秘书与办公自动化顶岗实习报告

秘书与办公自动化顶岗实习报告

为了让我们可以快速掌握办公自动化软件的使用，巩固文秘专业的主业知识，提高实际操作技能，丰富实际工作和社会经验，掌握操作技能，将所学知识用于实际工作，学校要求我们大三的同学在第六学期进行为期三个月的顶岗实习。为此我于3月23日，正式入职于鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司，也就是我现在的工作单位，展开为期三个月的实习期，也就是从3月23日到6月30日。

现在首先让我介绍一下鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司，她是由鹤山市碧桂园物业发展有限公司投资兴建，是碧桂园凤凰酒店五星级连锁体系201*年全新力作之一。地处鹤山大道旁，屹立于大型人工湖环绕的岛岸上。酒店四周环境优雅，视野开阔，东南亚风情园林绿化萦绕其中。酒店建筑风格独特，并依岛岸地形延伸，显现浓厚的欧陆新古典主义韵味，中空大堂设计，装修瑰丽典雅。鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司是集旅游、餐饮、酒店服务于一体的国企，酒店下设19个部门，在编总人数约为350人。酒店拥有鹤山市最大的娱乐商务体系，完善先进的会议餐饮设施。

目前我是在凤凰酒店前厅部的商务中心担任文员一职，商务中心的工作主要订房、票务、打印、复印、传真、办公室和会议室的租用等。所涉及的范围甚广，正好符合我的专业要求，在此，我暗自高兴，因为在这里有一个梦寐以求的学而致用的机会。开始一星期，实在是有点不习惯。但一星期后，自己在假日细细斟酌，发现自己进步了。

首先，我了解到了办公自动化系统的一些日常办公的基本范围：

1、能迅速处理各种文书、资料，包括输入、翻译、编辑、拍板、修改、打印、储存等功能的文字信息处理；

2、能高效率、大容量地登记、分类、储存、检索各种信息资料的信息查询；3、能在网上查询、下载资料、发布信息、传递文件、运用电子信箱进行网络通信等处理。实现公文、档案、秘书、信息宣传、办公等日常工作全程网络化、无纸化。其次，也让我们了解了办公自动化系统的主要功能有：

①文字处理。办公业务中最大量的工作是文字处理，包括对中外文字进行编辑、排版、存储、打印和文字识别等功能。

②数据处理。包括数值型和非数值型办公信息的处理。

③资料处理。包括对各种文档资料进行分类、登记、索引、转存、查询和检索等。④图形、图像处理。包括对图形和图像的输入、编辑、存储、检索、识别和输出等。⑤网络通信。网络通信技术是实现办公自动化的关键技术之一。它可以沟通系统内部各部门之间的联系,实现信息交流,使办公人员更有效地共享办公自动化系统的资源，同时便于和外界的信息联系。

经过总结，确实很不一样，杂乱的思维顿时明朗了，沉重的心情霎时间轻快了。原来书本说的知识在现实应用起来，真的让效率加快了很多。

我的上班时间其实算是自由的，但是我只要一上班，坐在自己的位置上，就要十分认真，做每一件事都要很仔细、谨慎。虽然我在商务中心工作才一个多月，但是我觉得在这里可以学到很多东西，除了学会如何使用办公室软件，办公室硬件设施之外，我还在同事中学到了很多在学校里没能够真正体会到的东西，例如待人接物、为人处事的方式。商务中心的所有职员，她们都会以“热情微笑，尽善尽美”的服务态度来对待每一位客人和酒店内部的同事，这也是我在进入商务中心后第一件学习。

秘书工作是办公室的主体工作，领导要做到决策科学化，离不开秘书人员的协助。因为秘书人员一方面处理着大量的日常事务工作，使得领导能集中精力考虑大问题。另外，还能发挥他们了解全面情况，掌握多方面信息的优势，辅助领导决策，提供合理的建议。秘书工作头绪多，任务重，但必须抓好以下几个方面：

