11级秘书实务实训计划

11级秘书实务实训计划

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学期实训计划

（201*/201*学年第1学期）

实训名称秘书实务适用班级文秘11级编写者申屠佩贞

课程组长（签名）专业主任（签名）

201*年9月4日

1

实训项目说明

实训大纲名称版本实训教材名称版本实训指导书名称版本计划实训总学时数参加实训学生人数校内自编校内自编84人（以下填写实训目的、实训要求、实训纪律、安全操作规程、考核办法、操作技能标准、学生分组名单及其它具体要求事项。可续页。）一、实训目的为了贯彻理论联系实际的教学原则，加强教学的实践性和操作性，使学生通过技能训练，运用课堂知识，熟悉和掌握秘书工作的规范和程序，提高自身业务素质，以培养从事秘书常规管理工作的服务型人才。二、实训内容1.熟悉秘书部门（办公室）常规事务管理工作的具体内容；2.办公室文书的撰拟、运转、管理；3.办公室资料的收集、整理；4.来访者的接待工作；5.协助做好督查及调研工作；6.会议的筹备组织及会务服务工作；7.维护办公室的良好环境；8.熟练进行办公设备及办公系统的操作；9.做好办公室印信使用工作；10.指导老师临时交办的其他办公室事务工作。上述实训内容，各实训单位可视具体情况参照执行。三、实训时间与地点时间：201*年9月－201*年6月课余时间地点：校内各部门四、实训纪律1.严格遵守所在实习单位的规章制度；2.遵守实习单位作息时间，原则上不准请假，如有特殊情况，须经指导老师批准；3.服从指导老师的安排和管理，保质保量完成实训任务；4.待人文明礼貌，着装规范，注意仪表，同学之间团结友爱，互相帮助；5.注意安全，不要随便外出；6.实训时间不得进行与实训无关的事务；7.未尽事宜由实训指导老师另行通知。（续上页。）五、指导老师职责1．对在本单位实训的学生要严格要求，全面负责。2．认真做好学生的考勤工作，监督学生在实训日志上如实记录实训时间和实训内容，并签名。3．及时向实训学生介绍相关实训项目的理论、原则等基本基础知识。4．给实训学生起示范作用，在实训期间，跟进并乐于参与到学生的实训项目中。5．给实训学生以业务上的耐心指导与帮助。6．及时了解实训学生的项目进程，有方向性错误时及时讲评指正。7．及时与师范学院带队教师交换意见。8．及时写出每个实训学生的实训评语，并评定实训成绩。9．帮助实训学生妥善处理好实训中出现的偶发事件。六、带队老师职责1．根据实训教学大纲和实施计划，做好实训前的各项准备工作；2．督促学生遵守实训单位的各项管理制度，防止意外事故的发生；3．严格执行考勤制度，加强实训学生的业余生活管理；4．带队教师要深入实训现场，了解实训情况，协调处理实训中的各种问题；5．及时向本院领导汇报学生实训情况，评价学生实训的平时表现，对在实训过程中严重违反实训纪律或造成重大事故造成不良影响的学生提出处理意见，并及时上报处理；6．组织学生做好实训结束工作，对实训效果作出书面总结；7．负责学生实训成绩的统计和录入工作，及时收集实训过程资料（学生实训手册或实训报告、实训总结等）并上交归档。七、考核办法考核成绩分为：优秀（90-100）、良好（80-89）、中等（70-79）、合格（60-69）不合格（60以下）五个等级。考核项目指导老师评分（70%）出勤率（20分）礼仪仪表（10分）工作态度（20分）工作能力（10分）工作量（10分）专业老师评分（30%）实习作业（15%）实习总结（15%）考核标准纪律性强，无迟到、早退、旷工情况发生，有事请假。每学期至少实习30次。穿戴得体（6分），待人热情，讲究文明礼貌（6分），同学之间团结友爱（8分）。服从工作安排（5分），做事积极主动（5分）、认真负责（5分），互助协作（5分），虚心好学（5分）。能熟练运用所学的知识解决和处理实际问题（5分）；具有一定的工作方法与技巧，具有一定的创新能力（5分）。根据学生工作量和工作难度酌情评分。独立完成，内容详实，表述通顺，结构完整，并有自己独到的见解。酌情评分。以下情形之一的，实训成绩为不合格：1.严重违反实习纪律而屡教不改者；2.实习时间不足三分之二者。3．实习期间不服从部门指导老师意图者；4．实习表现受到指导老师点名批评者。实训安排表

