沧源县社会保险局开展社会保险业务档案管理工作情况汇报
沧源县社会保险局开展社会保险业务档案
管理工作情况汇报
一、基本情况
近年来，我局各级社会保险经办机构在各级部门及县档案局的大力支持和精心指导下，按照相关文件精神，加强档案管理组织领导，强化全员档案意识，明确目标责任，完善基础建设，努力提高服务利用效果，使我局档案管理工作走上了规范化、制度化的轨道，全面提升了我县社会保险业务档案管理服务水平。由于办公设施及办公经费的制约，我局一直与局机关公用同一个档案管理室，但办公条件的制约，并没有成为各级工作人员放松档案管理工作的理由，全局干部职工迎难而上，较好的完成了各项社会保险业务档案管理工作。今年来，为了更好的完成社会保险业务档案的立卷归档工作，使档案更好地为领导科学决策和开展各项工作服务，根据《档案法》和《机关档案工作条例》的有关规定，全面贯彻落实《临沧市劳动和社会保障局关于转发人力资源和社会保障部国家档案局社会保险业务档案管理试行规定的通知》、《临沧市劳动和社会保障局档案局转发云南省人力资源和社会保障厅云南省档案局关于加强社会保险业务档案管理工作的通知》、《临沧市劳动和社会保障局档案局转发云南省人力资源和社会保障厅云南省档案局关于印发云南省社会保险业务档案管理暂行办法等文件的通知》精神，我
局档案管理室建立健全了各项档案管理制度建设，在执行档案管理的工作中，严格按照各项规章制度进行档案管理，做到有章可循，按章办事。
二、领导重视，宣传到位，建立健全档案管理机制
自201*年起，我局向全体干部职工传达了档案管理工作的总体部署，对抓好档案达标工作进行了专题研究和安排，全面完成了局机关档案室的档案达标工作。一是成立了档案管理工作领导小组，各股室专设信息员一名，进行档案业务培训。二是进一步建立健全各类规章制度：制定了《立卷归档工作制度》、《综合档案室工作职责》、《档案保密制度》、《档案查借阅制度》、《档案管理人员管理职责》、《会计档案管理制度》、《声像档案管理制度》、《电子文档归档管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案库房管理制度》、《档案统计工作制度》等一系列制度，并上墙公示，确保档案管理工作向法制化、制度化、规范化方向推进。三是聘请档案工作的专家到我局做专题指导，讲授档案管理基本知识、重要意义和实施办法，学习《档案法》等法律法规，从而，使我局全体职工增强了对历史、信息的尊重意识，提高了档案管理人员的工作能力。
三、狠抓落实，责任到位，切实做好档案管理工作
我局的工作性质和任务致使我局档案资料具有专业性、连续性、高级属性、保密性等特点，从而决定了我局档案管
理工作责任的肿大。为此，按照局机关档案管理工作的统一部署，一是在机构与组织管理、基础设施、业务建设、档案信息化建设、档案信息开发利用等六个方面都确定了工作目标任务，并向相关领导和责任科室、管理员等层层分解，真正做到任务、时间、人员层层落实。二是严格按照档案接受、鉴定、整理、保管、利用等程序实施管理：1、注重日常接收文件、资料和征集资料信息，凡是已经工作处理完备的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案必须在规定时间内安局机关档案室工作程序处理档案；2、档案入库前，首先对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，有利于对其实施动态管理，而后对档案进行整理、保管分类、编号、登记，增强档案的保存价值和使用价值；3、档案入库时，按规定的分类柜进行存放，确保档案目录、名称、位置与计算机管理总目录协调一致，以便于查阅和使用；4、档案入库后，切实加强对档案的保管、保卫和保密工作，坚持做好防火、防盗、防虫咬霉变等预防工作，及时对管理环境进行检查，我县社会保险局联合局机关每半年对局机关档案室进行全面检查，特别是对制度落实、安全防护、正规化建设等方面进行重点检查，发现隐患和问题及时整改。自07年至今，我局文书档案共卷，其中保管期限为永久的卷、30年的卷、10年的卷、财务档案册。四、加大投入，重视档案管理硬件设施建设
近年来，我局在办公房舍紧张和经费困难的情况下，我局专门安排了档案库房室，购置了灭火器2只，窗帘（遮光布）3道，防盗窗4道，图书资料目录柜6套，档案柜16套，电脑1台。共计投入30900.00元，保证了档案统一存放管理的基本需求。此外，购置并安装了档案管理电脑软件，为实现信息化管理奠定了坚实的基础。五、存在的不足和下步工作打算
