贺州学院外事办工作职责

贺州学院外事办工作职责

贺州学院外事办工作职责

1.贯彻执行党和国家的外事工作方针、政策、规定、办法以及学院外事工作领导小组的外事工作指示，协助学院外事工作领导小组对全院各部门的涉外工作进行指导、督促和检查。

2.负责学院外事工作规章制度的起草，拟定学院年度外事工作计划，并认真组织实施，做好外事工作年度总结。

3.按照国家有关法规和学院规定，协同教务、业务部门做好外籍教师的聘请、管理和服务工作。

4.负责与国外院校、科研机构和组织联络，制订并实施各项涉外活动方案，开展好互派教师与留学生等形式的国际合作与交流工作。

5.负责处理学院涉外事务，办理邀请来华、因公出访或出国进行学术交流等人员的审批手续，收集整理并汇总出访考察报告或学术交流成果。

6.会同有关部门对学院出国人员进行外事纪律教育以及涉外知识宣传。

7.负责做好学院外事活动的准备、接待工作，包括有关协议、信函、材料的翻译工作。

8.负责编报年度外专外教、出国进修学习和外事活动等经费的预算。

9.负责学院年度外事工作资料的收集、整理及归档工作。10.完成领导交办的其他工作任务。

扩展阅读：办公室各工作岗位职责

办公室主任岗位职责

在学院党委、行政及主管院长的领导下，主持办公室全面工作。具体职责是：一、协助领导了解、掌握学院各部门贯彻执行党的路线、方针、政策和国家法律、法规及学院规章制度的情况，以及党纪、政纪方面的重大问题。

二、组织和参与院内外调查研究，为领导科学决策提供可靠的专题或综合信息。三、负责主办的会议组织、准备、记录，督察督办会议决议（决定）。四、负责组织起草、审核各种公文，把好文字关和政策关。

五、协助领导或代表领导协调各部门的工作，难以协调的提出解决问题的意见建议。六、负责对外沟通、联系、汇报、约请等，安排或代表领导参加公务接待和公务活动。七、负责公文的批转、传递、保密等工作，落实领导批示，并及时反馈落实情况。八、负责学院重要来访来宾的接待、安排，代表学院领导接待一般来信来访工作。九、负责学院外事办公室工作。

十、负责办公室制度建设，逐步实现办公室工作的制度化、规范化、程序化。负责制定本室年度工作计划，并组织实施。负责本室人员的工作安排、业务学习、培训和考核。

十一、组织完成上级有关部门及学院领导交办的其他工作。

办公室副主任岗位职责

协助办公室主任完成办公室各项工作任务，主任不在时，代理主任主持日常工作。具体职责是：

一、负责分管档案、文字、接待、车辆等工作。按照有关管理规范，严格执行有关规定，保证工作质量。

二、负责起草各类综合性文字材料，组织编写学院简报、年鉴（大事记）。三、协助主任组织、参加学院有关会议与活动。四、协助主任做好院领导外出事宜的具体安排。五、协助主任做好督办、调研和信息工作。六、负责学院领导服务的安排与协调。七、完成领导交办的其它工作。

机要和统计秘书岗位职责

一、负责机要、合同、协议等学院重要文档的签收、登记、送批、传递、归档工作，做好保密工作，严禁文件丢失和泄密。负责对领导批示文件督办、催办。

二、负责学院及领导印章的使用与管理，严格履行用印用章使用手续，做好使用记录。三、认真贯彻执行《中华人民共和国统计法》，及时准确地完成国家和上级主管部门下达的全院综合性统计报表，及时准确地为领导提供各种信息资料。

四、负责学院各部门综合统计工作的组织、指导、协调，全面、准确掌握学院各类基础信息资料，为领导总结工作、制定计划、科学决策提供可靠的依据。统一审核、管理全院性各职能部门综合统计数据资料。

