公司售后服务及三包旧件清退管理规定(201*版)-修改

公司售后服务及三包旧件清退管理规定(201*版)-修改

机械公司管理文件售后服务、三包索赔、三包旧件清退管理制度文件编号：HXYX-ZD006共6页第1页生效日期：201*-04-15

一、目的：

为做好对客户的售后服务，保证三包旧件清退和三包索赔费用结算工作的清楚有序，最大程度降低公司三包索赔费用，明确公司各部门的职责，特制定本制度。

二、适用范围：

机械有限公司营销公司、铸造事业部、加工事业部、财务部、集团审计部

三、解释：

1、客户：本制度所提及的客户，在无特殊说明的情况下，是机械公司供货的主机厂；

2、三包旧件：是指我公司供货的（客户）主机厂产品已经实现销售，用户购买后使用，按照国家产品三包法律规定和我公司与主机厂签订售后三包的协议，在质量保证期内，我公司应负责修理、更换、退回的产品。

3、三包索赔费用：按我公司与主机厂签订的售后三包协议应该承担的费用，包括材料费、工时费、服务费及相关人员差旅费等。详见附表一《201*年浩信公司各供货客户三包索赔政策与标准一览表》。

4、本制度所提出的时间要求均指正常工作时间。

四、职责界定:

1、营销公司负责与客户进行售后服务、三包索赔政策的谈判、沟通与协调；负责接洽客户有关售后服务问题处理，取得三包旧件退货相关通知、证明与三包索赔发票；负责除重汽、安凯以外的其它客户三包旧件的挑选、清退；建立所有客户的三包索赔台账；并根据每月各客户（主机厂）三包旧件网站公布数量以及客户提供的三包旧件服务单对在市场中实际发生的我公司三包产品数量按厂家、分产品类别进行统计分析，为公司售后三包政策谈判、质量改善提供有价值的信息。

2、加工事业部质量部负责重汽、安凯三包旧件的挑选、清退；对所有三包件故障原因进行统计与分析；负责判定三包旧件责任单位；

机械公司管理文件售后服务、三包索赔、三包旧件清退管理制度文件编号：HXYX-ZD006共6页第2页生效日期：201*-04-153、铸造事业部负责所有三包旧件的接收使用。其中重汽三包旧件由铸造事业部直接指定使用单位接收使用，其它客户三包旧件由铸造事业部物流部接收保管，待加工质量部判定完毕后按照材质不同分类出库；

4、财务部负责三包旧件与三包索赔费用帐务处理、由专人进行单独建帐管理。5、集团审计部负责对整个售后服务与三包旧件清退、三包索赔费用处理的监督与审计工作。

五、详细工作内容:三包索赔政策谈判

1、营销公司业务人员在与客户签订供货协议时，应就供货协议中有关售后服务与三包索赔的条款进行详细的分析与研究，并对照同行的标准要求提出自己的意见与建议，报服务管理部备案，服务管理部在5个工作日内报营销公司总经理、铸造与加工事业部负责人签署意见后反馈给业务人员，由业务人员与客户进行协商与谈判沟通；如果我公司意见与客户要求存在较大异议时，由营销公司总经理、铸造与加工事业部负责人、及铸造与加工质量部负责人、服务部负责人组成谈判小组，制订详细的计划与客户进行谈判与协商，必要时报请公司总经理和董事长出面协调。

2、所有与客户有关售后服务与三包索赔、三包旧件清退政策的谈判、沟通与协商材料均由服务管理部保管与存档，后续在我公司执行售后服务与三包索赔、三包旧件清退政策时，由服务管理部检查分析客户是否按照双方达成的协议进行，如有异议由服务管理部协同销售部业务人员与客户进行沟通协商，必要时报请营销公司总经理出面与客户协调。

三包旧件清退

1、营销公司销售部业务人员接到客户三包旧件清退通知后，1个工作日内将《三包旧件退货申请》报服务管理部，服务管理部经核实在1个工作日内书面通知铸造事业部和加工事业部质量部。