实习单位学生名单单位指联系方式带队老师导老师基地办徐炎、罗敏吕美巧685756傅军宣传部王美玲、何余帆、方敏686310650503凌豪杰冯院叶余芬冯院教务处秦姣娜高洁682965科技处吴凯娇王瑞敏686628总院工会尹熠熠朱主席688015总院督导处杨妙青潘卫明687616组织部陆鑫、潘邵敏、丁文刚688776金晓晓院长办公室周玉丽占建青688832成教学院办公室蒋霜吴瑞清664978医用电子仪器林美华、梁春艳刘子坚686852校档案馆王发顶、陈洁静、杜老师670635叶晓秋、周洁、俞露露、李丽素、费娜、谢林健艺术学院李洁、汪美红、周睿688992张蒙蒙叶向军艺术教科办戴婉琼、朱康丽、周翔680594675155阮依婷艺术服装邓炎丽、汤飘飘胡雅丽682202电子商务陈晓东胡华江688933法律陈家琪单盈681817建工学院办公室徐思思、马小燕包老师683166建工学院教科办童宝飞、彭美萍周宏681206建工学院团委蓝易园、王燕子包靓683166

实习单位学生名单单位指联系方式带队老师导老师建工学院学工办童卓文吴乐央680102建筑工程专业盛依琳程显风689592旅游学院教科办杜春怡、李政凯石秀珍691604会展专业刘富五麻益军681182申屠信息学院教科办郁利宗、俞艳红花有清683878671516计算机应用杨琳丽楼小明684320计算机杨卫宣翠仙689650通信与网络项目洪一萍赵敏笑684426电气自动化技术专业徐挺挺张小杭83279733689851机电教科办曹月红、陈文巧、刘正怀681156赵云芝、万玛措机电庄梦洁杨杭旭664983应电专业林杏美余红娟686839模具专业乐春燕王老师635110机制郑彦嫣戴欣平687020化工与制药学院继教鲁灵楠、龚丹丹陶晓敏683479部农学院办公室杨芳芳、裘婷婷吴杨伟669352农学院学工办朱玲娜、姚叶英、杨卫韵688666高玲红、何航琴农学院继教部杨瑜莹杨卫韵688666畜牧兽医陈玲娟马美蓉660889师范学院教科办汤夏兰、李巧梦方卫飞687610浙师大教学点办公室孙燕何晓云688842黄建聪师范学院办公室朱羽菲吕锋华681549685296师范学院继教部吴卓婷、乐瑜娇徐展锋663555学前专业柯萍萍、孙晓云许兴建679169文秘专业韩仿婷、张国炎黄建聪685296教师技能实训中心柴云春卢玉珍82232806商务学院教科办陈如薇、倪依培郑春燕652797

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教师备课首页

第1页

课型课题授课班级秘书实务11上司的日程安排商英06B1，商英06B2新授授课时数2教学目标1、了解安排上司日程的意义2、掌握制定各种日程表的方法3、安排日程表的注意事项1、掌握制定各种日程表的方法2、安排日程表的注意事项安排日程表的注意事项学生大多有制定学习计划的经历。其实制定学习计划和日程表有类似之处，可以作为学习新课的一个知识基础现代企业的领导事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上。教学重点教学难点学情分析教学效果教后记苏州工业职业技术学院

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第2页

第一节概述一．日程安排与文秘人员二．日程安排的意义第二节安排上司的工作日程的原则一、如何兼顾效率与健康二.适当保密三.事先确认第三节制定日程表的方法一、长期与短期工作安排二、各种日程表的制定第四节制定日程表的注意事项1.时间上留有充分的余地2.提高效率3.内外兼顾第五节如何节约上司的时间一.约请他人二.接受约请三、按计划办事板书苏州工业职业技术学院

