公司信贷档案管理制度

公司信贷档案管理制度

公司信贷档案管理制度长春汇峰小额贷款有限公司

为加强信贷档案管理，重要档案做到妥善归卷、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款都能有据可查，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上完全保证信贷资产的安全性，经公司研究，特制定本办法。

一、信贷档案的概念

信贷档案是指所经办的全部贷款和已归还的贷款资料或信用结束全过程的信贷管理行为所有记录的总和。

信贷业务档案管理流程图信贷业务授权、授信调查审查审批贷后管理形成信贷业务档案系统影像资料扫文本档案资料管理移交立卷和保管归档提取权证类档案销毁二、档案管理责任制（一）、工作职责

1、负责公司种类档案的整理、编号、保管。2、归档范围：

（1）公司业务经营资料、财务、信贷资料；（2）公司的规划、年度计划、统计资料；（3）科学技术、财务审计资料；（4）劳动工资、人事档案；

（5）会议记录、决议、决定、委任书；

3、保证原始资料及单据齐全完整，密级档案必须保证安全。4、档案的借阅与索取：

（1）总经理副,经理借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续，直接提档；

（2）公司其他人员需借阅档案时，要经副经理批准，并办理借阅手续；（3）司法部门、上级管理部门、外单位，调阅档案，必须先经总经理签批同意，档案管理员在场陪同，查阅相关档案。对被查阅的档案，可摘录和复制，但不得外带。

5、档案的销毁：

（1）任何组织或个人非经允许无权随意销毁公司档案材料；

（2）若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理批准后方可销毁，一般内部档案，须经风险管理部批准后方可销毁。

（3）经批准销毁的公司档案。档案人员要认真填写、编制销毁清单，由专人监督销毁。

（二）、系统影像资料处理1、人员

运行管理员、信贷业务相关人员、系统影像资料扫描人员。2、职责

（1）运行管理员负责在系统的人员设置中预定义扫描人员。

（2）信贷业务相关人员负责在系统中对需扫描影像资料进行预定义。（3）系统影像资料扫描人员负责在系统中扫描、删除或作废影像资料。

三、文本档案资料管理（一）移交1、人员

信贷业务相关人员、档案管理员（可由信贷管理部门相关人员担任，也可由其他部门相关人员担任）。

2、职责

信贷业务相关人员负责按时移交信贷档案，并对所移交档案资料的完整性和规范性。

3、流程（1）业务发生后或贷后监测检查完成后，信贷业务有关人员在5个工作日内整理好业务原始资料，登记信贷管理系统，编织信贷员档案移交清单，列清楚所有信贷资料。如确因客观原因暂时无法收集齐全的，要在清单中注明情况。

（2）档案管理员按照清单所列内容与信贷资料逐一进行核对，审查档案资料是否完整、规范。对内容不全的，应督促信贷业务有关人员补齐资料或在移交清单上注明情况。

（3）交接双方在信贷档案移交清单上签字确认后，信贷业务有关人员将全部资料移交给档案管理员。信贷业务有关人员可对业务资料复印保存。

（4）对移交的抵押、质押等所有权证明文件，档案管理员应填写收据，一式二份，一份给抵押或质押人；一份存档留底，待信贷业务完结后，凭此收据将有关文件资料退还客户。

（二）立卷和保管1、人员

档案管理员。2、职责

在规定时间内完成信贷业务档案的整理、立卷工作；定期对档案的保管情况进行检查，并书面记录检查结果；监督、指导信贷业务相关人员及时更新、调查信贷业务立卷资料，确保档案内容的连续性、完整性和有效性。

（三）归档1、人员档案管理员2、职责

按规定将信贷业务档案归档。3、流程

（1）凭会计部门的收回贷款本息通知单或其他能够表明信贷业务终结的证明，将已结清债权债务的合同文本及该笔业务的其他档案盒中抽出，相应修改抽出档案卷内的文件目录和档案盒封面，加盖收回印戳，将档案转入该客户的归档区保管。

（2）填写档案皮的归档号，将档案装入归档区对应年度的档案盒中，填制档案盒封面，建立已归档档案保管清册。

（四）提取权证类档案1、人员

信贷业务机关人员、档案管理员、总经理。2、职责

（1）信贷业务相关人员负责填制出库单。（2）档案管理人员负责办理相关手续。（五）销毁1、人员

档案管理员、监销人（一般由信贷部门和档案管理部门相关人员担任）、总经理。

2、职责

（1）档案管理员负责编制信贷业务档案销毁清册、提出销毁意见并实施销毁。

（2）监销人负责清点核对需销毁的信贷业务档案，销毁后在销毁清单上签名盖章，并将监销报告总经理。

（3）总经理负责对档案管理员提交的资料进行审查并签署意见；了解档案销毁情况。

3、流程（1）对规定保管期满后可销毁的信贷业务档案，档案管理员应编制信贷业务档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容，提出销毁意见，总经理。

