假如我是总裁秘书
假如我是总裁秘书
总裁秘书处于承上启下的地位，是联结领导和部室的桥梁，是协调各有关部门的纽带，是保持工作正常运转的中枢，在日常工作中具有十分重要的地位和作用。
公司的各项决策能否在基层不折不扣地得到贯彻落实，后勤工作是否保障有力，职工文化生活的开展是否有声有色，很大程度上取决于有没有一个合格、称职的总裁秘书。因此，做一个忠于职守、勤于职守、胜任职守的优秀的总裁秘书，对公司来说非常重要。假如我是总裁秘书，我认为必须做好以下几点：
一、必须迅速了解企业文化和公司的部门机构和人员配置身为秘书，进入企业后必须迅速进入角色，了解企业的文化和公司的各个部门机构和人员配置，只有对这些了如指掌才能更好更加迅速的开展工作。
二、要精通秘书工作的基本知识
要精通秘书工作的基本知识，首先要做到具有较高的文字写作能力和中英文打字等现代化办公手段；其次要做到细致、周到的思考习惯和一丝不苟的工作作风；最后要做到办事条理清楚、记忆准确。做到以上几点外还应该有：
（一）优秀的组织协调能力。必须根据工作任务，对资源进
行分配，同时控制、激励和协调群体活动过程，使之相互融合，从而实现组织目标。身为总裁秘书，在公司为总裁的代言人，不管是对上还是对下都要能够相处的非常融洽，使之不发生矛盾，有协调解决各类矛盾的组织协调能力。
（二）良好的沟通能力。由于接触的都是领导级，平时说话就要掌握分寸，注意保密，该说就要说好，不该说的要学会自如应对，所以身为秘书必须能够清楚的理解上级的决心和意图，这样才能更好的完成上级赋予的任务。也就是说要把握领导脉搏，注意听领导讲话，领会领导意图，做好记录，这是为领导起草讲话的重要内容，所以说秘书应具备良好的沟通能力。
（三）敏捷的商务思维能力。思维，就是通常说的“思考”、“想”、“动脑筋”，是人的大脑对客观事物的认识过程。要能够站在公司的角度考虑问题，领会、惴摸领导的意图，也就是要用领导的思维思考问题。
（四）勤于学习的能力。必须通过继续深造来不断增长自己的知识和提高技能，在工作中不断学习，在工作外，也要不断充实自己的业务知识，掌握社会发展以及市场的需求等。
（五）团队合作能力。要参加到许多实际项目中去，需要收集信息，需要督促团队努力工作。因此团队合作能力也是秘书工作的一个关键部分。
三、做到三心、四勤、不喧宾夺主
做好秘书首先必须要做到“三心”、“四勤”。“三心”是热心、诚心、耐心，“四勤”是脑勤、嘴勤、手勤、腿勤。
热心，就是要有一付热心肠，满腔热情地服务，自学自愿地服务，尽心尽力地服务，热情地服务，自觉自愿地服务。当总裁秘书，不是为了应付差事，不能敷衍了事，得过且过，当一天和尚撞一天钟，而是要认真负责、积极努力、克已奉公埋头苦干，以浓厚的兴趣、高度的热情、负责的精神，去干好每一项工作。
诚心，就是要有一颗真诚的心，真心实意地、实实在在地干事情，不弄虚作假，不懈怠，不自满。一方面，反映情况、提供资料，要实事求是，真实可靠，有一是一，有二是二，不能瞎估计，想当然，含糊其词，似是而非，以免贻误工作。
耐心，就是不怕麻烦，不辞辛苦，谦虚谨慎，不骄不躁。秘书的工作单调而琐碎，而是要对集团职工服务，难免有众口难调的现象出现，所以当好总裁秘书要有较高的涵养，要有毅力，有韧性，有忍辱负重的精神。接受任务、听取意见、汇报情况、开展工作，都必须有耐心，不可急躁冒进，不可粗枝大叶，更不可三天打鱼两天晒网。
脑勤，就是要勤于动脑，善于思考。如何使我们的公司的工作适应形势发展，体现时代特征，更有针对性和实效性；怎样才
能做到贴近实际、贴近生活、贴近职工，代表总裁考虑到关于公司一切的一切。
嘴勤，包括两个方面，一方面要多请示汇报，及时得到领导的指示、支持和帮助；一方面要多做宣传工作。宣传先进的管理经验，宣传基层战线广大职工的感人事迹，向公司、向社会宣传“正能量”，争取获得广泛社会效应的支持。
