外贸部外销员工作流程

外贸部外销员工作流程

外贸部外销员工作流程

苹乐公司外贸部外销员负责寻找客户、合同洽谈及签订、与客户联系等工作。具体工作流程如下：

一、跟公司的联系。、书面记录：

跟单员做为公司的代表与驻外外销员进行联系，外销员将与跟单员联系的一切内容都要如实记录下来，每笔业务结束后，将所有的联系记录都要存档，备查。2、四小时回复：

外销员与跟单员联系时，联系的每项事情都要在规定的时间内给予答复，如果没有规定时间的，要在四小时内给予答复。3、工作汇报：

外销员于每个星期的星期五将本周的工作汇报交于跟单员，由跟单员上交给外贸部经理。汇报内容为：本周的工作情况汇报，下周的工作计划、市场情况分析、对公司的建议等等。4、财务报表：

外销员于每月的1号将上个月的财务报表交于跟单员，由跟单员交于外贸统计员。

二、搜集客户信息、通过网站搜集客户购机信息（阿里巴巴、在线广交会等）2、通过展会搜集客户信息。（广交会、国外展会等）3、通过中介人搜集客户信息。（老客户、外贸公司、制粉专家等）4、通过公司搜集信息（客户发邮件，发传真或打电话直接联系等）三、建立客户档案、外销员的搜索到客户购机信息后，马上联系客户，了解清楚客户的国家、公

司名称、地址、主要业务、联系人姓名、联系方式（电话、传真、电子邮箱）以及从哪里了解到我公司的信息等内容。并将这些记录在《外贸客户信息管理表》中。并将此表传于跟单员保存备查。、驻外外销员将所有客户的联系情况及与客户的邮件往来等内容、以及询问公

司的问题和公司的答复等内容都要记录在《外贸客户信息管理表》中，并传于跟单员及时更新。

四、业务洽谈：、确定机型：首先要问清客户购买我们设备的型号，了解客户想达到的要求（比

如日产量、面粉的标准及对机器尺寸、动力等方面的要求等），以及客户的场地、厂房等条件。并对比客户想购买的机型适合不适合客户现有的条件及能不能满足客户提出的要求。如确定不能满足，建议客购买适合的机器。2、报价：将双方确认好的机型、数量、交货期、付款方式等内容填写成《报价

单》给客户正式报价。并将《报价单》记录在《外贸客户信息管理表》中。3、合同洽谈：)与客户洽谈时，由跟单员负责与技术部总工联系，由总工指定一名工程师负责此客户的技术谈判、图纸制做、配制的确认及其它技术方面的工作。)结合工程师，对设备的各种技术参数、客户对设备的要求、对面粉的

要求、设备的配制等与客户进行确认。)结合计划科、技术部、外贸包装组等，对设备的提货时间等与客户进

行确认。)结合外贸部经理，对价格、付款方式等合同条款与客户进行确认。5)将所有与客户洽谈的内容都要记录到《外贸客户信息管理表》中，并

及时传于跟单员更新。

五、合同评审、把所有合同条款跟客户确认完后，签订合同之前，要把祥细情况报于外贸部

主管经理，由主管经理负责组织技术部、计划科等部门对合同草案进行评审，评审内容为：)技术部：对客户的要求、对设备的要求、对成品的要求、设备的配制、

技术参数等进行评审。)计划科：对设备的提货时间进行评审。3)外贸部经理：对合同条款进行评审。)总经理：对价格低于成本价、大机型、改变工艺的特殊机型进行评审。2、以上评审先口头确认，等合同签订后，再在《外贸合同评审纪录》上补上签

名。

六、合同签定、合同草案得到外贸部经理同意后，方可签订外贸《销售合同》。、如果为小型设备或长期购买的经销商，没有必要签订合同的，可以让客户签

订一份公司的《销售确认书》，效力等同合同。3、合同签订后，外销员立即填写《合同评审纪录》，并和《合同》、《配制单》

一起在三天内传给跟单员。跟单员让各评审人员在合同评审纪录上补上签字后将合同等交外贸部统计员保存。

七、催款，催证、审证、改证、催款、催证：合同签订后，外销员应催客户及时汇款或开立信用证。并在客户汇款或开证后第一时间通知外贸部统计员客户汇款的币种、金额、汇款的款项、汇款的国家等信息。、审证：信用证开立后，由外销员负责翻译成中文并初审，填写《信用证

