商务接待工作细则

商务接待工作细则

来访客人商务接待管理规范

一、目的

随着公司业务量的增加，公司接待客户越来越多，为了统一客户接待标准，提高接待质量，特制定本制度。二、适用范围

公司的公务活动中的需要商务接待的来访客人（需要安排食宿等等）。三、接待原则

1、对等接待、各负其责、相互配合

根据客人性质，确定接待标准，各相关部门工作配合，各司其职，共同做好接待工作。2、规范高效、安全节俭、服务一流

规范服务，提高效率，接待人员一律着正装，热情周到，礼貌大方，树立良好的公司形象。3、统一标准、预算管理、严格控制

注重成本意识，严格遵守接待标准，对各环节实行按实行标准统一管理，管理中心实时实地进行协调与管控，特殊情况未经总监及管理中心批准，业务员不得擅自更改。四、职责1、业务人员

牵头联系来访客人，提供来访目的，客户单位名称、来访人员级别、数量及性别，具体来访时间及客户特殊喜好及要求。2、分管总监

对来访客人进行审核，提出来访接待建议。3、管理中心

确定接待规格，并安排、协调具体接待工作。包括车辆接送、餐饮、住宿、馈赠礼品、新闻报道等。4、相关领导

根据来访客人类型，出席接待活动。五、客户分类

根据客户的类别及和公司发展的相关程度，根据小单位有重要客户，大单位有非重要的客户的原则。将客户分为四种类别：1、A类客人

所属单位对公司有重要影响；所属单位为公司A类客户（礼品需求量巨大，已成交金额达50万以上，或意向订单在30万以上），未来和公司有重要合作关系，来访客人为有决策权者。2、B类客人

所属单位对公司有影响；所属单位为公司B类客户（礼品需求量大，已成交金额达30万以上，或意向订单在20万以上），未来和公司有长远合作关系，来访客人有重大建议权者。3、C类客人

所属单位不为A、B类客户，每年销售额在10万以上，来访客人对决策没有太大影响力度。4、D类客人

非前三类的客人。六、接待流程1、商务接待审批

业务员根据接待标准填写《商务接待申请表》，交由分管总监审批；2、分管总监根据实际情况审核接待流程，并提前至少3个工作日告知总部；3、管理中心总监会同分管副总审批接待标准；4、管理中心拟定《商务接待流程表》，发送相关接待人员，同时预留接待任务所需的酒店、餐厅、会议室等，以确保方案制定后顺利实施；

5、接待人员需提前做好接待准备，如有特殊情况无法参加，须提前1个工作日告知管理中心以作调整；

6、接待方案确定后，业务员不得擅自更改，否则产生的费用由业务员自行承担。七、接待标准1、杭州客户：

安排餐饮及（第一次来访安排礼品），特殊情况且客户要求派车辆接送，其余参见下表。2、外地客户：

根据客户类型，安排接送，餐饮食宿等。标准客户客户级别接待人员级别车辆接送餐饮住宿礼品拍照及报道四星总经理总经理或集团领导全程接送会所OR楼外楼三星以上标准零售价在1000元左右拍照且报道三星礼品负责人分管副总全程接送商务餐标准商务酒店零售价500元左右拍照二星C类总监-----商务简餐商务酒店零售价300元左右---一星经理---无------无----原则根据A类客户根据四星标准，B类客户享受三星标准，C类客户根据二星标准，D类客户根据一星标准。

1、对于四星级客户，且陪同人员较少的情况下给予高规格的接待。当陪同人员较多，且无特

殊级别的，相应降低部分接待标准。

2、对于一星、二星客户尽量不要安排总部接待，杭州一星、二星客人来访，遇吃饭时间，给

予安排接待工作。

3、旅游安排一般为：畅游西湖（雷峰塔、三潭映月、花港观鱼等），灵隐寺、大宋千古情，印

象西湖，乌镇等。对于四星级客户可安排1-2处杭州市内，三星级客户酌情安排，一般安排杭州室内，室外尽量少选择。

4、其他具体情况，由总监审核或建议。八、附则

1、接待费用由分公司承担，年终汇总整体接待费用，核算至分公司。

2、商务接待工作结束后，应根据其重要程度，及时做好资料收集整理和信息反馈，认真总结经

验，业务员应积极推进来访结果，深度挖掘有效订单，确保接待目的的落实。3、本制度由礼品公司管理中心根据实际情况制定并适时进行修订；4、本细则从201*年9月1日起执行。

十二、附件1、《商务接待申请表》2、商务接待流程图3、《商务接待流程表》范本

商务接待申请表

申请部门申请时间单位姓名客人信息1、用餐接待需求2、住宿3、是否使用会议室4、参观5、其他需求分公司总监意见：性别申请人来访时间职务联系方式-----月-----日至-----月----日□中餐□晚餐□是□否□是□否□展厅□车间□万象城

