驻外办事处日常行政管理及工作制度

驻外办事处日常行政管理及工作制度

驻外办事处日常行政管理及工作制度

为适应公司的发展需要，加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度，凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。

1、考勤管理：驻外办事处由于远离企业本部，其日常活动游离于公司视线之外，因此，作为管理体系中的考勤管理尤其重要，它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障。驻外办事处的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准，行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式，营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤。上班时间开始后30分钟内到岗为迟到，上班时间60分钟后到达或下班时间超过30分钟前离岗为旷工，并对迟到、早退或旷工按公司规定予以处罚。对于请休假方面，请休假要填写请假单，履行正常请休假流程，对于无故超假、或不及时销假，不以程序操作者，予以旷工或罚款处理，以维护制度的权威性。

2、资料管理：驻外办事处在设立后，会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料，对于这些资料，作为驻外机构的负责人，要安排行政人员定期进行检查和整理，确保公司资料、文件的完整与有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理，如月度计划、月度报告、相关报表、往来传真件、总部资料、日常报表、审批报表等，便于领导的审查，如发现管理不善者，将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程，并不得给无关人员查看，特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、客户档案状况等资料，要做安全保存，有相关内容的电脑要设置屏保密码和开机密码，机密资料要设打开权限密码，违反规定者，要根据情节轻重，给以警告或相应经济处罚。此外，驻外机构工作人员，除非工作需要，在工作时间内不得浏览与工作无关的网站，若违反规定，要给根据公司制度给予相应的罚款处理。

3、财产管理：驻外办事处由于工作需要，须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些商务礼品，这些物品都属于企业财产，因此，任何员工都要爱护和珍惜，不得随意破坏，驻外办事处设立后，所有财产都要填写《财产清册登记表》，并传真回公司存档。各驻外办事处负责人为财产责任人，富有对财产的保管和监护权，对于损坏财产的行为，要追究财产负责人的责任，财产负责人也可以相应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用，纳入营销管理费用。如驻外机构负责人工作调动，可以将财产责任转移给下任或授权人，公司对原财产负责人进行财产离任审计，并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者，经查处，要处以虚报数额数倍以上罚款，严重者予以免职。4、办公管理：驻外办事处作为企业在外设置的一个“窗口”，代表着公司的形象和风貌。因此，作为驻外办事处的所有人员都要在精神状态、言谈举止、服饰礼仪等方面，处处展示企业良好的素养。驻外办事处的办公场所要保持干净整洁，并不得随意留宿企业规定以外的人员住宿，违反者要予以经济处罚，办公人员上班期间，要衣冠整洁、仪表端庄，工作时间内不能穿拖鞋、睡衣、听歌、玩游戏、上网聊天、接待与工作无关的外人等。办公区要突出，所用房子面积要占总面积的50%以上，办公区要有明显的办公气氛。驻外办事处的人员个人手机号码或驻外办事处电话号码更换时必须提前向公司本部申请，未获得批准而更改电话号码导致公司无法联系者，要予以重罚。

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湖南崇友电梯公司驻外分公司（办事处）管理制度

第一章工作职能与岗位职责

一、分公司/办事处组织架构分公司总公司办事处营销经理（1人）助理（1人）营销经理（1人）助理（1人）财营工工营程会销程销专代专专代员表员员表一若一一若人干人人干

一、编制设置原则：

分公司：营销经理、营销助理、财务专员、工程专员、营销代表，其中财务专员由总公司委派；营销助理1人、技术专员1人、营销代表若干人(由分公司根据实际情况确定，有关费用按总公司费用分解及目标协议书约定执行)；

办事处：营销经理、营销助理、工程专员，可设营销代表若干人。二、分公司／办事处工作职能

各分公司／办事处是湖南崇友电梯销售有限公司的驻外销售机构，是企业向市场延伸的重要窗口，其管理直属于湖南崇友电梯销售有限公司。分公司／办事处代表公司的利益履行如下职能：

1．分公司／办事处根据公司的年度营销方案，承担公司下达的年度销售任务，并组织销售人员的二次任务分配。

2．分公司／办事处根据公司的任务指标，可按要求报招聘计划，经审批后，由总公司负责组织、招聘、培训所需要的营销代表。

3．分公司／办事处负责当地市场的开拓、客户资源开发和管理；

4．分公司／办事处代表公司负责与当地客户的联系协调和销售业务的往来。

5．分公司／办事处负责对所辖区域崇友电梯产品的售前、售中、售后服务，处理客户关系和用户的投诉情况。

6．分公司／办事处负责组织、策划、执行公司在当地市场的产品宣传、品牌宣传、企业形象宣传，提升品牌和企业在当地的知名度。

7．分公司／办事处负责对当地职能部门的联系、协调，处理好公司在当地的公共关系，确保销售业务工作的顺利进行。

8．分公司／办事处行使对公司在当地的财产的保护管理权，确保公司的财产、人员安全。

9．负责收集、整理、反馈当地市场信息及同行竞争品牌的营销动态。10．根据公司的有关规定，执行和负责各项资金回笼、费用结算工作。三、分公司／办事处岗位职责(一)分公司／办事处经理的职责：1．对本区域销售工作的管理

