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总裁办公室工作职责

网站:公文素材库 | 时间:2019-05-28 18:09:41 | 移动端:总裁办公室工作职责

总裁办公室工作职责

总裁办公室工作职责

1目的:

建立科学的“三定”方案(定岗、定编和定员),明确总裁办公室的部门组织结构、岗位名称、人员编制以及各岗位的工作职责。2范围:

适用于总裁办公室各岗位的工作职责描述,包括办公室主任、预算管理副主任(兼职)、绩效管理副主任(兼职)、绩效管理专员、系统工程师、文控管理员、预算管理专员、成本管理专员、内审专员和秘书共十个岗位。3定义无。4相关文件

4.1总裁办公室各岗位《职务说明书》(系列)5内容:

5.1总裁办公室组织结构图

5.1.1总裁办公室为公司一级部门,隶属于公司总裁领导,其下设四个功能组和一个虚拟组,分别是绩效管理组、系统管理组、预算管理组、内部稽核组、秘书管理组和项目管理组(虚拟组)。

5.1.2总裁办公室设一名专职的办公室主任和两名兼职的办公室副主任(其中一名分管预算管理、一名分管绩效管理),其下四个功能组共定编八人,项目管理组(虚拟组)不设定编人员。

5.2总裁办公室的岗位工作职责5.2.1总裁办公室主任工作职责

在公司总裁的领导下,总裁办公室主任的主要工作职责如下:

1)组织召开公司年度战略会议,协助公司总裁及经营管理团队确定公司整体战略目标、部门战略目标,以及重大(公司级)的绩效改进行动计划;

2)协助公司总裁及经营管理团队确定各部门的发展目标,包括:各部门的使命、工作职责、关键绩效指标和组织结构图等;

3)负责组织战略实施步骤和路径的分解,及战略实施过程中的部门协调,以保证战略正确实施;

4)组织分解年度经营目标、会同各部门确立年度关键绩效指标和目标值,形成各部门年度业绩合同和考核方案,经批准后跟踪执行情况;

5)组织公司全面预算管理体系的建立,按照经营管理的需要,建立预算指标体系,设置预算控制台账,编制年度经营管理预算,并保证预算编制质量;

6)组织公司重大绩效改进项目的立项评审,指导各部门编制项目实施方案,协调解决项目实施中存在的问题,确保项目实施能够实现预期目标;

7)组织公司各部门组织架构的设计、核心流程的确立和各部门职能的划分、并定期进行审视和完善,以确保公司运作的顺畅和高效;8)指导、督促、推动并协助运营、财务、人力资源、质量、采购、资讯等关键部门,以及其他相关部门进行业务规划,以保证其部门规划与公司规划的一致性;

9)组织建立基于ISO31000和《企业内部控制基本规范》的内部控制与风险管理体系,并定期开展内部控制评价,以保证公司的各类风险控制在合理水平;

10)组织建立公司级绩效数据库,定期召开战略回顾会议,向管理层报告战略目标及实施方案的实现状况,为管理层的战略决策或调整提供决策支持;

11)组织开展各类各项专项审计工作(例如:质量审计、工程审计以及重大项目审计等),以有效监控公司业务活动中的各类高风险事项;

12)组织公司层面的年度绩效考核工作,开展年度绩效审计,系统评价各部门年度经营管理成效,协助管理层开展中高层管理人员的绩效评价工作。5.2.2办公室(预算管理)副主任工作职责

在公司总裁领导下,作为总裁办同财务部之间的纽带,协助总裁办主任、并指导财务部建立健全公司全面预算管理体系,具体工作职责如下:

1)建立健全公司及部门级的预算管理网络体系,包括建立预算管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制;

2)建立健全公司预算管理制度,包括预算管理政策、规则、流程及作业指导书,提升公司预算管理工作的专业质量;

3)合理划分预算责任单位,根据公司经营战略以及绩效考核的要求,将公司所有部门按照职能的不同进行利润中心、费用中心、资金中心或投资中心的划分;

