备品备件计划、采购管理规定01
编号：M/0138-05-03-3-01修订状态：0发布日期：201*.9.4备品备件计划、采购管理规定
批准：王新霞审人力资源部：核编写部门：张桂林编写：乔彦强编号:M/0138-05-03-3-01修订状态：1/0青岛啤酒榆林有限责任公司发布日期:201*.09.4管理标准编号：管理标准/榆林公司/采购管理标准/生产部/三级文件/1名称：备品备件采购计划、采购管理规定1目的
1.1目的
规范采购流程，科学合理地采购备件，优化库存备件储存结构，提高备件的有效利用率，降低资金占用率，特制定本制度。1.2管理原则：
若各部门有违反管理原则事项需提请公司高层领导审批，总经理批准，否则将追究重大授权违规责任。2适应范围
本制度适用于公司所有备品备件的采购。3采购申报流程
3.1备品备件采购申报流程
3.1.1使用部门每月20日前根据生产经营需要及设备情况，编制“备品备件采购计划”注明备件名称、规格、数量、编码等信息，并注明用途（技术改造、大修理、日常维修），先由各部门二级库库管员核对是否库存已有（库管员签字确认），再由部门设备主任审核是否超库存限额（签字确认），经部门第一责任人签字审批后报工程部审核。
3.1.2工程部接到各车间所报采购计划后和库管员对计划进行审核，确认备件型号，检查ERP编码的规范与否。对于不必要采购和重复申报的及时和报计划车间沟通，从全局出发，确保不影响生产且不造成积压。
3.1.3上报的备件计划中必须明确备件名称、型号（必要时提供厂家信息），并查出ERP系统中相应的ERP编码。表述不明确的，在备注栏里注明使用出处。因车间上报计划型号不详尽或不明确导致采购回来的备件不能使用，后果由报计划车间承担。
3.1.4工程部在每月25日前对各部门“备品备件采购计划表”进行审核无误后，汇总编制“公司月度备品备件采购计划”，报生产部综合库库管员确认是否已有库存，主管仓储部长审批。最后由主管领导、财务部、总会计师、总经理签字后将备件计划纸质版及电子版一并交与生产部。
3.1.5生产部采购员进行询价、比价完毕后打印由生产部部长、工程部、财务部、主管领导、总会计师、副总经理、总经理签字审批后及时下订单进行采购，所有程序在每月15日前审批完毕。编号：M/0138-05-03-3-01修订状态：0发布日期：201*.9.4备品备件计划、采购管理规定
3.1.6原则上不产生紧急计划，确因设备意外故障，需紧急采购的，可报紧急计划（按备件计划标准模板）。同时写一份紧急计划申请交分管领导及副总、总经理签字后交工程部备案生产部执行紧急采购。3.2采购申报流程图如下：
各使用部门制定“备品备件采购计划”部门二级库库管员审核是否已有库存部门设备主任审核是否超库存限额部门第一责任人签字批准
总会计师审批财务部审核主管领导审批生产部综合库库管员确认是否已有库存，主管仓储的部长审批工程部部部长审批工程部汇总编制“公司月度备品备件采购计划”总经理审批工程部将计划交与生产部实进行询价、比价生产部部长审批财务部审核生产部执行采购总经理审批副总经理审批总会计师审批主管领导审批
4采购
4．1各部门任何备件不得自行采购，如发生自行采购的，自行处理。月度计划不得补报。4．2每年年初与各备件供货商签订备品备件采购合同，对双方行为进行规范，以防范风险。4．3采购计划确定之后，根据计划选择相应的供应商进行询价、比价。
4．3．1为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，对于生产运营所必需的商品，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。同类型产品供应商的家数愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。
4．3．2从经营情况、供应能力、技术能力、品质能力等方面评定，每年进行从质量、运货、价格、逾期率、是否配合等方面综合打分、对供应商进行考核、确定最合适的供应商。4．3．3凡未通过招标确定供应商价格的物品的采购，每次采购金额在201*元以上的，必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。对于单价大于10000元的备件，必须签订备件采购合同。编号：M/0138-05-03-3-01修订状态：0发布日期：201*.9.4备品备件计划、采购管理规定
5交货验收及财务