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第3页案例导入：现代社会的经济发展迅速，公司之间的竞争也在加剧。秘书对公司的发展负有重大责任吗？下面是一个小例子，希望秘书们看了能有所启发：经理按铃叫秘书进来，想知道上午有什么必须汇报给他的事情。今天是新来的秘书邹小姐，她性格开朗，办事风风火火，一进门，她就大声问：“什么事？老总？”“请把上午重要来电讲一下，邹小姐。”“噢，蓝星公司经理来电，说他刚从德国访问回来，只是告诉您一下。还让您问张副经理好。”“嗯？”经理翻了一下眼皮，又问：“还有吗？”“您太太中午来过电话。”“什么事？”“让您回电话，两点以前，别忘了。”“没有啦？”“没有了。”邹小姐看看记录。“约黄星公司看房的时间定下来了没有？”“啊呀，糟糕，忘了联络了。”“马上去联系！”经理挥挥手，自己又忙着处理其他事务了。邹小姐跑起来鞋跟叮叮直响，她迅速去打那个险些误了事的联系电话。周末工作会上，经理要求人事部门重新聘个称职的秘书来。邹小姐感到委屈，她莫名其妙地问：“我怎么了？”秘书朋友，邹小姐的问题“我怎么了”，您能回答吗？像前面所说的，上司的事情多而杂，秘书的很大职责就是采取各种形式把这些多而杂的问题和事情安排好，每天、每月，甚至每季度、每年都应该有计划安排表，还应该有日志、台历、备忘录、计算机台式日志等办公室辅助手段，这样才能把事情安排得有条不紊，上司才能把更多的精力投入到如何做事情上，而不是为今天先做什么，后做什么，做哪些事情而烦恼分神。邹小姐连一天的工作都安排不好，难怪经理要辞退她了。第一节概述一．日程安排与文秘人员管理者所作的行动计划有两个部分：一是自行决定的部分；二是与企业内外的人有关系的部分，如会议、面谈、出差、访问等，需要获得有关人员同意才能执行。一般来说，关于日程安排计划的制作和管理并不十分困难，但与有关人员的联络、调整等事项，则是个大问题。因此，若有人能够代替这些联络、调整或辅佐工作，则管理者的工作效率就可显著地提高。如某经理在某天下午2点要与业务部开会讨论销售工作，这项销售任务的安排关系到本年度的销售预算能否完成。下午4点又要和某位客户商洽一笔重要的合同，经理准备在5点结束。但是这天上午公司收到了政府某个部苏州工业职业技术学院

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第4页

门的临时开会通知，写明开会时间是下午3点，经理必须亲自参加。会议将持续多少时间没有标明。这样一来，2点的会议到3点无法结束，而3点的会议可能会影响到4点的约会。这时，文秘人员就能为经理出主意了。她可以将经理下午的会议安排调整为：2点和客户谈合同，3点参加政府机关的会议，4点半或5点，召开销售会议。只要经理同意，文秘人员想办法求得那位客户的谅解，变更约会时间，并通知公司内的业务部人员，将讨论会延后。这样既保证了政府部门的会议，又不致于失掉一份合同，只是拖延了内部工作人员的下班时间，影响不大。由此可见，能够适当支配管理者的时间，制造充裕的时间，以及辅佐管理者有效率地完成主要工作的，就是文秘人员。二．日程安排的意义所谓日程安排，就是“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地说，是指“秘书为使管理者（上司）能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关，所以日程安排计划的制作、管理都有很大的意义。通常上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。文秘人员所扮演的是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的判断能力和敏捷的行动能力。第二节安排上司的工作日程的原则一、如何兼顾效率与健康作为现代企业的领导人，他们工作的一个最大特点就是“忙”，从内部的人事安排到外部的市场竞争，几乎是无所不包，可以说是千头万绪。因此，为了抓住大事、抓住重点，提高工作效率，他们的工作本身也需要有个计划，否则，在繁杂的事务中就会出现紊乱，顾了这头忘了那头，捡了芝麻丢了西瓜，从而使企业在激烈的竞争中败下阵来。所以，作为上司的助手，为上司安排工作日程是秘书一项很重要的工作。如果说秘书的工作难，那就是难在这个工作日程的安排上，因为它要花费秘书很大一部分精力。工作日程的安排，通常是按时间来划分的。如下周工作安排，本月工作安排，第二季度工作安排，等等。在安排工作日程时，要考虑各项工作的轻重缓急，各项工作之间的联系，特别是要考虑如何提高工作效率！但是，在安排工作日程时，不能只顾工作的效率，因为上司的年龄一般偏高，还必须考虑上司本身对工作的承受能力，所以要讲究弛张之道。上司也是人，也是血肉之躯，而且年龄一般都偏大，所以上司在体力上连续作战的能力是有限的。如果不注意有张有驰，劳逸结合，影响了身体健康，最终的工作效率也无从谈起。因此，秘书在为上司安排工作日程时，既要考虑如何最大限度地提高工作效率，又要在时间上留有充分的余地，有利于上司的身体健康，充分做到劳逸结合。可以说，能否统一工作效率与时间宽裕这一苏州工业职业技术学院

