优秀文员必备
如何成为优秀的文员呢？要出色的完成一份工作,是需要一套标准来衡量的,文员也有自己的工作标准,下面我们来具体看看成为一个出色的文员的标准：:一:良好的文字处理能力,字迹清晰,书写工整.
二:良好的语言表达能力[比如得体的应对电话访问]三:善于与人交流,这有助于建立两好是人际关系.
四:应变能力强,因为文员经常需要陪同领导,出席会议,接待来客.五:能严格保守机密,谨慎处理保密文件.六:善解人意,能准确领会领导的意图.
七:能沉着处理紧急事故,因为领导不可能随时在你旁边.
八:能代表领导出席某些会议并讲话,准确,恰当的传达领导的意见.九:及时将公司内部,外部信息传达给上司.十:维护好办公环境,清洁办公场地.
十一:有良好的职业道德和强烈的进取心.十二:保持充沛的精力,具有一定的活力.十三:良好的安排时间能力[如出差时间等]
十四:记忆能力好,尤其对人名,电话号码...反应迅速.十五:有组织能力和团队精神.
十六:协调自己一上司,同事与上司之间的关系.十七:协助上司具体工作项目的细节准备,材料整理.
十八:积极主动的工作态度.十九:熟悉公司的所有部门.
二十:谦虚谨慎,知错就改,宽容大度.
二十一:在适当的时候给上司提出意见,建议.
二十二:熟练的管理文件,资料,文档,[归档,保存,查找,备份]二十三:会多种语言,能快速适应各种文化环境.二十四:掌握必要的电脑知识.
二十五:尊重领导和同事.热情,大方.
文员是公司的基层职员，一般从事文件处理工作，也有许多的公司从薪金上划分员工/文员/职员的级别，但有些公司对文员的要求很高，也赋予一些权力。也有可能是踏入管理阶层的第一步。
办公室文员的工作内容
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1.接听、转接电话；接待来访人员。
2.负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作。3.负责总经理办公室的清洁卫生。4.做好会议纪要。
5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。13社会保险的投保、申领。
14统计每月考勤并交财务做帐，留底。
15管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。16.接受其他临时工作.
行政文员职位说明书岗位名称行政文员任职人所在部门企管部岗位定员直接上级企管部经理主管签字执行日期应具备的条件和要求.一、学历：中专以上文化程度；二、工作经验：有文件管理工作经验；三、应具备的知识：1、文秘知识；2、文件管理知识；3、会做账表；四、具有强烈的责任心与团队意识；工作内容及方法简述
一、负责公司各类文件及外来文件的收集、发放、存档、借阅工作；二、负责起草公司行政会议及其他例会的会议纪要；三、负责各类文件的拆封、登记、传阅、催办等工作，做好公司各类档案的接受、整理、保管和统计工作，实行集中统一管理；四、负责各类文件档案的入库工作并做好统计；五、负责档案的借阅、复制和利用，根据需要，编制必要的检索工具和参考资料，注意信息反馈，为公司各部门的档案查阅提供方便，认真做好使用记录；六、及时收集各类档案，做好平时的立卷工作，并做好整理、修复、装订、编目和归档工作；七、负责归档文件的验收、鉴定，做到归档文件完整、签署齐全、装订整齐、分类科学、使用方便；八、负责定期清查档案，及时催讨借出的档案，做到账物相符；九、每天做好档案室的清洁工作和温湿度记录，落实防盗、防火、防尘等安全措施，对损坏或变质的档案，及时进行修补和复制；十、完成部门经理临时交办的相关任务。责任一、对文件数据的准确性负责；二、对所保管的文件安全保密负责；对工作程序的执行效果负责。权利有权拒绝不符合公司要求的部门或人员查阅文件……行政前台文员工作职责
１、接待工作：访客进入接待厅，应抬头行注目礼“您好,请问找谁?”,并请访客入坐，请示后引入相关区域，在一分钟内端上茶水，并负责加水、更新烟缸；
２、卫生清洁工作：烟缸不得超过五个烟蒂，访客离去后，三分钟内清洗好烟缸、茶杯；