五、负责组织学院《年鉴》的编写工作。

六、负责礼品管理。建立健全礼品出入库和使用登记手续。七、完成领导交办的其它工作。

文字秘书岗位职责

一、负责文字工作（包括公文撰写、印发与管理，起草学院综合性文字材料，起草学院对外宣传报道材料）。及时准确了解掌握国家和上级有关部门的方针、政策和重大决定，确保各类文字材料符合上级精神和学院要求。

二、负责《华航简报》编写、印发和存档。跟踪学院各部门工作信息，及时收集、整理有关信息资料，确保《华航简报》信息的准确性和时效性，发挥《华航简报》在学院通报信息、对外宣传中的作用。

三、负责学院《大事记》的记录工作。及时、完整、实事求是地记录学院及各部门重要活动和事件发生的时间、地点和内容，为学院《年鉴》提供准确完整地材料。

四、负责学院各类大型活动领导讲话的起草工作。跟踪形势，了解学院和领导工作思路，充分发挥领导讲话在相关工作中的指导作用。

五、辅助学院《年鉴》的编写工作。六、完成领导交办的其它工作。

档案管理秘书岗位职责

一、根据国家、上级有关部门制定的法律法规，起草符合学院实际的各种档案管理制度。根据学院发展的需要，起草档案工作规划。

二、负责各部门档案立卷的指导、督促和检查，按照有关要求整理、归档各类档案材料。三、负责档案的安全工作，维护档案的完整，做好档案的“八防”工作。

四、负责档案的鉴定工作，对过保管期限的档案进行鉴定，按规定程序经主管领导审批后进行销毁处理，并做好备案工作。

五、负责档案相关的统计工作，做好掌握档案的移交、转交、利用、销毁等的统计报告。六、负责档案的编研工作和各种检索工具的编制，充分发挥档案工作在学院发展建设中的作用。七、不断改进档案管理办法，掌握计算机档案管理技术，促进档案数字化建设。八、严格执行档案的借阅制度，确保档案不丢失、不损坏、不涂改，保持档案的原始风貌。

九、完成领导交办的其它工作。

行政秘书岗位职责

一、协助办公室领导做好来人来访接待工作。本着热情、周到、细致、不卑不亢的原则，安排好来宾的食宿，协调好来宾的工作，并做好相关登记。负责有关接待结算工作。

二、负责学院各类公文、公函及其它材料的上报、接收、分发、送达，并做好相关工作处理结果的登记工作和信息反馈。

三、负责学院领导、办公室、会议室、接待室的内务管理与服务。协调好会议室、接待室的使用。

四、负责《学院周活动安排表》的编印以及相关活动的通知,协助办公室领导做好各种会议的组织、准备工作。

五、负责办公用品、固定资产、大屏幕的使用管理，负责考勤和工资发放，以及领导公务活动报销的相关事宜。

六、负责学院领导及办公室报刊杂志的订阅和分发工作。

七、负责学院及各单位公务、职工公益等用车安排，以及节假日值班安排。八、协助文字秘书做好学院内部文件的印发工作。九、完成领导交办的其它工作。外事秘书（兼）岗位职责

一、负责外籍教师和来华留学生各种批件的办理，以及生活安排、安全保障等的协调工作。

二、根据学院领导和办公室领导要求起草外事工作计划，负责学院师生出国留学、访问的内外联系，手续办理等工作。

三、建立健全外事工作基础资料，负责相关材料归档工作。四、协助领导做好外宾来访的接待工作。五、完成领导交办的其他工作。

司机兼行政秘书岗位职责

一、负责领导用车以及学院办公室其他车辆的日常管理，及时维护、保养车辆，确保车辆正常使用。

二、负责学院办公室车辆的年检、保险等工作。

三、负责领取上级有关部门下发的公文等机要文件，承担有关部门要求的阅文抄报工作。四、负责机要、文件的传递，确保准确及时报送有关机要文件。五、负责领导移动电话和住宅电话交费工作。六、协助行政秘书日常事务性工作。七、完成领导交办的其它工作。

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