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对矛盾，是评价一个工作日程表是否科学合理的标志。二.适当保密上司的工作日程安排，一般都是画成一览表形式，因为它简单明了。打印好的日程表给上司本人一份，给秘书部门负责人或其他综合部门负责人一份，再就是给有关部门和汽车司机复印几份。不过，给业务部门和司机的日程表，内容不能太详细。比如上司某月某日出差，在这前一天的上午与天地公司的李总会谈等等，只有秘书自己和上司本人手中的日程表才允许这么详细，因为日程表送得越多，泄密的可能性就越大。如果业务部门的人在与客人洽谈业务时，无意之中让对方看到了上司详细的日程表，后果就难以设想了，所以，给这部分人的日程表，只要与他们业务有关的部分详细一点就行了。因此，在制定日程表时要使用一些表示特定工作内容的符号，但是，这些符号所代表的内容在公司内要统一，不仅负责制定日程表的秘书要明白，而且要让其他秘书也能看得懂。另外，日程表旁边最好还要留一定的空白，以便随时能用铅笔增增减减或作特定的标记。三.事先确认在安排上司的日程时，无论是一般的工作还是重要的工作，都要事先征得上司本人的同意。因为上司在审核日程表的过程中，往往会根据自己以往的经验来考虑应该采取什么方法处理，是否要安排专门的时间，而这些也正是秘书所要掌握的。但是，也不能完全听任上司的主观意思去做，把计划丢在一边，如果是这样，秘书就有可能不知道下一步应该干什么，使日程表变成了一张废纸。几乎所有的秘书都是这样的：在本月末安排下月的工作；周末安排下一周的工作；在前一天下午或当天早晨的第一件事，是安排当天各项工作的时间与具体步骤，与有关方面打好招呼，保证各项工作按计划顺利进行。第三节制定日程表的方法一、长期与短期工作安排上司的日程安排可分为年度计划、本月计划、本周计划以及当天计划等形式。计划是安排得越细越好还是越粗越好，这主要是根据上司的实际需要而定，一般来说，由于客观的变化和许多不可预料因紊的影响，中长期计划是宜粗不宜细的。现在大多是这样，年前制订年度计划，年度计划主要是将来年的工作大致描个轮廓，比如为了实现某项重要目标而要抓哪几项工作，或接规定要开哪几个例行的大会；根据年度计划的设想，安排当月的计划；而本周的计划就是实施，星期一上午与天地公司李总会谈，星期二下午召集哪些人开研讨会……不仅如此，还要根据实际情况的变化随时调整、充实计划，使之更具体、更详细。在所有的日程表中，当天的日程表要非常具体，如上司外出办事，在把日程表交给上司时，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上苏州工业职业技术学院

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司再次确认；对于经常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。由于电脑的使用，日程表的制作、修订和打印都己变得非常简单。要求与上司面谈的人中，很多是客户和顾客；要想全部安排见面，几乎是不可能的，因为上司的时间毕竟有限。因此，作为重点，秘书在给上司安排工作日程时，要对上司的工作进行分类，以保证上司的工作效率。对于那些确实需要安排与上司面谈的客人，秘书也需要对他们所关心的问题和与自己公司的关系作出判断，这样在安排约会的时间和顺序的时候，做到心中有数，保证上司的日程安排科学合理。由于采用电脑作日程表，所以日程表的修改和打印非常方便。一旦日程上有什么变更，就能马上打印出来，并通知相关人员。二、各种日程表的制定由于上司工作内容不一样，上司外出的次数和来访的客人人数不一样，因此给上司制定工作日程表也因人而异。一般来说，给上司制定工作日程表有四到五种，它们在滚动执行过程中相互衔接：1.年度预定日程表是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表。将股东大会、公司成立周年纪念日、法定节假日和公司其他特定纪念活动等记载在表内；将这个表也抄送给总务部等相关部门，必要的时候请他们配合。预定表是为了要能够一目了然公司一年内所有活动事项而制作，所以，通常是由总经理办公室等管理全公司的部门，于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门。2.月内预定日程表月内预定日程表，主要是根据年度预定日程表进行安排，上面注明上司出差、开会等重大事项；每个月连续制定。苏州工业职业技术学院