第一，主动做好领导之间、部门之间的协调工作，帮助领导有计划、有步骤、有重点的抓好各项工作，做到忙而不乱。并从过去偏重办文办事，转变到既办文办事，又出谋划策。

第二、开展调查研究，了解基层群众的学习、思想、工作、生活情况，及时向领导反映，并提出合理的建议。对一些急需解决的问题，应及时与有关部门协商解决。

第三、检查督促各种行政法规和本单位的各项决议、制度、办法、规定的执行，验证决策是否科学合理，是否符合实际。发现问题要及时向领导反映，防止并纠正偏差。

第四、组织起草本单位的工作计划、报告、总结、规划、决议和规章制度，对需上报、下发的文稿进行政策、文字上的把关。

第五、对上级机关的来文和下设部门的报告，要及时转给有关领导，根据领导的批示，具体落实承办单位和负责人，并负责催办，如期上报办理结果。

文秘人员除了需要具备以上工作人员的基本条件外，还应有自己特殊的知识修养、技能修养、品德修养、作风修养。因此，文秘人员要自觉、全面地加强这四个方面的修养，努力把自己造就成为德才兼备，既合格又称职的工作人员。并注重掌握以下原则。1、要有充分的政策依据和事实依据。秘书人员办文办事，绝大部分都是针对现实状况的，或是为了解决某个问题，或是指导某项工作。因此，必须以党和国家的政策和客观事实为依据，坚持实事求是的原则。实事求是是我党的思想路线和传统作风，是秘书部门一切工作的准则，也是秘书人员必须具备的品质。如果有些领导交办的事不符合党和国家的方针政策，秘书人员应有勇气提出意见，请领导重新考虑，以保证正确贯

彻上级的指示精神，把工作做好。

2、要有准确性。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。文秘管理的准确性，涉及的方面很多，简要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，抄写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。

3、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，消除“文山会海”的现象，提高工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。

4、严守纪律，保守机密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。我国已经制定了《保密法》，秘书人员要认真学习，模范执行，切实做好保密工作。

还有，我最记得自己曾经的一次接电话经验，那时我才上班一个星期左右，我接到一个刚好是酒店的高层人员打电话过来进行检查的（酒店经常会有这样不定期的检查），那人是想要询问房价的，我照常报了房价，但是没想到，后来有人抢了电话问我：你是商务中心的哪位？我就像平常那样回答了她“我是姓邓的”。就是这短短的简单的询问房价就出问题了，害我第二天上班就受批评了，主管说我接听电话时的礼貌做得不到位，一个“请”字都没有，而且当对方问起“您是哪位呀？”或者“您贵姓呀？”类似问题的时候，我们的回答不可以像平常那样，应该要回答“我小姓××”，或者“免贵姓××”。这些都是常识，老师在课上的时候也有提及过的，但是因为平时都不注意这样的用语，所以突然在工作时用到，就出问题了。我深刻记得这次的教训，在这之后的每一次接电话，无论是客人的还是酒店内部的电话，我都会很注意用语了。所以通过在凤凰酒店的实习，我改变了不少，很多工作从一开始什么都不会到现在都慢慢地学会

并熟悉，从以前的粗心变成现在的凡事细心，更加懂得如何为人处事，更加注意到平时的细节问题。

因而我觉得：细节就是一切。见微知著真的非重要，在工作中的每一个细节，没有一个不是有接触过的，这个接触是深层次的接触，就是在你学习跟生活过程中，要是你自己用心了，注意细节了，你就会领会到很多拓展出来的东西，其实这个才是最重要的。

鹤山碧桂园凤凰酒店是五星级酒店，对于这么高级的餐饮、服务行业，服务质量无疑是企业的核心竞争力之一，是企业的生命线。高水平的服务质量不仅能够为顾客留下深刻的印象，为其再次光临打下基础，而且能够使顾客倍感尊荣，为企业树立良好的品牌和形象。所以从每位新员工入职之日起，就会很严格要求员工注意细节和礼貌。而且通过对新老员工的跟踪培训和指导，不断提高和改善我们的素质和水平。同时，领导也会很注意我们的情绪变化，他们会经常跟我们谈心，我觉得这样是能够缓解情绪、调节心理的好方法。在这里工作，让我认识到同事与同事之间，微笑其实是最好的交流工具，在同事之间互相给予一个会心的微笑和问候就可以消除彼此的陌生感，拉近同事间的距离。在我们酒店内的任何一个角落都可以看到彬彬有礼的服务人员，规范的操作、职业的微笑、谦恭的神态，让顾客无时无刻不受着礼仪文化的熏陶，让顾客能够得到最满意的服务。