2、根据浩信公司目前的实际情况，三包旧件在客户处的挑选、清退执行方式如下：2.1重汽、安凯由加工事业部质量部派人挑选清退，其它客户三包旧件由销售部驻点业务人员负责挑选清退。客户三包旧件原则上每月清理一次，客户三包旧件和缺

机械公司管理文件售后服务、三包索赔、三包旧件清退管理制度文件编号：HXYX-ZD006共6页第3页生效日期：201*-04-15陷质量问题退回产品尽量分开退货，如需拼车退回必须能区分开；所有三包旧件运回派车由营销公司销售部储运管理员调配，由三包旧件清退责任人与其联系。

3、三包旧件运回公司后，营销公司销售管理部储运管理员按照《三包旧件退货申请》和《三包旧件退货明细表》打印销售退货单并通知服务管理部，服务管理部通知集团审计部和与加工事业部质量部。三包旧件运回公司后，在一个工作日内，由销售部储运主管与集团审计部负责清点数量，并到指定地点卸车。

4、根据浩信公司目前实际情况，三包旧件卸车与处理按如下原则进行：4.1从重汽桥箱处退回的三包旧件由加工质量部在客户处清退时出具《三包旧件判定单》，按材质不同分类清退；重汽三包旧件清点完数量后由铸造事业部指定的生产单位直接过磅卸车接收使用。

4.2除重汽桥箱外的其它客户三包旧件由铸造事业部物流部接收过磅卸车并保管；

4.3每批退回的浩信三包旧件由加工质量部负责按产品种类每类挑选3件送理化中心做化学成份、金相组织、机械性能、硬度检测分析。

4.4加工质量部应在5个工作日内完成对三包旧件的判定。判定单由加工质量部传递相关责任单位签字确认，相关责任单位在5个工作日内签字确认回传给加工质量部，责任单位不按时签字视为默认。经签字确认（或者默认）的判定单由加工质量部再传递给营销公司服务管理部，由服务管理根据内部追偿政策进行费用分摊测算，报财务备案。

5、生产技术责任单位根据质量部统计数据在7个工作日内制定质量改善措施，对改善措施的有效性进行跟踪验证。相关责任生产单位必须按技术改善意见执行。

6、物流部根据接收的三包旧件建立不同的台帐：属于浩信的三包旧件单独建帐，待加工质量部判定分析后物流部根据其材料类别入原材料库或调拨到相应的铸造生产单位，分别用于不同材质要求的铸件生产；对于不属于浩信的三包旧件另外建帐，物流部可直接进行拆分或者变卖，产生利润冲减相应厂家的三包索赔费用。

7、浩信三包旧件在质量部没有检验分析确认以前，任何单位不能私自处理。8、三包旧件退回实物数量与《三包旧件退货明细表》不一致时，统一由营销公司

机械公司管理文件售后服务、三包索赔、三包旧件清退管理制度文件编号：HXYX-ZD006共6页第4页生效日期：201*-04-15服务管理部与业务人员联系，向营销公司主管领导与集团公司审计部进行书面解释说明。

9、所有浩信三包旧件责任原因、处理意见以质量部判定为准。

三包索赔费用处理

1、营销公司销售部业务人员每月与客户相关部门定期进行沟通，了解客户对我公司售后服务与三包索赔政策执行情况，并对可能产生的三包索赔费用由服务管理部主导，各业务部主管协助形成月度报告，统一在次月5日前报营销公司总经理。业务人员在客户处开具三包索赔发票前，必须按照营销公司总经理的部署进行协商沟通。