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3.每周工作日程表将上司一周之内的约会和会议等预定好的工作记入表内，这是上司一周之内具体工作安排的基本依据；一般是在上一周的星期五完成；表做完之后，要送给上司审阅，请上司确认。4.当天工作日程表这份表是根据每周工作日程表制定出来的。把当天工作的一些注意事项记在上面，交给上司，提醒他不要忘了约会等一些重要工作；这张表必须在头一天就让上司确认；当天早晨上班后，复印一份让上司再次确认；对于经苏州工业职业技术学院

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常外出的上司，还要复印一份让上司自己带在身上，把对方的电话号码等一些注意事项记在上面。5.多人日程表如果同时给几位上司制定日程表，最好也画成一览表形式。如果出现新的情况（比如需要召开全体董事紧急会议）需要调整大家的工作日程，调整起来就非常方便。这几种日程表的制定要灵活掌握，对于上司的工作安排，既不要重复，也不要遗漏；这几种表出来以后，要随时注意它们之间的衔接，最好经常把它们集中起来，相互对照。为上司制定好了工作日程安排表，秘书当然希望能按预定的安排顺利运行，但是，在实际工作中，情况经常发生变化，不是这里就是那里总要出现一些突发事件，改变上司原来的日程安排；在这种情况下，秘书要能根据具体情况，随机应变，采取相应的措施：如果是在年度预定或月内预定这种时间范围比较长的预定期间内，出现新的情况，秘书应根据这种突发事件对其他事件的影响，及时提醒上司注意；如果实在不能避免，要及时与对方和有关部门联系，并对日程表进行修改，请上司确认；如果能够对预定的日程安排作相应的调整，应与客户和其它有关方面进行联系。（如对会场、旅馆、交通工具等的取消或变更；在变更日程表后，如果新的日期是手写的，最好用红笔打上记号。）如果约会时间延长，影响后面的约会或其他工作，秘书要用便笺等告诉上司，听取上司的指示。如果可能的话，在约会的前一天，用电话与对方再次确认约会的时间和地点比较妥当；这样做虽然要花些时间和精力，但能提醒对方秘书别忘了，做些前期准备，这样，既能让对方能够感到你们重视这次约会，也等于提醒对方别忘了约会的时间。第四节制定日程表的注意事项每个月上旬日程安排的内容，主要是参加公司内和公司外的各种比较重犬的活动，如各种会议、会谈、出差、访问等。在安排日程的过程中，要与各部门密切配合，并随时向上司本人请示汇报。1.时间上留有充分的余地安排上司的工作日程，在时间上一定要留有充分的余地。有许多秘书都犯过这样的错误；为了争分夺秒，上司刚开完董事会，就安排与刘先生会谈……其实，这并不能提高工作的效率，其结果往往适得其反。因为上司刚开过董事会，思想不能一下子转过弯来，加上又没有休息，这样与刘先生会谈，能谈得好吗？如果董事会要延长的话，那不白白浪费刘先生的时间？所以，在制定日程表的过程中，最大的困难是时间的测算。董事会要开多久？与刘先生的会谈需要几个小时……如果是公司内部的会议及其他活动，时间的测算也许要容易一点，与客人的会谈则不好说了。就拿签订合同来说吧，如果事先知道对方会提出什么条件和要求，事情也许好办一点；如果事先不知道的话，双方还需要讨价还价，合同签下来到底需要多少时间，就谁也不苏州工业职业技术学院

