跟单工作职责
佛山市金兴【金怡】家具有限公司业务跟单日常工作规范一、跟单定义指企业在业务流程运作过程中以客户订单为依据，对各个部门与环节进行跟进与追踪并采取相关措施督促落实，直至订单圆满完成的专业人员。二、业务跟单人员的日常工作1、熟悉本职工作，对产品材质、结构、功能、型号相当了解，对品牌定义、定位理解透彻。非繁忙时必须抽出部分时间到车间学习，由上级领导不定期考核，不合格者将酌情予以《薪资评估》减分处理。2、客户电话的接听、回复等相关处理，语气生动、态度热情、解说详细。3、客户订单传真或口头订单的处理，结合产品仓库与生产进度给予客户计价回传或准确交期回复。4、安排客户所需产品出货，督促仓库及时发货，并进行交通运输跟踪。5、电话推销产品，与客户接洽、演示或解说产品的特性、结构、功能等，并详细回答客户疑问从而达成订单。6、展销会期间的客户接待、新款产品的上市推销等相关业务处理。7、产品分配协调，在产品货源短缺时，根据客户轻重缓急等条件，将产品进行分配。8、产品信息的传递，包括公司质量方针，销售政策、产品更改、变动等相关信息。9、市场信息的搜集，产品质量投诉、客户建议等整理并定期及时反馈给部门主管。10、产品生产进度的了解、跟催及相关部门的事项安排及处理。11、月结各项销售报表的统计。12、账务核对，每月5号前必须与客户核对好前月的账务与欠发产品等事项。并让客户签字回传，存档备查。13、客户资料与专卖店档案的建立、更新、整理、存档。14、上级交办各项事情的处理。15、售后服务。三、跟单员相关处罚1.拒接客户电话或与客户发生争吵、态度不好、语言不文明，处罚50元/次。2.在办公室乱发脾气，不配合工作安排，无特殊情况工作未按时完成处罚10元/次。3.客户投诉的问题，及市场部反映的问题，未及时解决且未反映给部门主管，处罚10元/次。4.发现问题或者客户投诉未反映和未写投诉单，给予处罚10元/次，如造成客户投诉给予处罚20元/次。5.客户投诉至部门主管处，经查实跟单员责任，处罚20元/次。投诉区域经理处处罚20元/次，投诉至营销总监或总经理处罚50元/次。6.每月主动与所属区域所有客户至少沟通两次，沟通记录不清楚或未主动与客户沟通，给予处罚10元/次。7.订货、补件、改色、客户资料、客户帐目、出货记录等相关资料记录，由部门主管不定时抽查，如其中任何一项不清楚，处罚10元/次。8.客户订货单传真至公司，一天内必须回复客户有无货，未按照时间反馈的给予处罚10元/次。开订货单后需仔细核实价格表上的单价是否有误，确保货款的正确性。9.改色、补件产品生产部未按规定时间完成，且跟单员未及时向主管反映，如造成客户投诉，将给予处罚10元/次。10.改色产品下单时，需认真仔细填写产品更改要求，如因粗心导致下错单，给予处罚10元/次。11.发货清单反馈到销售部后，认真核对送货单件数与托运单是否相同，在仓库未通知的情况下发现件数不对的，填写好投诉单到成品部追究责任。如未核对，客户收到货后投诉件数有误，跟单员处罚10元/次。17.发货清单应在发货后当天或第二天及时以传真或电话方式通知给客户，将欠货第一时间传达给客户，如客户投诉不了解欠货情况的，经查属实跟单员处罚10元/天。18.对公司发放给经销商的物品须详细记录并跟进是否收到，抽检到未跟进的，给予各区域跟单员处罚20元/次。19.公司相关制度及公函的传达需及时，且做好相关记录，如因跟单传达不及时或漏传，造成客户投诉给予处罚10元/次。20.改色定做产品先收费再下单，跟单主管不定时抽查，如未按程序操作，给予处罚20元/次，如给公司带来损失将由区域跟单承担。21.如有生产完工欠货两天内必须及时发出。新店上货的跟进，由于跟单员工作失误造成客户不能正常开业，将给予处罚30元/次。22．只有属公司无法解决的质量问题才准许退货，其他情况一律不允许无偿退货，所有退货必须提前申请由主管签字确认，方可通知客户退货。23．跟单人员每天清理常规货物的单据，客户到款后，在仓库有货的情况下，8小时内必须把单交到仓库发货，否则处罚10-50元。
扩展阅读：跟单部工作职责
跟单部职务工作职责
跟单部工作以公司要求的目标销售额为准，提供一流品质，一流服务，以客户为中心，在公司现有的资源下争取更多的利润更高的订单，维护良好的客户关系，以建立与客户长期稳定的合作关系.