5．1采购的备品备到厂后，生产部负责通知件并要求各部门设备工程师、综合库库管员、财务部参与监督，20分钟内到达现场验收、核对备件型号、检查质量与本部门申报计划是否相符，验收合格后签字确认，（20分钟内不到场的部门处罚负责人50元/次，若备件管理人员不在可委派部门其他相关人员进行验收确认）方可入库，入库并建立备品备件质量跟踪表（5000元以上备件），领用部门负责跟踪反馈使用情况，在年终供应商评价表中体现。验收合格的办理入库手续。不合格的做退返厂家处理。
5．2货到后及时沟通供货商开具发票，票到后及时到财务部报账。
5．3按月根据财务挂账额及可付额度做付款计划，计划获批后及时填写付款申请单进行报批付款。6库房
6．1货到后及时办理入库手续，严格执行先入库后出库的流程进行办理，对于系统有订单，且货到库房的，不得以任何非质量原因的理由拒绝办理入库手续，当天内未及时入库的备件每次考核备件库管员50元。
6．2督促采购员对于临时采购未下订单的及时下订单，以备完成入库手续。6．3严格按照出库类别（月度维修、大修和技改）分发至各帐户别名中。
6．4货到入库后如需出库，应及时办理出库手续，没有出库单综合库有权拒绝将实物出库。对于暂时未下订单需紧急出库的可先行出库（给库房开具证明后），待下了订单后及时补办出库，以平衡账物。
6．5如需领用其他部门所报计划库存有的备件，需与相应部门沟通，征得对方同意后方可出库。并及时在本部门下月计划中报相应备件。
6．6综合库负责备件领用的监督管理，对于质保期较短的备件，严格控制采购量，避免库存时间过长而使备件丧失价值。相同备件采用先进先出的原则，先采购的备件出库完毕方可允许各车间出库后采购的备件。7、备件库存额度规定
7．1鉴于榆林市地域相对偏远，交通网还欠发达。根据各车间固定资产额度以及设备运行状况，为保证生产的连续运行，规定综合库备件库存总额不得超于45万元。
7．2各部门须有经营意识，根据各自备件库存额报月度计划，备件计划需考虑周全，做到前瞻性。避免造成公司流动资金在备件库沉积。
7．3工程部作为公司设备管理部门，每季度对备品备件库存量进行审核，分析费用并进行考核。若库存备件费用超标，将按超标额度的10%对车间进行考核。
7．4经查实存在库存备件超过10个月没有使用的，说明该备件计划失误，按备件价值的30%对车间进行考核。编号：M/0138-05-03-3-01修订状态：0发布日期：201*.9.4备品备件计划、采购管理规定
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备品备件管理规定
受控状态：
文件编号：XC/Z-DS-01版本/状态：B/1编制：审核：宋志东批准：朱新文分发号：
发布日期：201*年4月1日
河南龙成集团许昌矿业有限公司机电部
二OO九年四月
许昌矿业有限公司设备备品备件管理规定XC/Z-DS-01质量管理体系三级文件第1页共5页1目的
为了规范备品备件计划的申报审核程序、合同管理、质量跟踪验收管理以及库存收发管理、业务票据管理等工作，明确各单位在备品备件管理工作中的职责。
2适用范围
本制度适用于许昌矿业公司所有生产设备备品备件的管理。3职责3.1供应部
3.1.1供应部全面负责备品备件采购计划分配、执行和落实，负责备品备件的订购、催货、办理入库手续以及备件资金的结算工作；
3.1.2供应部收到各单位转过来的备件采购计划后应认真核对和审查，确保计划的各项数据正确无误，关健重要备件应通知使用单位和设备部门工程技术人员参加制造厂家的决定和技术协议签订；
3.1.3对非标件和加工件、新增件的图纸进行审核，对无人签字的图纸应拒绝受理，对有问题的图纸应及时向使用单位和设备部门反馈，问题解决后确认正确无误方可定货;
3.1.4采购计划应保证合同书写正确全面无差错，订回的备件应能分辨使用单位和所安装的设备名称以及规格型号等，并向备件库书面交接清楚；
3.1.5供应部备件仓库负责入库备件的验收、存储和发放的实施，各单位的备件仓库管理在业务上必须接受设备部门备件计划科的指导；
3.1.6供应部应保证供货周期，确保不因无备件而影响检修和生产，对一些数量多、金额大的备件可实行一次订货，分批分期交货入库，分期结算；
3.1.7供应部负责在备件回来后及时通知使用单位的计划员，关健重要备件应通知使用单位和设备部门技术人员共同验收；
3.1.8质保金的结算必须在质保期满后由制造厂家提出申请，使用单位负责人、设备科负责人签字及公司设备管理部门设备部门的签字确认质量合格方可结算质保金。
3.2各工段设备科
3.2.1各工段设备科备件计划员应认真审核各工段上报的备件计划，确保所有技术参数、数量等无差错，同时对非标件、加工件提供与实物一致的正式图纸一式三份，图纸应有两人以上签字，无人签字确认的将拒绝受理；
