集团公司接待工作流程

集团公司接待工作流程

**集团公司接待工作流程

1、目的

规范公司接待工作流程，提高接待质量，树立公司良好的形象。

2、适用范围

本文件规定了集团公司接待管理的职责分工、工作流程等相关内容，适用于全集团的接待工作（子公司参照执行）。

3、接待原则

3.1级别对等原则

一般情况下，主宾级别对等，同级别出面；特殊情况下可高规格接待。对来宾都应平等相待，不卑不亢。

3.2接待对口原则

各职能部门对口接待。综合性接待时，由一个接待部门牵头，其他

相关部门支持配合。

3.3服务周到原则

接待计划制定周密，接待程序完善，各环节衔接到位，做到待客礼貌、服务周到。

3.4保密原则

向宾客介绍情况时，注意保守企业机密；参观生产现场时原则上不允许来宾摄影、摄像。对需要保密的接待不得对外泄漏来宾姓名、接待安排等相关内容。

3.5厉行节约

招待来宾时标准应适宜，不铺张浪费，及时进行费用核算。

4、术语与定义

4.1宾客

客人的总称，分为贵宾（上级领导）、嘉宾和来宾三级。4.1.1贵宾指被公司邀请的上级领导（包括军队领导）。4.1.2嘉宾

指被公司邀请，出于交际或商务目的来公司检查指导或参观会谈的

政府领导、企业领导（包括外宾）。

4.1.3来宾：

出于交际或商务目的提出来公司访问的政府领导、企业领导、客

人

（包括外宾）。

4.2集团公司接待

4.2.1上级领导来公司视察、调研、指导工作的接待；4.2.2与集团公司高层之间的商务、友好往来的接待；4.2.3涉及集团公司重要经济利益的其他重要接待。4.3部门接待

由职责对口部门负责的接待。4.4集团子公司接待

由集团子公司出面负责的接待。4.5接待用品4.5.1通用备品

茶水及水具、企业宣传册、便笺纸及铅笔等。4.5.2特殊备品

咖啡、可乐、茶品及专用茶具、水果、糖果等。4.5.3馈赠礼品。

5、职责

5.1公司办公室

5.1.1全面负责集团公司的接待管理工作。5.1.2负责集团公司接待任务计划、安排的制定。5.1.3负责集团公司接待计划、安排的实施、协调、督促、检查和落实。

5.1.4负责集团公司接待室、会议室、接待用品的管理、准备及务工作。

5.1.5负责接待工作的宣传报道以及宾客随行记者的协调工作。5.1.6负责安排来宾车辆、食宿的安排和车票、机票的预定。5.1.7负责集团公司业务招待费用、会议费用的使用、管理和控

制。

5.1.8负责对集团管理部室及子公司接待工作进行必要的协调及指导。

5.1.9负责集团公司接待保密工作。5.1.10负责做好接待记录工作。5.2保卫部

负责组织接待的现场保卫、车辆管理以及宾客随行保卫人员的协调工作。

5.3规划部、进出口公司负责接待翻译工作。

5.4万寿社区管理中心、幸福社区管理中心负责集团公司接待的环境保洁工作。5.5各部室

5.5.1负责与本部门职责对口的业务接待工作。

5.5.2负责部门业务招待费用的使用、管理、控制，配合做好集团公司的接待工作。

5.7集团公司下属子公司

5.7.1对本公司的接待工作全面负责。

5.7.2需要集团公司领导出面参加的接待，子公司须提前两周向集团公司办公室提出申请。5.8集团公司各被参观单位

根据集团公司办公室的要求，负责整理本单位工作现场、维护正常秩序等相关工作。

6、接待规格

按《**集团参观接待规格》（附件一）执行。

7、管理内容

7.1接收信息

7.1.1属于集团公司的接待，直接报公司办公室负责人或公司领导审批；

7.1.2属于部门或子公司接待，但需公司领导出面的，由对口部门或子公司填写《**集团接待申请表》（附表一）提前一周交公司办公室负责人审批。

7.2初审

7.2.1公司办公室负责人接到管理部室或子公司交来的《**集团接待申请表》后应及时协调并签署意见。

7.2.2需公司领导出面的接待，先由公司公室负责人签署意见，再由公司领导审批签字。

7.2.3公司办公室负责人将签署意见后的《**集团接待申请表》交公司办公室文秘科具体实施。

7.2.4确定由部门或子公司负责的接待，其申请表由公司办公室文秘科转交部门或子公司落实。

7.3制定接待计划、安排7.3.1公司领导同意的接待申请

集团公司办公室文秘科、集团公司各部门、集团子公司根据领导意见在与来访联系人充分沟通后制定集团公司或本部门（子公司）详细的接待计划、安排并填写《**集团接待计划、安排》（模版见附件二），交公司办公室负责人审批。