a.代表分公司／办事处，接受公司分配给该区域的全年销售任务，并确保如期完成。b.分公司／办事处经理在接受公司分配的任务后，要认真分析研究市场，并对所负责区域

进行合理细分。

c.负责作出全年销售工作计划，并对本区域的销售任务进行二次分配。将本区域的营销代

表分区域、定任务，以书面形式呈交营销管理部作为全年工作考核依据。落实二次承包方案，作为年终奖金核算依据。

d.各分公司／办事处经理负责公司有关政策精神的传达和安排执行，督促本区域营销代表

的工作，定期完成公司下达的各项工作指标，同时指导、帮助营销代表提高业务水平。e.各分公司／办事处经理行使对该分公司／办事处的管理权，按有关规定统筹好分公司／

办事处的营销代表的工作，负责分公司／办事处人员的工作安排调动。对该区域的公关费用进行项目和阶段合理计划分配。

f.管理、监控、指导分公司／办事处所有人员对公司规定的各项管理办法流程的执行，杜

绝违反公司规定及损害公司利益的违法行为发生，如有违反公司管理规定造成公司利益蒙受损失的，经理要承担直接管理责任和经济处罚。

g.负责对分公司／办事处的各项费用的计划、分配、监控，合理、公开、公平地开支各项

费用。

h.负责对分公司／办事处各项固定资产办公用品管理和保护，保证公司财产不受损失。i.每季度根据分公司／办事处人员的工作表现，进行工作成绩和业务能力的考核，填写“季

度评分表”，配合公司对分公司／办事处人员的年终奖金及定级考核工作。j.负责建立分公司／办事处的销售台帐，对各经销单位的投款和提货情况随时检查，严格

执行现款现货的政策。

k.每月必须组织驻外人员召开一次业务会议，并负责组织营销代表按时完成“本月工作总

结、下月工作计划”，以及所有公司要求反馈的各项报表。l.负责对分公司／办事处电梯询价及合同修改等各项事务的衔接、沟通工作，做好每单项

目策划。

m.负责对分公司／办事处审核业务员的产品报价及项目预报跟踪管理。对本部门的营销业

务人员提出的工作要求，必须在规定时间内解决，如不能马上答复的，应及时向总公司报告，在一天内答复。

n.负责对分公司／办事处代表总总公司同客户修改和签定产品销售合同与安装合同。o.负责对分公司／办事处在接到邀标书后，本部门必须在二日内完成标书制作，第三日务

必将标书送总经理审查，遇特殊情况，只许提前，不许延后。p.每周六参加由总公司主持的会议或培训。q.执行总公司交办的其他事务。2．与各部门的协调管理

分公司／办事处经理要与公司营销管理、用户售后服务等部门密切配合，确保销售工作

的顺利开展。

协同技术专员处理好与当地各职能部门的关系。协同技术专员，组织营销代表加强对本区域的安装维修服务网点的建设和管理工作，处

理好客户的投诉以及与商业单位的关系。3．分公司／办事处经理的权限：

行使分公司／办事处的销售任务的计划分配权。行使分公司／办事处人员的定岗分区，调动权。

行使分公司／办事处人员的考核和解聘、建议调离权。行使分公司／办事处的各项费用计划、开支、监督使用权。行使分公司／办事处人员的工资、分配建议权。行使售后、售前服务的处理和建，议处理权。行使分公司／办事处财产的管理、控制保护权。

(二)、营销助理的工作职责：

1．协助分公司／办事处经理开展分公司／办事处的各项管理工作，为搞好本区域的销售工作，共同领导和组织分公司／办事处人员开拓市场，服务市场、培育市场。

2．在主管副总的领导下，对营销部经理负责，随时向客户宣传湖南崇友的服务理念，并为用户推选合适的产品。

3．负责协助业务人员制作报价和投标文件。4．负责电梯销售合同的整理、管理、归档。

5．主持的每项目合同协调会，建立电梯销售台帐，按合同要求安排申报电梯排产（预付、定金）款、提梯款。

6．提梯前半个月由营销助理通知公司检查安装电梯基建准备工作，要求客户以书面形式告知我公司，营销内部与本公司相关业务员沟通，我公司工程售后部人员配合协调。

7．负责电梯运输、安卸、装饰事宜与相关人员的联系和沟通。提前一星期通知公司和本公司业务员及工程售后部一起协调卸梯事项。

8．制定电梯销售计划，掌握电梯销售技巧，积极开拓市场，按时完成公司下达的销售任务。

9．负责制定电梯培训计划。

10．根据业务台帐，提醒财务人员催收货款，并要求业务人员配合。11．对商业单位的来款汇票，必须当天传真回公司财务科，在传真件上签名确认收讫日期。并做好分类登记，详细记录，如：投款日期、汇票日期、汇票号码、金额、承兑汇票到期时间及承兑期几个月等

