秘书技巧心得
秘书技巧心得：领导讲话稿标题与结构的常见处理方法来源：考试大201*/10/23【考试大：中国教育考试第一门户】模拟考场视频课程字号:TT（一）标题是讲话稿不可缺少的组成部分。好的标题，是讲话稿的点睛之笔，与会者一看（听），就或能知其要领，或能受到深刻的启发、激励、教育和感染，引起强烈的兴趣。这里讨论的标题，既包括讲话稿的总标题，也包括讲话稿正文中每一部分、每一段落的大小标题。当然，在领导的即席讲话中，通常情况下是没有总标题的，但只要留心倾听，正文中的大小标题还是听得出来的。
讲话稿的总标题，常见有三种写法：一种是体现讲话场合及讲话内容的叙事性标题。主要用于小型会议、一般性工作会议或公务活动，如在×××会议或活动上的讲话。这类标题往往要在后面标识讲话人姓名、职务和讲话时间；有的在写作中省略了“在……上”这两上字，直接写×××大会开幕词、×××会议主持词、×××活动欢迎辞。另一种是体现会议主题及讲话内容的观点性标题。主要用于庄重场合或大型会议、大型活动。如邓小平同志的《解放思想、实事求是，团结一致向前看》，十六大报告《全面建设小康社会，开创中国特色社会主义事业新局面》。这类标题有的还在后面加设副标题，说明什么场合，什么人的讲话，如《咬定目标、迎难而上，迅速掀起工业原料林建设新高潮在全市林业大会上的讲话》。还有一种是固定标题。如各级人代会上的政府工作报告、法院工作报告、检查院工作报告，从中央到地方，沿用几十年不变，成为一种法定标题。
正文中各个部分的大标题，通常有四种基本写法：一是用“要”字统领各标题。原省委书记杨正午最近几年的讲话经常采用这种办法。如他201*年在全省领导干部树立和落实科学发展观与构建社会主义和谐社会专题研讨班上的讲话，三个部分的标题是：（一）要深刻认识创新理论；（二）要正确把握创新理论；（三）要全面贯彻创新理论。这种写法的优点是，标题所显示的观点简洁明了，语势短促有力，各部分之间的衔接也很紧密，整个文章显得很紧凑。我个人认为，这种写法更适用于非主体报告的强调性讲话，而且在论述各部分中的观点时不宜太展开，也不宜用过多的散句，而必需用高度概括性的语言来进行高屋建瓴、简明扼要的阐述，使这种简短有力的文风体现得更淋漓尽致。二是用带观点的祈使句作为各部分的标题。这是最常见的写法。句子有长有短，短的如江泽民同志在全国再就业工作会议上的讲话，三个标题是：(一)充分认识就业再就业工作的极端重要性；(二)集中力量做好下岗失业人员再就业工作；(三)全面做好扩大就业的各项工作。长的如杨泰波副省长在全省发展农民专业合作组织工作电视电话会议上的讲话，三个标题是：(一)统一思想，提高认识，进一步增强加快发展农民专业合作组织的紧迫感；(二)正确分析形势，认真总结经验，进一步增强加快发展农民专业合作组织的主动性；(三)加强领导，积极扶持，进一步推动我省农民专业合作的发展。这种写法便于在各部分中装进较多的内容，充分展开来讲，适用于主体讲话。三是用不带观点的短语作标题。如温家宝总理201*年12月在中央农村工作会议上的讲话，六个标题依次是：（一）关于农村基础设施建设问题；（二）关于农村综合改革问题；（三）关于粮食问题；（四）关于土地问题；（五）关于农民工问题；（六）关于农村社会事业发展问题。又如周伯华201*年在全省一季度经济形势通报会上的讲话，三个标题是：（一）一季度全省经济形势；（二）各市（州）指标完成情况；（三）下阶段工作意见。前面介绍的三种标题法都带有序号“一、二、三、四”，标识很明显。下面介绍一种不带序号的写法。即标题置于文中，以设字体和空格提行来体现。如杨正午201*年在全省市州和省直单位负责人会议上的讲话，开头先申明“讲三个问题”，紧接着是：第一个问题讲发展主要是讲在宏观调控形势下加快发展的问题；第二个问题讲稳定主要是讲积极主动地调处人民内部矛盾的问题；第三个问题讲作风主要是讲坚持依法行政、依法办事的问题。这种写法使整个文章显得浑然一体，层次划分不露痕迹，形式新颖，值得借鉴。
正文中段落及段落中的小标题，是为各部分大标题服务的。或作解释说明，或作进一步论证，构成一种总说与分说、总论点与分论点的关系。在讲与写的过程中，其形式更为灵活，表意要求也更为具体。纵观各类讲话，以下四种方式比较常见。一是用一个“字”或“词”统领各标题。比如部置工作可用“要什么、要什么……”或“突出什么、突出什么……”，分析意义可用“从什么来看、从什么来看……”，总结经验可用“必须什么、必须什么……”，总结成绩可用“新进展、新步伐、新突破、新亮点……”，提出措施可用“在什么上下功夫、在什么上下功夫……”，统一思想可用“把思想统一到什么上来、统一到什么上来……”。这种写法对起草者而言，易于掌握；对听会者而言，也便于理解和记忆，听了之后就知道领导讲了“几个新”、“几个突出”、“几个坚持”、“几个必须”。