得益于上级部门及县档案局对我局档案管理工作的正确领导，我局档案工作虽然取得了一些成绩，但是，我们也清醒的认识到，这与上级的要求与社会各界对档案工作的需求还有一定的差距，对照此次认证标准还有很多不完善的地方。一是受客观条件和单位办公经费不足的制约，至今未成立社会保险局专门的档案管理室，硬件实施投入难度较大，所以，档案管理实行专门的集中管理有一定的难度；二是社会保险工作历史悠久，一直以来存在重业务请管理的工作倾向，现在单独成立专门的档案室任务大、面广、种类多、难度大；三是办公人员紧缺，兼职档案管理员的档案管理经验不足，尚不能适应档案管理工作，对今后档案工作的深入开展有一定的影响。针对以上各项不足，我局将在今年的档案管理工作中切实加以改进，一是对以往及今后的档案进行材料分类，对新的应收集归档的各类材料及时整理、入库，做到月月管理，全年整理归档；二是克服人力、财力的不足，
加大档案管理设备的投入力度，集中精力克期完成好今年的专门档案室建立及档案达标认证工作；三是进一步加大档案管理培训制度，重点学习档案管理、利用及档案法等知识的培训力度，进一步增强社会保险局全体干部职工的档案意识和做好档案工作的自觉性，提高档案利用效率。今后，我们将进一步加大档案管理工作力度，并在全市养老保险经办系统开展业务档案达标验收，档案工作规范化管理认证和创建档案管理系统工作。全局上下有信心、有决心全面清理档案，力争今年底达到上级达标认证标准。
沧源县社会保险局二一二年二月十七日
扩展阅读：关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知
关于开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知(人社厅发〔201*〕55号)
各省、自治区、直辖市人力资源社会保障厅（局），新疆生产建设兵团劳动保障局：
为贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》，加快社会保险业务档案管理规范化进程，更好地为参保对象和社会保险事业服务，人力资源社会保障部将在全国社会保险经办机构中开展社会保险业务档案管理达标验收工作，现通知如下：
一、开展达标验收工作的意义和总体要求社会保险档案，是国家档案的组成部分，它记载了每个参保人员的参保信息，与每位参保人员的利益紧密相关。社会保险业务档案达标验收（以下简称达标验收）是对各级社会保险经办机构（以下简称经办机构）业务档案管理工作状况的评价和验收，是贯彻《社会保险业务档案管理规定（试行）》的有效手段，是加强社会保险经办能力建设的重要内容。验收认定结果将在系统内进行通报，并作为各级社会保险经办机构主要业务工作考核评比的组成部分。
达标验收按照全面建设、整体推进、分步实施的思路，力争用3年左右的时间，使全国绝大多数经办机构在社会保险业务档案管理方面做到“落实制度措施、落实场地设施、落实专业人员、落实经费保障”，基本实现社会保险业务档案规范化、信息化、专业化管理。二、达标验收工作的组织领导
为加强对达标验收工作的组织领导，将由人力资源社会保障部和国家档案局的相关部门成立全国社会保险业务档案达标验收工作领导小组（以下简称全国验收领导小组），领导小组下设办公室，具体负责对省级经办机构的达标验收工作。办公室设在人力资源社会保障部社保中心综合计划处。各省要成立相应的达标验收领导小组，具体负责省以下经办机构的达标验收工作。各省级验收领导小组成员名单要报全国验收领导小组办公室备案。三、达标验收等级确定达标验收采用百分制，根据验收得分情况分为优秀、合格和不合格3个级别，即得分在85分以上的为优秀单位，得分在60分84分之间的为合格单位，得分60分以下的单位为不合格单位。各省级所属市县级经办机构验收等级的确定由各省级验收领导小组制定。
四、达标验收工作的程序和方法
（一）达标验收采取单位自评和上级部门实地考察相结合的方式进行。省级经办机构在进行自评后，向全国验收领导小组提出申请。申请报告包括本级经办机构自评报告一式两份和《社会保险业务档案达标验收申报审批表》一式四份。全国验收领导小组收到申请后将根据总体工作安排，抽调部分省级经办机构和省级档案局有关人员组成验收认定小组，于申请后3个月内安排对申报单位进行达标验收认定。
（二）达标验收工作按照听取汇报、审查资料、实地查看、公布验收结果的程序进行。为考察省级经办机构对下级经办机构的监督与指导，全国验收领导小组在验收省一级的基础上，将抽查部分市、县级经办机构达标工作情况。验收组成员按照达标验收标准现场打分并经综合研究提出等级认定意见，确定达标等级并颁发证书。
