郑州供电公司圆满完成河南省电力公司协同办公系统试点工作
郑州供电公司圆满完成河南省电力公司协同办公系统试点工作
协同办公系统深化引用和实用化验收，是河南省电力公司201*年管理创新和信息化建设的一项重点工作。郑州供电公司作为协同办公系统任务协作模块的试点单位，有系统注册用户1400余人，在省内各基层单位中属规模最大的用户群。郑州供电公司认真落实各项安排部署，通过建立工作机构、健全工作机制强化人员培训，普及相关知识；抓好项目宣贯，营造浓厚氛围；技术与管理并重，有序实施上线；注重解决问题，及时反馈建议等环节运作，协同办公系统顺利通过国网公司实用化验收。通过该系统的深化应用，对于提升公司运营的质量和效益、推动企业管理的规范化、标准化，都发挥了积极而重要的作用。
一、专业管理的目标描述
通过将近一年的试点工作，对协同办公系统的强大功能有了更新的认识，对系统所承载的新的办公理念有了更深的理解。任务协作模块的逐步应用，也对公司的经营管理工作产生着越来越深刻的积极影响，通过该系统的运行所达要到的目标也越来越明确：
1是办公理念的转变。协同办公系统、尤其是任务协作模块逐步推广应用的过程，也是员工观念接受洗礼、发生深刻转变的过程。通过协作任务的全流程记录，实现了“该说的要说到、说到的要做到、做到的要有记录”的基本要求。
2是协作模式的变革。通过自上而下建立任务树，形成了层级管理、沟通及时的互动机制，从根本上改变了以往存在的业务孤立运行、沟通协调困难的状况。各级领导通过任务协作模块的应用，得以有效掌控全局，减少决策失误，对工作目标任务的实施情况做到心中有树(数)、了然于心、分身有术，从而有效构建学习型组织，促进了组织行为的扁平化。
3是业务流程的规范。以模块实施为契机，以实现精益化、标准化为目标，把业务流程和管理方式有效地统一到全新的理念和框架中来，使之适应集中部署、统一规范的业务流程要求，有效实现工作标准一体化。4是工作质效的提升。通过应用先进的信息化手段，加之任务落实情况与绩效管理相结合，员工工作业绩得以直观、量化和科学评估。由于协作任务的高度统一性，互动反馈的即时性、透明性，各项任务得以快速分解、及时下达，遇急难险重任务时的协作潜能得以充分调动，内部沟通互动机制更加协调，从而极大地提升了任务完成的效率，保证了工作质量。
5是信息资源的优化。通过系统整合，强化了系统各功能模块之间的纵向贯通、横向联系，各项协作任务实现了全过程、有痕迹记录，使员工相对分散的知识、经验、成果和信息资源实现了实时共享、灵活互通。
二、专业管理的主要做法
根据省公司确定的进度安排，针对试点工作时间紧、任务重、要求高的特点，公司坚持“大力度、快节奏、高效率”，扎实有序地推进试点工作。主要措施有：
1是提高思想认识。对于模块试点工作，公司领导在班子会议上进行了认真研究，明确了目标任务，要求公司上下高度重视，坚定信心，精心组织，务期必成。通过板报、网页公告等形式，加大了宣贯力度，营造了模块应用的浓厚氛围。同时，公司在每周的例会上通报试点工作进展情况，要求工作组和各职能部门、各单位坚持“进度和质量并重”的原则，按时、保质保量地完成试点工作任务。
2是强化组织领导。公司确定，由分管科技信息工作的副总经理牵头，总经理工作部、信息中心、人力资源部、计划发展部等主要专业部门负责人和有关人员参与，成立了任务协作模块试点工作组。同时，公司系统各部门、各单位分别明确了1名分管领导和1名业务联络人，负责各项工作计划安排的落实。亿榕公司、腾龙公司专家常驻我公司，对试点工作给予了有力的配合和指导。工作组和专家采用集中办公的形式，定期汇总试点工作情况，随时落实和掌控各项工作部署。