但在一篇讲话中不可反复多用、滥用。二是提炼小观点作为小标题。如周伯华201*年全省市州和省直单位主要负责人讲话中，在讲到如何克服“非典”影响、确保完成全年经济工作目标任务时，用了“工业超计划、投资挑重担、农业抓增收、三产促恢复、财税保增长”作小标题，令人耳目一新，印象深刻。三是用一个词或词组概括段落大意再作解释的方法作小标题。如原怀化市市长陈志强201*年县（市、区）和市直单位负责人讲话，在谈到如何发展城镇经济时，概括了16个字并加以解释：所谓夯实基础，就是要什么什么；所谓突出产业，就是要什么什么；所谓民营主导，就是要什么什么；所谓搞活经营，就是要什么什么。与会者反应比较好。四是用与上下文自然承接而又能准确概括该段大意的句子作标题。可设字体以示体现，也可不设字体。如原市长陈志强201*年所作的《政府工作报告》，在谈到对外开放时，用了三个“把”字句把对外开放作为长期坚持的基本战略、把发展非公有制经济摆到更加突出的位置、把优化经济环境作为加快发展的重要举措，作为各段小标题，看似漫不经心，实则刻意为之。此法比较巧妙，但不易掌握。
上面总结的是一些常见的标题弄法。实践中要灵活运用。比如即席讲话，要多用观点性标题，且语句要简短，以便听者理解和记忆。在同一篇讲话中，制作标题的方法也要穿插使用，以免雷同，形式呆板。人的智慧是无穷的。只要你用心琢磨，相信还会创造出一些更有新意的方法来。
（二）结构，指领导讲话稿的组织形式和内部构造，亦即通常所说的布局谋篇。安排结构，重点要解决正文主体框架、层次处理、段落划分、开头结尾、过渡照应等问题。这里择要谈谈讲话稿开头、结尾和正文框架安排的问题。
开头，是指讲话稿的开始话。开头是讲话思路的起点，其意义在于提领整个讲话，起着定调的作用，使与会者了解会议(活动)的情况和讲话者的意图。好的开头，可以先声夺人，先入为主，给人以深刻的印象，把听众吸引住。它既可以是一个句子，也可以是一个自然段，还可以是几段。常见的开头方法有五种：一是总体概括法。从介绍情况入手，说明会议召开的背景、目的、议题和任务。这是目前普遍采用的方法，例子很多。二是提出问题法。即提出问题，吸引听众，引发思考。如毛主席1942年5月23日《在延安文艺座谈会上的讲话》之开篇：“第一个问题，我们的文艺是为什么人的”？三是开篇点题法。即一开始便把讲话的意图简明扼要地说出来。如毛主席《整顿党的作风》之开篇：“今天我想讲一点关于我们党的作风”的问题。四是表明态度法。即开门见山地表明讲话者对所谈问题的态度。如毛主席《改造我们的学习》之开篇：“我主张将我们全党的学习方法和学习制度改造一下”。五是欢迎感谢法。即由抒写讲话者的心情、感受导入正题。如原市长陈志强201*年6月与湖南大学部分专家座谈会上的讲话之开篇：“非常感谢湖南大学的盛情款待和周到安排。我们这次来主要是学习、请教的”。不管是哪一种方法，都应做到开门见山，切入主题，简明扼要，吸引听众。
结尾，是指讲话稿的结束语。其任务是托负全篇。好的结尾具有画龙点晴的功能，可以让听众余兴未尽，回味无穷，鼓舞斗志，振奋精神。同开头一样，它可以是一个句子，也可以是一个自然段，还可以是几段。常见的结尾方法有七种：一是总结法，即在讲话结束时简要地对前面讲过的内容进行总结，进一步概括主题，加深听众印象。如列宁1921年在全俄运输工人代表大会上的讲话之结尾：“对于你们这些铁路和水运员工的代表们来说，结论只有一个，而且也只应有一个，这就是百倍加强无产阶级的团结和无产阶级的纪律。我们无论如何都应当作到这一点，无论如何都要争取获得胜利”。二是号召法。即用一些精悍有力、调子高昂、催人奋进的话语对听众进行号召或呼吁，使与会者为实现既定目标而奋斗。如毛主席1945年4月在第七次党代会上的报告之结尾：“同志们，有了三次革命经验的中国共产党，我坚决相信，我们是能够完成我们的伟大政治任务的。成千成万的先烈，为着人民的利益，在我们的前头英勇地牺牲了，让我们高举起他们的旗帜，踏着他们的血迹前进吧”！三是展望法。即通过展望性、预示性的语言，引起听众对美好未来的憧憬与向往。如毛主席1940年1月在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲话（即《新民主义论》）之结尾：“新中国站在每个人民的面前，我们应该迎接它。新中国航船的桅顶已经冒出地平线了，我们应该欢迎它。举起你的双手吧，新中国是我们的”。四是希望法。即以对听众提出带希望性、鼓励性的话语作为结尾。如江泽民同志201*年5月在纪念中国共产主义青年团成立八十周年大会上的讲话之结尾：“全国的共青团员、青年朋友们！实现中华民族的伟大复兴，需要你们去奋斗。希望你们……谱写出更加壮美的青春之歌！向着祖国更加美好的明天，前进！”五是祝愿法。即以祝福性的话语作结尾。