手勤，就是要勤于动手动笔写文章，这是总裁秘书的一项基本功。工作总结、情况汇报、调研文章、领导讲话、典型经验等等，都是勤于动手撰写，不能懒惰。
腿勤，要迈开双腿，不辞辛苦的上跑下跑。上跑就是总裁随叫随到，包括请示工作、汇报情况、征求意见；下跑就是深入职工中搞好调查研究，了解情况、发现典型、总结经验，掌握第一手材料；左跑右跑就是踊跃与兄弟单位勤联系、多沟通、学习优秀经验，取长补短，不断改进自身工作不足。
其次必须要做到不喧宾夺主，在任何时间任何地点都不能因自己的一时失误而做出有损领导威严的事情，这是身为秘书的条件，身为领导身边人，更不能自大、自满、自傲，要放低心态踏踏实实做事，老老实实做人。
四、要具有一定的公关能力，懂得一定的社交礼仪假如我是总裁秘书，我还得在这方面进行再专业的学习。由
于公共关系活动的复杂性、广泛性、创造性和灵活性，需要秘书具有良好的职业素质，包括广泛的学科知识、较高的思想政策水平、较合理的能力结构、健康良好的心理素质等四个方面。
假如我是总裁秘书，我觉得做好以上几点的同时，还要有极强的应变能力，不要有太强的好奇心，但要有很强的责任感，然后要见得人，心细，写得一手好字，还要善解人意。总而言之，要成为一名好秘书，最关键的是对这份工作真正感兴趣，并以此为动力抓住每个机会，不断学习，提高自我，以适应不断发展着的市场的需求。
董明哲
二一二年十二月三十一日
扩展阅读：总裁秘书助理工作注意事项
总裁秘书/助理工作注意事项
一：诚的原则秘书工作必须以领导为中心，关注细节的把握。首先，秘书是为领导服务的。1：领导办事风格2：领导生活习惯
其次，秘书工作的成功与否，在于对细节的把握。
二：诚的方法秘书职业道德和工作标准化，即做人和做事。首先：总裁秘书在职业道德上的注意事项1：职业道德保密性2：职业道德严守本分
其次：在工作方面，有一个基本的原则工作标准化、流程化。1：工作环节标准化2：工作安排流程化
三：诚的能力秘书相当于半个参谋，要不断提高自己的综合能力。首先：基本素质其次：职业技能
1：项目专业领域知识的学习和政策环境的研究2：日常社会信息的积累和人脉资源的培养
接到参加总裁秘书大赛的电话的时候，我刚刚完成广州的技术支持工作，于是赶紧把手头的任务向部门主管做了总结，改签了提前一天的火车赶回北京。因为正装没有随身携带，我担心时间上赶不及，所以临时在广州购置新的衬衫西裤，准备好简历和一寸照片，做好了一切面试的准备工作。当我拖着行李箱风尘仆仆地赶到北京民族大学的时候，才刚刚好赶上了最后的面试。学生窃以为，此，吾辈“诚”之所依也。
以上就是我在这次大赛中的一点浅浅的感受总结，在此对最后给我建议的评委老师和组织人员表示由衷的感谢。屈原在离骚里唱道：“路漫漫其修远兮，吾将上下而求索。”也许，人生就是不断进取，不断自我完善的过程。（按住ctrl点击上面的条目，可以看到每个条目的详细内容）
详细说明：
一：诚的原则秘书工作必须以领导为中心，关注细节的把握。
秘书的作用，是为了减轻领导的工作负担，让领导的工作精力更多的放在决策关键事物上，所以，秘书的工作是通过合理的日程安排，细致的前期准备工作来提高领导的工作效率，从而提高整个企业的执行力。所谓，细节决定成败，不同的领导有不同的工作习惯，不同的团队，有不同的工作风格，这些都是秘书在工作中需要了解和学习的。
首先，秘书是为领导服务的。
秘书在协助领导工作的情况下，需要注意这两个大的方面。1：领导办事风格方面
如果领导是采取领袖型的工作风格，在工作中要注意开门见山，把握大局的发展和问题的主要方面，言简而意赅；如果领导是学者型的性格，和领导交流的时候就要严谨而有理，能够提出具体的例子，细致分析作出这个安排的原因；如果领导对员工的亲和力很高，也可以和领导开开玩笑，活跃气氛；
