关于销售处发货站职能情况的说明
关于销售处发货站职能情况的说明
一、螺纹钢发货流程发货员签单，放行车辆。财务人员确认收款并通知业务员刻制“放行专用章”一枚。加盖在“产品发货过磅通知单”上。暂扣车辆等待付款。发货员通知业务员装货规发货员通知业务员，客户付款格、材质、牌号、数量等。业务员收集订单、车号后报计划员需确定《发货计划》模式。发货计划应注明业务员姓名、车号、材质、规格、钢号等，并标明车辆是计划员开出发货计划否可以出厂：“暂扣/放行”。自提客户需求计划前期合同的洽谈及签订送货需确定“计划员”人选。车辆进入场地后按要求装车并过磅。发货员按发货计划安排装车。发货员根据“发货计划”审核是否放行车辆。领车按顺序排队等待。业务员通知发货员二、发货站主要收发文件及职能发货站主要职能2、根据“发货计划”,开具《产品发货过磅通知单》。每天下午14点，销售处发“发货计划”。销售处不定期下达“螺纹钢排产计划”。向厂区内各部门转发“排产计划”。给车辆开具《产品发货过磅通知单》。每天早8:00，提报《产销存日报表》。日销量每500t一个档，报告销售情况。1、协调生产厂按销售下发的《生产计划》安排生产。3、车辆进厂后按时间顺序排队等待装车。。4、按计划指导装车（规格、材质、牌号、标识等）5、重车过磅后，不允许出厂的车辆按顺序等待通知。6、收到业务通知后，按车号放行。8、完成销售处交办的其它任务。7、建立台账，随时记清产销存情况。三、工作时间
1、发货站长期白班，早晨7:30上班，下午5:00下班。
2、6名发货员中，一人跟随车辆现场发货，一人在磅房记录出入库数量，确定是否放行车辆。前期3名发货员，12小时一班，跟随生产三班两运转；可在发货间隙回磅房记录。
四、具体工作要求
1、每天早晨8:00之前，发货站向销售处报送《产销存日报表》，具体格式请参考附件1。
2、发货站的产销存台账应记录清楚，并随生产、销售变化及时进行更新。具体产销存台账请参考附件2。
3、每天根据销售处下达的《发货计划》中的客户名称、车号、产品名称等，为车辆开具《产品发货过磅通知单》。凡发货计划内注明“暂扣”的，该车辆应于过磅后在厂区内等待。待相关业务员进行通知发货站可以放行后，发货站在通知单上加盖“允许出厂”字样的红章并放车出厂。具体《产品发货过磅通知单》格式请参考附件3。
4、业务员应及时向计划员提报客户的需求，计划员按时间顺序安排发货。发货计划数量每增加500吨，计划员应及时向销售处长汇报一次。
5、发货站全体人员应严格遵守厂区内的相关工作纪律和销售处的有关规定，努力工作，确保准确、及时、有效地提供发货服务。
扩展阅读：销售部职能说明书
销售部职能说明书
部门名称下属机构平行部门销售部部门负责人岗位销售部经理直接上级岗位营销中心总监区域销售经理，设备交付跟单，生产计划协调，结算中心。市场部，客户服务部，技术部，生产计划部，采购部，物流配送部，财务部，研发部。部门岗位结构图部门岗位编制岗位名称编制1销售部销售部经理区域销售经理16结算中心设备交付跟单设备区域销售经理生产计划协调产品区域销售经理生产计划协调1设备交付跟单1结算中心3部门职能概要在营销总监的领导下，执行公司的营销战略与销售计划、销售方案，有效地维护渠道、管理客户，完成公司下达的产品和设备销售计划指标。实现订单按期交付，核对货款、记账、查账、追踪货款及与财务人员核对数据。1、根据公司的销售指标，分解、制定、执行、完成区域及各区域经理的年度/季度/月度销售计划和目标；部门具体职能5、定期与团队成员沟通，了解各地市场状况，并定期向上级提交各类销售分析报告；市场分析业务计划及3、定期与团队成员沟通，了解各地市场状况，并定期向上级提交各类销售分析报告；4、负责定期或不定期地对销售计划的执行情况进行检查，发现问题，及时整改；2、负责发展、建设符合公司市场战略要求的销售网络，以推广业务的进一步发展；