如周恩来同志1957年访问尼泊尔时在加德满都市民欢迎会上的讲话之结尾：“在我要结束我的讲话的时候，我祝中国和尼泊尔的友谊像联结着我们两国的喜马拉雅山那样巍峨永存。”六是口号法。即以高呼口号结束全文，引申讲话主题，引起听众共鸣，达到情感高潮。如江泽民同志201*年7月在庆祝中国共产党八十周年大会上的讲话之结尾：“伟大的祖国万岁！伟大的中国人民万岁！伟大的中国共产党万岁！”七是本位收束，自然煞尾。如杨泰波副省长201*年4月在全省林业工作会议上的讲话，在最后谈到加强对林业工作的领导时，以“要充分调动各方面的积极性，万众一心，群策群力，进一步开创林业建设的新局面”结束全文。无论采用哪种方法结尾，都必须做到简洁有力，“如截奔马”，干净利落，切忌拖泥带水，画蛇添足，或者草草收兵，软弱无力。
正文，是指讲话稿的主体。主要是讲述工作和活动的中心思想、思路和要求，表明讲话者的立场、观点、意见和方法、措施，以及希望和要求。正文的内容，要视讲话人的身份、会议的背景、讲话的主题以及听众的差异而定。但是不管怎样，都必须内容充实、分析透彻，主题鲜明、观点正确，材料充实、详略得当，层次分明、条理清晰，要言不烦、概括精辟，逻辑严密、言之有序。正文由于篇幅较长，往往需要用序号分出几个部分。常见的划分方式是：
1、两块式。即整个讲话分两大部分。第一部分要么总结成绩，要么分析形势，要么认识意义，要么指出问题，或兼而有之，最后归结为，×××事或×××工作事关重大，各级各部门务必统一思想，增强紧迫感、责任感，把这项工作抓紧抓好，云云。第二部分主要指出工作思路、目标任务，具体要求和政策措施等。措词上无非明确任务、强化措施、加强领导、狠抓落实之类。如杨泰波副省长201*年4月在全省林业工作会议上的讲话，就采用了这一方式。第一部分是“充分肯定我省林业建设取得的成绩，认真总结林业工作的基本经验”，第二部分是“全面落实中央《决定》和省委、省政府贯彻《决定》的意见，促进林业建设再上新台阶”。这种结构适用于阐明简单事理或安排单项工作。用于论述复杂的事物或部署牵涉面较广的综合性工作时，由于只有两大部分，每一部分下面势必会论述几个问题（观点），而每一个问题（观点）下面又势必还有分论点，因而很容易形成“大观点套小观点，小观点套更小的观点”的复杂结构，不便于听者理解和接受，甚至会造成听觉混乱。所以领导即席讲话时要慎用。
2、三块式。这种结构可以说是对“两块式”的进一步拓展。第一部分通常也是总结成绩、认识意义、认清形势、统一思想等。第二部分主要讲工作任务、要求、思路和重点。第三部分主要讲组织领导、工作措施等。如原省长周伯华201*年9月在湘西地区开发工作汇报会议上的讲话，三个部分依次是：肯定成绩，总结经验，进一步重视湘西地区开发；明确任务，突出重点，进一步加快湘西地区开发；强化措施，落实责任，进一步支持湘西地区开发。这种结构实际上是按照提出问题、分析问题、解决问题的逻辑顺序，或者说是按照“为什么开展这项工作、如何开展这项工作、如何才能保证把这项工作搞好”的思路来组织安排的，符合大多数人的思维习惯，因而被广泛采用。“无三不成文”的说法恐怕也是来之这个道理。
3、多块式。一般在四块以上，多的达十块，如毛主席1956年4月在中共中央政治局扩大会议上的讲话（即《论十大关系》）。这种结构适用于大型综合报告。一般工作会议讲话也可采用。其惯用做法是，将某个事物中的关键问题或某项工作中的关键环节“抽”出来，独立成一部分，依次阐述。相对于两块式、三块式结构而言，这种结构比较单纯一些，与会者听起来也不那么费劲。如温家宝总理201*年在全国科学技术大会上的讲话，就用五个部分讲了五个问题，依次是：深刻认识制定《科技发展规划纲要》的重大意义、准确把握科技发展的指导方针和目标、明确我国中长期科技发展的重点任务、落实推进科技发展的政策措施、实施《规划纲要》需要把握的几个重大关系。这种结构最适合于即席讲话。比如，假设某领导要在工业园区建设现场会议上作一个即席讲话，围绕工业园区建设主题，可讲的东西无非：深化认识，统一思想；认清形势，自加压力；坚定信心，明确目标；搞好规划，科学定位；扩大投入，强化基础；突出中心，全力招商；改善环境、优化服务；加强领导，狠抓落实。不妨根据需要抽五点或六点，随机适当展开讲一讲。
4、不设标题的整块式。适用于篇幅短小的讲话，如在各类会议（活动）上的致辞、献辞、欢迎词，离、任职讲话等。有时也用于篇幅较长的讲话。如胡锦涛总书记201*年6月在纪念中国人民抗日战争暨世界反法西斯战争胜利60周年大会上的讲话。由于篇幅较长，此类讲话往往用一些反复出现的标志性语言来划分层次。先后用了八个“同胞们、同志们、朋友们”来引首每一个层次，分别总结回顾历史、分析中国抗战胜利的原因、概述中国抗战胜利的伟大意义、评述中国抗战和世界反法西斯战争的性质、阐明当今中国维护世界和平与发展的立场、论述新世纪新阶段中国的历史任务、表明我国处理中日关系的主张，最后结尾。虽然不设标题，但讲话依然显得层次十分清楚。