2：领导生活习惯方面
如果领导有午休的习惯，就要在去吃午饭前把领导办公室的躺椅和靠枕准备好；如果领导关注房地产方面的讯息，每周要准备最新的地产杂志放在老总的书案；如果领导在工作中不注意小节，秘书应该在每次老板下班之后将办公室收拾整齐；领导孩子的生日，做秘书的要提前做好准备，以防领导因为工作太忙没有时间准备生日蛋糕；如果领导有在周末提前下班和家人团聚的习惯，所以在日程安排上，要尽量的安排好周五一天的工作行程的调整等等。
但是，以领导为中心，不是为了无原则的谄媚逢迎领导，在尊重领导的前提下，要能够敢于提出自己的意见，做到有理有利有节。
其次，秘书工作的成功与否，在于对细节的把握。
在秘书的日常工作上，细节其实是决定成败的一个重要因素，充分的准备工作能够避免小失误变成大错误。秘书工作繁杂琐碎，在工作的时候应该把“宁可用不上，也不能不准备”作为宗旨，事前运筹要有备份计划；撰文要有充足材料；遇到事情多想几套方案；办事要多准备几手。
秘书工作，大到领导决策服务，小到发文件、打扫卫生、通知开会，比较繁杂。办好一件事，理所当然，算不上成绩，但如果把一件事忘了，那就可能影响大局。人的精力是有限的，有时又受到外界的干扰，要把什么事情都记住，只靠脑子是不行的，需要借助工具。在诸多工具中，最原始也是最可靠的、最基本的，就是小笔记本。
秘书可以用这个小本子记录当日自己的主要活动；本单位的大事；领导交办的事情；别人交办的事情或者反映的情况;自己想到的事情和对完成好任务的设想等。把事情记录下来后，经常看一看，急事马上办，要领导点头的事情，及时报告。记载的方法不必太正规，但事情的时间、地点、人物等就需要如实记载。一般情况下，一件事情一记，办完一件划掉一件。这样，工作的事情就不容易忘记了。
综上所述，诚恳地了解工作中的任何一个细节，让领导工作的顺心顺意，这是一个秘书工作的基本原则，只有领导的工作有效率，公司的整个团队的执行力提高，才能够让公司赢取利润，公司的前景出色，作为秘书才能够有出色的职业生涯。
二：诚的方法总裁秘书职业道德和工作标准化，即做人和做事。
秘书工作是一项和领导走的很近的工作，是一个职位不大，但是很敏感的位置，自己要注意做人和做事的分寸，处理好和企业内部其他人员的关系，同时也要维护领导的形象。要摆清楚自己的位置，从细节上了解公司内部的各种细微的关系，不能够越权，但是也要能够及时的作出反应，贯彻领导的决定，提高团队的工作效率，加强各个部门之间的联系。在这里我有两个方面的感想：
其一：总裁秘书在职业道德上的注意事项，主要有以下两个方面。1：职业道德保密性
领导秘书不仅在许多方面直接参与领导决策，而且还掌握着包括领导个人隐私在内的一些鲜为人知的秘密。所以，秘书在公共场合活动时要注意内外有别，把握分寸，对什么该说什么不该说必须心中有数，不能口无遮拦什么都往外说。这样，不仅会泄露工作机密，而且还可能会损害领导的形象，于人于己都不利。
2：职业道德严守本分
主要就是领导的形象和尊严问题，作为一个合格的总裁秘书，要时刻知道自己是干什么的，严守本分，不能越俎代庖，做好自己份内的事情，在各种环境下的都要把领导的形象放在第一位。
（1）适度的矮化自己，保证领导给员工和群众留下的都应该是最高大美好的形象，（2）在工作中如果有可能展现领导形象的地方，要给领导做好设计和细节的安排。（3）对自己的形象要稳重有节，秘书往往是以上司代表和企业发言人的身份外界接触，秘书的整体形象也就象征了企业的形象，因此塑造一个良好的职业形象，不仅能给人以好感，也有助于工作。
（4）对于损害领导形象的问题，只要不是大是大非，秘书都要主动揽过并且积极地摆事实澄清。