3、营销公司业务人员在客户处三包索赔发票开回后，在15个工作日内负责传递到服务管理部，服务管理部进行核对汇总后统一报财务账务处理。

4、三包索赔费用及发票的签批流程和相关所附单据的规定：

4.1签批流程：发票开回后依次经服务管理部审核、分管副总签批、财务负责人、总经理签批后由财务入账处理；

4.2发票处理所需附带资料：鉴于每个客户三包索赔政策不同，所需附带资料也不同（详见附表一）；

5、服务管理部必须每月对所有客户实际发生的三包索赔费用进行分析，形成月度专题报告，为公司降低三包索赔费用提出合理化建议。

六、工作流程：附后

七、执行与考核

1、工作不能按时完成，考核相关责任人100元；

2、因工作失职造成公司经济损失的，由相关责任人承担。具体比例由各部门自行分摊确定。

附：《201*年浩信公司各供货客户三包索赔政策与标准一览表》。

编制：审核：批准：

机械公司管理文件售后服务、三包索赔、三包旧件清退管理制度文件编号：HXYX-ZD006共6页第5页生效日期：201*-04-15业务人员质量部驻点员业务人员质量部驻点员业务人员质量部驻点员业务人员质量部驻点员质量部检验物流部保管开始三包旧件清退通知依据旧件初步判定是否公司责任Y是否分摊NY鉴定单和旧件回公司质量部审核、物流部保管当营销公司与各主机厂签订供货协议时，营销公三包旧件清司必须与各主机退单厂签订《关于售后服务与三包索增值税发票赔的协议书》N增值税发票要求退回退货证明开“材料”项目，不能开“三包三包旧件费”、“维修费”等其他项目Y销售人员每月对三包旧件及时处理一次客户分摊报分摊是否分摊是指对标告合理识不清且公司供了货的产品，分摊的比例应N与主机厂协商与主机厂协商报营销总经理批示申请专题索赔报告总经理批示营销公司服务管理部通过网上审核，必要时对终端用户电确认信息索赔报告签暑话进行回访和确认。N退回销售人员与主机厂沟通Y总经理批示A客户质量投诉机械公司管理文件售后服务、三包索赔、三包旧件清退管理制度文件编号：HXYX-ZD006共6页第6页生效日期：201*-04-15责任者质量人员营销公司签核索赔发票流程A输入/输出服务技术鉴定单和三包旧件审核结果退回销售部门索赔发票注解质量部分析审核N营销公司与客户沟通确认Y签核结果实际鉴定单责任部门内外部质量责任判定供应商责任鉴定单质量损失追索单落实部门责任考核索赔发票向供应商索赔批准结果处理计划索赔发票批准编制旧件处理计划下达计划审核下达计划填制耗用清分区处理单产品入库单入库编制凭证入帐帐务处理结束6

扩展阅读：售后三包管理细则

成都博盈车桥有限公司售后三包处

管理细则

一、岗位设置及服务工作：

处长付处长资料、信息、旧件管理员片区三包员统计员以上岗位的设置是为了更好地把成都博盈为王牌、川路、川马、巨龙等主机厂配套的前后桥在全国各市场的售后三包服务搞好。

二、岗位主要职责：

1.处

长：负责主持售后三包工作，全面协调公司内与三包

岗位间的工作，协调我公司与王牌售后三包配件中心库的工作，协调我公司片区三包员与王牌市场部的工作。

2.付处长：负责热线电话的处理、安排旧件回收、清退及对售后三包单的审核、分摊、理赔工作，同时协助处长搞好各主机厂的协调工作。

3.统计员：负责对三包单进行登记（包括旧件对单登记）

1

及分摊后统计图表、报表的制作，下达扣款通知、接待供货商查对帐单，负责对三包配件的制票和统计。

4.资料、信息、旧件管理员：负责对三包服务相关信息、数据进行电脑化管理及三包旧件的保管和收发。

5.片区三包员：负责与自己所在辖区王牌市场部服务经理、业务主管进行协调沟通，负责对辖区内各服务站三包单规范填写进行指导，严格按三包范围及三包管理条例对各服务站三包单进行审核。每次外出三包回厂后，主动将各服务站存在的问题及建议及时与技术部汇报，以便及时整改。

