朝阳园业委会工作制度
《物业管理条例》（以下简称《条例》）终于出台了，这是我国物业管理法制化进程中的一个重大事件，是一个里程碑。
回顾北京朝阳园业主委员会（以下简称“业委会”）在北京市政府指导性文件（如485,308号等）指导下建立和开展工作的过程，我们深深感觉到，业委会如果没有一个良好“制约制度”的限制，没有制度保障“业主监督”，则业委会必将走向新的“权力/利益”集团，很容易“失控”。北京市众多的事例均证明了这一点。而由于朝阳园业委会从“业主小组”阶段便开始着手制度建设和严格按制度办事，从而使得朝阳园业委会尽管委员更换多名，但是业委会的决议产生始终在制度下保持“组员合议制”而严格防止“长官负责制”。使得朝阳园业委会成立２年以来，安定工作，稳定发展。
《条例》的出台，将必然导致目前运转中的“朝阳园业委会制度系统”按照《条例》进行必要的修改。为了总结过去朝阳园业委会的制度建设经验，也为了能够推广、辅导中国业主委员会的制度建设，将现行《朝阳园业委会制度（汇编）》呈送一份给您，并特对该套制度的设计理念和目的，进行必要的说明。同时也真心的希望有关领导提出批评意见。
朝阳园I期，是从1999年9月开始逐步入住的。从那个时候起，自荐并被部分业主推荐的“业主代表”们，便开始了“维权”的历程。在维权的过程中，我们逐渐形成了以民主和法制治理社区的观念。是我们首先公开以业主的身份通过媒体呼吁：全体业主要自律，要依法维护自己的合法权益。特别是在业主代表、后来的首届业委会委员那硕颖（已故）律师的影响下，我们首届业委会的委员们，将业委会成立以后的第一年，不定为“维权”年，反而定位“制度建设”年。我们认为，只有在制度的严格监督下，才能保证业委会的行为始终受到各方的监督。您看到的这些个文集，就是我们所做的一部分工作。
本人舒可心，作为业委会主任，几乎起草了除《业委会章程》外的全部制度的讨论稿，在业委会成立之初，就将其中部分约束业委会、业委会主任和委员的主要制度在业委会内以会议纪要的形式通过，以自我约束的形式执行这些制度。最令我们感到骄傲和欣慰的是我们依照政府有关文件制定的《朝阳园业委会公章使用制度》、《朝阳园业委会会议议事和决议制度》和《朝阳园业委会对外发文原则和程序》以及相关的其他制度。这些制度至今仍然有效的运转着，并使得朝阳园业委会这个组织始终处在民主议事、民主监督的状态。
业委会的公章，是业委会的合法象征，其安全合法的使用，是业委会首先应该考虑的。而《朝阳园业委会公章使用制度》的主要特点便是：包括业委会主任在内的任何业委会委员无法直接接触到公章。公章由秘书保管，秘书则必须确保公章使用符合制度的要求。而业委会主任只是负责监督秘书所盖公章是否符合制度要求。这就从根本上防治了公章持有人（特别是业委会主任）的徇私行为和可能发生的违法行为。
《朝阳园业委会会议议事和决议制度》严格规定和限制了业委会会议的条件和决议的产生。而为了提高业委会的工作效率，更制定了《朝阳园业委会对外发文原则和程序》。其中心内涵就是可以用书面的形式形成业委会的决议（对外发文的内容）。
设置以上三个制度的目的，是最大限度的保障业委会的象征物（公章）始终确保是业委会多数（现在居然高达4/5）委员明确意志的表示。《朝阳园业委会财务预算和报销审批制度》是从业委会可支配（业委会没有现金，所有预算资金全部在物业管理公司设立账户管理）的现金管理上，对业委会内部进行互相监督的一种制度设计。它除了规定业委会预算本身需要产权人（代表）大会的认可外，其主要精华是业委会主任只是现金花费的监督人，而按照预算审批的责任人是业委会副主任（或者是非业委会主任的其他委员），从而最大限度的限制了业委会主任的权力。
《朝阳园业委会文件和档案管理制度》以及《朝阳园业委会查阅文件和档案制度》的设计，是考虑到业委会要时刻在产权人和产权人代表的监督下工作。在实际工作中，由于业委会委员无法坐班，便在《朝阳园业委会文件和档案管理制度》中设计了《文件传阅表》，委员必须尽早在他认为方便的时候阅读业委会收到的所有文件并签字证明其阅读过。由业委会秘书催促委员阅读，业委会主任负责监督。同时，业主也可以通过这个表格了解业委会委员工作是否认真尽责。而《朝阳园业委会查阅文件和档案制度》更是保障了所有产权人对业委会行为的最大监督权力。即业委会的所有收发文件和各种档案，业主均没有障碍的可以查阅，从制度上保证了业委会的公开，保障了业主的知情权。从而最大限度的将业委会置于业主的直接监督下。