评审记录》交于外贸单证员。由外贸单证员负责复审。、改证：制单员复审信用证后负责提出修改意见，同时交与外销员负责和

客户联系修改信用证。

八、汇款证明：、客户如用现金电汇的，外销员负责让客户及时将汇款证明到公司。、客户如用信用证的，客户开证后，由外销员负责将信用证文本传真至公司。九、通知生产：、外贸跟单员收到外销员的合同后，就与技术部联系确认做图制单需要的时

间，与计划科联系确认机器生产需要的时间，与外贸包装组确认包装需要的时间。与单证员联系确认船期及运费等事项。并将上述情况报于外销员。2、驻外外销员根据跟单员汇报的情况，结合客户的付款情况和对到货时间的要

求，确定好下生产通知的日期、装箱的日期、发船的日期、将上述日期书面传于跟单员。、跟单员凭上述的日期证明，《合同》《合同评审记录》、汇款证明、信用证和

《信用证评审记录》方能制《外贸出口联系单》。、《外贸出口联系单》发放之后不允许随意改动。有特殊情况必须要更改的，

需要经外贸部经理同意，并按外贸质量事故处理，填写《外贸质量反馈表》，并做出相应处理。

十、订船：、单证员按外销员书面通知的时间定船。、外销员和跟单员在情况有变动的时候，要及时通知单证员更改船期。十一、装箱开票、包装组在规定的时间内完成包装工作，单证员按外销员书面规定的时间联系

货代装集装箱，跟单员负责装箱时的记号工作。、装箱完毕后，跟单员负责通知外销员货物的装箱日期及发船日期，并与外销

员确认好真实的开票价格，督促外贸统计员开销售票。

十二、安装、货物到港后，驻外外销员将到港的日期、用户提箱的日期、及派安装工到客

户家的日期、安装天数，试车日期、试车情况、安装工离开日期等信息在最快的时间内报于跟单员，跟单员记录后报于外贸部经理。、外销员在签订合同时跟客户对安装工的安装时间、待遇等问题规定清楚。3、结合客户的提货时间，安装时间要求等，提前跟公司联系定好具体的安装人

员，并发邀请函。、跟单员根据外销员的要求，联系安装队，确定好安装人员，并协助办理签证

等出国手续。按外销员的要求的时间安排安装人员出国。

十三、反馈回访、安装工安装完毕后，由外销员负责跟客户联系，按《外贸用户反馈表》中的

内容向客户提出询问，按客户真实的意思填写《外贸用户反馈表》。并测算出顾客满意度。、客户有反馈意见的（包括意见、建议和表彰），要及时填写出《外贸质量反

馈表》交公司查出原因，并做出处理。并及时反馈给客户。、外销员每年年底时将所负责的客户进行调查，并填写《外贸客户质量反馈

表》。测出顾客满意度。

十四、本规定为暂行规定，从201*年9月1日起正式执行。在以后的工作中根

据实际情况进行修补。苹乐集团外贸部201*-8-25

扩展阅读：外贸部工作流程

外贸部工作流程.交易的磋商：交易的磋商包含有询盘、报盘、还盘及接盘四个环节。在这四个环节中我们应该做到：）做客户档案(客户编号、客户编码、客户档案编号、客户基本信息,处于供应链中的位置,年采购能力,销售区域等;以及所询问产品的规格、质量要求、数量及我司是否能够生产)，记录并存档。）以统一的格式对外报价（见附件）。所有的报价单由各区业务员整理，经区域及部门经理确认后方可对外统一报价；特殊价格或特殊付款方式需得到总经理书面批准后，方可对外报价。3）做询盘的回复时，原则上，在24小时内给予客户答复；特殊情况需要商量的，在24小时内不能提供准确信息的，需向客户说明我们会在什么时间内给予回复。）在正式接盘之前，必须要明确货物的品名、型号、数量、交货期、起运港、到达港、包装要求、付款方式、质量要求及柜型等。5）形式发票编号规则：

