物控部管理工作流程

物控部管理工作流程

物控部管理工作流程

物控部主要担任着工程项目安装、生产性物资材料的采购、流转全过程的管理工作。为进一步理顺工作关系，就物资材料管理工作流程作如下说明：一、任务来源

物控部工作任务主要来源两方面：

（一）工程项目。以合同为依据的所有安装性物资材料，由工程技术部各分管专业人员提供《分项分部工程（产品）材料（齐配设备）计划（采购）表》，并有该部门主管的审核签字。

（二）生产加工产品。以生产大纲为依据的所有生产性物资材料，由生产部提供《分项分部工程（产品）材料（齐配设备）计划（采购）表》，并有该部门主管的审核签字。二、采购环节

（一）物控部接到工程技术部、生产部计划采购任务单后，及时核查库存物资材料情况并标明清楚。若库存能满足使用要求，应尽早将任务单返回工程部、生产部填写出库单（生产部由徐晓卿同志填写），交仓管员按时间出库。对缺损的物资材料标明单价、合计、金额，送总经理审批后采购。

（二）需采办的物资材料，在总经理审批后，采购员按时间要求办理。外埠物资材料的采购暂时由梁志成同志兼职采办；岛内物资材料的采购由郑耀光同志采办，梁志成协助并督办。无特殊情况，不得随意改变或拖延到货时间，因不可抗拒原因造成延误供货时间，要以文字形式说明清楚向总经理汇报情况，以便及时调整工程安装，生产加工计划。

（三）物资材料采购过程中，重点把握质量关及供货周期。外埠物资材料必须有供货合同书，并严格按照合同条款执行，按时、按质、按量及时供给。岛内物资材料，也应尽量提供合同书，履行合同条款。

三、流转环节

流转环节，也是物资材料管理的主要环节。

（一）物资材料的入库。岛内、岛外的所有物资材料采购回来，必须办理入库手续，由朱喜萍同志填写。《入库单》，入库前应做好必要的验收工作。对存在质量问题或部分有质量的物资材料，可暂不办理入库，由采购人员同供应商沟通，进行退货、换货处理，待处理完毕再进行办理入库手续。物资材料入库的依据，岛外采购的以合同或订单内容为依据；岛内采购的以供应商出具的发票、发货清单或送货清单上的明细为依据。

（二）物资材料的出库。所有物资材料只要进入施工现场或生产加工区，都必须办理出库手续。未办理出库的物资材料，严禁私自动用或挪用库存物资材料，造成帐、卡、物不符现象。出库单的填写，工程项目安装性物资材料由工程技术部各分管专业人员填写清楚，交部门主管签字，送物控部主管审核签字后，由领料员交给仓管如实发货。生产性用物资材料由徐晓卿同志填写清楚，交生产部门主管审核签字，送物控部主管审核签字后，由领料员交给仓管如实发货。仓管员发货的依据为《出库单》，没有出库单的严禁出库物资材料。

（三）物资材料的存放管理。物资材料的管理范围：包括仓库内，公司院内，加工区未办理出库手续的以及各项目组现场的物资材料均在管理之到。已办出库手续领用到加工区的物资材料由徐晓卿同志负责管理；出库到现场的物资材料由现场材料员负责管理；仓库内、公司院内，加工区未办出库手续的物资材料全部由张玉兰同志负责管理。

（四）物资材料的进销存台账；流水账；日报表；月盘存表的填报工作。

（1）物资材料的进销存台账由朱喜萍同志填写。以当日的出入单为依据，必须做到日清。

（2）物资材料的流水账由采购员填写。当日回来的物资材料应以合同书、订单或当日采购发票、发货清单、送货清单为依据填写，包材、运费应记入该批物资材料之列；欠款物资材料用“红色”笔填写。必须做到日清。

（3）施工现场物资材料流水账由现场材料员填写。以当日送到现场的物资材料送货单及现场当日实际领料单为依据如实填写，必须做到日清。现场材料员的行政管理由该项目经理负责，业务管理由物控部直接指导管理，将不定期到现场抽查物资材料管理情况。（4）物资材料日报表由采购员填写。应将当日实际购买的物资材料名称、规格、型号、单价、金额、合计等如实填写报送总经理审阅，必须做到日清。

（5）月盘存表由仓管员每月填报一次，时间每月５日前上交核算部，要求实物必须同标识卡及《进销存台账》一致、盘赢盘亏必须找出原因，报请总经理核销。

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物控部201*-1-

扩展阅读：物控部管理制度201*1123

物控部管理制度

一、组织架构：详见架构图

经理（或主管）1、计划制订4、付款计划与协调2、计划实施跟进5、采购对账工作落实3、本部门工作协调审计（公司派）1、物料采购计划审核；2、采购价格、运费价格审核；3、采购借款审核；4、应付账款审核5、对账单审核；6、产品成本核算PMC采购仓库MC：物料计划制订及跟进：杨红梅PC：生产计划制订及跟进：张建军机壳：同机壳厂工作协调：张亚红零星：五金木材杂项采购：张亚坤批量采购：批量下单：张文海电子仓原料仓成品仓电子元器件：朱素丽收、发、存：伍秋莲账、系统：杜素芹成品仓物流：周双平二、PMC工作（即生产计划和物料计划管控）