３、总机服务工作：铃响三声内必须接听，“您好，XX公司。”；若自动转拨，三分钟内必须转为人工；来电找“总经理”，判定是广告类，不应直接转入，应问清何事后转接相关部门；
４、传真信息必须在五分钟内送达相关人员；５、负责收发管理报纸、信函；
６、安全工作：下班前检查复印机关机，关闭所有电源，负责关好门窗；７、接受行政助理安排的其它工作。
人事文员的工作就是协助主任做好日常管理工作。树立为领导服务、其它部门服务的思想。
办公室文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责：1.接听、转接电话；接待来访人员。2.人员的到职和离职的相关手续的办理。
3.负责公司员工薪资异动的人事基本资料的提供。4.员工调休假、请假、日出勤稽查统计表并及时将其异常状况江报於上级。5.负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。6.负责传真件的收发工作。
7.负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。8.做好公司宣传专栏的组稿。
9.按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。
10.做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。11.每月环保报表的邮寄及社保的打表。12.接受其他临时性工作。
13.管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。14.社会保险的投保、申领。
15.统计每月考勤并交财务做帐，留底。
16.管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。
1、人事管理工作：招聘、辞退手续，人员培训等。2、人事事务处理，员工档案编档与管理有序化。3、办公室工作：文档打印、收发传真，日常考勤。
扩展阅读：中级办公文员必备
中级办公文员必备
第一节基本知识
一、办公自动化基本知识1、概念：（现代化的管理概念）
2、内容：公文电子技术，电子表格及数据处理技术，电子报表，语音、图形图象，电子邮件，电子会义，信息的检索。二、win98的文件管理
1、文件系统（管家）电脑中资料的存储形式分为：分区、文件夹、文件这三个层次。Dos（word文件）txt(记事本)2、文件夹的使用例：在D盘创如下结构文件夹树（文件夹的移动、复制、删除）3、文件：用文件名，扩展名来表示。（说明文件类型用于区别）
系统文件（不能删）扩展名为sys例：IO、SY、MSOOS、sys（命令）可执行文件：扩展名为exe（可运行程序）例：wordExcel软件支持文件：如INI文件，DLL文件图形文件：OWG压缩文件：如ZIP
4、扩展名显示作法：查看文件夹选项查看隐藏已知文件夹类型的扩展名5、文件的隐藏
第二节办公中的简单文档处理一、文档录入
1、特殊符号的录入例如：＄ ※＃‰№□
方法：1）菜单法：插入符号2）工具栏：视图工具栏符号栏3）软键盘法：右击软键盘。
2、文档录入技巧：1）转入法的切换：ctrl+shiftctrl+空格键2）定义新词：例如用五笔输入PYPX可输出“番禺培训”方法：右击输入法工具栏手工造词3）自动图文集
A、建立新词条：选定文字或图形单击“插入”菜单自动图文集转入新词条名添加确定B、使用自动图文集：输入词条名后按F3。
4）替换：单击“编辑”替换输入查找内容及替换内容单击“替换”或“全部替换”5)选择性粘贴作：复制单击“编辑”选择性粘贴选择粘贴方式二、格式排版
1、格式刷：先选择要复制格式的文字“格式刷”最后涂黑要粘贴的格式文字2、项目符号和编号的设置：选定段落“格式”项目符号和编号选择适合的形式3、插入艺术字：点“插入”图片艺术字
4、页面设置：单击“文件”页面设置（设置页面大小）5、保存文档：单击“文件”保存或另存为
（保存：以原来的文件名保存于原来的位置另存为：以另外的文件名保存）6、打印预览：文件打印预览（注：显示比例，多页或单页显示）7、打印输出：文件打印注：选打印机，页面范围、份数
