商务中心文员的岗位职责

商务中心文员的岗位职责

商务中心文员的岗位职责

1、向主管商务中心的前台接待部经理负责，完成上级交给的任务。2、严格遵守《员工手册》中的岗位纪律、仪容仪表，礼节礼貌的规定。3、按时上、下班，不迟到，不早退，不随意旷工，做到有事提前请假，

上下班按时打卡。

4、对商务中心财、物、时间、空间等资源进行管理。

5、传达上级的指示，向上反映商务中心的情况，解决商务中心的实际问

题。

6、对每日、月、每年以及宾馆重大接待工作的工作资料进行打字、复印、

整理。

7、与有关单位及部门进行联系和沟通。

8、掌握客人对商务中心要求的变化，提供对未来市场信息，为管理层的

决策做参考。

9、检查各种设施设备，确保正常运行。10、起草有关文件和报告。

11、当班出现的特殊情况向上级请示汇报。

12、熟悉每天的工作，对各种未完成的工作要了如指掌。13、负责对客的账务，以及宾馆各部门的相关账务。14、接听电话。

15、对设施设备故障进行报维修。

16、负责客人，宾馆的打字，复印，收发传真、会议横幅刻字等。17、检查复印、通讯、打字设备是否处于良好的工作状态，添加复印机纸

盘纸张，传真机纸张等，整理各类的复印纸并存放备用。18、负责记录进出的传真稿件并送到有关地方。19、核对、制作每月商务中心的营业记录。20、负责工作场所的环境卫生及设备卫生。21、了解当天会议接待方案，准备好有关资料。

22、下班前检查商务中心室内所有设备机器是否完全切断电源，门窗是否

已锁好。商务中心接待的工作程序

1、开启主电源开关。

2、打开所有使用的设备，（电脑、复印机等）。3、检查上一班的预留工作。

4、检查复印机纸盘里是否有复印纸、对准相应的复印尺寸标记。5、选择好复印倍率。

6、选择装有正确尺寸的复印纸的纸盒。7、确定图像浓度等级。8、检查传真是否正常运转。

9、检查刻字电脑、长话电脑正常运转。

10、整理当天的会议接待方案、重要接待方案资料的准备工作。11、整备当天相关部门所需要的资料。

12、做好每天为宾客打字、复印、收发传真的准备。13、每月及时为财务部做好商务中心成本核算工作。14、做好当班记录、及交接班工作。

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工作流程与标准

一、接听电话程序标准（1）必须在铃响三声内接听。（2）使用普通话报部门。（3）礼貌问候客人，如：您好商务中心。接听电话（4）准备好纸、笔，按需记录时间、对象、事件。（5）接听电话须在3分钟内进行，礼貌用语，避免专业术语。（6）通话结束后，和客人说结束语，待对方挂机后再挂机。

二、收、发传真程序标准（1）收到传真后检查传真字迹是否清晰、传真件是否齐全。（2）传真上有房号的，按房号核对是否与客人姓名一致，如传真上只标明客人姓名的，根据姓名查询房号、如果未查到客人的信息，则将该传真记载后放入档案柜。(3)收到传真后,立即与客人联系,客人在房间则立即通知客房服务员1、接收传真送上房间;如客人不在房间,则写留言待客人回房后再送上房间。（4）根据商务中心收传真的收费标准收取客人费用，如客人挂房帐，核对好姓名后通知前台。（5）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，再见。”（6）客人离开后，做好相关业务记录。（1）热情的迎接客人，当客人走进商务中心时，当值员工应目视客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）当接待员在忙碌时：a、接待员在接听电话，应注视客人并点头微笑，示意客人在休息处等2、发送传真候；b、接待员正在接待其他客人时，应向客人微笑：“对不起，先生/女士，请稍后。”（3）与客人核对传真内容，仔细检查传真内容是否清晰，并向客人复述传真号码、接收人姓名等，客人认可后再发。（4）发送传真时，按照客人填写的传真号码发送传真，发完传真后，报告单上显示未成功，则免费为客人重新发送；如报告单上显示发送成功，而对方却未收到或不清晰，则告诉客人是对方传真机的原因，再发送则要另外收费。（4）结账时根据商务中心传真收费标准收取客人的费用，如果客人挂房帐，核对好姓名和房号后通知前台。（5）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，再见。”（6）客人离开后，做好相关业务记录。