商务接待流程图

接车

迎接

一楼展厅

二楼展厅

四楼会议室

送客

此过程根据实际情况安排食宿拍照、展品陈列、会议室准备电子屏欢迎词1、机场2、火车站3、车站

商务接待流程表范本

上海海洋大学百年校庆领导接待流程安排一、时间：201*年7月1日7月2日二、来访人员：副校长、党委书记：黄建校庆组：张敏、江卫平、李晔（共4位）三、公司接待人员：文礼（待定）、滕俊楷、傅小刚、张春燕、刘彦卫、陈艳、上海分公司钱春霞、黄燕时间7月1日11：00~11：3011：30~13：0014：00~16：00事项地点备注1、大厅电子屏欢迎辞“热烈欢迎上海海洋大学各位领导”到达公司门口（负责人：姜志文时间：7月1日13：00前）2、迎接人员：股份公司领导（人员待定）、滕俊楷、傅小刚、张春燕、陈艳午餐参观公司食堂二楼二楼文化展厅、一楼产品展厅、印染工厂、3D工厂陪同人员：滕俊楷、傅小刚、钱春霞、黄燕（司机同桌进餐）大包间（客人饮食习惯待下周一钱春霞了解后确定）展品陈列（另增加）：交通大学“历史印记”、长巾、同济大学50年校庆礼品、上海音乐学院80年校庆礼品、工商大学百年校庆礼品。清华大学百年校庆设计人员参与座谈，观看公司宣传影片。16：05~17：30座谈4楼会议室参加人员：滕俊楷、傅小刚、陈罡、刘彦卫、赵小松（等）电子屏、会议室投影仪、音控设备（负责人：姜志文时间：16：00前）茶水准备（负责人：陈艳时间：16：00前）17：40~18：201*：30~7月2日09：00~10：0010：00~12：0012：30~14：0014：10休息晚宴就寝接客东方豪生酒店西湖会所（青花瓷包厢）东方豪生酒店东方豪生酒店黄建单间李晔标间张敏、江卫平标间两位司机标间陪同人员：滕俊楷、傅小刚、钱春霞、黄燕送客人员：傅小刚接客人员：傅小刚参观午餐送客

万象城、丝绸生活馆待定陪同人员：傅小刚、钱春霞、黄燕、陈艳陪同人员：滕俊楷（待定）、傅小刚、钱春霞、黄燕送客人员：滕俊楷、傅小刚、陈艳

扩展阅读：商务接待管理办法

公司商务接待管理办法

一.总则

1.公司商务接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使公司商务接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。2.本办法适用于全公司各部门。二.商务接待范围

本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。三.商务接待部门

1.公司总经理办公室为公司负责接待的职能部门。

2.遇到重大接待工作和活动，可由总经理办公室协调若干部门共同做好此项工作，有关部门要积极主动配合。四.商务接待内容和程序

1.上级单位和部门领导来公司检查、指导工作，由总经理办公室根据工作内容事先制订接待计划，报公司领导审定后，用抄告单形式分送有关领导、部门，并予以牵头和协调。

2.兄弟单位及地方友邻单位领导的来访，预先电话或传真联系的，由总经理办公室根据来访客人规格和要求，拟订接待时间、主陪领导和部门，报公司领导审定后，用抄告单形式分送有关领导和部门，做好接待准备工作。临时来访，由总经理办公室出面并请示公司领导后作出接待安排。

3.一般的工作联系、业务洽谈和商务活动接待，由各对口职能部门负责，总经理办公室配合。

4.来访人员的接待用车、住宿和就餐由总经理办公室统一安排。1）总经理办公室每年按照各部门接待量预算业务招待费用。2）按照对等接待原则，一般由对口部门负责接待。需要招待用餐时，由接待部门填写“用餐申请单”，报总经理办公室批准。

3）对来公司联系工作的一般办事人员，若需用餐的，由具体接待部门向总经理办公室申请领取客饭票，在食堂就餐。

4）对来公司工作，本公司已付报酬的人员，原则上自行在食堂付费就餐。

5.会议接待，由相关部门提前4小时拟订会议日程，报总经理办公室批准，由公司总经理办公室统一安排。

1）接待工作要做到“热情友好、有礼有节、认真负责、细致周到、实事求是”。

2）上级领导和部门来公司检查指导工作，总经理办公室要根据接待计划和公司领导的要求，协调和组织有关职能部门认真做好接待事务工作，包括接待室的安排与布置、汇报材料的准备、领导讲话的记录以及摄影、摄像等。负责接待和陪同的人员须着装整洁。

3）要坚持原则，保守企业秘密。接待人员对来访客人要做到热情周到，有礼有节。公司保密管理标准规定不可外传的重要文件和资料不得让来客带走。

6.接待用餐形式要尽量简化，就餐陪同人员、用餐标准要严格控制，用餐时间以不超过一个半小时为宜。7.严禁收受来访客人的贵重礼品和礼金、礼卡等有价证券，难于推辞的，按有关规定上缴总经理办公室，由总经理办公室登记后统一处理。如需赠送来访客人礼品，应请示公司有关领导同意，由总经理办公室统一办理，任何部门和个人不得擅自向客人赠送礼品。8.不得安排来访客人到经营性、高消费的高档娱乐场所消费；对来访客人安排的属经营性、高消费的高档娱乐活动应予谢绝。

总经理办公室201*年8月12日

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