（1）自营部分：公司代码（ZT）+年份的后两位数+-+公司自营部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：ZT08-083HBG1104，其中ZT代表浙江中台工具有限公司，08代表201*年，083代表自营部分第83票订单，客户代码为HBG，11代表11月份订购的，04代表HBG今年订购的第四票订单。

（2）代理部分：代理公司代码（HW）+年份的后两位数+-+公司代理部分总订单数+客户代码+月份两位数+此客户今年的订单总数。如：HW08-049MUR0906，其中HW代表台州海外责任有限公司（如有客户指定的代理公司则编指定，08代表201*年，049代表代理部分第49票订单，客户代码为MUR，09代表9月份订购的，06代表MUR今年订购的第六票订单。.业务审核：）业务员收到客人的订单后，填写信息订单记录或特殊合同评审表（见附件）。2）对信息订单记录或评审表上的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。3）合同审批需附上客人的订单的COPY件及客人对产品的详细要求。）对产品的品名、型号、规格、数量、价格、金额、装箱尺寸、毛净重、交货期、产品的颜

色要求、相关零部件要求、客户的特殊要求及付款方式进行审核，并在《合同评审一览表》台帐中给予记录。由业务员签字后交由部门负责人审批，并交至财务审批。）常规产品交货期：30~45天，如采用信用证的交货期延长至60天；特殊产品或不常规或不

经常做的产品的交期：60天。）如订单金额较大；有佣金或折扣等条款的，要经总经理批准后执行。.评审时间要求：常规合同，自接到合同起24小时内审核完毕。特殊合同，填写《特殊合同评审》记录，

交由相关部门进行评审，期限为三天。.对已评审的合同，由业务员在合同上签字并盖上浙江中台工具有限公司合同章，以传真或E-mail的形

式发给客户以示确认。对于客户要求以正本确认的合同，评审人员必须将正本合同寄给客户。并在《快件发送记录》中予以记录。.明确生产要求：各业务员收按销售订单的要求将生产要求明确，在确定了具体船期并满足下列情况方

可下达生产任务通知单。）L\/C：通常在交货期之前一个月确认L\/C已经收到，收到L\/C后应由业务员和单证员分别审核信用证，检查是否存在错误，交货期是否接受，是否存在软条款，是否有特殊要求及其它问题，如有疑问，业务员应立即和客人联络，需要改证的请客人立即改证；填写信用证审核记录表。）T\/T：采用30%预付的客户，必须确认客人的订金已经收到。记录收款金额、时间及责任人。3）D\/P，D\/A或后T\/T：采用此种方式的客户，必须由部门负责人或总经理同意并签字确认。.业务交接：业务员将销售订单及信息订单记录或产品要求评审表在客人确认以后交给跟单员。填写《合

同交接情况一览表》记录。双方人员签字确认。同时将销售订单各COPY一份给单证、内务（作销售

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统计）、财务。.下生产任务通知单：制单员将按照已评审的合同编制《生产任务通知单》。将编制好的《生产任务通知

单》交由相关业务员及部门经理审核及复核。将已复核完毕的《生产任务通知单》打印，交至计划部门审核。填写《生产任务通知单交接情况一览表》记录。双方人员签字确认。.计划部审批：计划部按照要求对生产任务通知单进行审核。期限为自接到《生产任务通知单》起8小

时内审核完毕，将准确的生产日期填写在《生产任务通知单》上，并返回至销售部。.返回销售部：制单员接到计划部返回的《生产任务通知单》后，检查《生产任务通知单》上的各项要

求是否可以满足，并将相应的结果通知各业务员。

A、按期完成生产的，由制单员填写《合同执行情况一览表》，由业务员和制单员共同对生产部

生产进度进行监督；

B、不能按期生产的，制单员填写《生产任务通知单变更》记录，交给业务员，业务员接到通

知后与相关方进行沟通，执行并填写《合同更改情况一览表》程序。将已审核完毕的生产任务通知单复印一式两份，原本留存，副本一份交给计划部，另一份交给包装设计人员。并由相关责任人在记录单上签字。.包装设计与制作：）采购人员负责制作《合格供应商名录》，对供应商进行评定，填写《供方评定记录表》。存

