一个问题的文件材料组成案卷。

3、对于跨年度材料作如下处理：

（1）一项工作跨两年以上形成的文件材料放在结束一年立卷。（2）跨年度的规划放在针对的第一年立卷。

（3）跨年度总结、统计年报放在针对的最后一年立卷。（4）计划同总结写在一起的文件。如文件的中心内容是总结应放在总结的针对年；如中心内容是计划，则应放入计划的针对年度立卷。

（5）跨年度的请示与批复，应一起放在批复的一年，无批复的放在请示的年度内。

（6）跨年度的表彰文件应放在表彰的针对年。二、编目

1、卷内文件排列：一般按文件的重要程度或形成时间先后顺序排列，如同一问题的批复和请示（报告），则批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

2、卷内文件的编号：装订的案卷应当统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角编写页号，空白页不编号。每一卷的第一页为“1”号。

3、卷内文件目录的编制：

卷内文件目录

顺序号责任者文号ABC题名D日期页号备注EFGA、顺序号：即件号。以卷内文件排列先后顺序用阿拉伯数字流水编号，最后一个数字代表卷内文件的总件数。中间不能重、漏。正件与附件，印本与定稿，因系同一文件，故编一个号。

B、文号：指文件制发机关的发文字号，应该原文号按照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略，如“×镇委（1998）20号”。

C、责任者：指文件的制发机关或署名者。填写时可以使用规范化简称，如“中国共产党××镇委员会”，可简称为“××镇党委”。“××村民委员会”则填写“××村委”，不能填写“本村”。

D、题名：即文件的标题，一般应当照实抄录。

E、日期：指成文时间，填写时间一律用阿拉伯数字，年、月、日用“〃”代之。上下两份文件属同一年的，则第一份写清年、

月、日，第二份则可省略年份，只填写月、日。

F、页号：指卷内文件所在页的编号。填写每份文件的首页号，最后一份文件不管是一页还是多页必须填写起止页号。如“25-70”。

G、备注：没有特殊情况一般不填。4、备考表的编制

备考表亦称考证表，用以登记卷内文件的基本情况，监督和保护文件，其项目如图：

本卷情况说明：A立卷人：B检查人：C立卷时间：D

A、主要填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁及其它需要解释说明的情况，无情况说明的，不必填写。B、由责任立卷人签名或盖章。C、由案卷质量审核者签名或盖章，以示负责。

D、用阿拉伯数字填写完成立卷的日期。

5、案卷封面的填写

ABC自年月至年月本卷共件页期限归档号

A、填写“××镇××村村民委员会”。B、不填

C、填写案卷题名。

“自年月至年月”填写卷文件目录中最早的日期和最晚的日期。

“期限”填写“长期”或“短期”“本卷共件页”中，“件”不填，“页”填写本卷总页数。“归档号”不填。

6、案卷题名的拟写

（1）用历史唯物主义的观点准确提示卷内文件的内容、年份。（2）文字要简明扼要，言简意赅。一般不超过五十字为宜（3）结构要完整。案卷题名的基本结构通常是责任者＋问题

＋文种（通知、报告、决定）。

（4）注意遣词用语，正确使用标点符号。在标题中，可适当运用“关于”“有关”“对”等介词连接，题名末尾均不用句号。

7、案卷的装订

（1）方法：装订文件，应取齐左侧与下缘，用三孔一线装订，结打在背后。两孔间距为8cm。

（2）装订前必须做好以下工作：A、卷内文件材料要去掉金属物。B、破损、窄幅文件要托裱、贴边。C、超长超宽的文件要折叠。8、案卷排列与编号

（1）分不同的保管期限，不分年度流水编号，即：同一保管期限内年代与年代相连，每一保管期限的第一本案卷均为“1”号。跨年度案卷归入止年进行排列。

（2）在同一期限同一年内，按“党群工作”，“村委工作”顺序排列。

9、案卷目录的编制

案卷目录

案卷号档案室编档案馆编AB题名C年度页数期限备注DEFGA、填写案卷顺序号，每卷一个号。B、不填。

C、填写案卷标题。

D、填写案卷所属年度，年度要填写完整。跨年度的案卷统一填写止年。

E、填写案卷总页数。F、填写该案卷的保管期限。G、不填。

10、案卷标签的填写、粘贴

（1）文书档案标签一律使用以下格式：

单位A、填写“××村委”。A全宗B、不填。BC、填写案卷所属年度。年代D、填写案卷排列后的顺序号。C卷号D（2）长期、短期二种不同期限的案卷，分别使用蓝、黑二种不同颜色的标签。

（3）标签在离卷脊底边3.5公分处往上粘贴。

会计档案整理方法

一、会计材料整理

各单位形成的会计材料，由会计人员按照归档要求，负责整理立卷，编目装订成册。按照会计制度统一规定，年终在办理决算后，会计凭证、帐簿和财务报告等会计材料应一律归档，统一保管。

