辅料采购工作标准

辅料采购工作标准

辅料采购部工作职责

1、2、3、4、

为产品生产部采购高质、价廉的各种化妆品辅料及配套包材。

根据公司的生产计划，及时订购各种包材，并落实好货款和来货入库情况。准确掌握库存辅料数量，合理安排订单，及时跟进生产。为营销部开发出丰富且新颖的助销品，并不定期更新。

辅料采购工作标准

辅料采购部主要是负责生产订单的辅料配套采购工作，并监督和跟进辅料采购从订单到入库的全过程，有力保障生产部的顺利进行，并确保辅料质量和数量的准确。

1、熟悉每个产品的辅料配套程序，把每个成品的辅料配套品种熟记于心，主管抽查时能准

确报出辅料名称。

2、熟悉整个辅料采购流程，监督并跟进辅料从下订单到入库的每个环节，确保采购及时、

跟进及时、入库及时。

3、每天下午4：00到电脑查辅料帐，并到辅料库亲自核实库存辅料的准确性，以免库、帐

不符，出现重大决策失误。

4、每天清晨早会前用15分钟时间，写出当天的工作重点，并按重、急、缓、轻的顺序一一

解决处理。

5、每天早晨利用早会时间和研发部、生产部沟通协调，协助生产部发出辅料及时生产，配

合研发部及时落实采购情况。

6、提前评估辅料短缺风险，做到提前发现短缺、提前安排订单。通用箱子少于150个时、

单品箱子少于80个时及时安排订单；化妆品通用瓶少于5000个时、化妆品单品瓶少于1000个时、各种彩膜、标贴单品少于3000个时及时安排订单，并保证所下订单在15日内出货。

7、辅料采购订单格式化、标准化书写，并存放独立的文件夹按日期顺序管理，以便查检和

核对。

8、保管好每批辅料入库的单据，以便和生产部门、财务部门对帐。对所采购辅料来货和库

存情况了如指掌。

9、跟进订单应加大力度，最少两天跟进一次，重点紧急情况需要一天跟进多次，绝不能麻

痹大意，因为并不是所有的辅料公司都像我们一样认真严谨。10、

为销售部开发出更多、更为新颖的助销品，不定期到市场或网络上搜集更多信息，

经常开发、更换或淘汰一些助销品，并保证及时安排订单、及时保证合理库存。11、

所采购辅料到公司入库时，一定要仔细检查来货质量，查看辅料的文字、色彩、质地是否符合公司要求，并配合库管人员做好入库存放保管工作。12、

各种产品外包装入库时要称重畚案（纸箱类除外），并将每个单品的克重量作详细记

录，为方便发货和以后采购类似产品提供准确依据。13、

辅料入库后要及时告知财会人员相关采购来货数量和汇款情况，及时协助财会和厂

家核账，如有来货和汇款不符情况应立即联系厂家落实责任。14、

在全国范围内搜集辅料包材供应商信息，为公司提供有档次、有品质且价格合理的

包装。

辅料采购工作流程

一、下单1、2、

通过电脑查库获取缺料的基本信息：名称、规格、数量。

到仓库核实缺料信息是否无误，将所缺辅料信息填写订购单上报李总，批准生产后方可将书写规范的订单传真至供应商。订单必须包括以下信息：名称、数量、单价、金额、出货日期。（供应商信息表见：E:\\洗护部生产中心文件\\王曼厂家信息表）

3、

订单传真至供应商以后需与供应商电话确认采购信息，并要求传真合同于我方，复印并保留存档。

二、催单

采购定单完毕以后，根据采购定单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复确认到货日期直至材料到达我公司。（重点紧急的要一天跟两次，正常是两天一次）

三、汇款

根据合同签订的产品价格，数量，生产完毕后将货款打至厂家指定帐号，个人帐户并须盖有厂家章印。填写采购部汇款申请单，后附厂家合同书或厂家提供的产品信息资料，经财务审核再经李总签字交予出纳汇款。