3是开展辅导培训。根据省公司工作安排，亿榕公司专家多次到公司举办任务协作模块培训讲座，公司各级领导、系统管理员、任务协作模块联络员和重要用户参加了培训。我们还要求模块联络员切实发挥作用，限时完成部门范围内的全员辅导及任务完善等工作。同时，将培训课件、操作应用手册通过协同办公系统以公告形式挂网，供全体人员下载学习。
4是抓住关键环节。针对任务协作模块的突出特点，我们充分重任务树的规划构建这个关键环节。我们确定了“集中搭建平台、定点示范先行、强力督导考核、逐步深化应用”的实施思路，对任务树搭建工作进行了集中研究和规划。遵循自上而下的原则，采取组织机构、岗位定员与专业条块相结合，集中配置与个别辅导相结合的方法，以业务分工为依据，以公司年度、月度生产经营计划为主要内容，高效有序地建立和规范了公司根任务和二、三级子任务。在此基础上，深入发动各部门专工，进一步充实、细化相关子任务，从而在较短时间内，建立起了覆盖全公司的完善任务树型，形成了自上而下逐级部署、自下而上逐层反馈的工作计划体系，使各级领导干部和各岗位员工真正做到了心中有“数(树)”。
除抓好综合任务树的构建外，对于任务协作模块中的个人日程、周计划、月计划和即时通信等功能，也要求用户积极应用，并在任务协作模块中实现高效流转、沟通。
5是制定管理制度。我们结合实际应用情况，起草了任务协作模块管理制度，内容包括应用目标和原则、管理职责、运行及功能配置、安全与保密、督办考核等。经公司工作组反复讨论，修改完善后上报省公司项目组。为借鉴“他山之石”，我们会同亿榕公司、腾龙公司，派出联合调研组，专程赴国家电网公司任务协作模块试点单位山西省电力公司及太原供电分公司，学习其应用经验及相对成熟的管理方法与制度。结合调研情况，我们又对模块管理制度、任务树的规范、模块应用督导考核等工作进行了研讨和改进。
6是严格督导考核。为掌握各单位应用模块有关情况，我们采取了督导检查与量化考核相结合的方式，通过公司任务树体系掌握各单位子任务的建立及落实反馈情况，通过现场督导，掌握干部员工了解操作应用知识，以及个人日程、周计划和月计划的编报和审批情况，并对模块应用情况实行每周汇总通报的制度。同时，将任务协作模块的应用情况纳入绩效管理，与部门和员工的业绩考核评价挂钩，从而建立了竞争激励机制，激发了员工使用任务协作模块的积极性。三、评估与改进
目前该系统虽然经过一段时期的强化攻关，已经通过了国网公司的实用化验收工作。但我们深知，与省公司科学发展、创新管理的要求相比，与兄弟单位的先进水平相比，我公司协同办公系统应用工作还有待加强。我们将继续按照省公司的要求部署，做好系统完善、功能开发应用和运行维护等工作，进一步加大宣贯培训力度，高度重视员工使用协同办公系统的习惯养成，不断扩展相关知识和应用技能的普及面，完善管理制度，严格督导考核，强化办公新理念的宣传引导，使该系统在规范公司运营质量、提升管理水平等方面发挥应有的重要作用。
郑州供电公司刘大伟
二零一零年十二月十五日
扩展阅读：协同办公系统深化应用工作的展开
协同办公系统深化应用的几点认识
*年*月*日，在*处长的带领下，参加了****举办的协同办公业务应用系统第三期培训班。培训期间，**希望各网省公司参训人员，通过培训把文档工作提高一个新的水平，为公司的发展提供更有效的服务，在公司发展中展示出文档工作的价值。
培训会上，**公司及**公司作为协同办公系统先进推广单位，向各单位介绍了本单位深化应用的工作方法和经验。
结合培训会的内容与**公司协同办公系统的实际应用情况，就协同办公系统深化应用在公司的工作开展从三个方面进行分析。一、协同办公系统深化应用的意义
