费用报销审核流程
费用报销审核流程
公司各部门:
经公司研究决定,对费用报销审核流程进行调整,调整后的审核流程如下:经办人填写报销单据经办人填写报销单据总经理审批201*元以上人力资源部审核财务经理审核财务总监审核董事长审批201*元以下
1出纳报帐出纳报帐备注:
1、审核级次坚持逐级审核,经办人越级审核每次罚款50元/次,三次以上辞退。
2、工资核算注意事项:公司所有人员考勤记录月末交人力资源部审核,财务部凭有效的审核意见核算工资。
本通知从201*年12月10日起执行,原审核流程同时作废。
特此通知!
二○一二年十二月十日
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公司费用报销及审批流程
1.目的
为加强公司费用与支出的管理,提高费用及支出的审批效率,明确公司各项费用及支出的审批权限与流程,特制定本规定。2.范围
本规定适用于公司各部门费用报销。3.职责
3.1业务经办人员应保证费用及支出的真实性及合理性,并在办理支出申请及报销时提供相应的充分的证据;
3.2各部门第一负责人负责审核本部门的费用及支出,对费用及支出的真实性、合理性负责;
3.3总经理负责批准公司高层以上人员的费用及支出;
3.4费用会计负责审核支出的合法、合规性,支出申请及报销的审批完整有效性,以及数据的准确性;
3.5财务负责人负责审核费用及支出的合法、合规及合理性。4.总则
4.1现金报销需填制报销凭证,按凭证内容要求填写报销内容及金额,由部门经理、审核人员、总经理审核签字后交财务核报。
4.2申购物品须事先填制《物品申购单》,经部门经理、办公室签字后交财务部,物品单价在100元以上(含100元)须总经理审核签字,未经审批,擅自购买者不得报销。财务人员审核时应对照已收到的申购单。购买物品原则上由办公室办理,专业用品自行购买后至办公室办理登记后财务核报。
4.3交通费:员工因工作需要外出工作,应乘坐公交车辆,按实报销,若有特殊情况,经部门经理事先同意方可乘坐出租车辆,报销时须在发票上写明出发地、目的地、所用费用。
4.4业务招待费:因工作需要招待客户或赠送礼品应事先填制《招待费申请单》,报总经理审核签字后交财务部,财务人员审核时应对照已收到的申请单。员工因工作需要所支付的业务招待费在报销前须向部门经理、审核人员主动说明。
4.5差旅费:员工因公赴外出差应事先填制《出差申请单》,路程超过三小时及需要过夜的可购买火车票、动车票;遇有急事需乘飞机的,必须事先在《出差申请单》上说明,经总经理签字后交财务部。财务人员审核报销时须对照已收到的申请单。
4.6员工参加有关于本职工作的进修需经部门经理、总经理同意,并至办公室登记备案,所发生培训费用按公司制定有关规定予以报销。
4.7员工因探病发生的费用,除受总经理委派外,均不能报销。5.具体程序要求5.1费用申请
5.1.1费用发生均应事先申请,按各类费用具体管理办法的要求填写费用申请单,由费用发生部门或分管领导对所辖范围先进行申请审批,其中办公费用、员工、车辆费用还需办公室批准。
5.1.2费用申请需办理现金预借的,填写《借款单》;联同《费用申请单》由财务部审核,财务负责人审批后办理借款。
5.1.3差旅费:员工出差需事先填写《出差申请单》,经部门领导进行申请审批,并总经理审批后办理预借现金。
5.1.4招待费:员工因公对外发生的交际应酬费,应事先填写《招待费申请单》,经部门领导批准后,报总经理审批后方可报销。
5.1.5车辆费用:车辆修理费、油费、养路费、车辆保险费、车辆税金、验车费、驾驶员体检费等车辆费用由办公室负责管理申请,总经理审批。5.2费用审核
5.2.1费用经办人原则上应在费用发生后的一周内填制报销凭证,履行报销手续,当月费用在当月办理报销,特殊情况可另行处理。
5.2.2现金报销需填写《费用报销单》,并附真实、合法、完整的原始凭证并注明人员、用途、原因和发生的时间,如有费用申请,应附经批准的《费用申请单》。5.2.3报销凭证根据对应的金额,依照相应的审批权限,经相关的领导审核签字后,方可提交报销。经本部门审核或经办公室复审的报销凭证,可提交财务部门审核报销。
5.2.4费用审核原则上应在收到报销凭证3个工作日内完成并由审核人签名。
5.2.5审核内容包括:费用报销是否经费用发生部门经理审批;需办公室复审的费用是否已经审核;报销内容是否符合公司规定;报销凭证是否真实、合法、齐全;审批权限是否在合法授权范围及额度内;
5.2.6在审核中发现手续不完备,凭证缺失、填写错误等不符点,审核部门应退回,由经办人补办后重新提交审核。5.3费用报销
5.3.1报销人将原始票据(正规发票)规整粘贴于原始凭证粘贴单后,填制费用报销单。费用报销单上需写明报销人、报销日期、报销人所属部门、报销事由、后附单据数量及报销金额。其中报销金额大小写需相符,且费用报销单表面不得涂抹。
5.3.2报销人将填好的费用报销单交由所属部门经理审核,部门经理确认各项费用为应该发生后方可签字。
5.3.3部门经理审核签字后,报销人将报销单交至财务部,由财务部审核,并由财务经理签字。财务部审核应本着以下原则:(1)审核单据粘贴是否规范,字迹有无涂抹;
(2)审核各项费用金额大小写是否与后附原始单据金额相符;(3)审核各项费用发生是否切合实际,有无虚报、多报;(4)审核签批手续是否齐全。
若以上四条有一项不符合规定,财务部有权将该报销单退还报销人,要求其重新填写。
5.3.4报销人持着财务部复核后的费用报销单交由公司总经理签字审批,总经理签字后视为同意财务部付款。
5.3.5报销人将签字审批手续齐全的费用报销单交至财务部,要求出纳员付款。出纳员看到审批手续齐全的费用报销单方可向报销人付款,同时,报销人在领款凭证上签字。如有一项手续不全,出纳员有权拒付。
6.报销凭证
6.1《费用报销单》费用项目应明确、填写齐全、不得混报;
6.2差旅费报销应填写《差旅费报销单》,附《出差申请单》,相关的交通、住宿、通讯、餐费等发票原件。
6.3招待费报销应填写《费用报销单》,附《招待费申请单》、相关费用发票原件;
6.4大额支出报销需附合同复印件、相关费用发票原件
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