《朝阳园业委会委员过失记录制度》的设计，是让业委会秘书作为监督业委会委员行为的具体记录人。从而进一步确保由全体业主花钱聘请的业委会秘书，代表全体业主对业委会委员行为进行随时提醒和监督。这个制度在执行过程中，的确起到了非常好的效果。由于个别委员对业委会制度不熟悉，一些可能违反业委会制度的行为，均在秘书的提醒下未能发生，从而保障了制度的严肃性和防治了可能发生的问题。
朝阳园业委会《投诉处理办法》和《接待投诉记录》表填写说明，从制度上保证了业委会对业主的投诉的处理，能做到有始有终。同时便于业委会收集、汇总、分析不同时期投诉的主要问题，便于对物业管理公司的监督，也便于业委会总结实际工作量。在我们的实际工作中，这个制度起到了业委会与业主良好沟通的作用。任何投诉，必须有答复，哪怕这个答复是否定的，不允许有任何投诉“石沉大海”。
《朝阳园业委会委员职责与补贴制度（讨论稿）》现在未施行。而本届业委会已经达成共识：尽力使该制度在本届业委会工作期间内，获得产权人（代表）大会的通过，而本届业委会委员将不会因该制度的通过而获取任何报酬。该制度制定和通过该制度的目的，是为了下一届业委会委员人选考虑的，毕竟公益工作因激情产生，而激情却又不可能长久。目前该制度未经通过，仍然为“议题”状态。
《朝阳园维修基金管理和使用办法》暂时未制定。考虑到朝阳园的基金总额将约为2800万元人民币之巨，而现实却仅有极个别业主办理了房产证（缴纳了基金），全部基金形成估计要多年以后。故此制度的制定还未提到议事日程。但是我们已经考虑了该制度的设计原则，是依照政府有关基金管理的法律法规，参考朝阳园的整体民主议事制度系统（产权人大会或者产权人代表大会）来制定。其主要内容将有：业委会不单独管理资金，防治该资金被业委会挪用；基金的使用和补充的办法；基金利息或者购买国债收益的使用；届时将仔细研究其他小区基金使用的失败和成功案例后制定相应制度。
《朝阳园业委会秘书工作制度》和《朝阳园业委会秘书过失记录和处分制度》以及《朝阳园业委会发文跟踪制度》等制度设计，是为了解决目前普遍存在的工作人员上岗不清楚工作责任和范围的问题。明晰秘书职责和具体工作，是管理秘书人员及其工作的制度保障。《朝阳园业委会办公室设备使用制度（未定稿）》的设计，是考虑到会有部分业主以“为其他业主的利益”为名，随意使用业委会的办公设备导致影响业委会工作现象的发生。在这种情况下，如果没有制度，秘书一般不敢拒绝，故必须以制度形式给业委会的正常工作建立起必要的保障。
《朝阳园业委会参与各种会议的要求制度（未定稿）》的设计，是考虑部分委员可能会以业委会名义参加会议的合法授权问题。随便以业委会名义参加活动显然是不严肃的，而每次会议要有足够的授权又丧失了效率。故该制度的设计目的在于，公共活动（包括会议）应尽量保证不少于2名委员同时参加，对委员在该活动时的任何口头发言和承诺，业委会均不承担责任。而有关会议记录、纪要、协议的业委会认可，必须以业委会公章为准。而公章的使用又被相应的制度严格限定。因此可最大限度的防治部分业委会委员以业委会的名义行事，误导、影响业委会这个组织的形象。
《朝阳园产权人代表大会代表提议和建议制度》是专为产权人代表大会制度设计的，其设计目的是使得产权人代表可以随时对社区物业管理提出议题，而该议题必须在下次业委会会议上讨论（一般业主的投诉可以不在业委会会议上讨论），而业委会对该议题的讨论结果，必须反馈给提出该提议的产权人代表。以此制度来加强产权人代表管理物业的积极性和可行性，加强业委会和产权人代表的沟通，确保业委会在产权人代表的监督下工作。
《业委会委员守则》是早在1999年朝阳园首批业主入住时便成为业主代表的行动纲领和原则。她表明了朝阳园业委会（业主代表）将为“法治、民主、公平”这个目标而工作。法治是原则，民主是形式，公平是基础。
除上述介绍的制度外，朝阳园业委会还从诞生那一天起，便制定和启用了《朝阳园业委会文档编码规则和行文标准》，规定了行文的格式（模板）和各种类型文档的编码和分类。为规范业委会不同类型文档的样式、字号以及档案保存中的检索、查阅奠定了坚实的基础。朝阳园业委会全部制度的设计，总体理念是在保证依照相应法律法规外，还考虑了业委会制度均经过业委会的上级大会通过，而业委会无权对通过的制度进行修改。而目前业委会实际执行的部分制度的讨论稿，均不涉及业委会的权利，而都是业委会（委员）自我限制性的制度。