安排结构有一定的技巧，但并非纯技巧性的问题。因为，结构的实质是客观事物本来面目以及作者对客观事物认识理解的思路在讲话稿表现形式上的体现。如果作者对事物认识、理解透彻，思维脉络清楚，就不愁找不到较好的结构方式。
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秘书资格考试技巧心得
一、关于录像答题技巧
一般：（1）看秘书的着装，看是否着职业装;（2）办公桌是否整洁、信函要分类放置;（3）在打电话时，注意：①电话要在铃响三声内接电话②要用礼貌用语，如您好等？③上班时间不得占用电话聊天;（4）保密：①不能对好朋友泄密②不能为了炫耀，泄密③不能因为老板吵你，赌气泄密一、关于商务活动中的签字仪式：
注意：迎客:秘书在大门口迎接，领导在会议室等待迎接；客人应坐在右边；签字厅应整洁干净；签字桌应为长桌，桌布应为绿色；实现应准备好签字用具：如合同文本、签字笔、吸墨器等；桌上要摆放双方国旗；入座座位，助签人应在主签人的后面；其他随从人员的位置要注意；合同第一次交换由助签人完成，第二次交换由签字人完成；到最后要照相留念，注意站的位置；共饮香槟酒互相庆祝；最后谈话要注意：不谈政治、宗教；不问婚否；身子预言：注意OK在不同国家的意思不同。二、宴请
注意：场地的选择；点菜时要注意对方有无忌口；迎客的方式；入座的顺序;关于在宴请的过程中出现的一些聊天注意事项；可能涉及到招标书的准备工作和投标，注意其日期；秘书要为上司准备好信息资料；电话保密工作；会议通知包括哪些内容；管理上司日志时，若上司日志发生变化，则应当先调整上司日志，再调整自己的日志，然后提醒上司日志已变化，最后通知对方，并致歉三、有关商务旅行：（秘书与领导一起出行，可能还有其他人员）
注意：做好出行前的准备，拟定出访方案；包括意图和目的，出访时间、地点和路线，费用情况和简单要求等。仔细看书上399页的表格，准备好后要想上司汇报。召开全体出访人员预备会，给上司提醒。四、有关沟通：可能员工家属来闹事
注意：好好看看书上的沟通策略，这是一个对外的横向沟通问题。
秘书有无做到换位思考；耐心倾听；秘书有无做到日常接待，如倒水等；如果对方着急，秘书不可以急，应该有耐心；秘书在接待过程中要注意保密工作；与对方说话时，不能出现有“让我告诉你的电话和地址”，即在未经领导的授权下，不能说出领导的电话和地址。对方提出一些要求，秘书要向上级请示；若上级正在开会或接待他人，秘书不能直接进去向领导说，而应写成便条形式，把领导叫出来汇报。领导在未吱声的情况下，秘书不应该说出该如何决定。
二、传真机日常使用常识
1、使用环境
传真机要避免受到阳光直射、热辐射，及强磁场、潮湿、灰尘多的环境，或是接近空调、暖气机等容易被水溅到的地方。同时要防止水或化学液体流入传真机，以免损坏电子线路及器件。为了安全，在遇有闪电、雷雨时，传真机应暂停使用，并且要拔去电源及电话线，以免雷击造成传真机的损坏。
2、放置位置
传真机应当放置在室内的平台上，左右两边和其它物品保持一定的空间距离，以免造成干扰和有利于通风，前后方请保持三十厘米的距离，以方便原稿与记录纸的输出操作。3、不要频繁开关机
因为每次开关机都会使传真机的电子元器件发生冷热变化，而频繁的冷热变化容易导致机内元器件提前老化，每次开机的冲击电流也会缩短传真机的使用寿命。
4、尽量使用标准的传真纸
请参按传真机说明书，使用推荐的传真纸。劣质传真纸的光洁度不够，使用时会对感热记录头和输纸辊造成磨损。记录纸上的化学染料配方不合理，会造成打印质量不佳，保存时间更短。而且记录纸不要长期暴露在阳光或紫外线下，以免记录纸逐渐褪色，造成复印或接收的文件不清晰。5、不要在打印过程中打开合纸舱盖
打印中请不要打开纸卷上面的合纸舱盖，如果真的需要必须先按停止键以避免危险。同时打开或关闭合纸舱盖的动作不宜过猛。因为传真机的感热记录头大多装在纸舱盖的下面，合上纸舱盖时动作过猛，轻则会使纸舱盖变形，重则会造成感热记录头的破裂和损坏。6、定期清洁
要经常使用柔软的干布清洁传真机，保持传真机外部的清洁。对于传真机内部，除了每半年将合纸舱盖打开使用干净柔软的布或使用纱布沾酒精擦拭打印头外，还有滚筒与扫描仪等部分需要清洁保养。因为经过一段时间使用后，原稿滚筒及扫描仪上会逐渐累积灰尘，最好每半年清洁保养一次。当擦拭原稿滚筒时，一样必须使用清洁的软布或沾酒精的纱布，需要小心的是不要将酒精滴入机器中。而扫描仪的部分（如：CCD或CIS以及感热记录头）就比较麻烦，因为这个部分在传真机的内部，所以需要工具的帮忙。一般来说会有一种清理工具，沾了酒精以后，由走纸口送入传真机，进行复印功能时，就可以清洁扫描仪玻璃上的灰尘。切不可直接用手或不洁布、纸去擦拭。