短短的一个多月的工作，我认识了很多同事和朋友之余，对于处理人际关系也有了新的认识，积累了自己初步踏入社会的一些经验和明白了一些社会问题。做事要懂得变通，不要过于固执和呆板，凡事都要细心。这次的工作可以说是我了解社会，真正走进社会的一个开始。在工作当中，不仅要处理好不同的人际关系，如上下级之间的、同事之间的，而对于我们来说，更加重要的是要处理好与客人之间的关系，很多都完全不像我们在学校的那么简单和直接，所以在工作时，懂得自我调整好心态是很重要的。其实有很多时候的我们都是经一事，长一智的，很多事情是要我们真正经历过了，才会更加懂得如何处理，看待问题的角度才会更切合实际。

学院提供第六学期作为我们的顶岗实习期，这一次的顶岗实习，也算是工作吧！让我真正接触到了社会，学会了如何独立面对事情、解决事情。同时对自己的专业有了更为详尽而深刻的了解，深深体会到了实际的工作与书本上的知识是有一定距离的，并且需要进一步的再学习，还让我了解到的是作为一个文员应该具有强烈的服务意识，不仅要最好的服务来对待酒店的客人，还要对自己的工作团队有服务意识，吃亏一点也并不算坏事。另外，通过这一次的实习，我还学会在课堂上很难真正学到，并且感受到的东西：例如：如何处理好同事之间的人际关系、如何处理与陌生人之间的关系、如何调整自己在工作中的心态和在生活中的心态，如何协调好生活与工作的关系，并且一直相信只要我有付出了就一定会有所收获！所以在以后的工作中，我会更加积极主动地学习、

了解更多的关于酒店的各个项目、各个部门，拓宽自己的视野，不断地增加自己的工作经验，争取更多的机会来提升自己。

回顾在鹤山碧桂园凤凰酒店有限公司工作的点点滴滴，我除了能够通过实践来加深自己的文秘专业知识外，还了解到了有关于酒店管理这个行业的有关知识，学会了如何合理地把所学的知识运用于实际操作中，并在实践活动中不断地充实自己。因此，毕业后，我还将会继续留在鹤山碧桂园凤凰酒店工作，并且通过工作不断地学习，不断磨练自身的意志，从而得到真正的社会锻炼。

总的来说，要在社会生存，最重要的就是要学会做人，这个学会做人是我们初中的时候的校训，因此我一直铭记于心。我感觉，在社会上，要是你真正学会了做人，无论你做什么工作，做什么生意，你都会是领头羊。

扩展阅读：秘书实习报告

尊敬的领导：

实习期间工作报告

我于201*年*月*日进入公司，根据公司的需要，目前担任总经理秘书一职。三个月的时间很快过去了，在这三个月里，我在公司领导及同事们的关心与帮助下完成了各项工作，在思想觉悟方面有了更进一步的提高。通过实习，我在文秘领域获得了实际的工作经验，巩固并检验了自己的知识水平。

在实习期即将结束之际我对自己这三个月来的工作稍作总结：

一、工作内容

（1）公章、合同章的管理及用印登记；（2）办公室的卫生管理及维护；

（3）做好了公司各类文件、通知的拟定、修改、公布、下发等工作；

（4）将公司纸质文件整理好放入文件夹内，并整理文件电子档，以便查阅；（至今已完成**份公司文件的拟定和下发）（5）本部门接收内部或外部文件的登记；

（6）总经理信函的接受登记；

（7）每周参加总经办工作例会，并做会议纪要；（8）报送总经理审批资料的整理；

（9）公司级会议的通知、会场的整理、及会议纪要的草拟和发放；（10）总经理办公室访客的接待；

（11）总经理办公室用品的领用（烟、纸巾、矿泉水、印泥）（12）总经理讲话稿的草拟；（13）公司宣传PPT的制作；

（14）新员工培训仪容仪表规范的讲解；（15）公司照片资料的整理；

（16）总经办办公用品月计划的登记及用品领取；（17）总经理出差费用的报销；（18）部分项目的申报和资料的整理；

（19）办公室电话的接听及事务的转达；（20）总经理及总经办主任交代的其他任务。

二、工作原则

1、要认真准确。准确，是对工作质量的要求。文秘管理的准确性是指正确体现政策，正确表达领导意图，正确地办文办事，言行有分寸，文字能达意。它在一定程度上保证领导工作的准备性。文秘管理的准确性，涉及的方面很多，简要地说，就是：办文要准，办事要稳，情况要实，主意要慎。而要做到这些，必须态度认真，作风过细，不能疏忽大意，不能马虎潦草。比如说办理公文，就要保证文件的质量，用词要准确，材料要真实，抄写要认真，校对要仔细，力求每一个环节都不发生差错。否则就会贻误工作，甚至酿成难以弥补的损失。对此，刚进公司时在在通知上写错一个字，花了很多时间和精力来补救的我深有体会。

