超市采购工作流程
超市采购工作流程
商品采购是商场主要业务活动之一。为了保证企业采购到适销对路的商品,必须认识了解采购过程,做好采购业务决策,加强对商品采购过程的监督,确保采购工作的圆满完成。
为了科学地组织商品采购,商场必须根据自身状况,建立相应的采购机构;根据商品经营范围、品种,形成商品经营目录;确定采购渠道;进行进货洽谈、签订订货合同;完成商品检验与验收活动。
(一)建立相应的商品采购机构
商场的商品采购机构有两种:一种是正式的采购组织,专门负责商品采购工作,人员专职化。
设立正式的采购部门,采购工作专业化,可以统一规划商品采购工作,人员职责、权限明确,便于提高工作效率,加强与供货单位的业务联系。
另一种是非正式的采购组织,企业不设专职采购部门,由销售部、组负责商品采购工作。非正式采购组织一般不设专门采购人员,而由销售人员兼职从事商品采购。非正式采购组织由销售人员参与采购,便于根据市场商品销售确定采购活动,使购销紧密连接,但不利于对采购工作的统一控制管理。
(二)制定商品经营目录
商品经营目录是商场或商品经营部(组)所经营的全部商品品种目录,是商场组织进货的指导性文件。
商场制订商品经营目录,是根据目标市场需求和企业的经营条件,具体列出各类商品经营目录;借以控制商品采购范围,确保主营商品不脱销,辅营商品花色、规格、式样齐全,避免在商品采购上的盲目性。
商场的商品经营目录并不是一成不变的;也根据市场需求变化和企业经营能力适时进行调整。调整中可依据商品销售数据进行分析哪些种类的商品销售下降,如果较长时间内无销售记录,可逐渐筛选淘汰。如有些商品销售上升,可适当增加经营品种和采购数量。商场还应经常开展市场调研预测:分析市场需求变化趋势,了解新产品开发情况,根据企业条件,增加市场前景好的商品经营。在深入研究市场发展变化,总结自身经营状况的基础上,适时调整商品经营目录,是商场改善经营的重要手段。
(三)合理选择采购渠道商场采购渠道多种多样,如何从中进行选择呢?我们换个角度来分析。商场的供货渠道可以分为三个方面:一是企业自有供货者;二是原有的外部供货者;三是新的外部供货者。
1.企业自有供货者。有些商场自己附设加工厂或车间,有些企业集团设有商品配送中心。这些供货者是商场首选的供货渠道。
商场按照市场需要,组织附属加工厂加工或按样生产,自产自销,既是商品货源渠道,又有利于形成企业经营特色。有些商品如时装、针纺织品、鞋帽,市场花色、式样变化快,从外部进货,批量大、时间长,不能完全适应市场变化。而从加工厂或车间加工订做,产销衔接快,批量灵活。有些商场加工订做的时装品牌也有较高的知名度和市场影响,成为吸引客流,扩大销售的有力手段。
2.商场原有外部供货者。商场与经常联系的一些业务伙伴,经过多年的市场交往,对这些单位的商品质量、价格、信誉等比较熟悉了解,对方也愿意与商场合作,遇到困难相互支持。因此,可成为商场稳定的商品供应者。
商场稳定的外部供应者来自各个方面,既有生产商,又有批发商,还有专业公司等。在选择供货渠道时,原有的外部供货者应优先考虑,这一方面可以减少市场风险,又可以减少对商品品牌、质量的担忧,还可以加强协作关系,与供货商共同赢得市场。
3.新的外部供货者.由于商场业务扩大,市场竞争激烈,新产品不断出现,企业需要增加新的供货者。选择新的供货者是商品采购的重要业务决策,要从以下方面做比较分析:(1)货源的可靠程度。主要分析商品供应能力和供货商信誉。包括商品的花色、品种、规格、数量能否按商场的要求按时保证供应,信誉好坏,合同履约率等。(2)商品质量和价格。主要是供货商品质量是否符合有关标准,能否满足消费者的需求特点,质量档次等级是否和商场形象相符,进货价格是否合理,毛利率高低,预计销售价格消费者能否接受,销售量能达到什么水平,该商品初次购进有无优惠条件、优惠价格等。(3)交货时间。采用何种运输方式,运输费用有什么约定,如何支付,交货时间是否符合销售要求,能否保证按时交货。(4)交易条件。供货商能否提供供货服务和质量保证服务,供货商是否同意商场售后付款结算,是否可以提供送货服务和提供现场广告促销资料和费用,供货商是否利用本地传播媒介进行商品品牌广告宣传等。
为了保证货源质量.商场商品采购必须建立供货商资料档案,并随时增补有关信息,以便通过信息资料的比较对比,确定选择供货商。