4)建立预算指标体系,形成各部门的预算甚至是个人预算,确保各项预算指标能够细化分解到各预算责任部门甚至个人;

5)建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中,以预算管理为核心设置账务,每月提供各部门预算执行完成情况的数据,作为分析和考核的依据;

6)建立预算执行分析制度。负责每月对预算执行情况进行统计,分析预算执行差异,找出原因,提出解决方案,形成综合分析报告,报公司总裁和董事会;

7)建立预算例会制度。负责组织各预算责任部门每季召开一次预算分析检讨会议,年末进行全面报告总结分析和检讨。

5.2.3办公室(绩效管理)副主任工作职责

在公司总裁领导下,作为总裁办同人力资源部之间的纽带,协助总裁办主任、并指导人力资源部建立公司基于战略的绩效管理体系,具体工作职责如下:

1)建立健全公司绩效管理的组织保障体系,包括建立绩效管理的领导小组、工作小组和业务小组以及各小组之间定期的沟通与协调机制;

2)建立健全公司绩效管理制度,包括绩效管理政策、规则、流程及作业指导书,提升公司绩效管理工作的专业质量;

3)建立基于战略的绩效目标体系,按照“公司战略→组织KPI→部门(或团队)KPI→岗位KPI”的路径进行目标分解,形成各部门及个人的KPI;

4)建立健全公司绩效管理过程体系,实现从绩效计划、到绩效实施与辅导、绩效评价和绩效反馈的全过程闭环管理;5)建立战略性人力资源数据库,定期向管理层提交比较性人力资源数据,包括员工薪酬信息、人员流失率、劳动生产率等,为管理层决策提供依据。5.2.4绩效管理组绩效专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及绩效管理副主任的指导下,具体负责如下工作:

1)根据公司年度战略目标,起草各一级部门负责人年度绩效合同和考核方案,组织各部门负责人审议,并报总裁批准;

2)在一级部门年度绩效考核方案框架下,指导人力资源部、各部门制订二级部门负责人绩效合同和考核方案,并进行逐级分解;

3)指导各部门编制公司级绩效改进项目的项目实施方案,协调解决仙姑实施中存在的问题,跟进项目实施进展,组织项目结案验收;

4)定期(每季度)组织公司层面的绩效回顾会议,组织开展一级部门负责人年度绩效评价工作,并为二级部门负责人的年度绩效评价提供指导;

5)组织建立公司级关键绩效数据库,完善数据收集分析系统,提高数据的准确性、及时性和有效性,为管理层决策提供有效依据。5.2.5系统管理组系统工程师工作职责

在公司总裁办主任领导下,具体负责如下工作:

1)负责公司基于ISO31000的风险管理体系的建立、维护和持续改进,包括文件管理、内部审核、管理评审等;并对现有ISO17025等质量、环境和安全管理体系进行有效整合;2)负责制订公司风险评价准则,组织各部门开展风险识别和评价,指导各部门针对重大风险制订风险控制计划,并跟踪实施;

3)负责组织各部门依据《内部控制基本规范》及《配套指引》开展对标诊断,识别管理“真空”和“盲点”,指导各部门建立健全相关规章制度;

4)负责公司各类重大(或核心)流程的建立、梳理或优化,例如研发管理流程、供应商管理流程、分包流程等,并确保流程运作顺畅、高效;

5)组织各部门编制部门工作职责,确定各部门组织结构图,落实各部门“三定”方案,编制“职责与权限分配表”。

5.2.6系统管理组文控管理员工作职责

在系统管理组工程师的直接领导下,具体负责如下工作:

1)负责制订文件管理制度,对需要受控管理的各类规章、制度、程序、操作细则、以及通知、公告等文件和资料制订统一的规则和程序,并对各分/子公司及各部门文件的管理工作进行监督、指导和检查;

2)负责制订档案管理制度,对需要建档保存的各类资料规定相应的保密等级、保存部门和保存期限,并对各部门档案的管理工作进行监督、指导和检查;