档。）定期对供应商评价。向出现质量问题及交货不及时的供应商发出《限期整改通知单》限期

整改，视质量、交货及服务等情况对供应商重新评价。填写《供方业绩评定表》。3）接到生产任务通知单后，按照生产任务通知单的要求制作包装。）制作包装〈采购订单〉之前，业务员需通知设计人员并与设计人员一起将〈包装作业指导

书〉制作完成。将制作好的〈包装作业指导书〉交给采购，且电子与纸质存档备查。（201*-7-9）5）常规包装：应立即以《采购订单》通知供应商按照要求生产。）非常规包装（新客户、新产品、新品牌或原有包装风格或参数更改等）：

A．如客户提供菲林片的，采购应立即以《采购订单》通知供应商打样确认或生产；B．如客户提供设计稿的，采购应立即以《采购订单》通知供应商设计或打样；C．如客户只提供品牌的需我司设计的，业务应立即将客户品牌以及品牌的风格发给设

计人员并通知设计人员设计。包装设计时间不得超过2天；

D．将设计好的设计稿交给相应的供应商，让供应商确认包装印刷的可能性、适用性与

方便性，并让供应商填写〈包装印刷可能性确认报告〉回传至公司存档备查；E．将经由供应商确认的设计稿或打样稿交由业务员发给客户确认。客户确认时间周期

不得多于10天，特殊情况附情况说明。如客户长时间不确认包装的，业务员有责任且有义务通知客户产品交货期将在客户确认包装之后15天；同时业务必须通知相关人员机器必须在包装确认后才能生产。

F．客户确认完毕后，立即通知供应商在接到通知后七天内生产完毕。供应商接到通知

后，在24小时内将《采购订单》盖章或签字回传（特殊情况除外）。G．采购填写《采购订单确认记录》。

H．供应商在印刷之前，必须将印刷稿发回公司确认，唯有确认过的包装才能予以印刷，

否则由此造成的错误或损失将由个人承担，公司一概不负责任。

包装设计注意事项：

A）所有的参数、认证标志必须符合公司的认证证书标准；

B）对于没有认证的产品，在产品包装上不得出现任何认证标志，且参数要符合公司的规定；

C）如果客户坚持要用客户的参数，可以让客户自己提供证书给我司，以备相关单位或

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个人查询；

D）涉及到注册商标的图案或品牌，必须在拿到客户的商标注册证及客户的授权书后才能进行后续设计与生产；

E）参照认证部门提供的认证产品一览表中相应的规定。）《采购订单》上要求有制单、审核、生产、检验，制单人签字后交由相应业务员签字。新

客户或新产品或第一次印刷的包装检验工作由包装设计人员负责确认签字；常规包装检验工作由包装采购人员负责确认签字，如确认不了的交由相关人员确认并签字。对于已经确认好的包装，包装设计人员负责建立《包装档案》，并在存档的包装上注明确认日期、存档日期、客户名称、责任人。）编制《包装资料到厂计划》，通知仓库，《包装资料到厂计划里》含有合同号、生产厂家、

品名、型号、数量、下单日期、到达日期等。双方签字。）对于检验不合格的包装，根据检验提供的《不合格产品记录》填写《纠正与预防措施处理

单》发给供应商，与供应商协调并限期整改。记录。10）将协调的结果通知相关部门保证供应物资及时到位。）原则上，所有的包装辅料须提前交货期三天到达工厂仓库，并经由检验签字确认包装是否

可行。如未能如期到达，必须书面说明原因。）制作包装辅料档案，按客户、供应商、类别、品牌、订单等进行归类。包括：外盒、内盒、

刀模、包装、钻头及其它。存档。.订单更改：）当实际发生与合同\/订单不一致导致原合同\/订单数量、交货期、技术要求等进行更改时，执

行订单更改程序；）属本公司提出要求修改的，业务人员及时与顾客联系协商，达成一致之后，签订《合同\/订

单更改通知单》；属顾客提出修改的，对客户修改的部分重新评审，填写《合同\/订单更改评审表》，在《合同评审一览表》中予以记录，签订《合同\/订单更改通知单》；）制单员根据签订的《合同\/订单更改通知单》，制作《生产任务通知更改单》，执行《生产任

