中国大地保险上海分公司单证管理办法
中国大地财产保险股份有限公司
上海分公司单证管理办法
为了加强公司的内控制度建设，保证公司资金和单证的安全性，防范因单证流失给公司带来的经营风险，使公司单证管理工作系统化、规范化，根据总公司《单证管理办法》的有关要求，特制定本办法。
第一章单证分类
第一条按照单证的重要程度、缮制方式、功能以及管理形式，将单证分为重要单证和次要单证。
第二条重要单证是指各项保险业务中使用的印有印刷流水号码，一经签单公司即承担经济责任和产生法律效力或以此作为收付款书面依据的有关凭证。包括：保险费专用发票、保险赔款收据、各类保险单、各类批单、保险证以及其他有价单证等
第三条次要单证是指除重要单证以外的其他单证。
第二章管理职责
第四条公司单证管理的职能部门包括计划财务部、业务处理中心、客户服务中心、综合管理部、公司所属分支机构等。
第五条公司计划财务部负责单证的入库、发放、领用、有价单证保管。对各种单证建立台账，定期盘存实物并编制单证管理报表；定期对本部以外各职能部门单证的使用与管理情况进行专项检查等工作。
第六条公司业务处理中心、客户服务中心、综合管理部负责本
部门以及公司内部业务部门所需单证的入库、发放、领用、保管、存档，定期盘存实物并把盘点结果以报表的形式反馈计划财务部，以及日常单证的使用与管理工作。
第七条公司业务处理中心负责核定所属相关业务条线的各分支机构以及分公司本部可申领的业务类单证的数量和种类。
第八条公司业务处理中心负责所属相关业务条线的各分支机构以及分公司本部所需的业务类单证领用、收回、核销、存档、监督、检查等管理工作。
第九条分公司所属分支机构的内勤人员是单证管理的责任人，负责本机构单证管理的具体工作。
第三章管理规程
第十条重要单证应按照总公司统一的编码规则进行编号。单证管理工作必须通过计算机单证管理系统进行；单证的印刷、入库、发放、领用、使用、作废、丢失、查询、归档、销毁等工作必须输入计算机单证管理系统。
第十一条重要单证均由总公司统一设计格式并组织印刷，分公司各职能部门应根据使用情况，对公司日常运行所需必备的单证（公司内各业务机构部门所需业务单证，由业务处理中心负责统一核定）经业务处理中心核定签章、单证专管人员和负责人签字后，提前向计划财务部上报需求数量、种类的清单，以便计划财务部及时向总公司申请领用，确保单证的库存限额。
第十二条次要单证由各职能部门提供必备单证的清单，计划财务部负责向总公司申请领用。其中内部自制单证，由各职能部门提
供单证样本以及数量，计划财务部根据总公司单证管理规定的要求样式确认后，公司综合管理部负责统一印制。
第十三条对于没有编号的次要单证，由各职能部门提供所需单证的清单，计划财务部上报总公司申请领用后入库保管，库存量根据各类单证需求的不同，一般维持2-6个月的单证使用数量。计划财务部对领用数量进行登记，并保存使用部门申请领用单证的清单。
第十四条凡涉及到实物单证在部门之间、人员之间流转的，各相关部门必须建立“单证保管及领用交接登记簿”，“单证保管及领用交接登记簿”的内容包括序号、单证名称、日期、领入数量、领出数量、单证起止号码、库存数量、库存单证起止号码、保管员、领用人签收等，同时在单证管理系统中完整记录，确保单证的留存数量，以备核查。
第十五条需要使用单证的职能部门，应指定专人到计划财务部定量领取，领取时必须填写“单证领用单”。单证领用单的内容包括日期、领用部门、序号、单证名称、单证起止号码、计量单位、单证数量等。单证领用单必须填写完整，相关人员签字齐全。同时，领用人还必须在“单证保管及领用交接登记簿”上签收。
第十六条凡有印刷流水号的单证，通过业务处理系统打印时必须输入所用单证的印刷流水号码。
第十七条部分手工出具的保险单或批单，应在补录业务信息时将该单证的印刷流水号码同时进行补录。
第十八条对遗失或被盗的重要凭证，应由责任人负责登报声明作废，经相关部门负责人签字确认后以书面形式上报上级主管部