首先要充分认识协同办公系统与OA系统的区别。
OA是将现代化办公和计算机技术相结合的一种新型的协同办公方式，协同办公系统工在OA的基础上增加了工作流管理、内容管理等功能，或是增加了协同软件的通讯工具。协同办公软件更关注群组之间的协作，侧重于工作流、沟通交流等方面；OA软件则是以计算机技术为基础，对办公资料、工作事项进行记录和反映。其次要对协同办公系统有深刻的认识。
协同办公平台既是一个基于互联网络环境的高效协同办公平台，又是优秀的个人桌面工具，它融入先进管理理念并运用领先的网络技术，切实有效地完善企事业单位办公中的关键应用，利用它可把办公管理中复杂的事务、事件、业务协同等信息在不同单位、部门、组群、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。
系统融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。对管理层而言降低管理成本，提高管理力度；对员工而言，降低工作内耗，提高工作效率。将员工从繁琐、无序、低端的工作中解放出来，有利于集中处理更有价值、更重要的事务，整体提高企业的办事效率，增强信息的可控性和执行力。
最后，是要认清深化应用中的“深”和“化”。深，及是由表至里、由浅入深。
化，化是变化，是改造，是一种质的提升。“明则动，动则变，变则化”，是由近及远，由小及大，由点及面，最后形成了整个恢弘博大的境界。我们需要从每一点每一滴入手，让系统更快捷更方便地服务于用户，潜移默化地改变应用环境，让所有的用户都习惯于协同办公，以达到深化应用的最终目的。二、协同办公系统深化应用工作的开展
协同办公系统深化应用工作不仅是公司的要求，更重要的是需要通过深化应用工作，让我们更好的利用协同办公系统，以提高公司工作效率，更好的服务企业决策。
1、明确公司深化应用业务需求，整体进行部署
协同办公系统的业务主要就是办文、办会、办事。“文以载道见水平，会以周全见作风，事以缜密见精神”，这不仅仅是机关工作人员追求的工作规范和标准，更应该是协同办公系统的业务规范。我们需要明确哪些工作需要系统化，需要借助国网深化应用年这面大的旗帜来进行工作内容的规范、工作流的修改。深刻理解精确办文、周全办会、智慧办事在协同办公系统中的体现。
在明确公司深化应用的业务需求之上，对深化应用在各单位的开展进行统一部署，制定全方位的深化应用计划，增强应用规则和规范性，避免深化应用盲目跟风从而浪费资源却没有收到相应的效益。
只有充分认识到协同办公深化应用的目的，明确深化应用的业务需求才能做到全员主动行动，共同参与到深化用的工作中来。2、积极开展市公司深化应用，起好带头作用
市公司是整个公司的中枢，办文、办会、办事在市公司的应用都十分广泛，在市公司开展深化应用的工作的可以更加深入地融合当前最流行的管理思想，增强工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用。市公司深化应用工作的顺利开展有利于激发广大基层单位的集体主义荣誉感，对各基层单位的深化应用工作开展起到模范先锋的作用。
3、深入系统应用，提高培训质量
员工以及关键用户对系统的认识、业务技能严重制约着深化应用工作的全面展开。“培训不是万能的，没有培训是万万不能的！”期望依靠培训解决所有问题是不可能的，但有效的培训对提升员工的认知、业务技能，改善企业业绩的作用却是不可缺的。
协同办公系统深化应用中，对用户的培训内容主要可分为两个部分：应知应会的知识