***打单员工作职责：
打单员为跟单助手，负责订单以及文件资料的录入输出工作协助跟单工作，包括样板单，生产单，销售合同，报价单（包括每个客户的报价记录），及时检查催促生产部复期；安排及时寄出快件，走货的文件协助工作以及日常文件资料的整理；当日工作当日完成，直接向跟单负责；
***跟单员工作职责：
跟单员是一个公司对外的窗口，联系客人与工厂的纽带，贯穿产品从推荐--取办--报价---接单---订单生产--准时交货--货款回收整个流程，以及此流程中同客人及工厂沟通并确保订单准时交付事宜。同时要配合公司政策和主管的要求做资料统计工作及其他，安排并检查打单做好日常工作，直接对跟单组长负责；跟单能力范围内处理不了&所有所有异常问题必须第一时间上报跟单组长落实处理；
跟单工作对象：按照流程分：客户、工厂内部同事、
按内务工作分：主管、组长，跟单打单；
跟单同客户和车间的主要沟通方式：电话、邮件、会议、面对面沟通
跟单主要工作流程售前---产品介绍-----提供样品和价格----与客协商---确认订单打色/开模/等前期
售中接单下订单给生产复客交期跟踪生产过程交货对单/批色进度
售后---确认客人收到大货（回签D/N）---对帐收款---质量异常问题
的解决以及翻单跟进
跟单员工作对象主要是客户，尊重客户，急客户所急，尽量配合客户要求，定期拜访和问候。以下为跟单需要特别注意事项：
A内部邮件和外部邮件不可以交叉;
B.经常查询已发送邮件追踪未复信息。办期/货期/批色/样板确认意见/单价确认等；
C）制定颜色异常跟踪表格，将所有小样和大货色录入表格跟踪，每天查单，发现延迟，立刻提醒跟单警觉，跟紧。.
D)特别跟进客户批色时间：寄香港4个工作日内确认，寄国外的5-7个工作日内确认，寄国内，2个工作日内回复。超过以上时间客人都未批色的，请知会组长；
E)所有寄客户的东西，都要发邮件通知收件人快递单号（如果多人收件，写清寄给谁，拜托他分发），寄了什么物品，需要批色（小样/大货色）的-----追批复
F)所有客户投诉必须第一时间上报给组长落实处理
G）周期性核查客户是否盖章签回所有送货单及发票及时追盖章签名以及追货款，如果超期7天前客户未付货款，必须上报给跟单组长；超期14天未付货款，则上报跟单主管；H)COD客户必须货前付款；特殊情况必须经公司确认方可放货；.