(四)购货洽谈、签订合同在对供货商进行评价选择的基础上,采购人员必须就商品采购的具体条件进行洽谈。在采购谈判中,采购人员要就购买条件与对方磋商,提出采购商品的数量、花色、品种、规格要求,商品质量标准和包装条件,商品价格和结算方式,交货方式,交货期限和地点也要双方协商,达成一致,然后签订购货合同。
一项严谨的商品采购合同应包括以下主要内容:(1)货物的品名、品质规格;(2)货物数量;(3)货物包装;(4)货物的检验验收;(5)货物的价格,包括单价、总价;(6)货物的装卸、运输及保险;(7)贷款的收付;(8)争议的预防及处理。签订购货合同,意味着双方形成交易的法律关系,应承担各自的责任义务。供货商按约交货,采购方支付货款。
(五)商品检验、验收
采购的商品到达商场或指定的仓库,要及时组织商品验收工作,对商品进行认真检验。商品验收应坚持按采购合同办事.要求商品数量准确,质量完好,规格包装符合约定,进货凭证齐全。商品验收中要做好记录,注明商品编号、价格、到货日期。验收中发现问题,要做好记录,及时与运输部门或供货方联系解决。
文章来自:万联网(info.10000link.com)详文参考：
扩展阅读：超市采购业务流程图
超市一般业务管理总流程
采购部与供应商洽谈新商品引进
否是否新供应商《旧供应商新商品引进流程》
是《新供应商商品引进流程》
是是否有滞销或质量问题
是否否采购部分析经营是否有问题采购部与店面共同分析《订货管理作业流程》《收货工作流程》商场进行商品销售、管理采购部处理解决《退货管理流程》信息部：新商品试销是否已经到期
是需《新商品转正流程》《供应商分析淘汰流》是否新供应商
不需
《结算流程》超市新供应商商品引进流程
采购员洽谈新供应商
及新商品
将供应商详细资料列表，上报采购经理审
商品是否已有已有经营批。并注明更换供应商
原因：如供货价较低、经营不是生产厂家等同意
无填写《新商品录入资将供应商详细情况
料表》和《供应商录资料列表
入表》
申报采购经理/
总监审批
采购部录入组录入：
1、新供应商资料
2、新商品资料
3、设定商品状态
采购员下新品订单，并通知门店超市旧供应商新商品引进流程
供应商带新商品样品及资料与采购部采购员洽谈不同意
采购文员填写《新品录入资料表》
采购部主管/经理签
名同意并由采购总
监签字确认
同意
采购部录入组录入
新商品资料并确认
采购员下新品订单，并
通知各门店
3新品资料单转交店长超市联营及代销供应商引进流程
不同意
采购部与供应商协商代销或扣点条件采购主管与供应商草签联营或代销合同供应商在合同上签名、盖公章交采购经理和采购总监审核同意
总经理签名是否同意不同意
同意
采购员与供应商合同签署备案
（一式三份）
采购部留底财务部留底
采购文员填写《新品录入资料
表》和《供应商资料表》整理费用收取清单采购部录入小组供应商和商品
资料，进入订货程序
供应商留底
超市新商品转正流程
信息部每周一次检查，
试销已到期新商品
类别、品名、规格、进
价、售价、毛利率、单信息部出《需淘汰到期
品平均日销、类别平均新商品明细表》
日销、名次、进货总量、
销售总量、现库存
第一次采购部、卖场考评
给出书面意见
通知采购部保留第二次采购总监及信息中心审阅签字
商品转正
淘汰采购部将商品基础通知信息部淘汰及资料属性改为：退货期限
不可订、不可进
信息部检查到退货流程期是否已退货
已退货财务部结清
余款及费用
5未退货通知
超市供应商分析淘汰流程
信息部每周进行一次检查，已入场三个月供应商，以及供应
商销售排行榜
编号、供应商名称、
进场日期、品种数、信息部列〈供应商经平均日销、结款方式、
营情况一览表〉库存金额……采购部签署是否保留意见并交采购总监确认签名
通知通知：采购部、财务采总经理签名购部、营运部、信息部是否保留及该供应商转正总经理
采购部将该供应通知信息部：淘
商资料订为不可汰供应商名单
订或不可进及最后期限
信息部检查是
退货流程否按时完成采购部书面填报各
厂家特别费用清单
财务部汇总并收取厂家各项费用财务部结清供应商余款
超市租赁结算流程
每月指定交款日期，租赁供应商到财务部交租金财务部根据合同查验应收租金额采购部书面填报各供应商特别费用清单收取租赁供应商各种杂费及租赁费用财务部汇总采购部及营运部各项费用，列明细表财务列《未交款供应商明细》交采购部催交本月收款工作到期后，财务部将各表交至指定部门《已交款供应商明细表》《未交款供应商明细表》《合同已到期供应商明细表》总经理采购总监采营购部运部超市联营供应商结算流程