2、要雷厉风行。这是对工作效率的要求。任何目标的实现，都离不开两个因素，一是准确，二是时限。其中任何一个失误，都会使事情办不成或办不好。时限就是尽可能缩短周期，减少中间环节。秘书人员办文办事必须具有很强的时效意识，要迅速行动，不可拖拖拉拉，要制定科学的工作制度，理顺关系，分工明确，充分发挥工作人员的重要性和创造性。要简化办事程序，减少不必要的行文和礼节，消除“文山会海”的现象，提高工作效率。要利用电脑等现代技术改变工作手段，实行办公自动化，例如用电脑传递信息、检索资料、编辑文稿等。

3、要守纪保密。文秘管理要制发文件，处理文件和管理文件。在各种文件中，大部分具有不同程度的保密性，而且各级秘书人员经常接近领导，看一些重要文件，参加一些重要会议，所以，秘书人员在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么应该说什么不应该说要心中有数。我国已经制定了《保密法》，秘书人员要认真学习，模范执行，切实做好保密工作。

4、要理清职责。根据岗位职责的要求，文秘的职责主要是一些内部事务的处理，包括文书的处理、文件的批转、档案的管理、会议安排等等。对于我来说这是一个全新的岗位，具有一定的挑战。由于之前的工作仅仅是新闻稿件的采写，比较少涉及内部事务的处理，摆在我面前的是需要尽快熟悉公文的写作和一些事务的处理，在领导的悉心指导下，我逐步了解了一些公文的写作要点，并掌握了一些公文（诸如函、请示等）的格式。

实习阶段我参与的主要工作，一是按照领导的安排与布置，在领导组织召开的各种专题及办公会议中，认真做好各项准备工作，做到了会议通知及时、会议记录详细、会务准备周到，并按照领导安排对重要会议下达会议纪要，使政府党政的各项方针政策能够迅速传达到基层各单位。同时，及时呈送上级下发的各类文件.大学学习期间，文秘专业的知识也都学了，认为做一名文秘是一件很简单的事情，直到实习了我才知道要想成为一名高级文秘是很难的。要成为一名优秀的文秘人员不光要有扎实的理论基础，知识面一定要广，因为秘书是为领导服务的，领导所涉及的知识领域，秘书不能说不，还要有较好的文秘的素质修养，灵活的工作方法，良好的人际关系，秘书每天都要与各部门人员打交道，所以秘书也应该是一名出色的公关人员，以优雅的举止谈吐和高素质的涵养创造良好的人际关系，增进公司内部的团结，提高公司外部的形象，秘书人员还要有良好的心态，遇到挫折要勇敢面，进行冷静分析，从客观、主观、目标、环境、条件等方面，找出受挫的原因，采取有效的补救措施。

三、工作总结

通过实习，我对文秘专业知识和文秘工作人员的日常工作有了进一步的理解和掌握，尤其是文秘实务方面。

（1）做事的条理：循序渐进，不骄不躁。每天上班的第一件事就是将今天的工作内容排序，随时知道自己下一刻要做什么。其实，对于处理事情上我最大的感慨便是：凡事要有计划性。

（2）时间的安排：在工作中享受生活。由于工作要上六天班，也曾天天加班到深夜，也曾累得即使站着也感觉随时要晕倒，也曾疲惫得一回宿舍就栽倒在床，但最艰难的时候坚持下来，一切就好了。在工作中提高做事效率，尽量将要做的工作在工作时间完成，为自己留点时间，再忙也要有自己的生活。

（3）工作的态度：严谨、耐心、细致。总经理秘书的工作是很繁琐的，也充满不确定性，所以在工作中要有很好的耐心和条理性。吃过亏后深深懂得凡事要细心。公司文件的发文在表达上和格式上都有很严格的要求，所以在草拟时要格外认真，确保发出的公文

无误。

（4）待人的方式：谦虚但不谦卑。职场上接触的人性格各有不同，要接待的访客也各有不同，并不是所有人都能接受你，碰壁难免、矛盾难免。在工作中慢慢学会如何更好地与人相处，学会更好地沟通，也是职场的一大学问。