门。同时要在单证管理系统中作非正常核销处理。
第十九条单证职能部门应将作废的重要单证的所有联次收回，加盖“作废”印章，和“存根联”一起存档。并在每月的盘点报表中列示报计划财务部进行账面核销，登记备案。
第二十条对各种过期不能使用或停止使用的空白重要单证，由领用部门统一回收，按顺序整理后做好明显的作废标记，在计算机单证管理系统中提交回收登记，经总公司同意后统一收回并集中销毁。
第二十一条已归档的重要凭证不得随意销毁，保存期和销毁办法按公司档案管理规定执行。
第二十二条重要单证应严格履行借阅手续，未经公司批准，一律不得外借。
第二十三条各职能部门的单证管理员应定期通过计算机单证管理系统生成报表，对报表中未注销的差额做出解释和说明。
第二十四条各职能部门（包括各分支机构）都必须对有效单证建立单证领、用、存台账。每月末，对各类单证进行实物盘点，保证台账数与实物数相等、台账数与电脑系统数相等，如有差异要说明原因，并按时上报《单证使用情况登记表》到计划财务部。计划财务部每月将对各单证使用部门进行一次单证（库存数量）的账实核对抽查；业务处理中心负责对已使用的有号业务单证进行核销，同时将核对结果形成书面的报告和报表递交计划财务部备份，并保存、归档以备查阅。对因单证管理不善给公司造成经济损失的，应对当事人给予经济处罚，并追究相关部门负责人的责任。
第四章附则
第二十五条本办法自下发之日起执行，由计划财务部负责解释并修订。
附件1《大地财保上海分公司单证使用情况登记表》附件2
5《大地保险上海分公司单证作废登记表》
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单证管理办法
一、总则
为进一步加强单证管理，完善内控机制，有效防范经营风险，促进公司业务健康、持续发展，根据相关文件、管理办法，结合分公司实际，特制定本单证管理办法。
保险业务单证是保险公司进行保险业务活动的凭证，包括有价单证和无价单证。有价单证：此类单证的出具具备法律效力，其特点是有印刷号，能进行入库、领用、回收、销号、归档、销毁等处理。无价单证：此类单证的出具不具备法律效力，其特点是无印刷号，只进行入库、领用、回收，无需销号。车险监制单证是指由保监会统一设计和修订格式、内容并由保监会监制的车险类有价单证，包括：车险保单（格式和非格式）、车险批单、提车暂保单、摩托车责任保险单、摩托车/拖拉机保险单等。
分公司系统的保险业务单证统一由财务部管理，分公司财务部负责保险业务单证计划的编制、领发、核销、考核等工作。各分支机构单证统一由本机构的财务部门负责管理。二、印制
单证集中由总公司组织印刷，除经总公司产险财务部特别批准之外，其他机构或部门均无权自行印刷有价单证。对于经批准机构自印单证的印刷权集中在二级机构财务部，严禁二级机构以外的其他各级机构或部门印刷单证。
各机构因开拓业务需要大量某种单证或开拓新险种时，至少应提前30天，由机构业管部门按规定上报分公司相关业务主管部门审批；经总公司有关部门审批同意后，将批复的复印件交分
公司财务部，财务部按批复要求从总公司征订或由分公司印制。支公司财务部收到分公司印制的单证后及时验收入库，并做好入库登记。三、领发
机构业管部门应根据本单位业务发展需要向本机构单证管理员提出单证需求，非车险类单证至少应提前15天报下月需求计划；车险监制单证每季度征订一次，在每季度中间月份12号之前上报下一季度单证需求计划。
凡有价单证下发领用而未销号数超过达50%又需领用新单证的机构，必须书面说明未销号原因，并呈报上一级领导同意后，方可领取。各机构负责发放保险业务单证的部门，须按领取单位的计划和审核无误的“有价单证销号清单”发放，坚持“前不清、后不领”。
