机要秘书职责说明书

机要秘书职责说明书

行政部机要秘书岗位说明书

行政部岗位名称机要秘书直属上级行政部主管直属下级无管辖人数人职位代码所属部门管理中心行政部一、岗位工作概述负责公司合同、档案等接收、保存及日常查询，项目章管理，办公用品提报，报纸、杂志、信件的发放。二、工作职责与任务1、供应商开户2、档案接收及分类保管、整理3、合同归档（电子版/书面版）4、每月报送合同台账至总裁办5、档案/文件等查询6、报送奖惩至财务部7、印章管理（借出/归还/新增）8、信件、报纸、杂志、通知的发放及更新9.公司办公用品请购汇总、提报10.档案室产品档案归档周总结、月总结报送主管11,.完成领导交办的其他事情。三、工作绩效标准1、合同的整理、管理。2、档案的保管、整理。3、信件、通知等的发放。4、印章的使用管理。5、各部门及员工满意度四、违纪处理1、机要秘书如违反本公司制度，将视情节提出批评，或处以适当罚款。2、经多次批评、罚款仍屡教不改者，可视情节严重程度给予降级、辞退处理。五、任职资格与能力要求1、学历：全日制大专以上，权重5%2、经历、经验：三年以上工业企业招聘工作经验、两年以上招聘管理工作经验，权重30%3、专业能力：人力资源专业优先，能力权重10%4、电脑能力：熟悉办公软件的使用，权重20%5、专业证照：助理人力资源管理师，权重5%6、管理能力：熟悉组织行为学，有较强的计划管理能力，权重10%7、人际能力：较强的沟通能力，乐于助人，有够有效的进行团队合作，权重10%8、个人能力：敢于接受挑战，有较强的执行力，权重10%9、语言能力：不限，权重0%编制部门管理中心行政部编制人金洪胜审核人日期201*-4-

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湖北金环股份有限公司办公室机要秘书岗位说明书

岗位名称基本情况所属部门直接下属所属系列岗位设置目的机要秘书办公室专员岗位编号直接上级所属岗序主任12管理公司机要文件及印章，确保公司印章的规范使用工作衡量标准及时准确及时准确无差错及时准确规范正常及时有效及时准确考核标准有效及时有效核心工作职责和内容1.登记、保管公司外部来文来函及本公司上报下发文件资料，并按期整理移交档案室。2.签收、登记、审核、传发机要文件及资料。3.管理公司相关公章、合同章、主要领导印签及公司介绍信的使用4.发送、接收公司对外传真，邮发公司对外信函。5.管理公司党组织建设日常工作。6.发放管理职能部室办公用品。7.收发公司高管及办公室的日常文件、报刊、杂志、信函。8.9.10.辅助性工作内容1.协调打字室、收发室的有关工作。2.完成上级交办的其他工作业务类主要职权费用审批类人事类办公室向主任汇报公司文件、来函的收发保管，及印章的使用情况。信函处理中遇到的问题汇报工作沟通关系内部关系督导协调与档案管理专员的工作协调以政府相关管理部门、邮局协调工作职业发展入职培训内容在职培训内容修订时间修订内容修订履历公司规章制度文秘知识修订者审核者审批者最低学历大专专业知识相关法规、文秘学知识、工作经验外部关系相关资格证书工作环境任职资格熟悉企业的有关规定技能技巧办事认真仔细能力素质有较强的服务意识可晋升岗位可轮岗岗位主任档案管理专员

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