务通知单》审核与发放程序，并将原《生产任务通知单》收回，盖作废章。.车间生产：）各业务员在机器生产之前10天内以《生产确认单》的形式与客户确认机器生产具体日期；2）以《交货确认单》的形式与客户确认具体交货日期；）如机器不能如期生产，以《延迟生产\/交货确认单》的形式与客户确认生产交货日期；4）车间应在销售部规定的时间内、包装到位后开始生产机器；）车间在生产之前应询问销售部跟单员此票是否还有什么变化；跟单员及时通知业务员，此

票已经安排生产，由业务员亲自到现场跟踪生产，发现问题及时解决，确保产品质量、数量及交货时间。.车间包装：包装人员确保产品包装按质按量、提前生产日期两天将所有包装物调到位，对包装本身的

质量负责，并责令仓库及时清点，并将清点单据签字后交到销售部，包装人员负责跟踪。确保车间包装顺利进行。14.验货：）任何时候都不能出现验货员到工厂后机器还没有包装或机器没有生产完毕的情况。2）跟单根据订单要求统筹安排验货计划表，各业务按照此验货计划表验证包装情况后通知客

户验货。）客户来公司验货的前两天，业务必须与相关人员核实机器包装是否完成。如果没有完成，

则确定一个具体的验货日期并通知客户何时到工厂验货。）公司成品验货员及时对正在包装的产品或包装完毕的产品验收，并出具《成品出厂验货报

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告》。）如果是客人自己或是客人指定的验货公司来验货，跟单员必须在产品生产之前一周通知客

人何时来我司验货，并将确定的验货时间通知生产部及品质部。）如果是客人指定的第三方验货公司来验货，跟单员必须在产品生产之前或交货期之前二周

与验货公司联系，预约验货时间，并将确定的时间通知生产部及品质部。在跟单记录上注明验货时间并填写《验货通知单》。）客户验货时，最好由业务陪同一起验货，及时掌握验货情况。）客户验货结束，业务须及时与验货人员沟通验货情况，并索要验货报告。如验货结果是肯

定的，业务通知单证、船务继续后续工作；如验货结果有待于商定的，业务与验货人员及时沟通，达成共识。.制备基本文件：）业务在订单确认后将相关基本单据（包括ProformaInvoice,PackingList）交给单证员,；2）告知单证客户需要何种单据，以《交单单据记录》书面通知，并有双方签字确认。3）单证按照业务提供的资料将外销合同、商检、报关、保险、产地、财务及客人清关等单据

在合理的时间内做好并交至相应单位及人员，做好记录，填写《正式单据交接一览表》并有相应人员签字确认。.商检：）对于国家法定商检的商品，单证在交货期之前一个星期将商检单证做好交给办证员，并督

促办证员将商检及时办好。）办证员应了解国家政策、法规及与产品相关的进出口规则，定期宣传与讲解。）因公司委托报关行报关，不同的货代有不同的报关行，每个报关行对一些产品的HS编码的

认识不尽相同，单证员在做单证时应先咨询相关的报关行，货物的HS编码是否正确。4）每票货输入商检之前，办证员必须与相关部门或个人确认产品一致性，有必要的情况下，

亲临现场指导。但必须要保证，所报货物与现行的法律法规、出入境检验检疫及产品本身的属性相吻合。）定期辅导与商检工作有关但对商检没有认识的人员。6）确保商检操作系统正常运行，定期对商检系统进行维护。

备注：1）为了准确有效地提供商检换证凭条，公司或外贸公司单证员必须将相应的商检资料于

产品包装完成日期之前三至四天提供给办证员，以便办证员方便、快捷、顺利地办理商检；2）提供后的单据要真实有效，不得随意更改；3）商检换证凭条将于包装完成之后至少二天时间才能提供，请各业务员在核算交期时务必要考虑进去；4）商检换证凭条的有效期为二个月，请业务、储运与船务把握有效时间。（201*-7-11）.租船订仓：）如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。2）订单确认后，业务与客户确认货代或船公司的相关信息。并将信息传达给单证。3）单证拿到相应的资料后，将货代或船公司资料存档。）单证尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况。）单证确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。

