材料账务员管理细则
会计与材料账务员管理
什么是会计？
会计是一门随着社会经济环境的变化而变化、发展而发展的动态科学，会计至今尚无一个完整而公认的定义，目前比较倾向的定义是这样的：会计是以货币为主要计量单位，以会计凭证为依据，利用专门的方法和程序，对特定对象的经济活动进行全面、综合、连续及系统的核算和监督，并向有关方面提供以会计信息为主的经济信息系统。会计有两大职能，就是核算和监督。
一、会计核算职能
会计核算是会计工作的重要组成部分。会计核算是以货币为主要计量单位，对企业、单位一定时期的经济活动进行真实、准确、完整和及时的记录、计算和报告。以货币为主要计量单位，是会计核算的显著特征。会计就是要以货币为计量单位，去记账、算账和报账，以便真实、完整、准确、及时地反映企业、单位的经济活动情况。
会计核算要求做到真实、准确、完整、及时和比较。
（1）真实。真实性是对会计信息质量要求的第一原则。是指会计核算应当以实际发生的经济业务为依据，如实反映企业财务状况和经营成果，做到内容真实，数字准确，资料可靠。只有会计核算记录的数字和情况是真实的，才能保证记账、算账、报账是真实的，会计资料才是有用的。真实是会计的生命。会计核算的过程应当如实再现经济活动的全貌。
（2）准确。要求对会计事项的处理是合理、合法的，有关数字的计算是正确的。（3）完整。要求对企业、事业等单位的生产经营活动和其他活动的各方面或全过程都得到全面的记录、计算和报告，不得有所遗漏。只有会计核算完整，才能为领导、有关单位和群众提供全面、正确的资料，才能为领导做出经营决策，有关单位制定政策、计划，群众参与和监督经营活动，提供有效的依据。
（4）及时。是要随着经济业务的发生，按时得到会计处理和记录、计算，并根据有关规定按时向有关对象报告。及时为单位领导提供会计信息，有利于领导在激烈的市场竞争中做出正确的决策；及时为企业各部门提供会计信息，有利于对生产过程的耗费进行控制，提高经济效益。
（5）比较。是对发生的经济业务从多方面进行比较，作出恰当的估计和判断，做到投入少而产出多。如企业采购材料，销售产品。比较包含在会计核算的过程中，才能发挥会计的应尽之责，会计之于管理的作用才能更好地发挥。人们习惯对一事项所说的合算不合算，就是看是不是经济、节约。可见，比较是会计核算的内核属性之一。
二、会计监督职能会计监督职能是会计监督工作应发挥的作用，或它应有的功能。会计监督的主体是企业、单位的会计机构、会计人员。会计监督的对象是企业、单位的经济活动。会计监督的内容主要表现在：
（1）监督经济业务的真实性。监督企业、事业等单位发生的经济业务是否真实，会计机构、会计人员对不真实、不合法的原始凭证不予受理。对弄虚作假，严重违法的原始凭证，在不予受理的同时，应当予以扣留，并及时向领导人报告，请求查明原因，追求当事人的责任。对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，要求经办人员更正、补充。发现账簿记录与实物不符时，应当按照有关规定进行处理。
（2）监督财务收支的合法性。就是要监督企业、单位所发生的经济业务是否符合党和国家的财经法律、法规、规章和国家统一会计制度的要求。凡符合有关规定的，会计人员予以办理。会计机构，会计人员对不合法的原始凭证，不予受理；对违法的收支，应当制止和纠正；制止和纠正无效的，应向单位领导人提出书面意见，要求处理；对严重损害国家和社会公众利益的违法收支，应当向主管单位或者财政、审计、税务机关报告，以便处理。（3）监督公共财产的完整性。企业、事业等单位的公共财产，包括其各项资产。会计机构、会计人员要监督公共财产是否得到很好的保管或正确的记录，账实是否相符。发现公共财产短缺或损毁，应查明原因，及时处理。
会计监督按照与经济业务发生的时间，可分为事前、事中、事后监督。事前监督指在经济业务发生之前，即审核其是否符合有关政策、法令和制度的要求，对于违法的经济活动，要坚决加以限制和制止。只有限制非法活动，才能鼓励正当经营；限制滥用、浪费，才能增产节约，增收节支。事前监督可收防患未然之效，使会计监督处于主动地位。事中、事后的会计监督是对会计所反映的经济活动情况及有关资料加以检查和分析。通过检查和分析可以发现问题，总结经验。对已发现的问题，要拿出整改意见，提出行之有效的措施。会计核算职能和监督职能是相互联系，相辅相成，不可分离的，核算职能是监督职能的基础和前提。监督职能的发挥能够更好地保证会计核算的质量。会计核算和监督职能的充分发挥，能使企业、单位的经营活动实现管理最优，效益最佳的目标。