（三）获得优秀等级的，有效期为5年。期间如发生重大问题，将降低或撤销等级。获得合格等级的单位，一般满2年后可申请优秀等级。经全国验收领导小组检查认定为优秀和合格的省级经办机构，由人力资源社会保障部社保中心颁发证书。3年内没有达到合格等级的省级经办机构，将责令其限期整改。（四）各省级验收领导小组应制定本省级达标验收实施方案并报全国验收领导小组。
二○一○年六月十日
附件2
社会保险业务档案达标
验收申报审批表
申报单位：（盖章）
申报等级：
评审时间：年月日
证书编号：
人力资源社会保障部制201*年机构人员情况档案机构名称单位分管领导档案人员数量档案门类社会保险管理类社会保险费征缴类养老保险待遇类档案情况医疗保险待遇类失业保险待遇类工伤保险待遇类生育保险待遇类业务统计报表类基金稽核监管类档案部门负责人起止年度隶属部门职务电话电话进馆进馆（室）（室）档案起止档案数年度量卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件数量本年度归档数量备注卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件卷件实物照片档案录音录像电子文件件册张盘件册张盘件册张盘件件件验收结论验收组长(签字)：年月日验收组成员名单序号姓名工作单位行政职务（技术职务）考评员职责组长签名成员申报单位自查意见(盖章)年月日(盖章)年月日负责人签名:年月日(盖章)年月日单位主管部门审查意见验收小组验收审核意见验收小组审批意见来源：人力资源和社会保障部201*年6月12日附件1社会保险业务档案达标验收内容和得分标准类项分别目数验收内容验收细则自验得分验收得分根据国家有关规定，结合当地实际，制订有本单位或本系统加强社会保险业务档案工作办管法。按照《规定》开展理5业务档案目标管理，明办分确分管领导负责，有相法应的管理工作部门，将业务档案工作纳入单位议事日程、年度工作计划和单位发展规划。配备有专、兼职业务档案工作人员，数量能适应业务档案工作任务的需要。业务档案工作人管员忠于职守，遵纪守法，理8业务熟练。业务档案工人分作人员保持相对稳定。员组织业务档案工作人员组参加档案业务学习和业织务培训。管理明确分管领导和业务档案人员岗位职责，建有业务档案工作流程，将业务档案工作列入社会保险业务经办工作程序管和业务经办人员的岗位理7责任，并认真评估，严措分格奖惩。能够对所属经施办机构业务档案工作进行监督指导,年度有评估。跟踪业务档案发展新趋势，及时更新管理1.没有制订本单位或本系统社会保险业务档案管理办法的，不得分；制定发布的办法与国家有关规定相冲突,扣4分。2.社会保险业务档案工作没有明确分管领导负责的，扣1分。3.没有设置相应的业务档案管理工作部门，扣2分。4.未将业务档案工作列入议事日程，并进行部署、检查、总结（以文字材料为依据），扣1分。5.未将业务档案工作纳入单位年度工作计划和发展规划（以单位文件为依据），扣1分。1.没有配备档案工作人员的，不得分；档案工作人员与管理的档案数量不相匹配，少于（1人/万卷），扣4分。2.档案工作人员本年度内有违反档案法律法规行为的，扣4分。3.档案工作人员文化水平没有达到大专以上，扣1分。4.档案工作人员没有保持一年以上相对稳定，扣2分。5.连续两年没有组织档案工作人员参加档案业务学习和培训，扣1分。1.没有明确单位分管领导和业务档案人员岗位职责,扣2分。2.没有建立业务档案工作流程（以文字材料为依据），扣1分。3.没有将业务档案的收集归档工作列入各项具体业务经办工作程序（以文字材料为依据），扣2分。4.没有将业务档案工作与分管领导、业务档案人员和业务经办人员的年度考核挂钩（以单位文件为依据），扣1分。5.没有对所属经办机构业务档案工作进行监督指导,并进行年度评估,扣1分。手段。设置有规范标准的业务档案专用库房，能够容档1纳应接受的全部社会保案0险业务档案。办公室、用分库房、查阅室按要求分房设。档业务档案橱架、盒、夹、案5卷皮等档案装具符合国用分家和省有关规定，数量设具充足。施库房内应配置温湿度建设计、空调、去湿机、消设施毒灭菌机、灭火器、吸设尘器等设施设备，达到备1“九防”要求。业务档0案管理与单位办公现代分化同步发展，配备计算机、扫描仪等现代化管理设备和办公软件。1.没有档案专用库房，不得分。2.库房面积不达标（40万卷），扣5分。3.档案库房有安全隐患，扣3分。4.档案库房内有杂物，扣1分。5.库房、办公室、查档室没有做到三分开，扣1分。1.没有存放业务档案的柜架，扣3分。2.没有备用柜架，扣1分。3.