三、情景录象题解答技巧小析
总体注意事项：录象分析题以具体实际操作技能为重点，考点涉及面积广，较分散。
一、经常在录象题中出现的问题包括以下几点：
1、环境问题。如会议室、会客室、接待室、走廊、办公室布局/布置/清洁/办公用品的摆放/、整齐、卫生、光线、绿色植物等。
2、职业形象。包括坐/站/走姿等/服饰等方面。
3、接待方面。环境情况、办公用品的准备情况、接待预约和未预约的来访者、电话接待的要求等。
4、沟通方面。包括沟通的基本技能、具体技能要求、内容等。5、接打电话和处理通话中的问题。如方法，语言等等。
6、会议方面。会议筹备的各项环节、会中的服务工作、会后的善后工作、会议协调、商务活动和旅行的工作事宜等。
7、档案信息。收集方法、档案收集流程、档案信息管理、信息开发工作等等
8、办公室事务管理。库存管理、进货保管、紧急事故的处理、办公设备用品的采购等。
此外，在书本每章节内的注意事项也是考试的知识点分布所在地。二、其他要注意的问题：
1、选择题量很多，120道题目要求在90分钟内完成。选择题发题型包括单项、多项、不定项、中性选择四项。
2、工作务实题主要偏重实际操作，包括某项工作的方法、内容、写作的格式等等，并且形式很灵活，如拟写一份完整的库存管理方法，以备忘录的格式，通过电子邮件发送给某某经理等。这就要求大家掌握多种知识的同时学会灵活运用。
3、录象分析题只要找出录象中的正确或错误的地方即可，不需要加以分析（这是近及期考试的形式）。每个级别分别都有两道录象题，每道在5-10分钟。试卷要求找出15个正确或错误的地方即可，但是每道录象题中至少有15-20个错误和正确的地方，甚至更多。大家都可以写下来。
四秘书国考工作务实题解答方式
注意：以下是我们例举了三道题目的解答方式为例，希望能给大家提供参考。
背景说明：你是光华公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的几项任务。一、
便条
钟苗：
江苏远洋公司副总经理等五人将于9月25日至28日来我公司进行考察，请你按公司惯例做出接待计划与安排，计划形成后交我审阅，待批准后再去相关部门交办具体适宜。
谢谢
行政经理苏明201*年11月21日
参考答案：
1、说明接待计划的三项内容：（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。
2、人员安排中计划中应写明；（1）主要陪同人员；（2）主要工作人员；
（3）住宿地点、标准、房间数量；（4）宴请时间、地点、标准、人数；
（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。3、日程安排计划：
（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。
4、接待经费计划（列支）；（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；（5）参观费；
（6）其他不可预见费用。二、
备忘录
发自：行政经理苏明发给：秘书钟苗日期：201*.11.21内容：
公司成立的开发部近期有5名员工要出差，请你帮开发部列出我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤，我看过后再交给他们参考执行。
谢谢参考答案：
我公司商务出差申请费用以及报销结算的步骤是；
1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。
2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。
3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。
4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。
5、商务工作结束，申请人应将发票附在“出差报销单”后面，并亲自签字提交出纳部门，由出纳部门把先前领取的现金数额和支出情况进行结算。如果是先由申请人垫付的，在提交票据和“报销凭单”后，方可返还现金。
6、如果事实商务工作时，计划的费用不够，需要超出时，应提前向有关领导报告，在得到许可和批准后，超出的部分才可得到报销。三、
便条
钟苗：
一些员工对信息存储过程不太了解，时常将公司活动中形成的信息材料往文件柜中一放了事，没有进行信息登记和编码。为了使公司信息存储规范合理，请你拟写一份有关信息登记和编码的书面材料，在下周三下午由你向员工作介绍。
行政经理苏明201*年11月21日
参考答案：1、登记：
（1）登记的含义：登记即建立信息的完整记录。（2）登记分为两种类型；