3)负责公司级管理制度标准化审查和发布工作,并维护公司文件管理系统,及时上传、更新各类管理文件或技术文件,确保各使用部门及时获得最新版本;

4)负责总裁办公室有关资料的收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、保护一级统计等工作,严格执行保密制度,做好文件资料密级划控和守密、解密工作。

5)组织公司下属各分/子公司以及各部门文件管理员的业务学习与培训,并对其工作进行业务指导。5.2.7预算管理组预算管理专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下,具体负责如下工作:

1)组织公司及各部门年度预算编制、审核及发布工作,并对预算执行的全过程进行跟踪,发现重大异常或偏离时,负责及时向管理层汇报;

2)组织建立公司预算管理的各项规章制度,包括预算管理基本原则、规则、编制流程及作业指导书等,以提高各部门预算编制质量;

3)组织财务部、各利润中心、费用中心建立预算指标体系,形成各部门的预算甚至是个人预算,确保各项预算指标能够满足经营管理的需求;

4)组织建立预算控制台账。负责指导财务部在账务设计和改造中,以预算管理为核心设置账务;对财务部提供的P&L报表进行审核,确保各项数据的准确性和可靠性。5)开展预算执行成效分析,负责每月对预算执行情况进行统计,分析预算执行差异,找出原因,提出解决方案,形成综合分析报告,报管理层决策参考。5.2.8预算管理组成本管理专员工作职责

在公司总裁办主任的领导以及预算管理副主任的指导下,具体负责如下工作:

1)负责建立公司的成本核算体系,按照业务流程进行单元划分,组织编制成本核算的相关规则、制度和作业文件;

2)负责检测、指导财务部及各运营部门的成本核算和成本管理工作,落实经营计划和成本管理办法的执行;

3)统计、分析公司及各运营部门的全要素生产率以及各单项(如设备、人员、材料、厂租)生产率及其趋势,进行成本总和分析;

4)根据核算结果,分析比较公司绩效和竞争力,定期编制“成本分析报告”,提出相应改进方案,为管理层决策提供支持;

5)建立公司级成本管理数据库,完善数据收集分析系统,提高数据的准确性、及时性和有效性,为管理层决策提供有效依据。5.2.9内部稽核组内审专员工作职责

在公司总裁办主任领导下,具体负责如下工作:

1)配合内审部开展基于财务报表的各类审计工作(例如财务报表、募集资金、对外投资、购买或出售资产、关联交易、信息披露等),以满足证监局对上市公司的监管要求;2)开展各项专项审计工作(例如:经济合同审计、采购/分包审计、分/子公司审计、质量审计、工程审计以及重大项目审计等),以有效监控各类高风险事项;

3)开展内部控制审计,针对公司各业务环节的管理制度,开展定期/不定期的检查工作,督促各部门建立健全内部控制制度,提高制度执行效果;

4)配合绩效管理组开展经营绩效审计,对公司各事业部负责人、职能部门负责人绩效考核指标完成情况、财务年度经营业绩作出鉴证和评价;

5)其他公司领导交办的任务,例如经济责任审计(包括任期审计、离任审计和离职审计)、反舞弊调查调查等。

5.2.10秘书管理组秘书工作职责

在公司总裁办主任领导下,具体负责如下工作:1)根据公司领导要求,召集总裁会议及其他专题或临时性会议,并负责会务的前期组织和准备,整理会议记录,起草会议纪要;

2)负责根据各项会议纪要(决议)以及公司领导指示进行相关事项的跟踪和督办,并定期(或不定期)向公司领导反馈跟踪结果;

3)负责为公司高管人员提供文秘工作支持与服务,包括起草文稿和业务函电,办理出国签证、订购机票/酒店等服务;

4)负责公司总监及以上人员的行程管理,按月发布相关人员工作行程并及时更新,确保发布行程与实际行程保持一致;