并将准确的工厂发货或拖柜日期（不是船期）通知跟单。）应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（SHIPPINGORDER），通常在开船一周前

拿到定仓纸。）如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比

较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。

第4页共9页46\/2\/201*外贸部工作流程）如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解

截关时间，入仓报关要求，等内容。）向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，

以避免差错。.安排拖车及出货：）货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的

公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书\/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等）制作一份《装车资料》给跟单，列明装柜时间、柜型、品名、数量、毛净重、订仓号、订单

号、车牌号以及司机联系电话。）要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货

数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。4）业务员须将装货的过程、集装箱号码、封条号码、车牌号码及整个车型拍照。对特殊订单的，

须留存一台样机备查，做《装船样封存》记录。.委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给

报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联系人和电话等。20.保险：）按CIF条款成交的货物，我方需向保险公司投保。投保时应填制投保单和支付保险费（保险费＝保险金额×保险费率），并随附商业发票，保险公司凭以出具保险单。值得注意的问题有：（1）投保险种和费率（2）保赔地点（3）保赔金额，一般情况下是按合同金额的110%投保。但有的客户会有不同的要求，此时需按客户的要求对货物投保。（4）保险日期，至少为装船日期的前一天。.索取预录单：在正式报关之前，单证员及时向报关行索取预录单进行核对，并将预录单COPY一份给

财务，以便财务申报核销。22.获取正本运输文件：）最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按照L\/C或客

人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等）督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。

如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本3）及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做记录。.准备其它文件：）商业发票：L\/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。发票中的货物描述要与L\/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L\/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。）FORMA原产地证书：FORMA原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L\/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORMA证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。）一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长

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的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。4）装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时L\/C要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。）装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单相符。.交单：）采用L\/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，

才交银行议付。）采用后T\/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正

本及其他文件寄给客人。）如果前T\/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即

寄正本提单给客人。）采用D\/P或D\/A的，备齐全部单证并严格审核，确保没有错误，交由银行托收。采用此种

方式值得注意的是客户咨信必须要好。咨信不好的客户，即使单证本身完美无缺，仍然要冒着客户拒绝付款，而不得不把货物贱卖或返运回国内的风险。）无论采取何种付款方式交单的，单证员必须在得到业务员书面确认后方可交单。）业务员的书面确认包括：货款是否收齐、正确的交单地址、递交何种单据等。单证须将此

书面确认存档。.业务登记：每单出口业务在完成后要及时在《客户交易记录》上做登记，包括电脑登记及书面登记，

便于以后查询，统计等。.文件存档：将登记好的每单业务连同涉及到的相关资料（含邮件记录）与客户档案一起存放在档案柜

中备查。并将档案编号。27.收汇：）除前T\/T以外的所有付款方式，各业务员必须在规定的时间内将货款收回，并将客户付款

的水单打印一份并COPY给内务和财务各一份。记录。）业务员将货款的收款日期及收款金额填写进《客户交易记录》备注一栏。注意事项：外汇管理局相关规定）为完善企业货物贸易出口收汇管理，加强出口交易与收结汇的真实性及其一致性的核查，

自201*年7月14日起，外汇管理局对出口收结汇实施监管；）出口收结汇核查系统分为一般贸易、进料加工贸易、其它贸易、来料加工贸易、预收货款、

无货款报关等；）所有贸易项下收汇款全部要先入待核查帐户；）为方便银行及时入帐及申报，各业务员需提供一份清单，注明合同号、货币金额、汇出方

国别、汇款人名称、款项性质，并附合同；7）通知客户汇款时在汇款附言中写明“goods”.帐目整理与核对：统计负责对外贸部发生的所有业务往来的帐目（包括货物发出、应收帐款、收款及

发票等）登记与核对，并于每月4日之前上交公司财务。务必保证往来帐目准确、及时。.售后服务：前期的所有工作包含交易的磋商、备货、租船订仓及收汇核销已经完成，好像我们的工作