各机构业务部门员工原则上不得领取空白有价单证，如确因业务需要须领取的，在确保安全、并经机构负责人及业管经理和财务经理签字同意后方可领取。代理人或内勤领用的有价单证回销期一般不超过一个月，最长不能超过三个月。代理人或出单内勤领用同一种单证回销率必须达到80%以上，方可办理再领取新单证手续。
领发单证须填写《保险凭证请领单》，从核心业务系统领用、分发，打印《保险凭证领用流转单》记录领用时间、领用数量、单证流水号起讫、领用单位、领用人，由领发双方签收，由领、用双方各持一联。出单内勤每次领取非车险类有价单证一般不超过50份、车险保单一般不超过100份。
各机构单证管理员领发有价单证时应严格按单证印刷流水号顺序领发，不得跳号。
四、使用
分公司发放的保险业务单证，限于分公司系统所属各分支机构办理保险业务使用。各机构如需调剂必须通过分公司财务部批准，严禁擅自转借保单。
使用单证应本着节约的原则进行，有价单证按印刷流水号顺序使用，不得跳号。
保险费专用发票必须由专人经核心业务系统录入打印，加盖财务专用章时必须逐笔登记，空白发票不能加盖财务专用公章，特殊情况，在确保安全、经领导签字同意后方可。
五、销号单证的销号仅限于有价单证，具体是指保险单、批单、保险费专用发票、各种撕票型单证等有印刷流水号的单证，无价单证不要求销号。
单证的销号由出单内勤本着“出一单、销一号”的原则进行，严格执行单证销号制度，及时、准确、完整地在业务系统的“印刷号处理”中进行相应的销号处理和出错记录的再处理，并将已销号的单证实物按单证印刷流水号顺序整理后连同单证销号清单交单证管理员进行审核。对已在系统中销号而未到帐的单证，财务部门应及时登录应收保费台帐，单证使用部门和财务部门应督促业务员及时收回保费或保单、发票正本。
出单内勤负责代理点已用单证的系统销号和归档工作。六、注销
对于作废的单证应一式数联全部收回，加盖作废章，在系统中进行作废销号处理，按单证印刷流水号顺序与业务存根联一起装订成册。
单证遗失销号应附遗失情况说明、登报挂失、处罚结果等资料。七、销毁（一）销毁的范围
1、按公司规定已改版不再使用作废的空白有价单证。2、业务终止，不再使用的空白有价单证。
3、破缺和污损已无法使用的空白有价单证。
除税务与监管机关另有规定外，符合销毁条件的空白有价单证，报经总公司相关产品部门和财务部审批后，由二级机构负责组织销毁工作，销毁工作完成后相关资料报总公司财务部备案，各支公司无权销毁。（二）销毁前的准备工作
1、总、分公司通知停用或改版的空白作废单证，自通知之日起严禁使用。
2、各机构将所有发放在外的空白作废单证全部回收入库，分开保管，填列《空白作废单证明细表》，连同作废的空白单证，根据分公司通知要求统一上缴分公司集中销毁。
3、所有回收的停用空白单证应全部上缴分公司财务部，分公司单证管理员对支公司回收、清理情况进行审核，在帐表实一致的情况下，上报相关监管机构审批同意后进行销毁。八、归档
出单内勤应对已销号的有价单证在系统中进行归档，生成归档号。归档前应进行单证整理，做到材料齐全，排放有序：每一笔业务的保费专用发票副本、批单副本、批改申请书、保险单副本、保险单附表、投保单、投保单附表应按顺序粘贴，按单证印刷流水号顺序存放。单证整理完毕后，出单内勤按每本50份连同审核无误的单证归档清单、作废保单一式数联，按单证印刷流水号顺序分险种装订成册。装订要坚固、整齐、美观、目录清楚、方便查阅。
归档的单证要求专柜存放，应放整齐、分类清楚，妥善保管，注意防火、防潮、防盗、防虫蛀。
根据各类单证规定的年限保存业务单证：各类承保原始资料卷宗从保险责任终止之日起至少保存10年，石油开发险、船舶险、雇员忠诚险、产品责任险或其它综合性保险等资料卷宗从保险责任终止之日起至少要保存15年。
单证管理的资料、帐簿、领发凭证、销毁清单、移交表需列入重要会计资料保管，保管期限至少15年。九、管理
内勤人员在出具保单时，必须按照保单约定付款，在系统内开具保费发票，严禁在系统外开具保费发票。