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好说了。因此，秘书在安排日程表时，最好在每项工作原订的时间之后，再加上10～15分钟的机动时间。2.提高效率上司要到几家公司拜访，是先到天地公司还是先到大地公司？是由天地公司到恒昌公司还是由大地公司到恒昌公司？对于这些问题，秘书要事先统筹考虑，找出最佳行车路线，减少路上耽误的时间。当然，如果恒昌公司提前邀请，那么，在时间安排上要尽可能优先。上司经常要乘车外出，因此秘书对乘车时间和交通状况都要比较清楚。比如上班时、下班时交通拥挤的情况就不一样，顺行和逆行的情况不一样，月末、周末和平时不一样……如果对于这些胸中有数，那就能比较准确地算出上司外出办事在路上所需要的时间。3.内外兼顾随着业务的发展，上司与外界打交道的时间越来越多，但是作为公司领导必须内外兼顾。因此，秘书在给上司安排工作日程时，一定要留出专门的时间让上司来了解本公司生产经营状况，及时处理业务中的各种矛盾和向题，把握本公司的发展。如果从上午8点半就开始开董事会，10点与天地公司李总会谈，下午1点半去拜访恒昌公司的赵经理……一天到晚忙于这些活动，没有时间了解各部门的情况，对请示报告也不能及时批阅，那就会影响本公司的发展。如果秘书知道每过一段时间就有多少文件需要上司批阅，或各部门定期上报的材料，那么，每周至少固定安排一天到一天半专门处理内部事务。上司出差和休假之后，等待他批阅的文件往往比平时多，所以在上班的第一天，一般不要安排会议、约会等活动，让他专门处理内部各种文件，哪怕是抽出半天也行。第五节如何节约上司的时间不管是你约请人家，还是你接受人家的约请，事先都要把约会的时间等细节问题安排好。一般来说，这些具体问题上司很少过问，怎么安排都是秘书的事。一.约请他人关于联合研制新型环保涂料的问题，上司想约天地公司的李经理来面谈一次，于是，他让秘书代他去邀请对方。在你约请对方时，要握好5H1W原则：1.Who：约请谁？2.When：什么时候？3.Where：什么地方？4.What：什么事情？5.Why：为什么事？6.Howlong：大约需要多长时间？秘书在确定时间的时候，要有回旋的余地。苏州工业职业技术学院

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约好的第二天，天地公司的秘书突然来了个电话：“……李总明日准备出差，不知约会的时间能不能提前一点……”为了减少来回折腾，节省时间，秘书不要这样答复对方：“等我向经理汇报后再通知你。”而应该这样回答：“改在某日上午，您看如何？”为了慎重起见，经验丰富的秘书在约会的前一天或约会的当天早晨，还会打电话问一下对方，看看对方会不会有临时变化。对方也许会觉得你这个人太罗嗦。不过，对于秘书来说，这算不了什么。为了避免出现差错，在以下几种情况下，一般不要给上司安排约会：上司快下班的时候；上司出差刚回来；节假日过后上司刚刚上班；上司连续召开重要会议或约会的时候；上司的身体状况不是太好的时候；如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了。二.接受约请接不接受对方的约请，主要是上司在时间上是否安排得过来。“……我是天地公司的李强，请问孙总在吗？我想下个星期的星期二下午2点与他见面……”对方来了一个这样的电话。不巧，孙总买好了星期二下午3点去上海出差的飞机票。是什么事情？要多长时间？这些对方都没说；如果按受，一个小时来得及吗？即使来得及，上司是否愿意弄得进么紧张？因此，秘书应当这样答复A先生：“实在对不起，刘总定于下星期二下午3点出差，时间可能来不及，十号回来。回来之后再约个时间，您看如何？”既然是这样，对方也许愿意改期，不过，对方也许会说只要半个小时也行。在这里，秘书有一点要注意，那就是不能因为自己方面时间安排不过来而怠慢对方。如果对方要求你尽快答复的问题，你最好就在当天答复对方，当然，事先都要征得上司的同意。三、按计划办事上司工作日程表基本定好以后，送上司本人审核，如果没有什么意见了，就画成一览表，根据这个表来具体安排工作。a.灵活掌握秘书安排上司的工作，在很大程度上要与为上司开车的司机(如果安排了专职司机的话)取得联系，密切配合，把上司工作日程表的内容简化一下，交给司机一份。表上基本上只有上司外出的时间和地点。关于交通方面的情况，秘书有的地方可能得向司机请教，不过，一些关键的地方还得提醒一下司机：“在某某路口，这个时候的车很挤，还不如在某某地方停车。”这样，尽可能地减少上司的麻烦。b.情况发生变化日程表安排好以后，不可能一成不变，因为事情的发展有很多时候是出苏州工业职业技术学院

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人意料的，因此一个好的日程表，要能适应各种情况的出现。有时候，只因为一个会议改期，就会引起一连串多米诺骨牌式的连锁反映：上午的会议改在下午，而下午与天地公司李总的会谈只能推迟到第二天上午，而原订第二天上午的工作……面对这种突如其来的变化，在涉及到约会、拜访客户等对外活动时，秘书要及时与对方联系，尽可能诚实地把实情告诉对方，得到他们的谅解，重新约定时间。原定的工作日程变了，那么，秘书就要及时修改自己手中的日程表。修改好自己手中的日程表之后，给上司审核一下，如果他同意，也就将他那份日程表更改过来，这样，就可以迅速通知有关部门作相应的调整。

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