三、售后三包差旅费报销准则1补助

1.1出差人员乘坐交通工具为火车、硬座、硬卧、船、长途汽车，也可乘坐低于或等于火车票全额的打折机票（含保险、机场建设费），具体补助办法如下：

火车硬座(含三等仓)白天夜晚白天夜晚夜晚8H以上票价×45%船位在三等仓以上长途汽车补助要求10H以上8H以上10H以上8H以上补助标准地区项目四川重庆东三省、山西鲁、豫票价×45%票价×45%两湖、两广云贵河北、西北地区苏、浙、皖2

生活20元/天25元/天25元/天25元/天住宿30元/天30元/天20元/天15元/天30元/天20元/天15元/天30元/天20元/天15元/天市内交通20元/天通讯15元/天1.2以上住勤补助以住宿发票为计算依据，没有住宿发票则全天补助按50%计算。

1.3报销时不再报销短途出租车票及市内交通票（特殊情况除外）

1.4内勤人员在成都出差按公司原有报销制度执行。四、三包服务

1.按照王牌三包索赔单寄回时间为当月25日前的规定，我公司三包员到各服务站审单要达到此要求难度较大。假如三包员从某月的1日从某个服务站开始，按路线将该片区服务站走访完毕后已是月底，这势必造成月初走访的服务站当月单据未审核完，而月末走访的服务站单据已寄回王牌公司，导致审核单据和未审核单据混淆，若未审核单据不寄回就违背了王牌公司当月单据与当月25日前寄回的规定。因此建议我公司与王牌公司三包处协商将三包单的寄回时间推迟一月，依次顺延。如：2月25日前将1月份单据寄回，3月25日前将2月份单据寄回。

2.服务片区划分

根据王牌、巨龙等主机厂在全国各市场部的分布情况并

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结合我公司人员情况将服务片区划分为五大块，具体划分情况如下：

2.1四川、重庆片区：因四川、重庆为王牌汽车的主要销售市场，下设三个市场部，72个维修站，业务人员达30人以上，所以该片区安排2名三包员。

2.2（两湖、两广）市场部：1人2.3（云贵、江西、海南）市场部：1人

2.4（山东、河南、江苏、浙江、安徽）市场部：1人2.5（东三省、河北、山西、西北地区）市场部：1人五、市场服务

1.因川西、川南、重庆是王牌车销售的主要市场，故售后服务也主要集中在该片区。由于服务站的不规范、事故原因不明、换件不合理，造成三包费用高，而且无法将三包费用分摊给供应商。为了作好川渝地区的售后服务，特采取以下措施：

1.1及时审核三包单据1.2配件及时供给

1.3及时清理回收三包旧件

要作到以上几点，只有我公司每月巡回送配件、回收旧件。因此，特向公司申请购置一辆3吨左右货车用作川渝地区三包服务车。川渝地区三包服务具体管理办法如下：

1.3.1在该地区安排两位三包员，事先制定好区域线路。如川南片区派一人从雅安出发，经汉源、石棉、会理等地；

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另一人从资中出发，经内江、自贡、卢州等地。两人沿途经各服务站时应认真审核三包单据，清理三包旧件、统计配件，待该片区走访完后传回公司，进行第二个片区巡访。公司根据传回的信息安排三包车进行送配件、收旧件。

1.3.2需配件的服务站在告知我公司来访三包员的同时将配件要货计划（品种、数量）传给王牌配件中心，王牌配件中心按计划通知博盈三包处准备配件。

1.3.3完成该工作的驾驶员在出车之前准备好给服务站的三包旧件清单（传真件），按王牌配件中心提供的各服务站配件清单到库房提取打有（PW）标记的配件。配件送达后服务站在送货单上签收并加盖公章，回厂后凭服务站的签收单据到王牌公司结算配件款。配件发放完毕后按旧件清单对旧件进行回收，回厂后按供货商分类存放入库，待三包员回厂后将旧件明细单交统计分别存档备查，建立旧件明细帐。