12．执行公司上级交办的其他工作。

(三)、营销代表的工作职责：

1)营销代表必须全力配合分公司／办事处经理、用户服务中心主任开展销售及售后服务工

作，如期完成本区域分配的销售任务。

2)在接受公司分配的任务和区域内二次分配任务后，必须拟定一份全年工作计划，交分公

司／办事处经理审核，并呈交总公司作为工作考核依据。3)在主管副总领导下，对部门经理负责。随时向客户宣传湖南崇友的服务理念，并为用户

推选合适的产品。

4)从建立初级信息开始，以高度的责任感完成本职工作任务，认真执行《电梯营销业务流

程细则》。

5)及时向部门经理汇报项目预报跟踪的信息。合同签订后，应主动报告部门经理要求安装

售后人员协调勘察本单电梯工地。

6)负责产品询价、报价，在接到邀标书后二天内完成标书制作，交部门经理审查，遇特殊

情况只许提前，不许延后。

7)接受领导书面指令负责同客户修改合同或签定营销合同。8)主动协调行政办公室和工程售后部安排接梯、卸梯事项。9)协助财务收取跟单项目的应收帐款。

10)负责协助工程售后部电梯安装及售后服务的客户沟通工作。

11)严格遵守公司保密协议，客户资料、项目状况、部门会议内容及其它销售部资料不得外

传。

12)服装整齐、洁净（着装具体要求见公司规章制度），上班时间内须保持精神饱满的工作

状态。

13)严格遵守公司上班作息时间，不迟到、早退。请假者必须填写请假申请单，批准后方可

休假，未办理请假手续者作旷工处理。任何请假以不影响部门工作为前提，请假手续按公司规定流程办理。（详见公司请假制度）

14)努力学习、提高自身的业务素质和专业知识，加强个人品德修养。要有工作责任心，争

取高效优质完成每项工作任务。

15)工作中服从管理，加强协作，积极主动反映工作中出现的新情况、新问题、并提出合理

化建议。

16)执行公司上级交办的其他事务。

(四)工程专员的职责

一、为营销部做售前工作，提供技术等方面支持。售前工作包括：

1、配合营销部确认土建参数2、配合营销部接受客户考察

二、电梯中标或签订合同后，与各方关系的协调，目的是使安装顺利进行，让客户满意。其中包括：

1、井道土建的前期跟踪与甲方的技术交底

2、到货前的准备工作，如卸货场地的安排、卸货、进场施工地等

3、安装中协调与客户、土建、监理、公司、安装队、技术监督局等各方面关系，参加甲方主持召开的会议，并解决安装中存在的问题。三、协助营销部签订安装合同1、物色适合的安装队伍

2、为安装合同内容及安装费用把关

四、为营销部进行井道整改预算提供技术支持1、确认井道整改内容2、提供施工方案

五、为营销部进行井道整改谈判提供技术支持六、电梯安装完毕与各方工作的交接1、电梯移交至售后部2、资料移交至营销部七、协助有问题的收款

如果因为安装问题影响收款，配合收款部门解决问题八、协助办理补缺件

提供补缺件数量、型号至营销部十、电梯移交后的售后工作包括日常保养、维修及急修

十一、协助营销部办理质保期内配件更换。提供补缺件数量、型号至营销部十二、配合营销部尾款及质保金的回收(五)、分公司财务专员工作职责：1、组织与职责：

1)、分公司财务人员由总公司直接委派，行政上接受所在分公司领导，业务上接受总公司财务部领导；

2)、贯彻执行总公司财务管理制度和销售管理政策；

3)、根据总公司财务管理制度和销售管理政策，协助经理制定分公司各项管理制度；4)、主管分公司日常财务会计业务，协助分公司经理搞好销售财务管理，参与分公司的销售管理；

5)、对于总公司的调入的各类存货建立进、出、存管理制度，完善手续，保证公司资产的安全、完整、增值；负责分公司客户往来帐目的核对、清收。

6)、协助分公司经理，制定销售回款回笼计划，组织销售货款回笼总公司；

7)、协助经理制定费用管理制度，正确划分费用种类，控制各项费用额度，严把费用开支关；

8)、按时向总公司填报各类报表及提供其他信息；

9)、负责分公司财务资料的审核，对分公司日常业务进行监控；11)、配合总公司各项业务审12)、保管分公司各种财务资料；13)、完成总公司临时交给其他任务。2、权限：