①总括登记，对存储信息按批分类登记；②个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
（3）登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。2、编码：
（1）编码要求；编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
（2）编码步骤；分析所有预编的信息；选择最佳的编码方法；确定数码的位数（3）编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码；②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类。
一:怎么答题?假如题型如下:
便条
陈晓秘书：
公司（温州市市点秘书事务所）将在今年2月20日在王朝大酒店举行廉政监督员年会，本次年会的会议记录将由你负责，请你将会议记录有关内容和涉及要点在今天下午下班前发送到我的电子邮箱里。
行政部经理：王小丫二OO五年三月二十日
我们这样进行答题:解：
收件人：xg@wzsec.com抄送：cns@wzsec.com密送：hzx.xg@163.com
标题：会议记录有关内容和涉及要点附件：无内容：
王经理：
您好！会议记录有关内容与涉及要点有关内容已经整理好了，现将内容发送给您，请您审阅。
陈晓
会议记录有关内容与涉及要点内容如下：
一、概念：会议记录是开会时当场将会议基本情况和会议报告、发言、讨论、决议等内容如实记录下来的文书。
二、特点：一是真实性，是对会议情况的客观记录。二是资料性，是分析会议进程、研究会议义程的依据；是编写会议简报和撰写会义纪要的重要资料；还可以作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅。
三、结构：标题+正文+尾部
1、标题
（1）会议名称+文种。如“温州市市点秘书事务所廉政监督员年会会议记录”。（2）文种。如“会议记录”。
2、正文。正文的构成是：首部+主体+结尾
（1）首部。会议概况，包括会议名称；会议时间；会议地点；会议主席（主持人）；会议出席、列席和缺席情况；会议记录人签名等。以上6项应在主持人宣布开会前填写好。
（2）主体。会议内容。包括：
①会会议议义题。如果有多个议题，可以在议题前分别上序号。②发言人及发言内容。记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号。
③会议决议。决议事项应分条列出。有表决程序的要记录决的方式和结果。（3）结尾。另起行，写明“散会”并注明散会时间。3、尾部。右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。
五、国家职业资格鉴定基础知识试题解析
劳动和社会保障部秘书国家职业资格统一鉴定试卷由两个卷册构成。卷册一为基础业务素质部分，包括职业道德和秘书基础知识；卷册二为秘书技能操作部分，包括案例分析和工作实务。本文单就部分基础知识试题作解析，供参考。●命题思路
选择题分单项选择题和多项选择题。单项选择题重点考查考生对秘书理论知识的基本概念、定义、观点、知识要点的把握是否准确。此类试题要求考生牢固掌握知识、技能要点及其应用方法。多项选择题考查的内容包括秘书专业某个知识模块的若干项；对秘书工作程序性行为导致的“可以”、“应当”、“否定”等结果作划分与选择；对同一模块或不同模块相关知识技能作比较等。●选择题的特点
选择题题量大，覆盖面广，拟题的随机性强。考生掌握的知识必须全面、系统，不能靠机械的记忆和背诵，一定要在深刻理解和相应操作训练的基础上，把理论与技能综合起来把握。●选择题作答技巧
选择题有的是考查概念、观点、知识点及其之间的联系与区别，有的是考查理论知识如何运用于实际操作。因此，在作答单项选择题时，最关键的是要求考生准而快地确定答案，非对即错。但有的考生将答案改了又改，这说明考生对考查的内容没有把握，无谓地浪费了有限的时间，致使未能把题做完。对多项选择题的判断，最关键的是要注意各选项之间的逻辑关系或知识要素内涵，通过逻辑分析断定所选项的正确性。此种题型通常涉及各知识点联系密切、要点相对集中的内容，考生只要熟悉涉及的知识点，选择的正确率就较高。
这里介绍14答技巧供参考。
1、直觉分析法。根据题干直接选出正确答案，属于顺向思维判断法。有些单项选择题所涉及的内容，考生已经烂熟于心，有的是最基本的常识，不需要再费心思考量决断。这种方法比较适合单选题。
2、还原法。将认为正确的选项置于试题中，再从语法语义角度检验答案的正误。此方法比较适合单选题。