也已经结束。其实不然，我们的工作才刚刚开始，且售后服务是销售工作中至关重要的一环。如果售后服务工作没有做好，就会导致客户没有后续订单，甚至客户的流失。30.顾客信息的收集、分析与处理）业务员负责监视顾客满意与不满意信息。

第6页共9页66\/2\/201*外贸部工作流程）对顾客以面谈、电话、传真、邮件及信函等方式进行的咨询、提供的建议，由业务员解答、

记录和收集；暂时未能解答的，要详细记录并与相关部门研究后予以答复。）各业务员利用外出的各种活动，及时掌握市场动态和顾客需求动向，通过各种展会，积极

与顾客沟通，收集有关信息及时反馈给公司有关部门。.顾客投诉处理）每季度向各地经销商（老客户）发出《销售情况反馈表》，要求填写销售、质量等情况及顾

客意见和建议等，依此汇总整理出《售出成品质量报告》，传递给品质部，由品质部组织原因分析，视情况发出《纠正和预防措施处理单》，责成有关部门采取纠正或预防措施，并跟踪实施效果。将实施的结果反馈给顾客。）负责有效地处理顾客投诉，填写《顾客投诉记录》，及《顾客投诉及不合格分析处理报告》

相关内容并传递给相关部门加以解决，跟踪实施效果，将实施的结果反馈给顾客。.顾客满意程度调查）每年年底，向顾客发送《顾客满意程度调查表》，调查顾客对公司产品、服务的满意程度，

收集相关意见和建议；调查表的回收率争取达到80%以上，以便于统计分析。）对上述调查表进行统计分析，确定顾客的需求与期望，及公司需改进的方面，得出定性（形

成资料）或定量（如产品损耗率、顾客投诉率、退货率等）的结果。当定量数据接近或低于控制下限时，应采用因果图或排列图寻找主要原因，发出《纠正和预防措施处理单》给责任部门，采取相应的纠正、预防措施，并监督实施效果。.顾客档案的补充）客户编号及编码。编号规则：ZT080001共8位数。其中ZT代表中台；08为201*年（20年为09，201*年为10，以此类推）；0001为客户的编号，编号不分先后，编号一直累加，如201*年第一个客户编号则为：ZT090×××，三个×则是总的客户数。编码规则：CNJHQ8共6个字母。其中前两个字母为国家代码，如CN代表中国，IN代表印度，RU代表俄罗斯；第三个字母代表客户所在城市的第一个字母；后三个字母为客户公司代码，不够的用数字8代替。）客户档案编号编写规则同客户编号的编写规则，但需在ZT后加上字母D，后续编号相同。

依据《客户交易记录》上的顺序依次存放记录。）将客户订购的每批产品相关重要信息补充完毕，如合同号、品名、型号、数量及金额。4）填充客户的反馈信息及客户的相关要求。5）及时更新客户档案。.客户档案建立办法）客户档案2）报价一览表3）报价单）订购产品一览表）每票合同交易完成后，填写《客户交易记录》。6）保存记录必须有：

a)形式发票OR合同（必须具有供需双方的授权委托人签字和公司印章及签定时间）b)信息订单记录（一般合同）、产品要求评审表（特殊合同）c)信用证（付款方式为信用证的）d)信用证审核表e)生产任务通知单f)

包装生产任务通知单g)包装跟踪记录

第7页共9页76\/2\/201*外贸部工作流程

h)合同更改评审表（如合同要求发生变更）i)j)l)

订单更改通知单

成品出厂检验报告（含出货图片或出货样机）商业发票

k)订仓单m)装箱单n)商检换证凭单o)C\/O或FORMAp)保险单（CIF条款）q)发货清单r)

出货图片（图片拍摄的方式为：1、外纸箱2、打开外包装拍内包装排列3、内包装4、塑（铁）盒5、打开塑（铁）盒6、机器7、电线8、插头9、说明书10、商标11、钻头12、其它。将这些图片按顺序排列在Word文档上用彩色打印机打出）s)装船通知t)