（2）总经理在信贷业务档案销毁清册上签署意见。

（3）对同意销毁的，由档案管理部门和信贷部门共同派员监销。监销人在销毁信贷业务档案前，按照销毁清册上所列内容清点核对。

（4）销毁后，监销人应在销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告总经理。

扩展阅读：小额贷款公司信贷档案管理制度

小额贷款公司信贷档案管理制度

第一章总则

为加强信贷档案管理，信贷档案做到妥善归档、资料完整，调阅方便，查找快捷，每笔贷款都有据可查，使信贷档案管理做到制度化、规范化，从档案管理上完全保证信贷资产的安全性，经小额贷款公司（以下简称本公司）研究，特制定本制度。第一条概念

信贷档案指本公司在信贷业务的受理、调查评价、审批、发放和贷后管理过程中形成的具有法律意义、史料价值及查考利用价值的资料，包括合同、文件、账表、函电、记录、图表、声像、磁盘等各类信贷业务的档案资料范围（见附件1）。

信贷档案管理是指信贷档案资料的收集、整理、立卷归档和保管的过程。

第二条管理部门

在贷款本息结清或信贷业务执行完毕前，由风险管理部指定专（兼）职信贷档案管理人员负责信贷档案管理，并负责本公司信贷档案的收集、整理、保管和移交归档工作。在贷款本息结清或信贷业务执行完毕以后，统一移交综合管理部归档。第三条分类

根据信贷档案形成特点，可按照信贷资产质量五级分类办法进行档案分类管理，按季调整其五级分类形态。第四条保管期限

信贷档案的保管期限分贷款本息结清或信贷业务执行完毕前后二种。各类信贷档案的保管期限如下：

1、正在执行中的小企业流动资金贷款、个人贷款及其它信贷项目的档案材料，应按照五级分类管理办法及时调整进行管理。

2、对贷款本息结清或信贷业务已经执行完毕的信贷档案的保管期限为3年（从贷款本息结清或信贷业务执行完毕的下一年开始计算）。

第二章操作程序

第五条整理立卷

每笔信贷业务发生后，经办人员应及时将信贷档案材料向风险部指定的档案管理人员移交并办理交接手续，风险部对本公司执行中信贷业务档案集中管理，贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案材料，风险管理部在规定的时间内整理，移交到综合管理部档案管理员处。

信贷档案的整理立卷要求如下：

1、信贷档案以每笔业务为单位组卷，材料多的可组成多个卷。卷内资料按信贷业务管理和操作顺序进行排列。

2、每个案卷，均应编制《信贷档案卷内目录》（见附件2）。3、将案卷按照“信贷项目客户信贷业务发生时间”的顺序进行分类排列。即首先将全部信贷档案按不同的信贷项目分开，然后区分不同的客户，再按照信贷业务发生的先后顺序依次进行排列。4、按以下要求逐卷填写卷盒脊背各项目：（1）合同编号。

（2）项目类别。

（3）客户名称。小企业类客户填写单位全称，个人类客户填写姓名。

立卷完成后，对于信贷业务从发放至贷款本息结清或信贷业务执行完毕期间形成的后续归档材料，信贷档案管理员应随时进行补充归档。

信贷档案管理人员对信贷档案资料的齐全完整负责。发现缺件，信贷档案管理人员有权要求信贷业务经办人员按规定补齐。因特殊情况不能补齐的，信贷业务经办人员应对缺件原因作出书面说明。第六条移交归档

1、各类信贷业务档案材料均应在放贷时由信贷业务员收集齐全填写档案移交清单一并移交风险部档案管理人员，经双方核对无误后，双方在移交清单上签字，由档案管理人员整理归档。移交清单一式二份，一份业务部留存，一份随资料进入档案。

2、对贷款本息结清或信贷业务执行完毕的信贷档案每月整理一次。信贷档案管理员应于次月10日前，将上月执行完毕的信贷业务档案整理完毕，移交综合管理部。第七条档案资料的使用

办理档案借阅时，应严格按借阅范围查阅、借用并办理借阅手续，档案管理人员负责登记借阅人员姓名、时间、借阅内容和借阅用途，借阅人签字确认并按要求履行审批手续，保证档案的完整和安全。1.公司内部人员借阅信贷档案资料。借阅本人经办的业务资料须经风险部负责人批准。公司其他人员因工作需要借阅信贷档案的，须借阅

人出具借条，经主管副总批准后方可借阅。借阅的档案不得涂改、圈划、拆散原卷册，用完必须及时归还。

2.公司外部人员借阅信贷业务档案。本公司保存的各类信贷档案主要是供本公司内部使用，原则上不对外借阅，若遇特殊情况，如出现经济纠纷、案件等，法律、法规明确规定的有权机关依法需查阅、影印时，必须持有协助查询通知书或其它有效法律文书，以及查阅人的工作证明，并经分管副总批准。查阅时，本公司人员在场陪同，严禁将原件借出。第八条清退销毁

对于保管期满的信贷档案，应由综合管理部、风险管理部、信贷业务部共同组成的鉴定小组进行鉴定，提出存毁意见。对经鉴定需销毁的信贷档案，应经分管副总签批后方可销毁；对保管期满但仍具有一定查考利用价值的信贷档案，应视情况继续保管二年以上，确无保存价值时方可进行销毁。