每月指定对帐日期，联营供
应商到财务部查询销售额
及可结款金额
与财务部进
结算组对帐员审核结行对帐，核否对柜台每日款金额是否正确
交款项（营业额）是
收取联营供应商
各种杂费
财务部根据合同查验收取否分成额是否超出保底数
是采购部经理签名提出处理意见通知联营供应商开发票到财务部结算
采购总监审核是财务确认支票日意见是否保留期，出纳员付款
该供应商
否总经理签名同意
通知采购部、营运部、
财务部淘汰供应商
供应商清算
8采购部书面填报各供应商特别费用清单财务部汇总各项费用，列明细表本月结算到期后，财务部将以下各表交至指定部门：《正常结算供应商明细表》《保底额结算供应商明细表》《合同已到期供应商明细表》总经理采购总监采购部营运部超市代销结算流程
采购查询供应商可结算金额并填单签名采购部书面填报供应商特别费用清单财务部汇总各项费用，列明细表财务部核对应结款余额，收取供应商各项费用采购总监签名同意财务总监签名同意供应商按单开具结算发票财务部确认支票日期出纳员付款，在电脑系统内做付款确认财务每月交《代销供应商结算情况表》于总经理超市购销（先货后款）结算流程
每月5日至15日供应商持验供应商检查验收单和送货收单至彩虹超市财务部对帐单并更正财务部对帐组将供应商验收无单和电脑验收单进行核对否确定供应商验收单与检查门店入库电脑验收单是否平帐单是否有误是有补做调整单待处否财务部检查单据采购及店面在每数量有误，由金额有误，由是否已到结算期月4日前统计供应理收货部提出采购部提出商的各项应扣费解决方案解决方案到期用财务部结转已平帐单据，财务总监结转不平帐单据同意财务总监审批交采购主管/经理签名确认应付款金额，权限金额范围之外采购总监签名确认总经理签名同意权限金额之内财务总监签名同意通知供应商在每月21日至28日领款并提交增值税发票财务部确认付款日期，出纳员付款并在电脑内做付款确认
超市购销（先款后货）结算流程
采购部与供应商协商商品付款条件并签订合作合同不同意采购总监确定合同内容、付款条件是否符合要求、签名同意财务部合同副本备案总经理在合同上签名，盖公司合同章采购部合同副本备案采购部填写《现金使用申请单》
供应商合同副本备案采购总监在《现金使用申请单》上签名财务总监签名确认并且查验合同书采购员下订单财务部出纳员与采购员提货并且付款
超市类别单品数量管理流程
采购总监及采购部经理根据公司情况，确定商品类
别及每类应做品种类不妥
列分类商品数量表报总经理审批
同意
由总经理、采购总监与其它高层领导1、确定各采购分管大类
2、确定各大类应有商品品种
3、确定各大类应占用面积及楼层位置
由电脑部1、录入商品分类资料2、设定每类商品种类3、设定各采购主管分类管理权限
采购总监每月至少一次查询分类商品情况类别实际单品数是否符指标通知采购总监或采购部经理，由采购总监或采购部经理汇报差异原因差异较大差异原因合理调整类别是否合理中单品数量指标不合理采购部负责整改，增加新品或淘汰滞销品完成，下次再查12
超市赠品送货流程
采购部、店面执行商品进货流程1、录入商品验收单收货部2、手工填制赠品收货单一式两联，收、付货双方代表签字后自留一联，另一联返供货商。3、执行商品入卖场流程4、赠品入赠品库店面1、根据用途，从赠品库中提出赠品，组织发放。2、未发放完的赠品，视具体情况上报有关领导批准后，可移交行政库、供货商或转为自营商品出售。行政库供货商该类商品经营柜组店长
超市场内、场外促销活动流程
1、供应商自行举办的活动：
供应商
采购部
财务部
企划部
店面
2、公司举办的活动：
采购部财务部
企划部
向采购部提出申请，并上报活动方案1、审核方案，与供应商洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。2、视情况制定费用标准。3、采购总监审核、签批。4、开具交费单据。收取费用，开具收据。审核收据，安排活动安排活动场地1、拟订活动方案，通知参加活动的供应商，并与之洽谈活动所需人员、场地、物品等事项。2、视情况制定费用标准。3、采购经理审核、签批。4、开具交收单据。收取费用，开具收据。1、审核收据。2、企划部通知相关部门配合工作。
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