报关单u)提单

v)进仓单（散货）w)海运费及包干费发票

x)客户付款单据（含客户付至代理公司、代理公司付给我司）

y)此票的注意事项，如：质量要求、颜色要求、付款要求、装柜要求及其它。7）销售情况反馈表8）售出成品质量报告9）顾客满意程度调查表10）顾客投诉记录）顾客投诉及不合格分析处理报告12）纠正与预防措施处理单13）客户回访记录14）客户服务记录.客户动态分析）单位客户销售动态坐标分析

a)

横坐标为时间（以月份为单位）：纵坐标为销售额（以万元为单位可根据与客户每笔交易时间间隔的密集程度及每次额度的大小，确定横纵坐标的基本单位量）；

b)c)d)

根据交易发生的时间与金额（量）在坐标中标出每次交易的交点；将各交点连线，则构成了某客户销售动态分析图。

*图例分析：1、由各交点间水平距离可看出客户购货周期变化：2、由各交点问垂直距离可看出客户单次购货额度变化；3、观察各交点连线可了解与客户合作的进展变化：4、连续两个以上年度的坐标图放在一起，可以读出该客户对本公司产品的采购规律。

e)

意义：管理者可通过坐标曲线的走势，结合市场反馈信息，及时寻突变化的原因，发扬优势，改善不足、提高对客户的服务水平。）单位客户资信动态坐标分析

a)横坐标为时间（以天数为单位）,纵坐标为对客户的销售次数；

b)根据每次回款天数在图中描出交点；不完全回款可在交点上方以X％标识：c)将各交点连线，构成某客户资信动态分析图。

第8页共9页86\/2\/201*外贸部工作流程

d)图例分析：实点间连线是相对直线上升趋势，表明该客户对本企业付款时间稳定，连

线左趋表示付款时间在缩短，连线右起则延长。

e)意义：对单位客户资信变化的直观了解。可以结合市场反馈的其他信息。及早知道该客

户的资信变化趋势及对本企业的合作态度，对资金风险的防范有重要意义。）公司客户发展动态坐标分析

a)横坐标为时间（以月份为单位）；纵坐标为客户量（以家为单位）：b)根据各月份现有客户量用黄色描出交点：

c)各交点用黄色连线构成客户总量动态分析图（X线）；

d)各月末根据该月客户减少量用红色描出交点用红色连线，构成客户减少量动态分析图

（Y线）：

e)各月未根据该月新开拓客户量，用绿色描出交点，用绿色连线，构成客户增加量动态

分析图（Z线）。

f)图例分析：1、X线上升趋势显示企业在市场上客户增加情况，X线下降则代表客户

量在减少，要注意分析企业产品质量、营销人员稳定性、产品生命周期等变化的原因：2、Y钱可以清楚地显示企业客户损失量及速度，据此分析自己企业售后服务水平等客户维护的能力：3、Z线可以看出每月客户增加量及速度，据此分析本企业的市场拓展能力。

g)意义：客户资源的变化是企业市场运作能力变化的窗口，通过坐标中的三条曲线，管

理者能够宏观地7解销售与回款以外的本企业市场竞争能力。这些，恰恰是企业未来致胜的基本要素。）A类客户发展动态坐标分析

“企业80％的销售额产生于20％的客户”，许多企业将对本企业产品销售额较大、信誉好的客户设定为A类客户，让更多的客户成为A类客户，是业绩提升的有效途径之一。a)横坐标为时间（以月份为单位）：纵坐标为A类客户量（以家为单位）

b)设定本企业A类客户标准。凡达到此标准的则可列入A类，不符合标准的淘汰为B类、C

类：

c)月末将A共客户总量在坐标中描出交点，将各月交点连线，构成A类客户发展动态分析

图。

d)图例分析：1、从各交点可以直观地看出全年各月A类客户的基本数量。2、连线呈上

升趋势表明A类客户在增加，企业与客户合作能力与市场挖潜能力强，企业发展稳健：呈下降趋势则要及早分析A类客户减少的原因，采取有效措施，以阻止企业业绩下滑。e)意义：营销管理者透过A类客户发展动态分析图可以清楚地了解本企业市场营销核心客

户群的变化，对竞争策略的检讨与调整有重要意义。.其它

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