幼儿园档案管理
幼儿园档案管理
（注：该文为长沙市幼儿园档案管理培训班讲稿，并已在幼教版发表）
一、幼儿园档案的含义与作用
幼儿园档案是指幼儿园全部工作活动形成的，具有保存价值的各种文字、图纸、音像等不同载体的历史记录。它是实施素质教育，提高保教质量，推动各项工作的重要依据和必要条件。
幼儿园在各项工作活动中形成的、具有保存、查考、利用价值的文件材料均应归档。各幼儿园应建立健全文件材料的形成、积累和立卷归档制度，并将文件材料的立卷归档列入各部门和有关人员的岗位责任制；应把档案管理列入本园工作计划，建立档案室或档案专柜，确定一名园长分管，指定归口部门，落实专人管理，解决所需经费，确保档案工作的开展。
二、幼儿园档案管理的目的
为了适应幼儿园档案工作日益发展的需要，统一幼儿园的档案分类，实现幼儿园档案分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，达到加强幼儿园档案和档案工作的科学管理，促进整体业务建设的深化，充分发挥幼儿园档案的作用，更好地为幼儿园工作和社会主义建设服务。
三、幼儿园档案管理的原则
幼儿园档案实行集中统一管理的原则，必须收集齐全，规范整理，确保完整和安全。任何部门和个人不得私自保存、销毁应归档的文件材料。
幼儿园的档案管理，应以辩证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代化管理的方法，源于实践，高于实践，把幼儿园档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，应具有较强的思想性、科学性和适用性。
（一）体现思想性
档案工作是党性、政治性很强的工作。幼儿园档案分类的体系结构、类目设置、序列编排，都必须以辩证唯物主义为指导，以国家的有关档案工作的法规标准为依据。要坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线的原则精神，从实际出发，突出教学、科研档案在幼儿园档案中的中心地位，党政管理档案统率全局的作用，力求反映新时期幼儿园职能活动的新情况、新特点。
（二）符合科学性
幼儿园档案管理的各项内容，既要实事求是，符合幼儿园档案工作的实际，又要遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，在理论与实践的结合方面，应有较强的科学性，力求有所发展，有所创新。1、采用“幼儿园档案”这一综合概念，以幼儿园全部档案为对象，按照幼儿园档案形成的领域范畴将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。
2、在充分反映幼儿园档案的形成规律和内容、特点的前提下，确定统一的分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起，适度注意与《中国档案分类法教育档案分类表（即信息分类）》体系的协调。
3、类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。
4、类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则。要充分考虑到幼儿园档案记述和反映事物的本质属性和非本质属性的不同，严格按从总到分，从一般到具体原则划分，做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
（三）重视适用性
幼儿园档案管理采用多元，灵活的处理方法，在强调大的原则统一的同时，照顾不同类型、规模、层次部门的特点，根据各园档案实际情况和发展水平，给各园在类目设置、序列编排、上架检索等方面以较多的自由度，留有较大的余地。
为了方便掌握使用，幼儿园档案管理在类目名称、档号模式、标识符号等方面，力求做到准确、简明、易懂、好记。
四、幼儿园档案管理的体系结构（详见附录）
应归档的各种文件材料，要收集齐全完整，并进行分类立卷。案卷要求做到分类合理，标题简明确切，编制目录清晰，档案装具符合国家标准。幼儿园档案管理的体系结构一般由三大块构成。
（一）一级类目的划分与标识
一级类目是幼儿园档案分类的最高层位。根据幼儿园档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为四（六）（五、七）个一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：DQ党群
主要包括幼儿园党群部门在工作中形成的文件材料。XZ行政
主要包括行政职能部门（教保、后勤等部门除外）工作中形成的文件材料。BJ保教
主要包括保教管理和保教实践活动中形成的文件材料。HQ后勤
主要包括后勤管理和后勤工作中形成的文件材料。
BJ保健主要包括卫生保健管理和卫生保健工作中形成的文件材料。
CK财会主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
一级类目的标识，采用类目名称主词的汉语拼音的第一个字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的简称。SX声像主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。
需要说明的是：考虑到不同规模、类型园所的差异性，为保持其有机联系和便于管理、利用，在一级类目的设置上可采用二种分类方案，各园可根据实际情况选择。但一个园所只能选一种，并保持稳定。