业委会主任在业委会中没有任何区别与其他委员的权力，甚至没有花费报销的批准权力，而仅仅是业委会的“秘书长”。他必须组织会议，监督秘书工作，协调各种矛盾和关系，。所以，业委会主任必须是自愿为物业管理出力的热心公益而绝少私利（至少应没有财物上的私利）的人。
业委会的文档中，确有部分需要小范围人员了解（包括业委会委员在内的全体产权人代表）。参考有关国家的文件保密公开制度，在业委会届满后，上届业委会的全部内部文档，在换届后由新一届业委会决定是否降格为普通文档，供全体业主随时查阅。以此来警示和规避可能发生的业委会集体腐败或者集体做出错误的决定。
业委会组织制度中，应该设置多名候补委员。毕竟公益事业的参与人，很难保证其一干就是一年或者几年。为了保障业委会的稳定，设置若干名候补委员储备是必要的。业委会秘书是业委会的主要工作人员。参考政府的公务员制度，把秘书设定为业委会各种制度的监督者和具体工作的行为人。而业委会委员们相对仅仅需要极少的工作时间。比如对于业委会决议，只需要委员们用其智慧和价值观来判断（表决）。这就使那些有智慧有能力而缺少时间参与具体工作的业主成为业委会委员成为可能。
业委会委员并不是“在”业委会工作，而是“为”业委会工作。通过制度的设计以及业委会主任和秘书的前期准备工作，业委会委员花费在业委会工作上的时间尽量缩短。除必要的会议外，其余的均以简单的同意或者否决来行使权力。
业委会坚决不能参与物业管理具体工作。由于业委会委员不是物业管理专家，故业委会委员对物业管理的“行政命令”，将极有可能导致物业管理水平的下降，更严重者会导致物业的贬值。而“相信物业管理公司是物业管理专家，为业主监督物业管理资金预算和具体工作”，应成为业委会工作的主要理念。
朝阳园业委会的制度设计，目的是让业委会的工作不是建立在大多数业主对业委会信任、崇拜甚至被迫的基础上，而是建立在全体业主通过制度对业委会的工作有足够透明的了解、监督，从而认可业委会的工作。并通过业主对各项制度的了解，明确其个人权力的行使模式。了解社区治理中“民主”和“无政府”的区别，从而最终了解个人的意志不是民主，自己的意志不能强加于业委会，不能强加于物业管理公司，而只能通过合法的程序来行使自己的权力，最大限度地减少“木桶效应”对社区建设的负面影响。
虽然本文是我的个人的观点。但我认为，无论如何，朝阳园业委会这个集体，在业委会制度上的建设是首创的，是有很多经验和教训值得借鉴和推广的。为此，我特做此简要汇报，希望上级领导能在百忙之中给予我们批评、指导，为把社区治理工作和业委会的各项工作纳入法制化的轨道而探索。通过引导业主了解物业管理，提醒开发商重视物业管理，协助物业管理企业规范物业管理，从而实现在良性物业管理下的社区稳定、物业保值。朝阳园业主委员会主任委员舒可心
201*年7月15日
扩展阅读：业主委员会工作制度
业主委员会工作制度
(201*-04-1306:56:20)
成亿花园小区业主委员会工作制度
一、定期接待制度
1、为保障业主的意见、建议和投诉及时得到回复或处理，业委会设立业主接待制度。2、业委会接待业主，采取值班定时接待、业主联系箱、电话接待、网上电子邮件或特别约见等各种方式。必要时，可以就反映集中的问题专门召开业主座谈会。业主可以根据自身情况采用上述合适的接待方式向业委会提出意见、建议或者投诉。
3、业委会回复或处理业主意见、建议或投诉，应当以国家法律、法规、政策和小区《业主大会议事规则》、《业主公约》为依据。
4、业委会应及时针对业主意见、建议或投诉依照下列原则分别进行处理：
（一）涉及受聘的物业公司履行合同不到位的问题，由业委会转交物业公司处理，要求物业公司整改并加强监督；
（二）涉及其他业主违反业主公约的问题，依照业主公约的规定进行处理；
（三）涉及业主共同利益的重大事项，经业委会研究决定后，召开业主大会表决决定；
（四）涉及业委会自身存在的问题，由业委会研究改进解决；
（五）不属于业主大会、业委会职责范围内管辖的问题，告知通过其他渠道，由有关部门解决。