主要是要让用户了解协同办公系统所涉及的业务知识，对系统有一个全面性的认识，把系统和业务相关联，应用到工作中去。这类培训可以以宣讲的形式来进行。
技能技巧
技能是指为满足工作需要必备的能力，而技巧是要通过不断的练习才能得到的，熟能生巧，像打字，越练越有技巧。企业各个层次的用户所涉及到的系统操作有所不同，这就需要按照不同层次的用户组织不同层次的培训。
同时，因为工作调动以及其它原因撤换了之前的关键用户，故而新上任的关键用户对业务系统的应用处于朦胧的阶段，这也要求在深化应用中，定时定期的举办应知应会知识和技能技巧知识的培训，以防止因系统应用的断层造成灾难性事故。
4、加强专业人才的培养，以保障深化应用的安全运行正如河南省办公室施主任所说：“协同系统的深化应用离不开高素质的应用人才和运维人才。这些人才是在信息化条件下做好办公室工作和协同办公应用工作的中坚力量。既要精通办公室各项业务知识，又要精通计算机、网络知识，既要有脚踏实地的品格，又要有创新能力和责任意识。”
应用人才要侧重于掌握正确和快速的业务处理以及工作流程的设计和优化。应用人才是整个协同办公系统运行的核心，他们需要掌握办公室的所有业务知识，需要对计算机有深入的了解，才能够在用户发生了解决不了问题时，给予业务以及技术上的支持，才能够在企业需要优化、调整工作流的时候，给予有建设性的提议。同时，就重庆电力公司的应用来看，应用人才还需要有较深的培训技术和技巧，需要担当起对各层级用户的培训工作。当然，这也就需要公司对这方面人才进行培养，才能在深化应用中更好地开展工作，才能保证系统的后续工作顺利铺展。
运维人才侧重于系统的人员和流程配置、系统性能的优化及保障系统运行安全。运维人才需要有很深的计算机、网络、服务器方面的知识，要保证系统人员、流程的安全，保证服务器的24小时正常运行，还需要有较强的反映和应变能力，在发生了安全隐患时，尽快地解决问题以杜绝重大事故的发生。
5、全面展开各单位的深化应用交流，解决深化应用中存在的突出问题
《圣经》中有一则故事：人类的祖先开始讲的是同一种语言，他们在底格里斯河和幼发拉底河之间，发现了一块异常肥沃的土地，于是就在那里定居下来，修起城池，建造起了繁华的巴比伦城。后来，他们的日子越过越好，人们为自己的业绩感到骄傲，他们决定在巴比伦修一座通天的高塔，来传颂自己的赫赫威名，并作为集合全天下弟兄的标记，以免分散。因为大家语言相通，同心协力，阶梯式的通天塔修建得非常顺利，很快就高耸入云。上帝耶和华得知此事，立即从天国下凡视察。上帝一看，又惊又怒，因为上帝是不允许凡人达到自己的高度的。他看到人们这样统一强大，心想，人们讲同样的语言，就能建起这样的巨塔，日后还有什么办不成的事情呢？于是，上帝决定让人世间的语言发生混乱，使人们互相言语不通。人们各自讲起不同的语言，导致感情无法交流，思想很难统一，就难免出现互相猜疑，各执己见，争吵斗殴。这就是人类之间误解的开始。修造工程因语言纷争而停止，人类的力量消失了，通天塔终于半途而废。
由此可见，交流的力量。交流使陌生变得熟悉，交流使思想得到统一，交流使心情如释重负，交流也渗透着彼此信任。
对于协同办公系统，应当促进各单位之间、各单位与市公司的交流，其方式多种多样，可以进行网络上的交流、现场工作会议的交流、应用优秀单位的经验介绍等等。“你有一个思想、我有一个思想，交流后我们各有两个思想”，通过开展深化应用的交流可以启迪广大用户的思想，提高思维创造能力，丰富协同办公系统所涉及的业务和系统知识。群故通，通故智，智故强。通过各单位对系统认识、应用的探讨、切磋，能够促进深化应用的进一步开展，能在不同观点的争鸣中，获得灵感，取得“奥林匹亚效应”。