1、MC（即物料计划）：依据技术部提供的物料清单和配置清单经认真核对库存数之后制订物料需求计划，应做到，不遗漏，无差错。2、将正确的物料需求计划输入电脑。

3、报部门经理、审计、副总、董事长审核批准后，正式发经理、审计、财务、副总；

4、将物料需求计划交经理根据最近一次购入价或最新询价编制物料资金需求计划转换成物料采购计划，（含：对外二次加工计划费用并录入系统）经审计、副总、董事长批准后发“采购、仓库、审计、财务、副总并留底。

三、采购

1、属于开发设计需要的电器原器件由技术开发部负责，但必须确实保证品质及价格的可靠性，以作为成机批量生产时制订采购计划，核定价格之依据；

2、零星采购由张亚坤负责，机壳由张亚红负责，电器原器件，包材等批量采购由张文海文或杜娟负责；

3、采购依据：采购计划4、采购款的处理

①尽可能引用月结机制

②201*元以上（含201*元）原则上使用转账、现金支票，特殊情况需报公司副总批准

③采购款的借支处理程序：原则上采取对应单一供应商填写一张借支单→报经理审→审计审→副总审→财务审→出纳出款，各审核人并在采购计划表中作相关借款记号，以免重复借支；

5、采购回厂后，负责ERP系统维护的同事应依据采购计划将实际采购回厂的物料经检验合格后，其数据应立即录入系统，以方便下面几个程序工作；

6、采购员必须要求供应提供送货单，以便收货、打单及结账、核账，并正确填写物料编码、申购单号及供应商名称。

四、价格管理

实行采前询价机制

1、对老供应商原则上不要做轻易变动，但对采购批量较大的采购应同其适当砍价，幅度大的约掌握在5%-10%；2、采取团体询价方式；

3、即技术同采购人员搭配，由公司领导临时安排去相关专业市场或客户上门询价；

3、大宗大额的由董事长决定专人负责询价；4、询价的结果记入采购计划表中；

5、采购员现场采购时，在计划价基础上继续砍价。

6、价格清单：采购部应将物品采购的最低价（或实际采购价）制作一份电子版价格表，供下次采购或核价时参考。

滞后核价监督机制

1、采购员在采购过程中如果发生价格确实不能低于或可与计划价格达到持平的情况下，必须事前向监事（即：审计）报告；2、审计接报告后应采取一切手段对有争议的价格进行核实，并将意见及时反馈给采购，以避免影响采购效率；

3、如若发生采购有违规行为则及时报告公司重处；

五、仓库管理

1、收货

①对采购回厂的物料，如：机壳、包材、电子元器件，属供应商送货上门的，采购人员负责向供应商强调，供应商应提供送货清单或发票，仓库应立即通知进料检验员进行品检；合格后方可签收入库并立即通知用料单位或人；待采购系统维护员核对并录入实际回厂数据后，一日内仓管应立即打印收货清单一式三联（交采购、财务并留底）当出现供应商与我司产品名称称谓不一致时，应立即报告公司副总处理；

②对厂内生产的成品入库，经质检合格后签署成品入库验收单品管开，一式四份：仓库、生产、财务、留底并由仓库系统维护员将数据立即录入ERP系统。

③对售后退货回厂、展会撤展回厂、技术部送检回厂的成品机，成品仓管按以下流程操作：

A：经办部门或经办人同退货单位、撤展单位、送检单位进行沟通（如;售后蔡攀佳、展会专员张安梅、技术部何键）→同时告知成品仓管周双平，做好收货及到付准备→当物流公司将退货产品送到公司后，成品仓管周双平应立即通知相关部门的经办人、品检，周前森到现场打开包装，确认机身、质量缺陷及配件情况→经办人填写退货清单并清晰完整写明退货信息、客户信息、合同号等交成品仓库→填写送检单给品管部检验确认→检测结果出来后，品检提出解决方案，一式三份交给仓库、经办部门或人，副总；→副总协调相关部门进行善后，或重装，或维修等→品检→合格入库→仓管将结果录入退货记录表中。

B：对展会回厂的退货：若回厂验收发现少配件时，仓管应立即报告副总做出处理（或个别不同情况责令参展人员向仓库办理领料单手续，以确保仓库数字的平衡）。

C：送检产品：出仓、回厂一律按展会程序办理出库、退货和回厂检测等相关手续；

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