1)、对分公司销售管理实施财务监督；

2)、对总公司制定的财务管理制度和销售管理政策享有实施权。3、工作要求：

1)、正确设置和使用会计科目，组织安排分公司会计核算工作；

3)、严格执行分公司费用管理制度，履行费用报销审核权，对违反公司财务管理规定的行为及时制止、纠正，对重大问题提出处理建议并上报总公司；4)、按各项目资金费用使用建立明细帐。

5)、按客户提货型号、数量、金额及回款等明细内容设置应收帐款明细帐，并及时与各客户核对。

6)、建立并登记现金收支日记帐，掌握分公司费用基金的使用情况。

8)、按公司规定，设置客户待开发票登记台帐，序时登记、跟踪客户开具增值税发票之数据资料。

9)、设置客户银行票据登记台帐，序时登记、跟踪客户开具的银行票据的传递情况。10)、按时向总公司报送各类报表。11)、严守公司秘密，维护公司利益。

12)、定期与总公司核对各个会计科目，并将核对情况反馈总公司。13)、月底费用备用金流水帐复印件，寄回总公司审核、备案。

14)、协助分公司经理处理日常业务。

第二章分公司／办事处日常事务管理

一、分公司／办事处地点设立条件

1．各分公司／办事处应在各省的省会城市或直辖市设立以及业务量大的地级市。2．为树立崇友电梯良好的公众形象，要求所有分公司／办事处的选址和装修必须符合下列条件：

*分公司／办事处应选在市区交通便利，有停车地点的地方；*分公司的办公室装修必须符合公司的VI设计要求；

*分公司人员生活区必须与办公地点分离，住宿地点设在分公司附近。二、分公司／办事处文明办公规定1．上下班纪律：

*分公司／办事处全体人员必须严格按规定时间上下班(9：0017：30)，不迟到、不早退，不得无故旷工(包括开会、学习培训等)。

*各分公司人员每日上班必须按要求着装和佩戴工作牌；

*在办公区域要精神饱满，积极工作，不打瞌睡，坐立要端正，不准有坐在桌面上、脚放在桌面上等不雅观行为。

*不准在办公场所进行娱乐活动，做与工作无关的事。

*办公场所要保持环境清洁，不随地吐痰、乱丢废弃物、办公用品摆设整齐(包括门口一带的环境清洁及门口通道不堵塞)。

*必须遵守岗位操作规程，履行岗位职能，未经分公司经理同意不能代岗，确保工作质量。

2．礼仪：

*接待客人时，服务要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意个人形象及保证环境干净舒适。

*分公司／办事处经理、业务员会见客户时要着装得体、注意形象、礼貌待客、言行举止大方得体等。

*要按约定时间赴约，不迟到、不失约，如有特殊情况不能准时到约定地点，则要向对方事先声明并道歉。3．电话用语规范

*电话三声铃响要接听，礼貌用语要牢记。接电话：“喟!您好，崇友电梯XXX办事处，”；打电话：“喟!您好，我是崇友电梯XXX办事处的XXX，请问”挂电话：“好的，谢谢您!再见”等

*语言要清晰，当遇到对方电话听不清楚时，要礼貌地向对方声明，确保通话质量。4．回总公司考勤规定：

*驻外人员在回公司第二天必须到总公司办公室报到；返回办事处的前一天到总公司办公室登记。

*差期或奉命回总公司参加会议、培训等期间按公司规定时间上下班、不得缺席；会议结束后必须及时返回分公司／办事处，途中不得逗留。5．信息传递制度：

*分公司／办事处经理分公司／办事处经理负责有关政策的传达和贯彻执行每月必须召开例会，传达公司精神，分析总结上月工作情况，下达本月工作计划并布置工作任务，各员工不得缺席，违者按分公司／办事处有关规定扣罚。

*关心、支持下属工作并虚心听取下属的意见；员工有意见必须以诚恳的态度向上级

反馈，不得无礼指责或辱骂上级。违者视情节轻重作扣罚或调离岗位的处理。三、分公司／办事处文件档案管理内容

1．销售台帐(总台帐、分区分类台帐)、库存报表；2．承包项目台帐(工资、费用)；

*做好每月的工资分配台帐(包括内聘与外聘人员)；*做好每月分公司／办事处及各区域的费用台帐。3．基础资料档案：

*公司提供的各类产品的证书资料；

营业执照(复印件)；价格表及营销方案；各类报告；各类合同协议；公司各类文件档案

4．分类目管理存放，文件查找、检索，确保文件的齐全及机密。四、制度适用范围

本管理制度适用于湖南崇友电梯销售有限公司分公司／办事处。

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