1、会计凭证要装订、包角。会计应将凭证编号，封面上的内容填写齐全，盖上相应的图章，并在包角处盖上骑缝章。

2、固定的会计帐簿保持原状，活页记帐簿要用会计档案卷皮装订，每一册帐簿的内页都要逐一编号，封面上要填写好帐簿名称，帐簿名称前要加上帐簿所属的年度，年度的表示用中文数字，如：一九××年现金日记帐。

3、会计报表组卷，应编写页号，填好卷内目录、备考表，用文书档案卷皮装订，标题的写法与会计帐簿相同。如一九××年财务报表。

二、会计档案案卷的排列、编目

凡移交进档案室的会计档案案卷，档案员必须填好标签，贴在案卷的背脊上，编制好案卷目录，然后有序地存放到档案箱柜中，具体做法如下：

（一）案卷的排列、编号

1、会计档案案卷按会计核算单位分别排列，会计核算单位之间的案卷不混。

2、各单位会计档案按照会计凭证类、会计帐簿类、会计报告

类、其他类分别排列、编号。

3、案卷排列、编号方法：

（1）会计凭证：采用小流水或大流水排列编号法，任选一种。A小流水排列编号法：即每年的凭证从第1册至最后1册顺序排列，每年一个段落。

B大流水排列编号法：即从凭证最早年度的第1册开始，连续顺延排列，直至该单位的所有凭证全部排列结束，年与年之间的案卷号相连，中间无断号。

（2）会计帐簿类、会计报告类、其他类不分保管期限，全都采用大流水排列编号法。每年的帐簿排列的规律相同，如总帐、日记帐、分类帐……

（二）标签

1、会计档案全用蓝色标签。

2、会计凭证采用梯形标签，其余类采用条形标签，格式如下：会计凭证标签类别年度目录号案卷号期限会计帐簿、财务报告、其他类标签

全宗号目录号案卷号年度保管期限

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3、标签的填写方法：凭证标签：（1）类别：不填。

（2）年度：填写案卷所在的年度。（3）目录号：不填。

（4）案卷号：填写案卷的编号。（5）期限：填写应保管的期限。会计帐簿、会计报告、其他类标签：（1）全宗号：不填。

（2）目录号、案卷号、年度与凭证标签填写方法相同。（3）保管期限：即期限，与凭证相同。注意：标签中的数字全用阿拉伯数。（三）标签的粘贴方法

1、凭证标签：从包角的底边向上粘贴。

2、其他标签：在离卷脊底边20MM处向上粘贴。（四）编制案卷目录

1、会计档案案卷目录（格式见会计档案案卷目录）分核算单位按类别编制案卷目录。

会计档案案卷目录

案卷顺序号档案室编档案馆编案卷题名起止日期卷内张数附件张数凭证号起讫保管期限备注2、以案卷为单位顺序编制案卷目录，案卷小流水编号的每年另起一页，大流水编号的连续填写，不另起页。其格式见《会计档