三、打印程序标准（1）热情的迎接客人，当客人走进商务中心时，当值员工应目视客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）当接待员在忙碌时：1、迎接客人a、接待员在接听电话，应注视客人并点头微笑，示意客人在休息处等候；b、接待员正在接待其他客人时，应向客人微笑：“对不起，先生/女士，请稍后。”（1）了解客人打印需求，告诉相关收费标准。（2）与客人核对需打印的稿件，礼貌的询问客人房号、姓名，有无特殊要求，大致检查稿件内容，不明之处马上提出并立刻纠正。2、文字处理（3）按要求打印稿件，完毕后根据原稿核对一次打印内容，核对无误后，根据客人要求核对好的稿件打印出来，装订好后交给客人。（4）打印完毕后，根据收费标准告知客人价格及问清客人付款方式，如果客人挂房帐，核对好姓名和房号后通知前台签字。（1）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，3、送客人再见。”（2）客人离开后，做好相关业务记录。

四、复印

程序标准（1）热情的迎接客人，当客人走进商务中心时，当值员工应目视客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”1、迎接客人（2）当接待员在忙碌时：a、接待员在接听电话，应注视客人并点头微笑，示意客人在休息处等候；b、接待员正在接待其他客人时，应向客人微笑：“对不起，先生/女士，请稍后。”（1）检查客人稿件是否清晰，并礼貌向客人示意相关费用，征询复印要求。（2）调试好机器，按客人要求复印稿件，先印一张征询客人复印效果，2、复印同意后才全部复印。（3）将已复印好的复印稿件按原稿顺序装订好后交全客人。（4）复印完毕后，根据收费标准告知客人价格及问清客人付款方式，如果客人挂房帐，核对好姓名和房号后请客人签字。（1）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，3、送客人再见。”（2）客人离开后，做好相关业务记录。

五、电话程序标准（1）热情的迎接客人，当客人走进商务中心时，当值员工应目视客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）当接待员在忙碌时：1、迎接客人a、接待员在接听电话，应注视客人并点头微笑，示意客人在休息处等候；b、接待员正在接待其他客人时，应向客人微笑：“对不起，先生/女士，请稍后。”（1）礼貌问询客人电话拨向何地，并告诉客人每分钟收费标准，为其2、使用话机介绍话机使用方法。（2）通话完毕后，问清客人付款方式，如果客人挂房帐，核对好姓名和房号后通知前台。（1）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，3、送客人再见。”（2）客人离开后，做好相关业务记录。

六、扫描程序1、迎接客人标准（1）热情的迎接客人，当客人走进商务中心时，当值员工应目视客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）当接待员在忙碌时：a、接待员在接听电话，应注视客人并点头微笑，示意客人在休息处等候；b、接待员正在接待其他客人时，应向客人微笑：“对不起，先生/女士，请稍后。”（1）告知客人扫描的收费标准，检查客人的原稿件内容字迹是否清晰，如不清晰要提前告诉客人相应的扫描效果。2、扫描（2）与客人确认要扫描的稿件的页数。（3）打开扫描仪正确进行扫描、存盘。（4）扫描完成后，根据收费标准告知客人价格及问清客人付款方式，如果客人挂房帐，核对好姓名和房号后请客人签字。（1）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，3、送客人再见。”（2）客人离开后，做好相关业务记录。

七、上网程序标准（1）热情的迎接客人，当客人走进商务中心时，当值员工应目视客人、微笑并起立向客人致意：“早上/下午/晚上好，先生/女士。”（2）当接待员在忙碌时：1、迎接客人a、接待员在接听电话，应注视客人并点头微笑，示意客人在休息处等候；b、接待员正在接待其他客人时，应向客人微笑：“对不起，先生/女士，请稍后。”（1）告知客人上网的收费标准。2、开通网络系统（2）为客人登录并记录上网起止时间。（3）客人使用完毕后，问清客人付款方式，如果客人挂房帐，核对好姓名和房号后请通知前台。（1）客人离开时应起立、微笑、点头向客人道别：“先生/女士/小姐，3、送客人再见。”（2）客人离开后，做好相关业务记录。

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