单证管理人员要保持相对稳定，如发生人员变更，应事先报告分公司财务部。单证管理员换岗原则上应保证两周的工作交接过程，严格交接手续，交接内容主要包括：库存有价单证盘点表、已装订成册的以前年度及月份的单证帐簿、报表和凭证、其他单证管理资料等。前任单证管理人员必须在帐表实一致的情况下才能办理交接手续，本机构财务部负责人应进行监交。各机构应设立单独的单证储藏室，并符合防盗、防火、防潮、防虫蛀的要求，所有入库单证按险种分类排放，要求保持整洁有序。
有价单证的领发原则上由各级单证管理员进行交接，不允许其他人员代领。特殊情况由他人代领的，代领人须凭加盖有财务章、经单证管理员和财务经理签字的《保险凭证请领单》领取，否则，分公司将不予发放。
单证管理系统上线后，各机构仍要保持手工登记《保险凭证收入、发出登记簿》，并每月与电脑帐进行核对，确保帐帐相符。每发出一次单证，以单证出库单为原始凭证记入空白库存登记簿中的发方；每从上一级公司领入单证时，以上级公司开出的出库单为原始凭证记入空白库存登记簿中的收方。
各级单证管理员应定期清理有价单证，做到帐实相符。每月盘点库存单证；定期打印未回销清单督促领用人销号，定期打印超回销期清单回收单证，协助内勤主管部门对内勤销号情况进行管理；定期（每季不少于1次）对单证领用部门的单证使用、保管、销号、帐实进行抽查、盘点，核实单证库存、规范使用与管理。
建立单证管理考核制度，单证考核得分直接纳入单位负责人和财务负责人、业管部负责人工资考核，每月在全省予以通报，年度综合平时考核记分纳入年终考核，并与综合考核和年终奖金挂钩。
公司所有员工离开公司，须经单证管理员签字确认未领用单证或领用单证已全部结清后，方能解除担保人担保责任，办理调离手续。十、处罚
所有空白有价单证一律不得遗失，如有遗失，及时查明原因，自发现之日起五个工作日内在省、自治区、直辖市级报刊上登报声明作废，按照“谁领用、谁负责”的原则，费用由当事人自理，并追究当事人责任，每单处以5001000元的罚款，所有由此引起公司损失的20%50%由责任人承担。
根据保监发（1999）36号文规定，对违反监制单证规定的将给予以下处罚：
1、因过失遗失空白监制单证，视情节轻重，给予该公司罚款15万元的处分。
2、空白监制单证流失到各保险公司以外，并违规委托本保险公司以外的其他单位或个人代为销售的，视情节轻重，给予该公司罚款15万元、停止经营机动车保险业务13个月、取消主要负责人任职资格的处分。3、各机构已签发的监制单证业务留存联加贴发票业务留存联后，与作废的监制单证各联按单证印刷流水号顺序统一装订保管，保管期不低于五年。作废的监制单证各联均应加盖“作废”字样的专用章。违反此规定的，视情节轻重，给予罚款15万元、取消主要负责人任职资格的处分。
4、对未使用税务部门监制发票的机构，给予罚款510万元的处分，并给予该公司停止保险业务13个月的处分。
对领用100份有价单证，超期在一个月以上的，对主要责任人及相关责任人给予警告；超期在三个月以上的，给予主要责任人及相关责任人50元的处罚；超期在五个月以上的，给予主要责任人及相关责任人100元的处罚，并限期回销。
领用201*00份有价单证，超期在一个月以上的，对主要责任人及相关责任人100元的处罚；超期在三个月以上的，给予主要责任人及相关责任人200元的处罚；超期五个月以上的，给予主要责任人及相关责任人300元的处罚，并限期回销。
领用有价单证达500份以上，超期在一个月以上的，对主要责任人及相关责任人300元的处罚；超期在三个月以上的，给予主要责任人及相关责任人400元的处罚；超期五个月以上的，给予主要责任人及相关责任人500元的处罚，并限期回销。对个别机构不及时回销有价单证问题屡禁不止，给予主要责任人及相关责任人600元以上的经济处罚，并在公司内部网上进行通报。
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