第三节科研论文格式规范与公式框图制作一、科研论文格式规范P68
公式的制作例 =作法：“插入”对象Microsoft公式3.0二、论文中图框的制作
1、自选图形（流程图）作法：启动绘图工具栏（视图工具栏选取“绘图”）注：A若图形之间对不齐，可取消“对象与网格对齐”即：“绘图”“绘图与网格对齐”
B将各图形组合成一个整体：按住shift健选取所需组合的图形右击图形某个图形组合
四、利用公文向导制作公文
作法：单击“文件”新建报告选取公文向导五、利用文档模板
1、创建新模板作：按自己的要求输入特定的格式内容“文件”另存为保存类型选word模板输入文件名确定。2、利用模板作：点文件新建选择一种模板确定
第四节复杂文档处理一、视图
1、页面视图：显示页面边界，显示所有对象与打印效果相同。
2、普通视图：不显示边距、页眉、页脚、背景、图片、艺术字、公式等对象便于文字录入。
3、大纲视图：可按标题级别分层显示适合长文档的快速编辑。4、web版式显示文档在web浏览器中的处视。二、大纲视图（打开“论文大纲”进行如下操作）1、点“视图”大纲
2、点每段前□然后点←（提升）或→（下降）设置每段的层次。3、点击□后本级以下各段折叠（隐藏）4、点击+后，折叠的部分将会展开。
三、样式（样式是预定义的文字格式和段落格式）
1、创建新样式作：单击格式样式新建输入新样式的名称选择添至模板点“格式”选定“文字格式段落格式”确定。
2、应用已有样式作：在格式工作栏点模式框的下拉箭头指定一种样式。例：对“论文及内容”添加章节项目编号。四、设置多级标题编号
选用Tab键反分级段落缩进（第一级顶格。第二级打一次Tab键。第三级打二次。如此类推）点：“格式”项目符号和编号多级符号。
五、脚注与尾注
作：“插入”引用脚注和尾注例：为“关键词添加脚注”关键词是供检索用的主题词。六、页眉和页码的设置
作：单击“视图”页眉和页脚插入页码“插入”页码。奇偶页设置不同时：点击“文件”页面设置版式奇偶页不同。七、分隔符
单击“插入”分隔符选取一种形式。
注：显示分隔符：单击“工具”选项视图勾选“全部”八、封面及目录的制作1、制作目录：
作：1）点“视图”大纲选定标定文档前面
2）点“视图”（插入-引用）索引和目录目录选中显示页码指定显示级别。3）在新建的目录下边插入分节符4）返回“页面视图”
5）移动鼠标到目录处变成手形单击右键可跳转到相应位置。2、制作封面
作：1）切换到“页面视图”2）在目录前插入“分节符”3）点“格式”边框和底纹页面边框选取一种样式。
第五节利用word制作复杂表格一、复杂表格的建立和修改
1、插入和删除表格、行和列。2、调整行高列宽。
作：1）选取行（列）右击鼠标单元格属性行（列）输入数值。2）ctrl+左右拖动，则指针右边表格等比例放大或缩小。3）缩放：shift+左右拖动，指针右边表格水平方向移动。二、表格的高级操作1、斜线表头
简单表头：1）使用表格和边框工具直接画斜线。
2）点“格式”边框和底纹边框选斜线样式应用范围“单元格”确定复杂表头：“合并单元格”点“表格”绘制斜线表头选标题样式输入行标
题、数据标题、列标题确定
使用表格和边框工具指定线条、颜色、粗细绘制表格线。2、表格美化
1）表格自动套用格式作：“表格”表格自动套用格式选所需格式确定
2）改变边框和底纹作：选中单元格“格式”边框和底纹边框（底纹）指定边框形式、线条、颜色、粗细（单元格内）确定
3、表格与文字的互换
1）文字表格作：选取文字“表格”转换文字转换成表格指定行列数和分隔文字确定。2）表格文字作：选取表格“表格”转换表格转换成文字指定文字分隔符确定。4、表格中的数值计算
1)求和：单击数据列下方空白单元格（或数据行右侧空白单元格）表格和边、工具栏选取“∑”。2)使用函数：点“表格”“公式”“粘帖函数”栏选取函数在括号中输入数据范围。3)使用公式：点“表格”“公式”输入公式。三、邮件合并（制作个人工资条）
作：1）建立数据源用word或者说Excel制作工资表并保存。