6、完善系统应用的考核规章制度，提升系统应用水平天地纲常，自是方圆规矩。俗话说：“无规矩不成方圆”，规矩是人类生存与活动的前提与基础，人们总是要在规与矩所成形的范围内活动。人们要遵守规矩，只有这样才能让社会、公司、个人更好地发展与进步。
“标准就是做好协同办公深化应用工作的利器。”协同办公要更广泛的应用离不开规矩，只有制定了相关了规章制度、确定了相应的标准，协同办公系统深化应用才能赢来新的活力。
7、开展巡检工作，巡视各单位应用情况
为落实系统在各公司的广泛应用，开展协同办公系统在各基层单位的深化应用，有效促进协同办公系统处理问题的效率，解决各公司应用中凸显的不同问题，巡检是深化应用中毕不可少的一项工作。
巡检内容主要如下：
①与办公室人员详细沟通使用过程中存在的问题，做好问题的记录；若问题简单，可于现场直接解决，若问题复杂，可将问题带回公司本部解决，并将问题的解决情况及时告知办公室或提出人。
②与信息中心人员沟通协同办公系统的响应性能，亲身体验并做好记录，若存在问题，协助信息中心人员请求资源。
③根据办公室要求，到各处室收集、记录或解决问题。④根据办公室的安排，对部分人员进行协同办公系统的简单操作培训。
三、协同办公系统深化应用工作的难点
深化应用是实现协同办公系统全面提高最有效的措施。协同办公系统的全面提高必然为公司的发展注入新的活力。
1、深刻理解深化应用的重要性和紧迫性
应用是信息化建设的目的和价值所在。建设是应用的基础和保障，应用是建设的目的和动力。深化应用是发挥信息系统作用的活力源泉，只有信息系统得到有效应用，对公司生产经营管理产生促进，才能真正提高公司的管理水平和经济效益，从而实现信息化的真正价值。
协同办公系统在公司的应用迅猛发展要求深化应用工作快速跟上。目前，我公司协同办公系统应用数据在相应兄弟单位排名都较为靠前，相对于建设而言，应用工作虽已取得较大进步，但推进的力度、速度和质量仍不能满足要求，必须整体提速、全面推进。
2、充分认识深化应用的艰巨性和复杂性
①应用比建设更为艰难。协同办公系统在建设阶段还仅局限于流程梳理和建设实施人员范围，而应用阶段则会涉及到全员的实际操作全过程，势必与现行管理模式发生碰撞，对传统思维惯性产生作用力，任何一个使用环节上的问题，都可能影响协同办公系统的整体运行和效果。
②协同办公系统深化应用需要思想观念的进一步转变。部分部门和单位对深化应用工作不够重视，缺乏明确量化的应用目标、系统实用化时间表和工作措施；应用工作抓而不紧，缺乏落实；系统应用深度不够，作用没有充分发挥，尚未有效融入公司发展战略、管理体系和日常经营活动。
③管理机制完善需要全局联动和整体推进。目前，深化应用的组织体系、管理体系和考核体系有待健全，尚未纳入到每个部门、单位和岗位的日常管理中。对操作人员的使用培训不足，部分数据质量和流程规范性还需提高；各单位深化应用的主体意识有待加强，积极性需更加充分调动；数据的共享使用仍存在壁垒；各个层面的应用考核机制尚需完善。3、切实把握深化应用是持之以恒、不断提升的过程
深化应用工作不是一朝一夕就能完成的，也不可能一蹴而就。一方面，系统从开始运行，到常态化使用，到深入提高，必然要求有充裕的时间；另一方面，公司为促进管理创新，必然要对协同办公系统提出更高要求，这些要求都需要通过对深化应用工作持续深入开展来满足。
总之，深化应用的责任重大、任务艰巨。我们要在公司办公室领导正确带领下，统一思想，提高认识，加强组织，扎实工作，确保深化应用工作取得重大突破，推进公司协同办公系统应用再上新台阶。
周
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