办公室人手少，工作量大，特别是公司会务工作较多，这就需要部门员工团结协作。遇到各类活动和会议，我都积极配合做好会务工作，与部门同事心往一处想，劲往一处使，不会计较干得多，干得少，只希望把活动圆满完成。

今年是公司的效益与服务年，而办公室就是个服务性质的部门，我认真做好各项服务工作，以保障工作的正常开展。部门之间遇到其他同事来查阅文件或是调阅电子文档，我都会及时办妥；下属机构遇到相关问题来咨询或者要求帮助，我都会第一时间解答和解决。以一颗真诚的心去为大家服务。

四、工作体会

在公司中，各种工作需要大家团结协作来完成，任何人单打独斗都很难把工作做好，这使我初到单位很不适应这种整体化、系统化的工作环境，交流和沟通是解决困难、创造机遇的有效途径，也许我已经习惯了一个人独来独往的生活方式，用更多的自我思考代替相互交流，但是现代社会要求我们每个人要学会相互交流和深入沟通，交流沟通是一种智慧，是一种为人处事的生活方式，我会慢慢改变自己，让自己拥有交流的智慧，养成一种为人处事的良好生活方式，这一切不仅是个人发展的需要，也是时代和社会发展的趋势。

三个月的实习，给了我很深的体会：

1．注重积累，从小事做起。打好基础非常重要；因为基础知识是工作的前提。秘书的工作很杂、很繁琐，很多自己觉得很简单很容易的事情在亲身去做后才发现，很多事情不只是说说而已。

2．在实践中学习。实际工作与书本知识是有一定距离的，需要在工作中不断地学习。即使毕业后所从事的工作与所学的专业对应，仍会在工作中碰到许多专业知识中没有的新知识，所以要想胜任工作，必须边工作边学习，通过不断的学习获取更多新的知识。

3．要有拼搏的精神。人生的道路有起有伏，犹如运动比赛，有开心，有失意，要经得起考验，需要不断的拼搏。来到公司的这段日子里，除了学校论文指导和毕业相关事情外，我很少休假，几乎每个周末都在上班。一方面是因为没有合适的人能交接，另一方面是总觉得自己需要多工作，多学习。

4．“纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行。”在实习过程中，我深深的感觉到自己所学知识的肤浅和在实际运用中的专业知识的匮乏，刚开始的一段时间里，对一些

工作感到无从下手,茫然不知所措,这让我感到非常的难过。在学校总以为自己学的不错，一旦接触到实际，才发现自己知道的是多么少，这时才真正领悟到“学无止境”的含义。

5.要有责任心。很多事情在手头上，我会及时处理，不会因自己的拖延而影响他人的工作能今天完成的我尽量不拖延到第二天。有时候总经理下班较迟，有些事情需交代，或还有客人要招待，我也尽量等今天的所有工作结束了，检查电源和门窗后才下班。这是职责所在，工作中半途而废或工作未完成却先走反而会让我更加不安。

五、工作展望

在凯邦的这段日子，我收获了大学的课堂里没有的许多东西，学到了为人处世的许多道理与方法，学会了怎样学习，也学会了把一根警醒自己的惰性、使自己始终保持自强不息良好心态。我觉得受益匪浅，课本上学的知识都是最基本的知识，不管现实情况怎样变化，抓住了最基本的就可以以不变应万变。有不少学生实习时都觉得课堂上学的知识用不上，出现挫折感，可我觉得，要是没有书本知识作铺垫，又哪应付瞬息万变的社会呢？经过这三个月的实习，让我学到的是我在学校难以了解的。就比如怎样与同事们相处，相信人际关系是现今不少大学生刚踏出社会遇到的一大难题，于是在实习时我便有意观察前辈们是如何和同事以及上级相处的，而自己也尽量虚心求教，不耻下问。

总结三个月的工作，尽管有了一定的进步和成绩，但在一些方面还存在着不足。比如***。这都有待于在今后的工作中加以改进。在往后的工作中我将认真学习各项政策规章制度及管理技能，努力自我完善，希望能为公司的发展做出更大更多的贡献。

这里是我初涉社会的开端，迈向美好而残酷的未来，我一直坚信自己的能力，即使人生路如四通八达的公路，但方向只有一个，那就是前进，永不言弃，永不放弃。

报告人：***

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