7.3.2公司领导未批准的接待申请由申请单位与要求来访的联系人说明原因并予以拒绝。

7.4复审

公司办公室负责人在《**集团接待安排》上签署意见。7.5执行计划、安排

7.5.1依据接待计划、安排，各部门按照各自的接待职责认真做好接待的所有准备工作。

7.5.2负责接待的单位严格按照接待计划、安排执行接待。7.5.3各配合部门严格按照各自的接待职责做好配合工作。7.5.4联系人请来宾联系人填写《**集团接待意见反馈表》（附表二）。

7.6归档

7.6.1联系人将接待过程中有保存价值的图片和会议记录资料存档。

7.6.2符合公司大事记的接待由专人做好公司大事记并存档。7.7总结

联系人总结本次接待工作并提出改进意见报本单位接待工作负责人。

附件一：《**集团参观接待规格》

附件二：《**集团接待计划、安排》（模版）附表一：《**集团接待申请表》附表二：《**集团接待意见反馈表》

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集团公司参观接待工作流程

（讨论稿）

一、目的

为树立公司良好形象，规范接待管理，提高工作效率，本着“热情礼貌、服务周到，对口接待、厉行节约，统一管理、严格标准”的原则，特制定本工作流程。二、范围

本标准适用于公司各部门参观接待工作。三、管理

办公室为公司接待工作的管理部门，负责讲解员、录像、摄影、新闻媒体的安排，拟定重要来宾的接待计划，协调相关部门落实接待任务，提供后勤保障等接待工作。各部门每月填写参观接待计划表，根据实际情况进行每周调整。四、参观人员

参观接待事务工作分为接待上级职能部门人员，经销客户、供应厂家、业内厂家、银行人员等重要客户，参观旅游团队及公司会务接待等。

五、陪同人员：

上级机关领导、职能部门领导、一批商老板、重点酒店老板、银行领导、业内厂家领导原则由总经理、分管副总参与陪同；

生产、质检、技术、统计、安全等部门、供应大客户原则由生产副总、相关科室主任参与陪同；

各区域经销商、酒店代表原则有销售副总或销售服务中心主任、片区经理参与陪同；

金融、税务系统由财务副总、相关科室主任参与陪同；

工会、社保、人力资源系统由工会主席、相关科室主任参与陪同。六、XXXX参观路线：

XXXXXXXXXXXX七、接待程序

1、上级职能部门领导

（1）政府领导来公司视察，办公室应提前联络明确来宾身份、姓名、职务、随员、时间等具体事项，填写来宾报告单呈送领导批阅后，确定接待规格、主陪人和随员。

（2）办公室提前准备接待所须的资料、车辆和参观现场，通知公司领导和拟现场参观部门做好接待准备，并提前检查准备工作事宜是否就绪。需厂外迎接由办公室安排人员前往。

（3）需要时办公室准备会谈的矿泉水、毛巾、水果和安排食宿等。

2、重要客户人员

（1）由对口部门负责与来宾联络，确认来宾身份、姓名、职务、人数、时间等事项，确定接待规格、主陪人，通知公司分管领导或相关部门做好接待准备。

（2）对口部门提前准备所需的资料、物品，需用车接送、接待室、会议室或食宿，应提前通知办公室准备车辆、会场、食宿地点。

3、客户单位考察、参观及联系工作

客户单位来人参观、考察及联系工作，应事先与对口部门预约。被预约部门根据来客身份、姓名、职务、人数、时间等事项，通知相关部门或公司领导参与接待。

4、会务接待

（1）公司召开的大型涉外活动，由办公室制定详细的方案并拟订费用计划，安排会务接待，各单位积极配合做好相关接待工作。

（2）公司各职能部门组织召开的一般性会议、培训等，由各部

门自行安排接待，办公室根据需要予以配合。如发生费用，由公司总经理、分管领导批准后实施。八、就餐管理

安排就餐应明确接待对象，本着从减节约的原则，有效控制经费开支。

1、各部门业务往来需内部就餐的，提前填写就餐申请单，由办公室协调安排。

2、需在外进行业务招待的，由招待部门提前书面申请经总经理批准后，由办公室安排。

3、实行先申请后就餐的原则，一单一签，否则办公室不予结算，费用自理。

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