3、浓缩还原法。拟题人将较复杂的概念简单化，也就是将题义浓缩概括后，变为一个简单的句子或词组甚至是一个词。分析这类试题时，宜将各项答案扩展后再还原（题义），这种题义往往是教材中的原文，有时是从多条原文（义群）中选出几条进行浓缩后作为选项的。这类题只适合多项选择题。
4、排除法。排除法是在不能确定正确答案时采用的一种逆向思维判断法。如果不能一眼看出正确答案，应首先排除明显荒诞、拙劣或不正确的答案。一般来说，选择题尤其是单项选择题的题干及其答案几乎直接摘抄自教材，其他备选答案可能是命题者自己设计的，也可能是有悖常识的错误答案。
5、词语分析法。抓住题干中的关键词语，或者将词语间作有机的联系，然后确认正确答案。
6、逻辑联系法。将选项中的某些词语与题干中的某些要点作逻辑联系，然后判定正确答案。
7、类比法（比较法）。四个选项中有一个或两个选项不属于一个范畴或类属，那么，余下的三项或两项则为选择项。这种方法适合于多项选择题。
8、猜测法。实在不知道确切的答案也不要放弃，要充分利用所学知识去猜测。一般来说，排除的项目越多，猜测正确的可能性就越大。
9、常识法。根据人们日常生活、学习、工作积累起来的经验或惯例总结出来的约定俗成的认知作选择，不用通过专门的学习。
10、设例法。如果对所有选项都不能确定对错，可以按每个选项隐含的意思假设一个例子，然后进行比较和区别，最后确定正确答案。
11、计算法。利用相关的计算公式计算出正确答案。
12、诠释法。从一个知识侧面，就事物的某一特点作出基本解释。
13、经验法。根据平常生活或工作经验进行分析与判断，然后选择答案。14、综合交叉法。可同时利用两种或两种以上的方法，集中考虑正确答案和错误答案的关键所在。可先用排除法将错误项排除，然后在剩余选项中进行再次选择，以此类推。
●例题解析
（一）单项选择题
例题１：秘书要做好保密工作，为了记事备忘，最好用速记记（）。选自201*年11月五级秘书试卷（笔试）单项选择题第46题）
（A）笔记本（B）记事本（C）秘本（D）记录本
解析：可用排除法。因为ＡＢＤ项都没有“秘密”的迹象，只有Ｃ项说得很明确。我们知道秘书用速记“秘本”，不仅方便、高效，重要的是能起到保密作用，尤其是“速记符号”俗称“保密文字”，所以答案只能是Ｃ项。
例题2：沟通中开放友好的身体语言包括（）。（选自201*年11月五级秘书试卷（笔试）单项选择题第42题）
（A）手势、动作、体态（B）语调、语速、用词（C）服装、服饰、体态（D）表情、态度、动作解析：可用直觉分析法或还原法。因为题干已经提示“身体语言”了，“手势、动作、体态”都属于身体语言，其他ＢＣＤ项中的语词都有不属于身体语言的语词。也可以将Ａ项还原成完整的一句话，从语义和语法角度考虑均无错误。毫无疑问，答案为Ａ。
例题3：企业的办公格局和车间的设计属于企业文化的（）。（选自201*年11月四级秘书试卷（笔试）单项选择题第47题）
（A）精神层（B）制度层（C）物质层（D）行为层
解析：可用设例法或猜测法。考生有可能会在A、C两项中犹豫不决。可以这样考虑：企业的办公格局和车间的设计是企业文化的表层反映，是企业员工创造的物质文化，它比较具体，而精神层较抽象，如企业风貌、风气等。答案显然为C项。
例题4：某公司每天要用去2包A4复印纸，供应商从订货到送达需要４天时间，最小库存量是10包，那么该公司A4复印纸的再订货量应是（）包。（选自201*年11月四级秘书试卷（机考）单项选择题第67题）
（A）14包（B）18包（C）22包（D）26包解析：可用计算法。按再订货量公式计算：
重新订购量（再订货量）＝日用量×运送时间＋最小库存量。答案B为正确。
例题5：在会议文件审核修改之后，要由（）进行终审。选自201*年１１月三级秘书试卷（笔试）单项选择题第49题）
（A）主管秘书（B）主要领导或主管领导（C）文件起草者（D）办公室主任
解析：可用常识法。在我国政治体制中，能够决定“召开会议”和“终审”的只有单位负责人，四个选项中除“主要领导或主管领导”外，其他均无此权力。答案为B。
例题6：当上司确定出访后，秘书要在出发前做好充分的准备工作，这包括（）等方面的准备。（选自201*年11月二级秘书试卷（笔试）单项选择题第64题）
（A）思想、组织、物质和资料（B）思想、物质和资料（C）环境、组织、物质和资料（D）物质和资料解析：可用逻辑联系法。上司出访要做多方面的准备，大多数考生选择Ｂ项。其实，秘书为上司出访要做的事情很多，大到制订出访方案，小到“针头线脑”，考虑要周到细致。A项答案才是正确的。
（二）多项选择题
例题7：影响接待规格的因素有（）（选自201*年11月四级秘书试卷（笔试）多项选择题第96题）
（A）对方的要求（B）对方与我方的关系（C）突然的变化（D）上一次的接待标准