2）创建主文档：输入工资条项目和表格线保存点“工具”邮件合并点“创建”分类活动窗口3）点“获取数据”打开数据源选Excel工资表编辑主文档4）在工资条各项目下方分别插入名域。5）点“工具”邮件合并合并。第六节综合应用一、图文处理
1、修整图片：1）调出图片工具：右击工具栏图片2）选定图片后可利用工具调整颜色、亮度、水印、版式。2、绘制较复杂图形：禁烟宣传标志。二、艺术字制作技巧
1、拖动黄色控制柄调整弯曲和倾斜程度。
2、拖动水平或垂直的边框中部的控制点，使艺术字左右或上下翻转。3、点ABC图标选择不同形状。倒“福”的绘制第七节Excel电子表格的应用技巧一、特殊的表格制作1、绘制斜线表头
作：1）“格式”单元格边框斜线确定2）使用绘图工具。3）在word中制作斜线表头，然后复制到Excel中2、在斜线表头内输入多行文字
作：1）使用上下标。2）“格式”单元格对齐选中自动换行3）按住Alt键，并点回车键。
3、表线上下不对齐的表格：使用合并单元格的方法。二、绝对地址（单元格的绝对地址用＄行＄列表示）
例：C3C＄3＄C3＄C＄3
相对相对相对绝对绝对相对绝对绝对练习：利息的计算利息=存款×利率/365×天数三、选择性粘贴“编辑”选择性粘贴
作用：1）选择只粘贴数值或其它部分格式2）行列转置
转置行列的方法：复制目标区域单击另一空单元格编辑选择性粘贴选“转置”□绘制图表柱形图、散点图Y=1/2X2-5（要制一个表格做数据源）第八节用Excel进行学生成绩处理一、Excel的公式运用
作用：在单元格中输入“=”后接四则运算表达式如C2=D2+E2+F2二、Excel的通用函数
1、求和函数Sum2、求平均值函数Average3、求最大值Max4、求最小值Min例：打开Excel通用函数1）总分2）平均分3）最高分4）最低分5、条件函数IF格式：=IF（条件，条件满足进的动作，条件不满足时的动作）即：=IF（C3>=60,"及格","不及格"）符号用英文
6、条件统计函数Countif格式：=Countif（统计区，"条件表达式"）注：为英文双引号7、条件求和函数：Sumif(条件找区域"条件表达式"求和区域)等级：=IF（C14>80，“良好”，IF（C14>=60”及格”，”不信及格”））英语科合格的语文总分:=SUMIF(E3:E12,“>=60”,C3:C12)8、罗辑“与”函数and、罗辑“或”函数or罗辑“与”函数格式and(条件1、条件2、……)……或……or(……)
英语或语文不合格=IF(or(C3
第十节办公的演示文稿制作一、powerpoint基础
1、界面2、启动：开始框序Microsoftpowerpoint二、幻灯片的处理1、插入幻灯片
1）在正常任务栏选取“新的幻灯片”2）单击“插入”幻灯片2、改变幻灯片的版式：单击常规任务栏“幻灯片版式”……3、幻灯片的复制移动和删除
复制：右击幻灯片复制单击目标位置粘贴移动：拖动幻灯片删除：选取幻灯片按delete三、幻灯片的制作基础
1、插入文本框：同word相同2、插入图片：同word相同
3、插入图表：单击新幻灯片按钮选“图表”版式双击此处插入图表在Excel单元格中输入数据单击数据外任一位置关闭数据表。
4、插入表格、日期和时间幻灯片编号、对象自选图形、艺术字。（与word相同）5、幻灯片的多媒体：
插入声音（插入视频文件）：单击“插入”影片和声音文件中的声音选取声音文件确定第十一节演示文稿的美化一、美化幻灯片：
1、“格式”背景……2、设置前景：字体、颜色、字号、图片、文本框……与word相同3、配色方案：作：1）应用标准配色方案：“格式”幻灯片配色方案选择一种方案。
2）自定义配色方案：“格式”幻灯片配色方案自定义4、应用模板：“常规任务应用设计模板选择一种模式5、幻灯片母版：“视图”母版幻灯片母版插入图片……二、放映幻灯片
1、“放映幻灯片”观看放映按F5单击左键切换到下一张、定位按Esc键中断放映（默认为第一幅幻灯片开始放映、或按设置方式放映2、控制幻灯片放映：切换到幻灯片放映在幻灯片上右击鼠标选上一张下一张、
定位按标题在出现的幻灯片标题在子菜单中单击要切换的灯片。3、设置放映方式：