附件1

信贷档案的归档范围一、基本材料

1．营业执照或事业、社会团体等机构证明（复印件）

2．法定代表人身份证明或法人授权委托证明书（原件或复印件）、签字样本（原件），法人代表更换文件，董事签字样本（原件）3．法人（组织机构）代码证（复印件）、税务登记证明（复印件）、生产经营许可证（复印件）、产品质量认证书（复印件）等4．贷款卡（证）（复印件）、最近贷款卡查询记录和企业信用等级认定书

5．公司合同或章程（复印件）、成立文件

6．会计事务所出具的验资报告，企业主要资产明细材料

7．客户近3年及近期的财务报告（原件或复印件），以及有权部门对年度财务报表的审查证明、8．信贷业务申报书9．开户证明（复印件）

10．有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（复印件）13．信贷资产风险分类认定工作底稿和客户背景材料14．与本公司签定的信贷业务合作协议

15．企业分立、合并、转制（全套材料）、更名等文件16．企业主要资产的权属证明材料

17．建筑安装企业另需材料：承建资格证书（复印件）、资质等级证书（复印件）、建筑安装企业施工安全资质证（复印件）

18．房地产企业另需材料：资质等级证书（复印件）、土地使用权证或土地使用出让合同、建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建设工程开工许可证、商品房（预）销售许可证（如有）21．信贷业务申请书及附件（原件），有效的商品购销合同22．董事会等同意申请信贷的证明或具有同等效力的证明（原件）23．第三方提供保证所需文件：（1）同意保证意向书（原件）

（2）董事会同意提供担保的决议或具有同等效力的证明（原件）（3）保证人基本情况材料，包括：营业执照（复印件）、法定代表人身份证明（原件或复印件）、签字样本（原件）、法人组织机构代码证（复印件）、贷款证（卡）（复印件）、公司合同或章程（复印件）、客户近3年及近期财会报告（原件或复印件）、有权部门批准成立事业单位机构设置的文件（复印件）、担保评价报告（原件）、履行保证责任通知书

24．抵押或质押方式所需文件：（1）同意抵、质押意向书（原件）（2）抵押（质）物评估报告（原件）（3）评估单位资格证明（复印件）

（4）抵押物（质物）权利证书，如土地使用权证、房屋产权使用证（复印件）

（5）有处分权人同意抵押（质押）的证明文件，包括：董事会同意抵（质）押的决议或具有同等效力的证明（原件）、第三人同意提供抵（质）押的书面申明（原件）、全体共有人同意抵（质）押的证明（原件）、海关同意抵（质）押的声明等（原件）、国有资产管理部门对企业关键设备同意抵押的证明（原件）、其它有权机构同意抵（质）押的证明（原件）

（6）抵（质）押人有关身份证明（原件或复印件）（7）抵（质）押物保险单据（原件或复印件）（8）抵（质）押登记证明（原件）（9）质物不予挂失的登记证明（原件）25．信贷业务评价报告（原件）26．信贷审批决策文件（原件）27．各类信贷合同（原件）

28．各类保证合同、抵押合同、质押合同（原件）29．核定贷款指标通知单（放款通知书）30．贷款转存凭证（提款通知单）31．信贷业务发放（办理）后至回收期间

（1）历次信贷资产检查报告及信贷后评价报告（原件）（2）提前还款申请书（3）调整利率通知书（4）信贷到期通知书（5）提前归还贷款通知书

（6）催收利息通知书

（7）逾期贷款（垫款）催收通知书及回执（8）贷款展期申请书及调查评价报告（原件）（9）展期还款协议书及担保文件（原件）（10）贷款还款凭证.

（11）不良资产化解专题报告（原件）

（12）担保物、偿债物领用、退回、变更保管通知书（原件）（13）起诉通知书回执（原件）

（14）涉及诉讼、仲裁等法律文件（原件），包括委托代理协议、起诉状、立案通知书、答辩状、判决书、调解书、上诉状、撤诉申请书、财产保全申请书、支付保全申请书、破产清偿申请书、强制执行申请书、财产处理情况、裁定书及资产管理报告等文件材料（15）还款记录、收回本息结清凭证（复印件）（16）其他需要归档的材料

33．企业历次重大投资、经营决策、资产重组、兼并等事项对本公司信贷资产质量影响分析报告

34．有权部门下达的下年度投资框架计划或建设单位提出的下年度投资建议计划（复印件）35．设备、材料订货合同清单二、保证业务另需材料

1．交存保证金的会计凭证（原件）2．出具保函协议书（原件）

3．反担保函4．垫款通知单

5．收回并注销的保函（原件）6．企业存款帐户对账单（复印件）

7．其它有关材料如投标须知、中标通知、邀请投标通知等

附件2

信贷档案卷内目录

申请书编号：

内蒙古精储小额贷款有限责任公司信贷档案目录表

客户名称：年度：序号

10

档案编号资料内容份数页数

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