解析：可用设例法。如A项，对方的要求也许是没有道理的，显然这项被否定了；如B项，假设对方的来访事关重大或我方非常希望和对方发展关系，再假设是上下级关系，往往以高规格接待；如C项，假设总经理突然接到一个紧急会议通知，他可委派其他人来完成接待工作，虽使接待规格降低了，但也属正常；如D项，假设某医药公司副经理接待某药厂药品推销员，这也属正常。以此假设的例子，答案为ＢＣＤ。
例题8：在确定会议住宿地点之前，应随意抽查（）的设备。选自201*年11月四级秘书（试卷（笔试）多项选择题第87题）
(A）一个商务间（B）一个双人房间（C）一个单人房间（D）一个套房解析：可用词语分析法和诠释法。可以抓住题干中的“会议住宿地点”来作出选择。A项不能作为“住宿”之用，其他选项均与“住宿”紧密相关，答案为BCD。此题也可用类比法，BCD选项为“住宿”类，A项则不是。
例题9：填写介绍信可以用（）。（选自201*年11月四级秘书试卷（机考）多项选择题第102题）
（A）毛笔（B）钢笔（C）圆珠笔（D）铅笔
解析：可用经验法。凡是有一点生活和工作经验的考生做本题并不难，即使不去专门记忆这些技能知识，只要根据平常的生活经验也能找对答案。ＡＢ项为正确答案。
例题10：在多边性商务活动中，人们经常采用的礼宾次序是：按来宾所在国或地区名称的拉丁字母顺序排列、()。（选自201*年11月三级秘书试卷（笔试）多项选择题第97题）
（A）按报到时间顺序排列（B）按来宾身份排列（C）按与东道主的关系远近排列（D）不排列，随便坐
解析：可用综合交叉法。先用逻辑分析法，如Ｃ项显然不符合事实逻辑，应当排除。Ｄ项是一种常用礼宾次序的方法。答案为ＡＢＤ项。
例题11：下列文书的内容具有前瞻性、预测性的是（）。选自201*年11月三级秘书试卷（笔试）多项选择题第118题）
（A）总结（B）计划（C）调查报告（D）可行性研究报告解析：可用类比法。在时间概念层面，“总结”与“调查报告”是同类，重在叙述过去，属于“过去完成时”；而“计划”与“可行性研究报告”是同类，重在对未来的预测，属于“将来进行时”。答案为ＢＤ项。
例题12：会议记录和会议纪要的区别主要有（）。(选自201*年11月二级秘书试卷（笔试）多项选择题第113题）
（A）会议纪要是行政公文，会议记录不是行政公文
（B）会议记录是原始记载，会议纪要是对会议的综合与概括
（C）会议记录的作用是存档备查，会议纪要的作用是向有关机关传达会议情况和议定事项
（D）会议记录随会议进程记载会议内容，会议纪要则是在会议结束时对会议内容进行概括和总结。
解析：可用浓缩还原法。本题是教材原文义群的浓缩版，只要逐项对题义还原，再比较“会议纪要”与“会议记录”的不同，答案自然就出来了。答案为ABCD。
六秘书三级技能一般出题范围
秘书三级比较容易出情景题的范围有：1、签字仪式。2、引导会议。3、商务旅行。4、工作计划。5、市场调查报告。
比较容易出实务拟写题的范围有：1、招标书。2、开业典礼。准备工作的9项要写全；参加典礼的四类人要指出；典礼的7项步骤要写全。3、信息发布会，准备工作的8项要写全。4、工作计划。5、办公用品采购。6、办公耗材库存。7、办公环境管理。8、信息开发中的剪报。要写出定义、特点、优缺点和步骤。9、信息编写。要写出定义、要求、步骤和类型。
七我的秘书三级考试心得
各位考友，我是参加去年6月12日秘三考试的，考前参加了相关培训，现将我们培训老师传授的考试秘籍上传，供大家参考。
1、要有良好的心态。看很多人都说资格证很难考，刚开始我也有些怕怕。培训老师告诉我们，要有一种赢取胜利的主动心态，积极一些，树立自信心，别还没打仗就畏首畏尾。
2、要充分了解考试题型，合理安排好答题时间。秘书考试分两大块，一块是理论，一块是实务。考理论时，要先选择秘书基础知识的题来作答，因为这一部分有些题还是需要时间来思考的，等基础知识的题答完，再去答职业道德的题，因为职业道德题很多都是直观题，千万不要犹豫，不要左思右想，不要在职业道德上浪费时间。理论部分题量还是比较大的，大家一定要抓紧时间。实务部分先是情景题，就是看录像，各位考友一定要边看录像边找点，千万不要等两遍都放完了才回忆，那会漏掉很多点，而且浪费时间。拟写实务题的答题要点就是，把你自己认为和该部分相关的内容都朝上写，决不能让卷子空着。还有就是尽可能用书里的语言答题，口语不要太多。
3、要做历年考题。做历年考题一是熟悉题型，二是锻炼答题思路，三是题库是一定的，你做的历年考题，说不定在今年的考试中也可能出现，这一点很重要。
4、要注意休息，不要搞疲劳作战，有效的看书是关键。我们老师还建议在复习期间，多吃咸鱼、鸡蛋、豆腐、海带等富含卵鳞脂的东西，有助于增强记忆力。最后总结就是：书读一遍、课听一遍、录像看一遍、题做一遍。
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