部门具体职能销售费用控制与审核1、负责根据公司的销售费用管理规定，制定销售部门的费用预算；2、对区域内的各项相关销售费用予以合理分配和控制，确保各类销售费用在预算内得到控制，对费用运用的真实性、合理性，有效性负责。市场推广1、了解准确的市场信息，负责各辖区域的客户、竞争对手、行业政策等市场信息收集整理；2、负责了解市场变化及时调整销售策略，以适应市场变化的需求，促进公司及产品品牌的提升；3、负责应客户要求寄送产品质量检验报告单并提供样品，建立客户网络；4、了解客户需求动态，挖掘潜在客户，维护客户关系并保持持续发展，以实现公司市场占有率不断增长的目标；客户关系管理及维护1、负责制定各区域的客户拜访计划，了解客户需求；2、负责帮助客户解决困难，跟踪客户投诉处理结果，协助公司做好售后服务工作，提升客户满意度；3、负责协助售后服务部，协调所辖区域的到货、设备安装、技术支持、售后维修等工作，共同实现售后服务目标；3、根据公司业务发展需要，通过组织安排区域客户群客户，到公司考察、参观交流等方式建立顺畅的客户沟通渠道；2、负责了解客户需求动态，指导下属挖掘潜在客户，并对客户开发情况进行市场开发跟踪，以实现公司市场占有率不断增长的目标；1、根据公司业务发展战略及销售部门的经营目标，配合营销中心总监组织实施本区域市场开发及具体的实施方案，促进公司及品牌的提升；4、负责与客户进行商务谈判，明确销售货品类型、价格、交运方式和售后服务条款等，并签订销售合同；执行销售计划的2、负责完成销售经理或公司下达的各项营销目标，对负责的客户资源销售目标的达成情况负责；3、根据所辖区域的客户特性，制定相应的销售计划及销售方案，保证实现本区域的市场占有率和销售目标；1、根据公司销售计划，协助制定各区域销售计划；
部门具体职能3、确保商品货款的按期结算和资金的按期回收。1、与销售部下属机构、市场部、物流部密切沟通，以得到最优化的资源来达成公司目标；协调内、外部之间的关系2、及时向公司反馈各类市场信息；3、协调公共关系，避免因产品质量造成的公关危机；4、定期拜访客户及经销商，建立良好的沟通网络，通过谈判、协调，解决疑义，保证客户的顺畅配合2、按企业回款制度组织销售货款的催收或结算货款，努力完成销售计划及回货款回收款任务；1、依据销售合同，定期了解所辖区域客户或代理商货款回收情况；1、负责销售合同的签订、审核、执行跟踪、监督、检查。合同管理2、负责销售合同的存档，分类，保存。
设备区域销售经理整理客户要求产品区域销售经理整理客户要求合同评审签订1，营销总监确认签字2，技术中心确认技术协议向销售部经理申请价格，落实发货期生产计划协调员确认报设备交付跟单员合同复印传达至财务部，财务部确认预付款到达，营销中心存档合同原件请示销售部经理，批准后生产制造中心跟单员提交《设备生产订单》设备配置清单，技术协议，交货日期填写《产品销售订货单》价，确认交货期现货无现货跟单流程责任跟单员随时向生产计划员了解生产进度情况；生产过程由生产计划员负责向各有关部门协调进度请示销售部经理，经批准后填写《产品销售单》提交生产制造中心，安排生产交货1设备生产完成后，经质检部验收合格后入成品库2财务部确定货款到账情况结算中心确认货款到账情况装车，过磅，发货区域销售经理跟踪尾数回收客户服务部外来人员培训，确认发货安装条件，安装，调试区域销售经理一年后收回质保金
销售部与市场部关系：市场部收集和研究市场信息，统筹管理营销行动，服务并监督销售部实现营销计划。销售部通过实现营销计划为市场部提供有利于统筹管理营销行动的信息。销售部与生产计划部关系：销售部依据销售合同和技术协议向生产计划部提交生产订单，生产计划部按销售部的订单编制排产计划、外协，外购相应原料和配件计划，确保订单按时完成。平行部门关系销售部与技术部关系：销售部为技术部提供客户需求信息，技术部提供以满足客户需求的技术支持，为配合销售部完成销售任务提供技术帮助。销售部与研发部关系：销售部为研发部提供市场需求和市场发展方向信息，研发部不断完善优化设备设计和制造水平，实现设备换代升级，提高设备核心技术竞争力。销售部与采购部关系：采购部按销售部订单采购中频加热装置，保证销售部订单按时交付。销售部与物流配送部关系：销售部先为物流配送部提供货运需求信息，物流配送部及时安排车辆，确保订单按时交付。销售部与财务部关系：财务部管理销售部的现金收付、银行结算及提供各种票据。销售部与客户服务部关系：客户服务部配合销售部做好售前，售中，售后服务。为销售部设备订单提供安装确认书，并妥善处理客户投诉问题，配合销售部维护好客户关系。
部门负责人签字：中心总监签字：人力资源部签字：总经理签字：
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