3.2.2备件计划需要各工段设备科科长核对签字认可，特殊备件、大型备件应有公司主管领导审批同意的报告方可申报计划；
3.2.3各工段进行技术进步、技术改造所需要新的设备和备件必须有专业工程师和设
许昌矿业有限公司设备备品备件管理规定XC/Z-DS-01质量管理体系三级文件第2页共5页备科科长审核并签字的方案或图纸，有公司主管领导批准的专题报告方可申报计划；
3.2.4申报计划前应到相关的备件库做好备件库存的确认工作；
3.2.5严格按照备件申报计划时间，每月第一周和第三周申报；每季度未月即三、六、九、十二月的第一周申报下度的季度计划，凡是供货和加工周期在三个月以上的备件均应在季度计划中申报；每年六、十二月的第一周应申报下半年备件计划，凡是供货和加工周期在六个月以上的备件均应在半年计划中申报；
3.2.6季度计划、半年计划中的供货制造周期在三个月和六个月以上的备件需要量一次性申报并注明分期分批进货的数量和日期；
3.2.7备件入库后，所报计划单位应及时将备件按所报数量出库;
3.2.8接到供应部的通知后，按时派技术人员参加关键重要备件的制造厂家的决定和技术协议的签订，参加其入库前的质量验收工作。
3.2.9在备件更换使用过程中，及时记录登记入《备品备件更换台帐》，在每月月将本月备品备件更换情况及时上报动力设备部门，以便掌握备件消耗情况。
3.3动力设备部门
3.3.1设备部门备件计划科收到各单位申报的备件计划后先把计划交机动科初审并签字再由备件计划科进行认真核对和审查，确保计划的各项数据无差错；
3.3.2对新申报的非标件和加工件的图纸进行全面初审，若有问题及时与申报单位联系解决，对于无人签字确认的图纸拒绝受理；
3.3.3对新审核的计划确保正确后签字留一份备查催货，其余的按时转交供应部；3.3.4设备部门配合使用单位对外协加工的备品备件与设备进行验收，供应部选择3-5家综合实力较强、信誉较好的机械加工企业由设备部门考察后判断能否满足我们加工件的制作的要求，然后建立长期业务合作伙伴；
3.3.5接到供应部的通知后，按时派技术人员参加关键重要备件的制造厂家的决定和技术协议的签订，参加其入库前的质量验收工作。
3.4.档案室配合对固定资产进行资料验收，负责做好固定资产的随机资料的归档工作。
3.5财务部负责对发票的审核、票据结算及付款工作。4管理内容
4.1采购计划业务管理
4.1.1各单位应将领导审批好的采购计划及时报送供应部。
4.1.2供应部在接到采购计划后，及时按物资类别和轻重缓急进行采购。
4.1.3采购必须按批准的采购计划采购，不得超计划和无计划采购。供应员对收到的
许昌矿业有限公司设备备品备件管理规定XC/Z-DS-01质量管理体系三级文件第3页共5页采购计划进行仔细核对，如发现备件名称、型号规格、材质等有错误或差错的，必须及时反馈使用单位和设备部门给予纠正。
4.1.4根据招标结果签订采购合同，在合同和入库验收单填写备件编码、备件名称及型号。
4.1.5每月月底前做好采购计划完成实绩统计，每月未完成的采购计划必须列出清单，作为下月重点解决，同时向使用单位和设备部门反馈信息。
4.1.6按合同供货期未交货的项目每月底向使用单位和设备部门书面反馈。4.2合同管理
4.2.1在对外经济业务活动中，均应按《合同法》的要求和规定订立采购合同，供应员在谈判时认真洽谈具体的合同条款，合同中必须有关于质量要求的条款，然后报部门主管及各级领导审批。
4.2.2供应员与中标或直接审批的单位签订合同，做到物资名称、质量标准、价格、包装方式、运输方式、费用承担、交货期限、合同承诺等都有明确的说明，并在合同上注明招标或直批。
4.2.3供应员在与厂家签订合同后要给各厂设备科说明供货日期，严格按时间供货。如有延期交货应及时向申报单位和设备部门反馈信息。
4.2.4制造周期在三个月和六个月以上的备件订货时应一次订货，并注明分期分批交货，财务结算也分期进行，以减少资金积压。
4.3备件验收
4.3.1对五金、电气仪表设备、机械标准件和备品备件类等物资到货后，仓库按《物资验收管理制度》进行验收，确认所购物数量、型号、质量无异议，在入库单上签名并填写实收数量，交仓库领导进行计划复核和验收复核，各库将入库单返回供应部。
4.3.2各单位A类设备重要的外协件和修复件由该单位设备科、设备部门共同筛选确认修复厂家，修复方案由各使用单位和设备科制定，设备部门审核，外协和修复件质量验收由供应部组织使用单位的车间、设备科、设备部门共同完成验收工作；对一般的外协和修复件由各厂自行验收，但各使用单位必须对修复和加工件进行登记，并将使用单位自己完成的修复件作为每月设备总结的一项内容，所有外协和修复件的费用结算必须有设备部门的签字，否则财务部不予支付。