档案装具的式样、规格及质量不符合国家和省有关规定，扣1分。1.档案保管防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防磁、防鼠、防虫等“九防”，每缺一项要求或设备措施扣0.5分，扣满4.5分为止。2.没有配备计算机、扫描仪、光盘刻录机、复印机等现代化设备，每缺一项扣0.5分，扣满3.5分为止。3.没有建立业务档案管理办公软件，实现办公自动化，扣2分。4.将业务档案管理软件与单位社保经办业务系统联接、实现业务档案自动生成和归档管理，加1分。重视立卷归档工作并采取有效措施进行布置、检查、督促。实行业务部门立卷并定期向档案部门归档制度。坚持平立1时立卷。各类案卷符合0有关案卷质量的规范要卷分求。专收应归档的材料齐全完业集整。档案管理的部门按建7照规定做好各种门类、设分载体档案和相关资料的接收工作。6按《规定》要求制定社建立业务档案文件材料归档制度、档案保管、相保密、统计、鉴定、销关5毁、移交、查阅利用、制分业务档案设备维护使度用、岗位责任等管理制度。业务档案相关制度有归档、保管、保密、统计、鉴定、销毁、移交、查阅利用、设备维护使用、岗位责任等管理制度，每缺一项制度扣0.5分，扣满5分为止。1.没有按时完成当年所有立卷归档工作，扣3分。2.没有实行业务部门立卷的，扣2分；3.没有坚持平时立卷，扣1分。4.案卷设置、卷内文件排列不合理、保管期限划分不准确、卷内目录和封面填写不规范、备考表填写不完整、案卷标题拟写概括不准确、包装不够结实整齐等，每项扣0.5分，扣满4为止。1.各种业务档案文件材料归档不及时，没有按要求做到归档材料齐全完整，扣5分。2.没有收集业务档案电子文件，扣2分。1.没有按《规定》要求制定和落实分类方案，整分会保险业务档案统一分理类方案，且分类符合方案。各种业务档案和资料按编目、编号整理规范。归档的业务档案案卷，存放有序。保管建立规范的全宗卷。库内有业务档案存放示意图。库内温湿度达到国5家规定标准。业务档案分无受损现象。对受损档案及时进行复制、保护。扣4分。2.没有将业务档案和资料按编目、编号进行规范整理，扣2分。3.业务档案零散存放，没有分类整理上架，扣1分。4.没有将归档的案卷按不同门类、载体和不同保管期限分别排列存放，扣1分。1.没有建立规范的全宗卷，扣1分。3.没有定期检查库房温湿度，库内温湿度达不到国家规定标准，扣1分。5.没有对受损档案及时采取修复、复制、保护等措施，扣1分。1.没有成立鉴定小组和按期完成到期业务档案鉴定工作，扣1分。2.没有按规定程序销毁业务档案,手续不完备，扣1分。3.业务档案进出登记不及时，统计台账数据不准确，账物不相符，扣1分。4.业务档案统计报表不符合要求，扣1分。2.业务档案移交当地档案馆没有履行完整手续的，扣1分。3.业务档案人员调动工作时没有履行移交手续，扣1分。1.没有按不同门类、载体和保管期限编制案卷目录，扣1分。2.没有按保管期限编制全引目录或归档文件目录，扣1分。2.库房内没有业务档案存放示意图，扣1分。4.没有定期检查业务档案受损情况，扣1分。鉴成立鉴定小组，按期完定成到期档案鉴定工作。销业务档案销毁符合销毁4毁程序。业务档案收进、分统移出登记及时，统计台计账数据准确，账物相符。统计报表符合要求。应移交档案馆的业务档移案按规定及时移交，履交3行手续完整清楚。档案分人员调动时实行档案移交制度，履行移交手续。按不同门类、载体和保管期限，建立规范的检索目录工具。实现了业检务档案的计算机管理和索8检索。工分具利用业务档案管理人员熟悉服所藏档案，调卷迅速准务确。有借阅登记和利用利5效果登记薄。主动了解分单位各业务部门对利用用业务档案的需要，积极做好提供利用工作。借助于办公自动化网络实1.没有按规定及时向档案馆移交档案，扣1分。3.没有实现计算机管理（机读目录），扣1分；没有实现计算机检索业务档案,扣1分。4.各种目录没有续编且编制不符合要求，扣1分。5.保管期限为30年以上的业务档案没有实现电子化管理，扣3分。1.业务档案管理人员不熟悉室藏，调卷不迅速准确，扣1分。2.档案借阅没有登记，利用效果没有反馈登记，扣2分3.没有利用服务实例和形成的文字材料，扣1分。4.没有借助于办公自动化网络，实现网上查询现网上利用。利用，扣1分。查2建立参保信息查询系1.没有建立参保信息查询系统，扣1分。询分统，方便参保人员查询。2.查询系统不能提供参人员查询信息，扣1分。注：每项目的扣分总数不能超过该项目的分数，扣完为止。
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