I)所有需要转厂的客户送货资料，请每月5日前邮件发给报关部同时，超过2个月都未转厂的，跟单请立即提出；
★车间打色周期和客户批色周期是直接影响有颜色大货的交期。如果客户不批，要每隔一
日发邮件提醒客人尽早批色。
★当天工作必须当天完成；当天的事下班前有未决的必须与组长汇报；
★强制要求跟单每周六核对所有未决销售订单进度避免漏单，走漏货；所有订单收单后
2-4周内交货（客户要求延迟的除外）；
★跟单周六对单后，将所有订单进度更新并发给客人和主管，追客人2天内复回是否有订单遗漏，是否有货期提前，未复的颜色什么时间批复。
★跟单根据以上要求分配订单运行时间，如果因为某一个环节浪费多时间，请向主管申请
后续流程一律加急处理！！如果不及时通知组长，造成损失有跟单自行承担。
★所有客户走货，跟单必须严格按照公司规定走货，付清货款方可走货，如有欠款，或者
香港&海外客户大陆交收，但跟单未经通知私自走货，一经发现将做开除处理；
***跟单组长工作职责：
1.负责监督管理跟单小组工作，管理跟单小组日常工作及其订单回到工厂后
的整个流程；确保订单正确按时交付事宜；监督各跟单小组工作，避免问题的发生（避免漏单，漏报价，漏回复邮件，漏走货，走错货）;
2.及时发现，分析，解决日常工作问题，异常问题及时反馈；3.定期访客，评定考核下属跟单组工作业绩，直接对跟单主管负责，
以下事项必须经跟单组长确认方可安排：1.样板
(1)新开发样板包括需要经采购外购的特殊样板；
(2)样板单数量超出30/单位的样板，需要安排漂染的样板以及无库存产品样板单；(3)单模样板&线切割样板;
(4)所有模具开发包括线割办，单模具，大货模具开发;
2..小样：第一次小样打色布
确认方可安排重打；
OK，重打第二次，必须经跟单组长以及染色主管一起看色
3.大货色：第一次大货色不OK需要翻染必须上报给组长看色确认，方可安排第二翻染；4.订单：(1).所有织带，模杯订单；
(2).所有超出MCQ的产品生产订单；(3).少于201*PCS/颜色的塑胶扣订单；
(4).所有更改订单；
(5).需要做特别处理的合金扣订单
5.客诉：所有客户投诉必须第一时间知会组长；6.货期：
（1）.特急订单跟单处理未果，必须收单2小时内直接交组长处理避免多人重复同样的工作耽误时间；
（2）.大货订单调整货期，2小时内跟单处理未果的，必须2小时内上报交予组长处理；
***跟单主管工作职责：
1.负责监控管理订单从样板开发到货款回收以及客户维护整个流程；监控
管理整个跟单部员工及其工作，避免问题发生以及及时正确处理跟单过程所发生的一切异常问题；
2.评定考核各跟单组以及跟单部月季业绩，季度业绩以及年度业绩；定期回访客户以及做客户满意度调查，及时对每一阶段的工作作总结；3.严格执行公司政策要求，针对性培训下属，合理用人，进行人事&业绩
考核，培养团结积极向上的跟单团队；直接对总经理，销售总监，销售副总监，销售经理负责；
以下事项必须经跟单主管确认方可安排：1.样板
(1)新开发样板包括需要经采购外购的特殊样板；
(2)样板单数量超出30/单位的样板，需要安排漂染的样板以及无库存产品样板单；(3)单模样板&线切割样板;
(4)所有模具开发包括线割办，单模具，大货模具开发
2.颜色
.(1)小样如果第二次不OK,同车间沟通后设法同客人当面看色，第三次打色需经跟单主管看色后确认签名方可安排，不允许出现第三次不OK（即不允许打第四次，如果一定要打第四次，请李生签字方可安排）
(2)大货色第二次布OK，需经跟单主管看色后确认签名方可安排，不允许出现第二次不OK（即不允许翻染第三次，如果一定要翻染第三次，请李生签字方可安排）；
3.订单：(1).所有织带，模杯订单；
(2).所有超出MCQ的产品生产订单；
(3).少于201*PCS/颜色的塑胶扣订单；(4).所有更改订单；
（5）需要做特别处理的合金扣订单
4.客诉：所有客户投诉必须知会跟单主管；
5.产品测试
(1).除织带，模杯以外的其他产品的特殊测试（除了本厂常规色牢度测试以外）：比如浅色产品防处理，合金扣海水测试，客户要求的特别洗水测试等特殊测试报告必须经跟单主管确认方可提供给而客人；(2)织带，模杯所有相关测试必须经跟单主管确认；
6.走货&货款
(1)COD客户未收到货款前需要放货跟单需列明原因以及付款时间上报跟单主管申请；待李小姐&李生确认可以放货方可安排走货；
(2).拖欠货款之客户需要放货跟单需列明欠款金额，到期时间，欠款原因，以及付款时间给销售经理申请放货；待李小姐&李生确认可以放货方可安排走货；
(3)..香港，海外客户需要从大陆工厂直接出货的，必须跟销售经理申请确认；待李小姐&李生确认方可安排走货；
*新开发样板或者询价，有潜力&可能性拿到大单的，报价第一时间知会相关销
售以便第一时间与客户跟进避免错失机会；
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