材料账务员管理
材料账务员是指专门负责公司材料账务处理的人员，也就是材料会计人员。
1.材料帐务员必须具备会计学或相关专业中专及以上学历、取得会计从业资格证书，遵纪守法，热爱公司。2.材料账务员全部归口到各单位财务部（科）或综合管理部（科）管理，归口部门负责材料账务员的日常业务操作和其他日常事务管理工作。
3.各单位新增材料帐务操作人员,上岗前必须先接受财务部组织的业务操作培训以及培训后的材料帐务员上岗前资格认定，公司财务部给予其岗前资格认定，确认是否具备上岗条件。
4.材料帐务员调动必须填写《材料帐务员调动申请表》，并由材料帐务员所在单位财务负责人或部门负责人签字确认，然后报公司财务部审批。
5.材料帐务员调离后，其材料帐务员权限由其单位申请，公司财务部报请信息技术部予以冻结。
6.各单位财务机构必须组织本单位材料账务员每月月底进行一次存货盘点，并对其盘点数据的准确性负责，并负责及时对盘点结果进行原因分析与核查。
7.信息技术部负责协助公司财务部完成公司所有材料帐务员上岗前系统业务操作培训，定期进行系统内被维护的材料帐务操作权限进行清理，完成新增用户权限的审批，负责协助财务部完成公司所有材料帐务操作员系统操作权限的维护、设置工作。
材料账务操作管理1.材料基础业务账务操作管理1.1材料帐务员根据仓库查验收货后的供货清单进行账务操作，并审核供货清单是否规范，包括采购订单的创建，单据填写的准确性，供应商有无签名和我公司接收人员的签名。
1.2材料账务员根据仓库保管员填写的出库单据进行账务操作，并审核单据填写是否完整，保管员是否签名，接收方有无签字。1.3材料账务员根据仓库保管员发货后的领料单进行账务操作，根据领料用途将相应的物料发到对应的成本中心。
1.4仓库发料后应立即将单据交本仓库材料账务员处记账。具体业务操作参照《在途库存管理操作规范》执行。
1.5材料账务员在接到退货单据时应审查单据填写是否完整，供应商是否签字确认，再根据所退物料的库存类型做账务操作。
1.6公司各仓库材料账务员对仓库管理员的材料收、发业务有监督的职责；
1.7各单位材料账务员负责进行收、发、退、调拨单据的审核、录入SAP系统，完成收发货账务操作;
1.8材料收发存业务发生后，与之对应的ERP系统账务处理必须在当天完成。遇有晚班等特殊客观情况时，相关材料账务员必须向其单位财务部门申请，次日中午12：00前完成相关系统账务处理。1.9各单位材料账务员应定期核查各自所管仓库日常存货的账、卡、物相符率;
1.10各单位的材料基础账务如需调整的，材料账务员必须报请单位财务负责人签字确认后报总公司财务部门批准，未经批准擅自调帐的，除追究责任人的经济责任并取消其材料账务员资格外，将严格按照《会计法》等法律法规追究其法律责任。
1.11材料账务员对材料基础账务操作的相关单据签字的完整性、合法性负责，对于单据不符合要求的，材料账务员有权拒绝做入库、出库等账务处理，并及时报告单位财务部门。
1.12材料的收、发、调拨单据上的数量必须和实际数量一致，在进行账务处理前，仓库管理员配合材料账务员当场查验材料的数量、质量和尺寸要求，对于没有达到合同规定要求的，材料账务员及仓库管理员都有责任拒绝进行该材料的收发存操作和相关账务的处理。
2材料基础业务原始记录的规范管理2.1材料基础业务单据的保管
a、材料账务员负责审核每一笔材料收发业务单据的规范性、准确性，将与材料收发业务相对应的原始单据分类汇总编号装订，并在装订封面上注明年份和月份、单据的种类及起止编号，出现单据编号不连续的应在装订封面上标注并注明原因，留单位财务部门保存。b、对于跨工厂材料调拨单，材料账务员每月将财务联装订成册并打印汇总表，并经单位财务负责人签字确认后于次月第一周内交公司财务部。
2.2材料基础业务对应物料凭证的规范管理
a、材料账务员负责打印其系统操作产生的记账凭证，并在记账
凭证上签字，另加所在单位财务负责人审核签字。b、材料账务操作所产生的每一笔物料凭证后必须粘贴与其对应的原始单据财务联，按月装订成册，经经办人和该单位财务负责人签字确认后留单位财务部门存档。