其二：在工作方面，有一个基本的原则工作标准化、流程化。
首先工作环节标准化作为一个新手，不可能不犯错误。我有一个观点：第一次犯错，叫做不知道，第二次犯错，叫做不小心，第三次，就叫做故意。所以，如果能够不断的完善自己，不犯相同的错误，就是一个伟大的成就。
如何做到不犯相同的错误呢？就是把每天的工作环节都标准化，保证每一个环节都是正确的。比如说，秘书的日常工作大体可以划分为如下的几个方面：
1.总经理日常行程的协调、安排；
2.协助起草总经理日常公文、报告等相关文书资料；协调与各部门的关系，促进相关工作的推进等；3.接待来访的客户；
4.负责总经理会务的组织安排，会议纪要的编写，并对决议事项进行催办、查办和落实；5.负责处理总经理临时交办的其他工作；
每次犯错误的时候，用一个环节纠错表记录下来，下一次如果再犯直接就可以说是第几个环节的第几号错误，也没有什么借口可言了，日常的工作也会不断的完善。
其次工作安排流程化
领导每天的工作都很忙，如果的业务安排都去做，领导根本不可能全部顾及到。这样的情况下，如何合理的安排领导每天的工作呢？所以，作为秘书，我们的工作就要做到流程化，按部就班的来制定工作计划。始终把握工作的中心。
每天需要领导去完成的工作可以分为四种类型：1：有效率，有效果2：没效率，有效果3：有效率，没效果4：没效率，没效果。
每天要把领导工作的重心放在前两种类型的工作中，才能有效的规划时间，制定合理的时间安排，提高领导的工作效率。
三：诚的能力秘书相当于半个参谋，要不断提高自己的综合能力。
秘书是领导的业务助理，在某些环境下能够起到半个参谋的作用，随着具体业务的不断更变，秘书需要不断的加强自己在某些专业领域的知识，以供领导参考。所以，一个合格的秘书，在我看来，应该具有以下素质。
1：基本素质
身体素质、心理素质和思想素质这是做秘书工作最基本的要求，以应付高强度的工作安排。作为总裁秘书，较高的说、写能力和一定的计算机技能，这也是做好秘书工作必须具备的。良好的英文听说读写能力，对涉外企业的秘书，也具有相当的重要性。
2：职业技能秘书工作的内容概括起来就是辅助领导，为领导提供综合服务。随着企业具体业务的不断变化，部门秘书相当于领导的半个参谋，所以，快速的学习能力和强大的信息搜集能力是秘书的重要工作技能。秘书的参谋职能的发挥可以从信息收集，领会领导意图，把握参谋时机和追踪参谋效果加以把握。在这个过程中，总裁秘书只有平时加强自己的学习和积累，才能在处理紧急业务的时候，应对自如。
首先，项目专业领域知识的学习和政策环境的研究
要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。当领导有疑惑的时候，至少要做到有问有答，条理清楚。在政治大年，作为总裁秘书需要详细了解国家政策的变化，当领导的决定涉及到相关领域的时候，能够给领导提个醒。
其次，日常社会信息的积累和人脉资源的培养
要注意日常的社会信息和人脉关系的积累，有些问题能够快速的解决，不是一朝一夕的工作能够弥补的。作为总裁秘书，要时刻留心生活中一点一滴的小信息，这就是平时的学习工作。比如说，现在，附近有哪些不错的餐厅提供适合广州客户口味的餐厅，那些酒店中有自己的人脉关系，能够在节假日客房不足的情况下及时定到酒店客房。这些都是平时一点一滴积累的结果，作为总裁秘书，这个在生活中必须要时刻注意和留意，其中某些不经意的一环，有可能在将来的工作中带来意想不到的好处。
综上所述，总裁秘书是一个需要“诚”的精神的职业，要求注意细节，以领导为中心的工作。这，就是我在这次面试中获得的收获，希望评委老师指正。谢谢
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