（二）二级类目的设置和标识
二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，各园可视具体情况对随机类目进行选择。值得注意的是，类目一经确定，就不得随意变动。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：党群中的党务工作为“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。
（三）三级类目的扩展和标识在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，由各园根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
五、幼儿园档案管理的档号编制
各幼儿园档案室和档案管理人员，应根据工作需要，编制必要的检索工具和参考资料，并做好档案的收进、移出、保管、利用等情况的登记工作。
（一）档号的含义
是存取档案的代号，排架的依据，必须反映幼儿园档案的分类体系和物理位置。
（二）档号编制原则
必须符合唯一性、合理性、稳定性的要求，即同一档案部门内的档案不得重号；方便插卷，使其有充分扩展的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的需要，发挥排架、检索的双向功能。1、唯一性原则。档案馆（室）内档号应指代单一。不同编号对象应赋予不同代码，一个代码只表示一个编号对象。
2、合理性原则。档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应。3、稳定性原则。档号一经确定，一般不应随意改变。
4、扩充性原则。档号必须留有适当的递增容量，以便适应不断扩充档案的需要。
5、简单性原则。档号力求简短明了，以便减少代码差错，节省存贮空间，提高处理效率。
（三）档号结构、模式和标识：
1．档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。年度号由四位阿拉伯数字组成。
分类号是档号的主体，一般由一、二级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到三级类目者，还应把三级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，由各园自行掌握。比如：“党支部会议记录”的分类号，由一级类目组成者为“DQ”；由二级类目组成者为“DQ11”；由三级类目组成者为“DQ11”案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。2．档号的模式。档号的模式规定为：年度号十分类号十案卷号
对于库藏有多个全宗的园所，原则上应在年度号前加全宗号。标识到文件级的，还应在案卷号后面加件号。3．档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号之间，用连接符号“一”连结。例如：1990年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：1990一JXl4一23。
（四）档案的排架问题
从维护档案的整体性和方便查找考虑，可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。这里规定的档号模式属分段开放型编号方法，各园在按档号排架时，可根据案卷数量、自身条件，既可按一级类目年代纵向排列，也可按年度一一类目横向排列。
六、幼儿园档案管理中几个问题的处理（一）关于声像载体档案
声像载体档案主要包括照片、录音带、录相带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的文件材料。它与纸质载体的文件材料同为幼儿园档案的重要组成部分。随着现代科学技术的发展，电化教学的普及，管理自动化程度的提高，其数量越来越多，重要性越来越明显。从当前幼儿园声像载体档案归档的内容看，基本不超出四个一级类目的范围，故暂不能将它与四个一级类目并列，但由于载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，拟作特殊处理：按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应载体档案的参照号。其编号模式为：
年度号十声像档案代号（SX）＋载体代号（代码）＋保管单位号保管单位是声像档案最低限度的数量词，可以是卷、册、盒，也可以是张、件。例如：某领导同志1990年来园视察，照片册序号是23，录像带序号是102，则可分别标引为：1990一SX12一231990一SX13一102
（二）关于人物档案、教师业务档案和其他特殊类型的档案的列类问题：由各园根据上述原则、内容、方法自行决定。这里简要介绍干部档案的内容。
干部档案正本，由全面地反映一个干部的历史和现实情况的材料所构成，包括下列内容：1、履历表；2、自转；3、鉴定；4、考核材料；
5、政治历史问题的审查材料及甄别、复查材料；6、参加中国共产党或共青团的材料；
7、奖励（包括科学技术和业务奖励）及英雄模范先进事迹材料；8、处分、取消处分和甄别、复查材料；