扩展阅读：账务管理制度
标准编号天威新能源控股有限公司版次仓库账务管理制度
TN.LWZ.02-201*A实施日期201*年4月1日1目的：保证账务人员在收、发、存的数据登记过程中能按规范执行，避免人为原因造成
的数据录入错误。
2范围：本规定适用于物资管理部系统账务处理，部分仓库现场物料卡登记。3职责：
3.1账务员负责所管辖事业部的系统数据录入及时、准确、完整，负责单据的收集、整理。3.2账务主管负责检查、考核账务人员的日常工作，对所有账务工作负总责，对各账务员提交的单据进行归档。
3.3仓库管理员负责现场物料卡的收、发、存登记，并保证记录正确、完整、及时。3.4仓库主管负责监督仓库管理员物料卡的登记情况、使用后物料卡的收集、整理、归档。3.5物资管理部部长负责检查、考核仓库现场和账务人员的日常工作，并对所有账务工作负总责。
4出、入库账务管理规定
4.1原辅料、五金、备件、劳保、外协原辅料入库账务管理
供应商送货时（原辅料、五金、备件、劳保）,仓库账务必须先在ERP系统中查找相关
订单,查找到相关订单后根据供应商送货单信息核对系统订单信息；对于送货单数量小于订单数量的按送货单数量录入ERP系统；对于送货单数量大于订单数量的按订单数量录入，余额由采购部流转下个新订单予以执行；数据录入完成后打印采购入库单并交仓库管理员进行收货并报验，检验合格后再根据实际入库情况作最终系统数据（审核）确认。4.2供应商样品入库账务管理
账务员接质管部《供应商送样通知单》通知库管员收货，账务员根据供应商样品送货单办理样品入库，有价值的样品入到相应的实仓，无价值的样品入赠品仓。并通知质量管理部、编制：发送部门份数校对：审核：批准：生产计划部安排样品使用。
4.3供应商直发原辅料入库账务管理（外协）
账务员接采购部提供的供应商《发货单》原件或者影印件以及外协厂家的收货确认单据原件或者影印件办理采购物资入库（两者缺一不可办理入库）。4.4成品入库账务管理4.4.1车间成品入库
账务员打印出车间ERP录入人员录入的《成品入库单》,交仓库管理人员核对入库；入库完成将实际入库数据交账务员作最终系统（审核）确认。4.4.2外协成品入库
账务员根据外协组提供的外协厂商的《成品入库单》原件或者影印见和质量管理部的质量检测报告办理成品入库。4.4.3研发产品入库账务处理
账务员根据研发部门提供的入库单办理入库。4.4.4样品入库账务处理
账务员根据入库申请部门提供的样品入库单办理入库（与车间成品入库相同）。4.5车间、职能部门领料出账务管理（包括五金、备件、劳保、原辅料）
4.5.1账务员接领料部门物料需求后打印《领料单》交领料员走完签字流程后，再交仓库
管理人员进行发货,仓库管理员只能照单发货不得随意更改单据,必须要更改单据的需由账务人员进行更改，单据更改后必须签名确认（更改方式与物料卡更改方式相同）。
4.5.2外协原辅料出库账务管理4.5.2.1
工厂内外协原辅料出库
外协组打印外协物料清单交付账务员,账务员根据清单打印《委外加工单》交由外协组走完签字流程后交仓库管理员发货,发货完成后账务员根据《委外加工单》做最终数据审核确认。
4.5.2.2供应商直发外协厂商原辅料账务管理
账务员根据外协组提供的外协厂家的收货确认单据原件或者扫描件办理物资出库手续。4.6成品出库账务管理
4.6.1厂内成品\\样品成品发货(出厂)
账务员接营销部审批完成后的《发货单》交仓库管理员发货；仓库管理员发货完成后反馈《发货单》给仓库账务员；账务员根据实际发货情况在系统中作最终发货确认。4.6.2外协成品发货账务管理
账务员接营销部《发货单》以及外协组反馈的外协厂家原件或者扫描件后办理系统发货数据确认。（以上两种单据必须审批完整，各相关部门签字完成后才可办理发货数据确认）。4.7退货账务管理
4.7.1不合格物资退货账务管理(退供应商)
账务员根据采购部审批完成后的红字办理红字冲销；冲销后单据交仓库管理员进行退货处理。
4.7.2生产余料、职能部门余料、外协余料退货账务管理
账务员根据领料部门审批完成后的退料清单打印红字予以办理退库,仓库管理员根据红字予以收货入库；最终的确认数据以实际收货情况为准；对于外协物资退库则由外协组来办理相同手续。
4.7.3不合格物资退货账务管理（退仓库）