5、业委会专门设置业主意见登记簿，由接待人员进行书面记录和登记。除可以当即回复的以外，应在有相应处理方案时予以答复。附：
值班定时接待：每周三19：0021：00，1029弄17号二楼业委会办公室
业主联系箱：业委会办公室门口
联系电话：
主任张杰兴：手机13917243012
副主任孙新民：手机13916907049
邮箱：sunfufa@sohu.com
博客：
委员刘连成：电话65906291、56513336
委员罗丽芳：手机13661663797
委员王小顺：手机13818086055
二、工作记录制度
1、业主（代表）大会会议采用集体讨论形式：会前15日就会议内容、时间、地点在小区1028弄、1029弄公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会。会中认真核实业主身份且双过半，现场投票，当场开票宣布结果。会后3日内公告决定并拍照存档。
2、业主（代表）大会会议采用书面征求意见形式：会前15日就会议形式、内容、时间、地点及工作人员名单在小区1028弄、1029弄公示栏内公告，书面通知街道房办和居委会，前7日表决票送达业主。会中表决票回收、统计、公开验票、当场公布结果、封存。会后3日内公告决定并拍照存档。
3、做好业主大会会议、业主委员会会议、物业服务合同协商签订活动，以及物业管理中各项重要事项的记录，并妥善保管。三、信息公开制度
1、业主委员会应当建立信息公开制度。
2、按照规定3日内公布业主大会和业主委员会作出的决定、物业服务企业选聘、物业服务合同等物业管理中的各项决定和重大事项。
3、每半年公布专项维修资金和公共收益收支；接受业主查询所保管的物业管理信息。四、档案管理制度
1、档案由专人管理，档案管理人员要忠于职守，自觉遵守档案制度。2、档案管理人员应做好档案收集，整理，归档等工作。3、按照“档案保管期限”和“档案监管、销毁制度”保管好档案。
4、档案管理人员应做好借阅、登记手续，对于借阅时间较长的档案，及时催要，使用者查阅保密档案，必须经业委会领导同意后方可查阅。
5、档案库房必须有防盗，防火，防潮，防鼠等措施，库房内的档案应排列有序，按照保管期限或类别，项目进行保管。
五、印章管理制度
（一）、印章的保管：
1、印章（包括业主委员会公章、财务专用章等）分别由业主委员会不同委员妥善保管，确保印章安全。
2、印章保管人和保管方式由业主委员会集体讨论决定，印章如不慎遗失，保管人员应及时向业主委员会报告，到主管部门按照规定程序重新刻制。印章管理人员如有变动，应及时上缴印章，由业主委员会重新确定印章管理人员。
3、所有用印必须经业主委员会过半数委员同意方可使用,凡未经半数以上委员批准，一律不能使用印章。印章使用人必须做好用印登记手续，并留存文件原件副本存档，以便备查，绝对禁止在空白纸上加盖公章。（二）、印章的使用程序
1、所有印章的使用都要事先认真填写《公章使用登记表》，并经业主委员会过半数委员在《登记表》上签字同意方可使用。
2、紧急情况必须使用公章时，使用人需与业委会过半数委员联系，向其说明情况，得到多数委员的口头同意后方可使用，但事后公章使用人必须在一周内完成《公章启用登记表》的补签工作，同意使用公章的其他委员必须亲自核实情况，确认属实后方可进行补签，如有不实有权拒签并追究有关人员的责任。
3、每次公章使用都要有记录，要记录申请使用人姓名、用途、盖章人姓名（三）、印章的使用范围
1、印章使用必须符合《管理规约》、《业主大会议事规则》、有关选聘和解聘物业管理企业方案与合同、《业主委员会章程》、专项维修资金使用和筹集方案以及业主大会通过的决议、决定、公告、协议、规章制度等。
2、业主委员会主任、副主任应该每月核对印章使用登记本登记情况，确保印章使用登记本与印章实际使用情况相符。
3、凡违章使用公章，造成经济损失或严重不良影响的，交市、区主管部门查处，由责任人承担法律责任。
本工作制度由业主委员会负责解释，接受业主监督。
友情提示：本文中关于《朝阳园业委会工作制度》给出的范例仅供您参考拓展思维使用，朝阳园业委会工作制度：该篇文章建议您自主创作。
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