9、任免呈报表，晋升技术职称、学位、学衔审批表，出国人员审查表，调整工资审批表，工资级别登记表，离休、退休、退职审批表等；10、其他可供组织上参考的材料，如干部个人写的思想、工作、学习总结、检查等。
干部档案副本，是概括地反映一个干部的历史和现实情况。由正本中的部分材料所构成，包括下列内容：1、近期填写的干部履历表；2、各个阶段的主要鉴定；3、考核材料；
4、政治历史问题的审查、甄别、复查、平反结论；5、奖励材料；
6、处分、取消处分及甄别、复查、平反的决定；
7、晋升技术职称、学位、学衔审批表，出国人员审查表，工资级别登记表等。（三）各类档案材料归档时间：文书、会计档案，按年度整理立卷；教保、教师业务和学籍管理档案，按教学年度整理立卷。各类档案都应于次年六月份以前移交档案室或档案工作人员保管。
附录：幼儿园档案管理的体系结构DQ党群工作
11党务工作（上级文件、工作制度、计划与总结、其他）12纪检（纪律检查、廉政建设）13组织（培养对象、发展与统计）14宣传教育
15统战（民主党派材料入此。）
16工会（上级文件、工作制度、计划与总结、其他，妇女工作材料入此）
17团支部（上级文件、制度与职责、计划与总结、学习资料、其他）
XZ行政工作11目标管理1111发展规划与阶段总结1112工作计划与总结1113全园周工作安排1114创建工作12人事管理1211职工花名册1212职工培训1213各类资格合格证书1214岗位聘任情况1215师资培养材料1216干部、职工人事档案1217专业技术人员业务档案13制度管理1311制度与职责
1312职责履行情况与职责执行情况1313岗位考核情况（职工出勤情况、月工作考核、民主测评情况）14民主管理1411教职工代表大会1412园务会1413全园会1414家委会15寻求支持1511上级文件1512领导关怀1513申请报告16文化建设
1611园所文化（园旗、园徽、园歌、园训等）1612对外宣传（园所简介、宣传单等）1613文艺创作（职工、幼儿）1614员工手册1615园史资料（园史、大事记、重大活动资料、接待活动记录、荣誉册、表彰推荐材料、园务日志）BJ保教工作11日常保教工作
1111幼儿情况（招生、编班、幼儿花名册、幼儿发展情况、幼儿个案记录、毕业生信息反馈工作）
1112一日生活作息制度（课程设置、保教人员一日工作程序、幼儿一日生活作息时间安排）
1113保教计划、笔记、观察记录检查
1114教玩具与图书管理（教玩具目录及发放使用记录、自制教玩具目录、幼儿图书目录及发放记录、教师参考用书目录与使用记录、音像资料目录与使用记录）
1115班级管理（班会记录、交接班记录、周计划）12卫生保健工作
1211上级文件（卫生、妇幼保健部门）
1212专项管理（爱卫小组、健教小组、膳食委员会名单）1213上级卫生保健部门工作计划（市、区）{"Error":{"code":"8","Message":"badrequest","LogId":"1997348048"}}告，论文，专著，参加人员名单，技术鉴定材料，科研投资情况，决算材料等。4、成果和奖励申报阶段：成果和奖励申报材料及审批材料,推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。5、推广应用阶段：推广应用方案、总结等。各单位要从实际出发，制定本单位的归档范围。）
1314示范与交流1315研究性活动
1316教育活动专题计划与总结14家长工作1411计划与总结
1412家长开放日、汇报活动1413宣教与咨询
1414家长座谈会（记录、提纲）1415家访记录1416家长意见反馈1417家长学校15保教成果1511幼儿获奖情况（分国家、省、市、区入册）1512保教人员经验论文获奖1513保教人员教学活动获奖
1514保教人员发表文章、教参教材教案情况HQ后勤工作11业务学习
12安全管理（安检责任书、检查记录、综治、消防管理）13服务家长（接送幼儿、衣物清洗）
14财产管理（财产登记、清点记录。主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料）
15财会工作（会计报表、会计帐簿、会计凭证、工资清册、奖金发放、上级文件）
16基本建设（绿化、基本建设。主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料）
17爱卫工作（计划与总结、工作记录、卫生知识测查）SX声像资料11照片（文字说明的成分和编写要求。文字说明的成分包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。a．事由：照片影像所反映事件，事物的情由；b时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；c．地点：被摄物所在的具体地点；d．人物：照片影像上主要人物的姓名、身分；e．背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；f．摄影者：照片的拍摄单位和拍摄人。文字说明的编写要求：a综合运用六个要素，概括地揭示照片影像反映的全部信息；b．文字简洁、语言通顺。一般不超过200字；c．用阿拉伯数字表示时间.年、月、日用“．”表示。例：1953年3月22日写作1953．3．22。12录音带13录像带14幻灯片15磁盘16光盘17证书
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