“幻灯片放映”设置放映方式“在展台浏览、循环放映，按Esc键终止”选“全部”设置放映顺序：“幻灯片放映”设置放映方式（设置从第几张到第几张）
“幻灯片放映”自定义放映新建设置放映顺序确定在设置放映方式中选取“自定义放映”4、动作按钮及动作的制作设置
“幻灯片放映”动作按钮选取相应的按钮在幻灯片中拖出按钮选取超级连接选取连接的幻灯片（可使用“图形”文本进行动作设置方法同上。）
三、动画效果
1、预设动画：选定文字或图片“幻灯片放映”预设动画选合适的动画
2、自定义动画：“幻灯片放映”自定义动画顺序和时间：设置各对象出现的前后顺序及动画方式，选择动画和声音效果。3、设置切换效果和演示时间：“幻灯片放映”幻灯片切换选择切换效果、速度、换页方式、声音等。二、主页设置：将设置成主页
作:“工具”选项删除文件、将某个网页添加到收藏文件夹
“收藏”添加到文件夹。三、下载：
1、保存网页：“文件”另存为选择保存位置2、图片的下载：右击图片图片另存为
3、软件下载：可下载的软件附近一般会有下载两字、单击却可。4、下载软件的安装：一般双击该文件即可用户帐号.@电子邮局服务器地址即:258595261.@163.com三、电子邮箱的种类
免费邮箱收费邮箱转箱邮箱翻译邮箱语音邮箱四、申请免费电子邮箱、（针对163网站为例介绍申请过程）五、电子邮箱的使用
登陆：用户进入邮箱。收信：阅读写信：发送回复：拒收转移：删除
六、使用outlookExpress收发邮件1、启动：单击任务栏上，outlook里设有邮件帐号时，启动时会提示设置帐号作：工具帐号添加邮件输入用启名称下一步输入收信服务器地址（如smallcat.163.com）输入发信服务器地址（如258595261.163.com）下一步完成
2、发邮件：点“新建”输入信件内容及附件发送3、收邮件：点“工具”发送和接收第十四节办公局域网上资源的共享并办公设备的使用一、计算机网络
概念：由通信设备和传输介质将处于不同位置的计算机连接起来。资源共享：硬件，软件，共享分类：局域网，广域网，域域网二、办公局域网的组建
1、设备：网卡、交换机或集线器、五类双绞线、水晶头2、安装：网卡的驱动程序三、办公网上的资源共享：
1、设置共享文件夹；右击该文件夹共享
2、设置共享设备（共享打印机）：查找计算机标识：右击我的电脑属性右击打印机共享四、办公设备的使用
移动存储设备（U盘）打印机（要按装驱动程序）开始设置打印机添加打印机扫描仪：打开photoshop软件，选择文件，等入SCANT单击“预览”第十五办公桌面信息管理
一、认识Outlook初始化与outlookExpress相同二、联系人
创建联系人：单击outlook面板上的“联系人”双击右则空的位置
单击“文件”新建联系人姓氏（唐）名字（小後）表示为“唐”电子邮件保存并关闭三、管理电子邮件
1、邮箱设置：“工具”帐号属性用户信息输入用户名、电子邮件地址单击“服务器“标签输入pop3及SMTP服务器的地址
2、编号电子邮件：“文件”新建邮件输入收件人邮件地址及主题、输入邮件内容点“发送”（该邮件保存到“发件箱”）3、收发电子邮件：点工具栏上的发和接收（将发件箱中的邮件发出去，接收邮件到收件箱）4、约会：“动作”新建约会输入约会的主题、地点开始时间、结束时间……5、安排会议：“动作”新会议要求6、任务：“动作”新建任务7、便笺：“便笺”新建
第十六节window系统设置显示属性设置屏幕属性设置：右击空白处属性二、控制面板、开始设置控制面板……
1、输入法设置：热键的设置：选择输入法选择组合键显示输入法图标：选中启动任务栏上的指示器
自定义词库：右击输入法工具条手工造词输入新词添加2、鼠标响应设置
3、日期时间设置：双击任务栏右侧的时间图标更新时间4、添加删除程序
1）（应用软件）系统组件的添加、删除：开始设置控制面板添加删除程序window组件三、计算机病毒防治
1、病毒的特征：破坏性、传染性、隐蔽性、潜伏性
2、病毒的防治：安装杀毒软件、安装防火墙软件、安装防毒保护卡3、杀毒软件：江民、瑞星、金山……
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