四、入库

验收到货辅材的文字、色彩、质地是否符合公司要求，协助辅料库人员进行订购产品数量的清点，进行1/3的抽查。确认来货数量和订单数量的一致性。

五、对账

辅料入库后要及时告知财会人员相关采购来货数量和汇款情况，及时协助财会和厂家核账，如有来货和汇款不符情况应立即联系厂家落实责任。

扩展阅读：AP-Pro-SOP002 辅料采购标准作业指导书1.2

RRDChina辅料采购标准作业指导书

编号：AP-Pro-SOP002编写：程良才版次：1.2审核：王源庆生效日期：201*.04.12批准：林源华

1.0目的

规范原材料辅料采购作业，确保从接到PMC的请购单到实物进库作业过程的标准化操作。2.0范围

适用于当纳利中国原材料辅料的采购作业

3.0职责

3.1.MC负责根据生产计划、客户订单需求及库存状况，下达“请购单”；

3.2.资源部负责辅料供应商的寻找和初审，签定供销框架合同，确认采购物料单价，并处理来

料及生产过程中的质量问题；

3.3.采购负责据上述3.1和3.2下“订购单”并同供应商确认交货状况，以及组织AVL（合格

供应商清单）供应商的定期评审；

3.4.仓库负责供应商送货的实物收货及电脑过帐；

3.5.质量部负责供应商来料的质量检查并出具质量检测报告；3.6.付款组负责对帐付款。

4.0记录管理4.1.请购单订购单报价表1．MC根据存状况，在ERP系统中建入相应的“请购单”，5.0程序并打印出书面的“请购单”，据“内部权限表”经权责主

管审核批准后转采购部下采购单；对采购量较大的，采

购员应仔细查看其分配量及库存量；有异议时需同MC重新确认；对新料件，MC在编物料编号后转采购；

2．采购接到MC的“请购单”后，对正常的采购量非SMI

材料（及非常备辅料），若该供应商己有现存的报价，则从现有的合格供应商中选择前次绩效评估较好的供应商中直接下采购单；当请购单的采购数量较大时，需同相关的几个合格供应商协商价格，选择综合条件最优的供应商购买，此单价要求不能高于资源部所提供的基础价格，若有需要，可寻求资源部的帮助；

3．对辅料SMI料件：菲林、油墨、胶水、药水、PS版（以

及常备辅料），可不需MC下申请单，MC定期根据需要将每种材料的“最高库存量”及“最小库存量”输入ERP系统，采购员在每天上午产生“SMI日报表”，通知供应商根据“SMI协议”及“日报表”送货，使其库存保存在“最高库存量”及“最小库存量”之间，采购员根据SMI的月使用量出具订购量较大的BlanketPO，仓库根据使用量作出入库，当该采购单用完后，仓库则通知采购人员重新下采购单；

打印版本为非受控文件，只有在Intranet才是受控文件

RRDChina辅料采购标准作业指导书

MC下（改）请购单N采购员核查Y是否有新物料N>USD1000RMB500,000财务总监10．采购员将有效签字后的“订购单”立即传真给所下单的供应商，并要求供应商在收到传真件后即刻签字确认并回传，有异议的需当时同供应商重新确认，对交期有差异的，需同供应商、MC协调一致，并在ERP中修改成协商后新的交货期；11．当采购订单有修改和重传时，需在修改的采购单上加盖“Revised/修改”和“Refaxed/重传”的印章；当为补PO且不需送货的采购单，需在采购单上加盖“补PO且不需送货”的印章；12．“订购单”的存档：每份“订购单”的装订顺序为：“订购单”原件及供应商签字签名确认后的传真件、“请购单”、“报价单”；同时在每个月内按“订购单”的流水

AP采购员下（改）单“订购单”审核同供应商协调N供应商确认Y订购单存档采购单月初查证供应商交货仓库收货过帐打印版本为非受控文件，只有在Intranet才是受控文件

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单号，依从小到大的顺序进行存档；在每个月的月初，从电脑ERP中打印出上个月所有的“订购单”清单，对所存档的“订购单”进行检查，查看是否缺少订购单、签字是否齐全等。13．采购员每天从系统中产生“末交货明细表”，国内的提前三天跟踪；国外的需提前十天跟踪；若实际交货与采购单交期有差异，需同MC及供应商确认一致；14．仓库收货过帐，在供应商交货后，仓库即时收货过帐；15．每个月1号前，采购员查证上个月的OPENPO，和“仓库”确定交货状况，采用手工关闭不需再交货的部份。附:辅料下单流程图：打印版本为非受控文件，只有在Intranet才是受控文件

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