1.3.4由博盈车桥三包处与王牌三包协调，通过王牌三包通知省外各市场部负责人，由市场部负责人通知各服务站将涉及我公司的三包单据及相应旧件发往市场部的二级配件中心或指定集中点，我公司三包员直接到二级中心库或王牌市场部指定的集中点对三包单据进行审核、清理旧件。若发现单据与旧件不符的，不符合三包条例的应及时与服务主管

沟通或直接到服务站进行查实。对于旧件集中及旧件保管，若二级中心库提出费用问题，我公司三包员可与市场部负责人

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协商，将协商结果传回公司，经公司研究后给予指示。1.3.5旧件处理：a.旧件按供货商列出旧件清单，将清单传给供货商，供货商在清单上签署处理意见后回传给我公司三包员，我公司三包员按供货商签署的处理意见对旧件进行处理。若就地处理，则我公司三包员必须将供应商签署处理意见的旧件清单（传真件）带回交旧件保管员登记备查，交统计员进行存档，并将处理旧件的收入交公司财务以冲减供应商三包费。若旧件发往供应商指定地点，则我公司三包员必须将供应商签署处理意见的旧件清单（传真件）带回交旧件保管员登记备查，交统计员进行存档，将发货所产生的费用单据交统计员保管，用作扣减供应商三包费的依据。六、配件管理

为切实作好三包服务，降低三包费用，及时提供必要的配件。

1.供货商在每年的商务订货会上应与三包售后服务处签定售后服务协议和配件供货协议。

2.供货商按协议将配件发往我公司，我公司设库房进行专人管理。

3.配件入库前必须严格进行检验，经检验合格后由检验在规定位置作好标记（PW）后方可入库。4.配件领用

4.1统计员按王牌配件中心提供的配件计划开具领料单，配

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件领用人凭领料单到库房办理领料手续。4.2用户将车开到厂里换件维修的由片区三包员开具换件通知，统计员凭此通知开具领料单。

4.3川渝地区的配件送货员凭片区三包员提供的配件要货计划到统计员处开领料单，凭领料单到库房领取配件，回厂后凭服务站签字盖章的回单交统计员到王牌结帐。七、索赔管理

1.财务每月接王牌三包扣款通知后应立即到王牌公司财务部取回三包扣款单进行审核，核对无误后交三包统计员逐一进行登记，登记后将清单交信息管理员进行核对，核对无误后交统计员，由统计员负责到王牌公司打出旧件清单。

2.由负责三包索赔的理赔员按供货商进行分摊，分摊完毕后交统计员开扣款通知单。

3.三包处长初审扣款通知单并签署处理意见后交主管三包副总审核并签署处理意见。交公司财务进行扣款。八、旧件管理

1.三包员外出回厂后负责到旧件保管员处清查、核对旧件并作好相应数据、凭证的交接（旧件按供应商进行划分并插上标牌）。

2.供货商在收到财务扣款通知后及时到三包统计员处查收旧件，由三包统计员出具旧件清单（品名、数量），供货商凭统计员出具的旧件清单到旧件保管员处领取旧件，旧件保

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管员核对后予以办理。3.至统计员出具旧件清单后10日内若供货商未取走旧件，博盈公司将自行处理，由此所造成的一切后果由供应商自负。九、三包范围及期限

1.三包是指企业生产的产品按国家设计标准、国家制造标准，因生产或装配质量问题引起的故障在规定的期限内实行三包服务。

1按王牌公司对前后桥重要件三包期的规定。盆角齿、差○

减总成、轮毂、制动鼓、横直拉杆、桥壳的三包期为6个月或行驶里程在201*0公里以内，超出任意一条规定的不予实施三包服务。

2用户因私自改变汽车结构。如增加弹簧钢板、增加货箱○

体积等严重超载引起的桥壳断裂，半轴、半轴套管断裂、差减总成。

损坏不予实施三包服务。

3新车在走保期内严重超载，并且未按说明书规定（行驶○

201*公里2500公里）进行强制保养的不予实施三包服务。成都博盈车桥有限公司售后服务处

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