5)负责公司高层主管人员的考勤管理,每月十日前编制高管人员考勤表,报公司总裁审核后提交至董事长办公室。5.3总裁办公室各岗位的职位说明书

总裁办公室各岗位的任职资格要求、职责与权限等规定参见相关岗位的《职务说明书》(另行制定)。

扩展阅读:总裁办工作职责

总裁办职责

1、协助总裁制定公司发展方向、经营方针和经营形式。2、协助总裁召集、主持办公会议;

3、协助总裁完成组织机构架设、岗位职员配置;

4、负责检查、考核、督促和协调各部门的工作进展,并汇总各部门工作情况;

5、负责公司公关工作,协调处理外部相关部门关系;6、负责起草、优化公司的各项管理制度和工作流程;7、负责公司证件办理、年审、变更等工作;8、负责公司车辆管理工作;

9、负责公司品牌建设和企业文化宣传;

10、负责审核以公司名义发出的文件,收发文件,做好档案管理工作;11、负责处理公司领导交办的其他事务。

总裁办主任职责

1、负责部门内部制度的建立和完善;

2、负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通,并加强与公司相关资源关系的交流与联络,拓展与维护外部的公共关系,配合公司业务发展的需要,推广树立公司的整体形象;3、负责部门内部行政文件审核、发布与管理;4、负责组织部门各类档案的管理;5、负责公司级会议的组织和管理;6、负责组织公司对外宣传和接待活动;7、负责总裁要求的文字资料的组织;8、负责秘书管理工作;

9、负责监督管理文件核稿、收发、流转;负责起草重要文件及督办;10、加强公司内部文件档案的保密管理。总裁办主任职权:

1、总裁办制度和流程修改的审核权;

2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权;3、公司对外宣传材料的审批权;4、新闻媒体选择的审批权;5、授权范围内费用支出的审批权;6、授权范围外费用支出的审核权、建议权;

总裁办副主任职责

1、协助负责部门内部制度的建立和完善;

2、负责与各相关政府管理部门或机关进行沟通,并协助主任加强与公司相关资源关系的交流与联络,拓展与维护外部的公共关系,配合公司业务发展的需要,推广树立公司的整体形象;3、协助主任负责部门行政文件审核、发布与管理;4、协助主任负责组织部门各类档案的管理;5、协助负责公司级会议的组织和管理;6、协助负责组织公司对外宣传和接待活动;7、负责总裁要求的文字资料的组织;8、负责秘书管理工作;

9、负责监督管理文件核稿、收发、流转;负责起草重要文件及督办;10、加强公司内部文件档案的保密管理。总裁办副主任职权

1、总裁办制度和流程修改的审核权;

2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权;3、公司对外宣传材料的审批权;4、新闻媒体选择的审批权;5、授权范围内费用支出的审批权;6、授权范围外费用支出的审核权、建议权;

总裁办执行经理职责

1、监督执行决策层已审定下达的目标分解任务提高整体运行效率,制定自己的工作计划。

2、整理分销渠道,确定业务人员的市场责任区域。

3、制定营销公司完整的营销工作计划,检查各区域客户经理工作完成情况。

4、配合终端减少环节存货风险,加强市场信息的汇总反馈。5、对整体运行费用及经常性经营费用进行有效控制。

6、对客户经理及各区域业务人员、促销员(理货员)依照员工考核、奖惩办法及升降职务办法等予以考评,力求公平合理。7、对已发生办理过的业务进行总结并予以书面分析,总结得失。8、依据公司下达的经营计划、配合公司总目标组织执行公司目标及工作计划,随时予以追踪控制。

9、运用各类激励机制,提高员工的士气及工作效率,并督导所属人员,依照工作标准或要求有效执行其工作,确保销售任务及工作目标的顺利完成。

10、做好员工的政治思想工作,指导后勤保障员工的生活水平,为员

工解除顾之忧,稳定并建设好员工队伍。11、公司总经理交办的其他任务。执行经理职权:

1、总裁办制度和流程修改的审核权;

2、部门内员工录用、任免、考核、升职、降职的审核权;3、公司对外宣传材料的审批权;4、新闻媒体选择的审批权;5、授权范围内费用支出的审批权;6、授权范围外费用支出的审核权、建议权;

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