物资领出后在使用过程中发现不合格的,账务员根据质量管理部来料检的不合格评审单,领料部门的退料清单办理红字并交仓库管理员收货；外协物资由外协组找账务办理相同手续。
5账务录入及相关单据的管理规定
5.1账务人员在仓库管理员收发货结束后1个小时内必须在ERP系统内完成收发货最终确认（仓库管理员在收发货结束后立即将单据交与账务员）（星期六的数据最终确认必须在星期日内完成，星期日的数据最终确认必须在星期一上午10点前完成）。
5.2禁止账务员未经领导书面签字同意随意红字冲销任何单据。其他部门要求红字冲销的单据必须由提出部门书面申请，经申请部门和物资管理部领导书面签字后再执行。
5.3禁止账务员私自更改、删除系统单据；必须更改、删除的系统单据必须填写书面申请，经部门领导同意后再执行；更改、删除次数将计入单据录入正确率的考核。
5.4账务员的ERP使用权限原则上只限于账务员本人，其他人员未经部门领导同意禁止使用。
5.5每月20号（结帐日）前，账务员必须协调相关部门和相关人员完成当月所有未清单据的系统录入工作；对逾期不能完成的单据进行统计，并告知相关部门领导；单据结清后及时打印盘点报表并监督盘点情况。5.6账务员应不定时打印盘点表与仓库管理员核对库存状况，以确保账、物、卡一致；对异常情况需协助仓库管理员查清差异原因。
5.7如果因系统原因导致系统单据不能打印的，账务员可以使用手工单据，但手工单据必须在次日完成系统单据的转换。
5.8禁止账务员先做账后收、发货，禁止账务员未经领导同意走空账。
5.9仓库所有数据均属公司机密，禁止账务员和仓库管理员未经许可将仓库数据提供给非业务关联部门甚至公司外的个人或者单位；非关联部门因业务需要确实需要查询相关数据，则必须出具部门领导审批通过的《数据查询申请表》。
5.10单据如果需要修改，账务员必须在修改处画横杠签名确认，禁止在更改处进行涂抹，不签名、不签日期。
5.11账务员每天下班前需收集整理好当日所有单据，单据整理可以根据签单日期的先后或者单据号进行整理，禁止账务员丢弃单据。
5.12仓库单据必须连号使用，对于因异常情况导致的废单，账务员必须进行登记，该登记表在单据归档时一并交付物资管理部内勤。
5.13仓库相关单据的保存期为3---5年；保存期满后内勤人员可以申请报废。
5.14所有仓库单据字体必须清晰、易辨认，相同的单据不得出现两种甚至更多的版本、格式。
5.15所有单据签收时，必须签署日期；而且日期禁止随意提前或者延后；有时间点要求的必须签上时间点。6物料卡使用相关规定
6.1物料卡登记必须字迹清晰、工整，最好用不褪色的碳素笔填写，确保物料卡归档后在保存期内不褪色；结存数据未归零的物料卡必须放置在对应的货物上。
6.2仓库管理员在建物料卡新卡时需核对实物、单据，确保物料卡、单据、实物三者数量、名称、规格型号、批次一致。
6.3仓库管理员在发货过程中需先登记物料卡再发货，发货后需核对物料卡与实物是否一致；不一致的需再次核对本次发货情况并报告仓库主管，核对无误的需追溯上几次的收发情况，直到查明原因。
6.4仓库管理员在日常货物存储过程中需不定时以物料卡为盘点依据进行盘点，了解库存情况以便检查出日常登记时是否有漏记、少记、多记、错记情况。6.5物料卡在使用过程中如果有破损情况则仓库管理员需及时补卡。6.6物料卡原则上只能一卡一物（如果货物数量少、发货频次低的可以一物一卡多批次，多日期），出现发货次数多而单卡不够用的需续添新卡，新卡的卡号与旧卡必须一致，新旧卡在卡号后面注明1、2、3。。。。。。若干页次。
6.7仓库管理员在日常工作中因书写错误需要对物料卡数据进行更正的,用红色笔对需更改部分画上横杠,在横杠上方或者后面填写正确数据,更正后需签名确认（禁止在更改处进行涂抹，不签名、不签日期）。
6.8仓库管理员在单卡结存数据归零后且不再使用的需及时按货物种类和日期先后收集、整理并交仓库主管归档管理，交接过程中做好交接记录，禁止丢弃使用完的物料卡。6.9仓库主管将整理好的物料卡交付物资管理部内勤存档，内勤需做好相关交接记录；物料卡的保存期限为2年。
6.10物资管理部内勤每月将已达到最大保存期限的物料卡申请报废。7相关单据
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