案案卷目录》。

3、各栏目填写要求：

（1）案卷顺序号：填写案卷的编号，即标签上的案卷号，案卷号填写在“档案室编”栏内。

（2）案卷题名：填写案卷的标题（名称），标题中突出年或年、月，年、月用中文数字表示，如一九××年×月记帐凭证，一九××年银行日记帐。

上下格相同的时间，下格可以用省略写法。（3）起止日期：填写卷内文件的最早和最晚日期。

（4）卷内张数：填写卷内文件的张数，凭证类填写凭证的张数（不包括附件）。

（5）附件张数：指凭证的附件，其余类不必填写。如果凭证封面上没有记录附件的张数，则此栏不填。

（6）凭证起讫号码：指本卷凭证的起号和讫号。（7）保管期限：填写本案卷应保管的期限。（8）备注：需注明的其他事项，一般不填。

注：以上涉及到数字的，除案卷题名中年度用中文数字外，其余一律用阿拉伯数。

（五）案卷目录的整理装订

1、每个核算单位的会计档案案卷目录单独装订成一册，装订时每一个类后都要留上若干空页，以备逐年登记。案卷目录用案卷目录夹或卷皮包装。

2、为便于使用，建议在每一类的首页用指示标签标注类别。

照片档案的整理方法

一、组卷：按照片所揭示的内容或专题组卷

1、照片与底片同存一卷，用江阴市档案局专门设计制作的《照相档案》册存放，满一册为一卷。

2、同一册内照片按时间顺序排列。

3、照片粘贴于指定的位置上，底片装在与照片相对应的底片袋内。

二、填写照片文字说明1、文字说明的编写要求（1）文字简洁，语言通顺。

（2）用阿拉伯数字表示时间。年、月、日间隔用“.”表示。例如：1998年5月1日写作1998.5.1。

2、文字说明的内容及填写方法

（1）编号：即照片的排列号，每册照片从“1”开始流水编号，每张照片一个号。

（2）摄影者：照片拍摄单位或拍摄人。（3）时间：摄影时间。

（4）地点（背景）：摄影地点或对揭示照片主题具有一定作用的背景。

（5）内容：照片所反映的主要内容。

（6）人物：照片上主要人物的姓名、身份。照片上要指出的主要人物有多个时，必须指明每个人物的具体位置。

三、编页号：照片档案编页号的位置，正面在右上角，反面在左上角。每册从第一张照片的所在页开始，用阿拉伯数字从“1”起，顺序编号。

四、填写卷内目录：以一组或一张照片为单位填写。

（1）编号：指照片的编号。如以一组填写时，用破折号连接，如“15”。

（2）内容：按照片文字说明部分的“内容”抄写；以组为单位填写时，要重新概括内容。

（3）页号：填写照片所在的页号。（4）备注：一般情况不填。五、拟写案卷标题

按照卷内照片所反映的内容拟写好标题。如“××村委××会议照片”，“××村委历年来获得的各类荣誉照片”。标题填写于照相档案册首封面的隔面。

六、编制卷内备考表

备考表在照相档案册的底页，编制备考表的方法与文书档案相同。

七、编制案卷目录

照相档案单独编制案卷目录，案卷目录格式及填写方法、要求与文书档案相同。

八、标签

照相档案使用的标签格式、颜色、填写方法和粘贴位置都与文书档案相同。

档案工作台帐

村档案室除了应建立各类档案案卷目录外，必须建立如下工作台帐：

一、档案移交（接收）登记簿

档案移交(接收)登记表

序号移交(接收)日期案卷或文件题名案卷或文件日期数量(卷或份)移交部门移接交收人人监交人备注说明：“在案卷或文件题名”栏内，以案卷移交的要填写案卷题名，以文件移交的要填写文件名称。

二、档案利用登记簿

档案利用登记表

年序日期号利用者部门姓名案卷形式目的所属年代期限卷号归还日期签字备注说明：“形式”分为二种，一种为查阅，一种为借阅。三、档案工作统计台帐

统计台帐的内容包括历年案卷数量统计，档案工作机构、人员情况统计，档案库房、设备情况统计，档案资料利用情况统计。

（一）统计要求：

1、所有统计项目以年为单位进行统计，每年年底前填写一次。数据或内容与上年相同的可照上年的抄一遍。

2、统计栏目内的所有数字一律用阿拉伯数，不能打“√”。（二）统计格式及其填法1、历年案卷数量统计

历年来案卷统计表

年永久卷累计长期卷卷数累计短期卷卷数累计卷数合计备注份卷数累计历年案卷数量统计分综合统计和分类统计，综合统计要在分类统计的基础上进行，使用的表式相同。

（1）分类统计：分别建立文书档案、会计档案、科技档案等历年案卷数量统计，在历年来案卷统计表的前面加上括号，括号内分别填上各类档案的名称。如：（文书档案）历年来案卷统计表。

（2）综合统计：在表头前加上括号，括号内填上×××档案室。将各类档案的数量在对应年份对应栏目内合并。如：（×××档案室）历年来案卷数量统计表。

（3）填写说明：

a、年份：填写案卷所在的年度。

b、当年长期、短期卷数分别填入“长期卷”、“短期卷”的“卷数”栏内，当年总卷数填入“合计”中的“小计”栏内。

c、累计等于当年数与上年累计之和。

2、档案机构、人员基本情况统计（格式见档案机构、人员基本情况统计表）

档案库房、设备情况统计表

库房设备档案部门档案柜(顶)档案箱年份库房实用面积复印机晒图机照相机去湿机空调缝纫机计算机木架扫描仪录像机收录机电视机吸尘器木质铁质木铁光盘刻录机质质办公室用房面积阅览室面积备注(m)2档案机构年龄(台)(套)(台)(台)(架)(台)(台)(台)(台)(顶)(台)(台)(台)(台)(台)(台)(m2)(m2)档案机构、人员基本情况统计表

专职档案人员现有文化程度从事档案工作年限(累计)档案专业人数档案干部档年档名隶分份称属关系管领导案室负责人总计三十五岁以下三十六岁至五十岁五十岁以上大学含大专∨高中及中专初中及初中以下三年以下四年至九年十年以上大学本科专修班兼中专训练班馆员助理馆员管理员职人员案网络人员数∧（1）第1栏填写统计年度，第2栏填写档案室名称，第3栏填写档案室分管部门，第4栏填写单位分管领导人姓名，第5栏填写档案室负责人姓名。

（2）第6栏“总计”=7+8+9栏=10+11+12栏=13+14+15栏。（3）第1617栏是指有档案专业学历的人数，18栏是指参加档案专业培训人数。

（4）第1921栏“档案干部专业职务”是指有档案专业职务的人员，其余职务不填。

（5）第22栏“兼职人员”是指非专职档案员，村档案人员一般都是兼职人员。

3、档案库房、设备情况统计（格式见档案库房、设备情况统计表）

4、档案资料利用情况统计

档案资料利用情况统计表年份查阅借阅复制(张)编印分发检索工具种册参考资料备注人次卷次人次卷次复印晒图期数字数种字数（1）查阅：利用者在阅档室查阅，查完即还的称查阅。1人查阅为1人次，1人查1卷为1卷次，查2卷为2卷次……

（2）借阅：利用者借案卷到自己办公室去查阅称借阅。（3）复制：指从档案中复制。其余栏目暂不填写。

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