4.3.3使用后方可验收的备件（含外协修理和技改项目）,由使用单位确认验收时间并通知供应部，由供应部组织设备部门和使用单位等相关单位到现场验收。
4.3.4提供给供方的重要图纸要有交接回收记录，在物资验收时及时收回图纸。4.4备件质量跟踪
许昌矿业有限公司设备备品备件管理规定XC/Z-DS-01质量管理体系三级文件第4页共5页4.4.1供应部签订合同时，备件加工件在技术要求不详细时必须签订技术协议，重要、关健的备品备件加工制造必须签订技术协议，同时应选择有较好质量保证能力和加工能力的厂家，制造厂家的决定和技术协议的签订应通知使用单位、设备部门参加。
4.4.2重要设备及备件在加工制造过程中由供应部组织使用单位、设备部门参与到生产厂家进行制造过程中的监制。
4.4.3备品备件的入库验收
验收人员的责任划分：（1）使用单位验收人员负责备件的几何尺寸、技术参数、安装连接尺寸是否与设备配套等验收，必须达到能够装配使用的效果。（2）设备部门验收人员的责任：备件的外观是否平整光滑，对照合同数量、重量等是否相符，提供的资料是否齐全等。（3）库房人员在验收过程中，可对质量或数量提出异议，在验质单上注明，同时在验收单上明确写出。
4.4.4使用过程中的质量跟踪
各使用单位对需要在使用过程中才能确认质量的备件在使用过程中将符合标准要求的跟踪资料交供应部，对不符合标准要求的跟踪资料及时交设备部门，并通知供应部。
4.4.5使用单位每月底上报由设备部门编制下发的《备件质量信息反馈表》，将有关备件质量信息反馈到设备部门，由使用单位负责人和设备科负责人签字认可，由设备部门反馈给供应部处理。
5检查与考核标准
5.1本规定由设备部门提供数据，综合管理部按经济责任制考核。5.2考核标准（各工段考核设备绩效分、各部门考核月度绩效分）
5.2.1备件计划不能与其它材料、工具混报，发现一次，扣1分。（考核单位：设备部门）
5.2.2追补计划每月超过一次的，每次扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.3出现重复采购计划每项扣2分。（考核单位：设备部门）
5.2.4对备件所报单位不按计划领用，造成库存积压的，每次考核2分。（考核单位：设备部门）
5.2.5分配采购计划未及时分配的，扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.6备件到货后没有及时通知使用单位的，每次扣1分。（考核单位：设备部门）5.2.7接收到的采购计划，发现有错误而未落实纠正的，扣1分。（考核单位：设备部门）
5.2.8对没有按要求填写合同和验收单而造成入库困难及错误的，每次扣1分。（考核单位：设备部门）
许昌矿业有限公司设备备品备件管理规定XC/Z-DS-01质量管理体系三级文件第5页共5页5.2.9各库房每周星期日下班前将前一星期的备件收、发明细（包括备件代码、备件名称、规格型号、供货单位、领用单位），以及发放后库存为零的备件用OA发到设备部门，不能按时提供每次扣1分，漏报者每项扣0.2分。（考核单位：设备部门）
5.2.10各种备件按规定摆放和保管，因保管库存不善造成备件损坏或影响使用，每发生一次扣1-2分，因保管不善发生备件丢失，每发生一次扣2分。（考核单位：设备部门）
5.2.11因工作责任心不强,造成超计划或无计划采购的，责任人负责退回处理的，视情节轻重，扣1-3分。（考核单位：设备部门）
5.2.12月度采购计划没有及时落实，采购备件没有及时到厂而影响生产的，扣3分。（考核单位：设备部门）
5.2.13因工作粗心，转抄计划差错，购回的物资由责任人负责调换或退回，未造成损失的，扣1分；如无法调换或退货，造成压库的，视金额大小，扣责任人2-5分，情节严重的加倍考核。（考核单位：设备部门）
5.2.14物资入厂，与仓库交接手续不全的，扣责任人2分。（考核单位：设备部门）5.2.15标准备件因备件质量而影响生产检修的，每发生一次扣供应责任人2分；非标备件因备件质量影响生产的，对使用单位扣1-2分；对设备部门验收责任人扣0.51分。
5.2.16因无备件而影响生产和检修：使用单位未申报计划的扣责任单位每次1分；供应部有订货未回而影响的扣供应责任人1分；备品备件库保管员造成有备件而发不出的扣保管员1分。
5.2.17对签批手续不全，而财务部却支付费用，每次扣2分。6质量记录表格式《备品备件更换台帐》7附则
7.1本制度由机电部编制。
7.2本制度由机电部负责解释、修订。
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